商务信函写作能力.docx

1、商务信函写作能力竭诚为您提供优质文档/双击可除商务信函写作能力篇一：商务信函写作商务英语写作辅导资料主题：对unit11商务信函(businessLetters)知识点的补充学习时间：20XX年6月10日6月16日内容：商务信函的内容1.essentialsofagoodbusinessLetter一封好的商业信函必须具备以下要素：1)clearthinking（思路清晰）2)exactnessofexpressions（表述准确）3)Terseness,combinedwithcourtesy（简洁得体）2.TheFormatsofabusinessLetter（重点掌握）典型的商务信函包括

2、三部分：开头部分、正文部分和结尾部分。1)开头部分：(1)信头(Letterhead)是指发信人的地址和写信日期。正式信函的信头一般印制机构或公司的名称、地址、电话号码、传真号、电子邮件地址等，也有信头是临时打印的。收信人一看信头就知道信函来自何方，何时发出，便于回信。(2)Yourref:Le/x;ourref:bL/Rp一般的商务信函都有编号，便于查询，也有信函不加编号。信函编号臵于信(3)日期(Date)英文书信的日期一般在信的右上角，信头之下。年份应完全写出。正式信函中的月份一般要用英语的全称，如January,February等。月份在非正式信函中可以缩写，如一月Jan.。信函日期有

3、两种：英式的按日、月、年次序书写，如：12thDecember,20XX；美式的按月、日、年次序书写，如：november21,20XX(4)收信人地址(InsideAddress)写在信的左上角，从信纸的左边的顶格写起，低于写信人的地址和发信的日期一、两行。致某公司某人的信内地址写法如下：收信人姓名头衔机构的名称街道号码及名称城市名、州名称及邮编所在的国家名称例如：2)正文部分：(1)称呼(salutation)：指对收信人的称呼用语，自成一行，写于低于信内地址的一、两行的位臵。它是正文的开头，起着礼貌的问候作用。一般而言，在称呼后用姓氏，如：Dearmr.Richard,DearDocto

4、rsmith,etc.写给姓名未知的人时用Dearsir/madam，或者gentlemen/Ladies(2)bodyoftheletter：此部分是信函中最重要的部分，它传递中心思想，表达发信人的意愿、建议和要求。书写正文时应使用完整的句子且层次分明。一封商业信函的正文一般包括以下三个基本部分：简要说明：开头：写此信的背景。细节：举出具体的事实和数字。对应：所期望的行动。3)结尾部分：(1)结束客套语(complimentaryclose)：通常，书信的正文结束的客套语应与开头相对应。如英文的开头称呼是Dearsir（敬启者）不称呼对方的姓名，则结尾的客套语应是Yoursfaithfull

5、y（拜上）(2)签名(signature)：无论是亲手书写还是由秘书打印的书信，发信人均在信函的结尾的落款处签字。正式的信函若无签字不仅会严重的失礼，而且失去法律的效力。私人信函无本人签字则失礼。(3)抄送(cc)：有抄送对象则写，若无，则不必写这项。抄送通常臵于落款的左下端。(4)附件(enclosureorencl.)：有则写，若无，则不必写这项。附件臵于抄送的下方。(5)再启(postscript,orp.s.)：如果信写好后正要寄发时，突然得到某种相关的信息，或想起一件重要的事需要在信中提及，那么，则在信的底端写上附言或再启。商务信函的格式（重点掌握）商务信函有不同的类型的格式，其中常

6、用的格式有两种：缩进式和齐头式。后一种是现代商函中都采用的格式。现分别介绍如下：1.缩进式(Indentedformat)：在此格式中，日期和结束的敬语从纸张的中间写起；每一段开始缩进四至五个空格。例如：2.齐头式(Full/blockformat)：这种格式现在使用的范围十分广泛，因为它快捷、效率高，而且能反映进行的商业活动的积极方式。由于能节省打字的时间，信件的所有内容都从左边开始。例如：练习题：bankofchinahopestoenterintobusinessrelationshipwithnewYorkbank.bothsideshavedecidedtomeetinhotspri

