001文件控制运作程序.docx
《001文件控制运作程序.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《001文件控制运作程序.docx（11页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。
001文件控制运作程序
文件名称:
文件控制运作程序
文件编号:
COP-001
版次:
A0
发行部门:
品质部
页数:
1/5
1.0目的
1.1制订书面化的文件控制运作程序并按此程序执行。
1.2确保各类文件能及时、正确地制定、获得并可靠地使用、妥善地维护。
1.3确保文件使用部门一直使用最新版本的有效文件。
2.0范围
适用于管理体系文件及与之相关的资料。
3.0职责
3.1各部门负责各类文件的制订并提交批准。
3.2品质部负责文件控制的运作。
3.3使用部门负责使用和妥善保管。
4.0定义
4.1受控文件:
受更改控制的文件.
4.2非受控文件:
不受更改控制的文件.
4.3文件正本：
首次发行受更改控制的文件原稿，保存在品质部。
4.4受控文件副本：
受更改控制的文件，经品质部复印并盖受控文件“副本”章后发至使用者手中的文件，更改时需收回。
4.5外来文件：
非本公司制定，从外部接受的文件，包括：
产品、体系标准，法律法规，各种设备、仪器等说明书等等。
5.0程序
5.1文件系统架构为如下四层式结构:
1.手册（包括方针）
2.公司运作程序
3.作业指导书（包括图纸、规格、指导书、标准、目标）
4.记录（记录、资料、表格等）
5.1.1上述四层中前三层文件及第四层表格格式为受控文件,遵从本程序方法进行管理,第四层中除表格格式以外的记录的管理详见<<记录控制运作程序>>.
（注）方针包含在手册中,遵从手册的控制,管理;目标作为作业指导书的一种,遵从作业指导书的管理.
5.2文件编号:
为控制目的任何受控文件皆有一独立的编号,其编号方法如下:
A.手册:
EM-01
B.公司运作程序：
COP-XXX（顺序号）
C.作业指导书：
WI-ISO条款号–XXX（顺序号）
D.表格：
R–ISO条款号-XX（其中“X”为流水号），版本：
“Y”。
文件名称:
文件控制运作程序
文件编号:
COP-001
版次:
A0
发行部门:
品质部
页数:
2/5
5.3受控文件格式、内容和版本
5.3.1任何受控文件需包括:
文件名称、文件编号、版次、生效日期、编制者、审核批准者。
5.3.2手册包括封页及正文，其中手册内容包括且不仅限于以下：
A>公司简介B>组织结构C>管理体系的描述
5.3.3公司运作程序都必须包括封页及正文,公司运作程序的内容一般会包括:
目的、范围、职责、定义术语、程序内容及相关文件记录等。
5.3.4作业指导书与表格的格式及内容按实际情况,无固定形式.
5.3.5被修订的章节的版次依次更新：
A0A1……A9;某章节版次更新至A9后，则整个文件更新一个版本：
AB，依次类推。
5.4受控文件的控制过程
任何一个受控文件的控制过程都包括从编制（修改）、审核、批准、发行、保管、回收、作废等一系列过程。
5.4.1文件的编制、审核与批准.
5.4.1.1手册由品质部编制审核,由总经理批准.
5.4.1.2所有公司运作程序由相关部门编制，品质部审核，总经理批准。
5.4.1.3作业指导书由各部门编制审核后交由部门主管以上批准.
5.4.1.4表格由各相关部门设计制定并批准使用.
5.4.1.5根据工作需要，各类文件应及时而且适当地制订，以确保各项要求可以达成。
5.4.1.6文件的编制者与审核者，负责文件的技术方面是适用的、有效的。
文件的批准者仅是权力的象征，批准后方可生效。
5.4.1.7文件的编制者、审核者及批准者须签名或盖章在文件上，以作为标识。
5.4.1.8文件上需注明此份文件分发的部门及数量以保证品质部的运作。
5.4.1.9相关部门可以向文件编制者提出参与编制或审核的要求，并由双方讨论进行。
5.4.1.10所有受控文件均需按照已定的格式编制，但在紧急情况下，可先以备忘录、传真或会议记录的方式发出，而后补出正式文件。
5.4.2文件的发行
5.4.2.1各类受控文件经过编制、审核和批准以后，由编制者送交品质部准备发行。
5.4.2.2品质部在收到文件时必须先查看文件的格式、编制、审核、批准、编号、版本等项目，在确保无误的情况下，予以受理并准备发行。
5.4.2.3受控文件的原稿盖“正本”章后保留在品质部。
品质部需建立并不断更新《受控文件一览表》，使用此一览表始终与受控文件的实际版本状态一致，以确保可以识别所有受控文件的最新版本状态。
5.4.2.4品质部根据文件要求予以复印相应份数并在复印件上盖“副本”章，作为文件正本的受控文件副本形式发放至相应部门。
在分发新文件时，必须收回相应旧版受控文件副本，使用部门不得保留旧文件。
各部门必须指定专人负责接收及管理这些受控文件。
文件名称:
文件控制运作程序
文件编号:
COP-001
版次:
A0
发行部门:
品质部
页数:
3/5
5.4.2.5品质部作《文件发放与回收记录》，接收部门指定的人员在收到文件后在记录上签名。
5.4.2.6旧版的文件“正本”原稿予以保存三年以上,须盖“作废”章。
旧版的受控文件副本应回收，收回的旧版的受控文件副本应予以销毁或盖“作废”章并作“陈旧文件回收销毁记录”。
如果相应旧文件因丢失不能收回，须在记录上标记并注明原因。
5.4.2.7为法律性或知识积累的目的，可以保存某些旧版的文件，但要有明确标识如盖“作废文件”章等；
5.4.2.8新表格替换旧表格时，可有半月过渡期，在此期间内，新旧表格不能交替使用，当新表格正式使用后取消表格。
5.5文件的使用
5.5.1使用部门必须采取措施确保文件被正确使用且能够发挥充分的作用，例如悬挂于现场、培训等。
5.5.2使用部门必须妥善保管这些文件，如有损坏、丢失等，及时填写《受控文件复印、借用申请》并经品质部或总经理批准后由品质部补发。
如需要申请复印受控文件作为参考用时,须盖”参考”章,不作受控文件管理.