7、nghotel.butnowthemanagerofbusinessdepartmentofbankofchinacantgoforitbecauseofunexpectedaccidents.pleasewriteaformalbusinesslettertoexplainthistothedelegatefromnewYorkbankandcancelit.答案：篇二：商务信函段落写作1.您是一家大型的连锁零售公司，希望与一家能够提供适合青年人消费市场的各类毛衫的制造商合作。您在参观对方公司上个月在伦敦举办的男士毛衫展销会的展台时，对展销的一系列毛衫很感兴趣。因为您公司的订单经常是很大的，

8、所以希望能够得到净价20%的优惠。希望如果对方觉得对以上条件感兴趣，并且能够一次性供货1000件，则请将对方公司将产品目录和价目表寄予您。（alargechainofretailers大型连锁零售公司stand展台awiderangeof各类的theteenagemarket青年人市场netprice净价）Dearsirormadam,weareinterestedintheselectionofsweatersthatweredisplayedonyourstandatthemenswearexhibition,Londonlastmonth.wearealargechainofretail

9、ersandlookingforamanufacturerwhocouldsupplyuswithawiderangeofsweatersfortheteenagemarket.Asweusuallyplaceverylargeorders,wouldyoupleaseletmeknowifyoucouldgiveusa20%discountoffnetprices?Iftheseconditionsinterestyou,andyoucouldsupplyover1000garmentsatonetime,wouldyoupleasesendusyourcurrentcatalogueand

10、price-list?welookforwardtohearingfromyou.bestregards,2.敬启者：感谢贵方5月6日的询盘。今天寄出我方报价，并且另外邮寄了附有插图的目录和样品。按照贵方要求，我方报盘如下：产品名称货号包装数量装运用美元成本加保、运费含3%佣金悉尼阿迪达斯n20XX每箱20双150双十月每双358耐克n20XX每箱20双150双十月每双398希望此报盘能令贵方满意。我方预计加拿大方面将有一个大的订单到来，这会引起价格猛涨。期盼收到贵方及早的回电。谨上琳达.摩尔深圳远征贸易公司Dearsirs,wethankyouforyourinquiryofmay6.wea

11、resendingyouourquotationtoday,andthelatestillustratedcatalogueandsamplesseparately.Asrequested,wearemakingyouanofferasfollows:hopeyouwillbesatisfiedwiththisattractiveoffer.weareanticipatingalargeorderfromcanada,andthatwillcauseasharpriseinprice.wearelookingforwardtohavingyourearlyreply.Yourssincerel

12、y,LindamoorshenZhenYuAnZhengTRADIngco.3.替马林撰写致mr.holladay的电邮:收到对方查询xL/2空气净化器;对对方提出的问题的回答如下:1.(如一次性购买30台)单价为每台hK$2,5002.保质期为售出之日起一年3.可以在订购后10内送货4.因为是新品不能够给任何折扣Dearmr.holladay:ThankyouforinquiringaboutourxL/2airpurifier.Theanswerstoyourquestionsareasfollows:1.Thecostperunit(ifyouordered30units)wouldbe

13、hK$2,500.2.Theguaranteeisforoneyearfromthedateofpurchase.3.wecoulddeliverwithin10daysofyourorder.4.unfortunatelywecannotgiveadiscount,becausethisisanewmodel.pleaseletusknowifwecanbeoffurtherhelp.sincerely,maLinsalesmanager4.主题：订货感谢对方20XX年5月20日的来函。鉴于报价深受欢迎，现拟选购各种颜色、式样、品种的衬衫如下：大号2000打中号4000打小号2000打因为售

14、季将至，希望全部货物能够于7月1日前发货。届时将予以开出全额货品的信用证。请确认订货，并来函告知装运时间表。subject:AnorderDearsir:Thankyouforyoure-mailofmay20.sincethepriceyougiveisquitefavorable,wewouldliketoorderthefollowingitemsconsistingofvariouscolors,patternsandassortments:Large2000dozensmedium4000dozenssmall2000dozensAsthesalesseasonisapproachi

15、ng,couldyoupleasesendthetotalorderquantitybyJuly1?AtthattimewewillopenaL/cforthetotalpurchasevalue.wouldyoupleaseconfirmtheorderande-mailashippingschedule.welookforwardtohearingfromyou.sincerely,5.请替李先生回复陈小姐3月10日的电邮：鉴于第105号订单非常紧急,请于4月10日前送到我们的在沈阳的工厂。Dearmisschen,Thankyouforyoure-mailofmarch10.sinceno.105isaveryrushorder,socouldyou