5.5.3使用部门如果发现文件有任何的不适用或不够有效，即向编制者提出要求修改。
5.6受控文件的外来文件
5.6.1品质部在收到外来文件时应先由相关部门负责人（或其代理人）审批后,确认是否受控，如属受控文件，则记录于《外部文件接收登记》内。
5.6.2按照5.4.2与5.5所述执行。
5.7文件变更
5.7.1文件编制者在文件发出后必须跟踪效果，以确保文件是适用的、有效的。
文件使
用部门在使用中如有问题，均必须向文件编制者提出，要求修订，填写《文件更改单》。
5.7.2各部门根据降低成本、提高效率、引进新技术等工作需要，当发现本部门编制的文件需修订时即作相应的修订。
5.7.3根据管理评审、内部审核或纠正与预防措施的结果所需，文件编制部门应作相应的修订。
5.7.4文件的修订应由原编制者执行，其他部门如有要求，可向文件编制者提出要求以共同执行。
5.7.5手册及程序的修订内容以划底线标识,其它文件在可能时也应以适当的方式进行标识.
5.7.6文件变更依据5.4、5.5执行。
文件名称:
文件控制运作程序
文件编号:
COP-001
版次:
A0
发行部门:
品质部
页数:
4/5
5.8文件类顾客的财产
外来的图纸,包装式样书,基本设计式样等文件类的顾客财产,按照<<文件控制运作程序>>外来文件管理方法进行管理.当顾客的这些财产在公司遗失,损坏或不适用的情况,相关部门应向品质部汇报,品质部负责登记后通过相关部门通知到相关顾客.
6.0相关文件和记录
6.1相关文件
无
6.2记录
6.2.1受控文件一览表R-423-01
6.2.2文件发放与回收记录R-423-02
6.2.3陈旧文件回收销毁记录R-423-03
6.2.4外部文件接收登记R-423-04
6.2.5受控文件复印、借用申请R-423-05
6.2.6公司代码一览表R-423-06
6.2.7文件类顾客财产一览表R-423-07
6.2.8文件更改单R-423-08
表格编号：
R-423-05版本：
A
受控文件复印、借用申请
原因：
复印受控文件副本借用受控文件正本补发受控文件副本
增加发放部门损坏文件更换
文件名称：
文件编号：
文件版次：
申请页数：
申请份数：
申请者：
_____________部门：
_____________日期：
_____________
批准：
____________日期：
____________
表格编号：
R-423-06版本：
A
公司代码一览表
编号
名称
代码
备注
01
总经理
GM
02
管代
MR
03
人事行政部
BG
04
销售部
XS
05
采购部
CG
06
生产部
SC
07
地磅
DB
08
财务
CW
09
仓库
CK
10
车间
CJ
11
制表:
审核:
日期:
日期:
表格编号：
R-423-07版本：
A
文件类顾客财产一览表
序号
文件名称
文件编号
版次
份数
使用部门
备注
制表:
审核:
日期:
日期:
表格编号：
R-423-08版本：
A
文件更改单
申请部门
申请人
申请日期
文件名称
文件编号
版次
更改理由：
核准：
更改内容：
会签：
表格编号：
R-423-01版本：
A
受控文件一览表
序号
文件名称
文件编号
版次
分发日期
分发部门（份数）
总经理
管理代表
人事行政部
销售部
采购部
生产部
地磅
财务
仓库
车间
编制:
日期：
审核:
日期：
表格编号：
R-423-02版本：
A
文件发放与回收记录
编号
文件名称
文件编号
版次
份数
领用部门
签收人
发放日期
收回日期
备注
表格编号：
R-423-03版本：
A
陈旧文件回收销毁记录
编号
文件名称
文件编号
版次
份数
页/份
收回日期
销毁日期
备注
制表:
日期:
审核:
日期:
表格编号：
R-423-04版本：
A
外部文件接收登记
编号
文件名称
文件编号
版次
份数
页数
接收时间
接收人
备注
升级会员 