公文写作及处理复习资料三.docx
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公文写作及处理复习资料三
报告概述
报告是下级机关向上级机关汇报工作情况的陈述性公文。
《办法》规定：
“报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
”
把报告和请示分开的原因：
建国以后，1951年9月29日中央人民政府政务院颁布的《公文处理暂行办法》规定：
“对上级陈述或请示事项用‘报告’。
”这一规定把汇报工作和请示工作都放在“报告”一个文种里，实际操作起来不大方便。
因为汇报工作一般不需要上级答复，而请示工作则必须上级答复，两者处理的缓急程度是不同的。
简答
因此，1957年10月3日下发的《国务院秘书厅关于对公文名称和体式问题的几点意见》，就把“报告”和“请示”分开为两个文种，规定：
“报告是下级对上级报告工作，反映情况和问题的陈述性的文书。
”
报告的作用：
简答
◆报告的主要作用是上下沟通。
◆从领导者来说，及时了解下属各部门的工作情况，有助于控制全局，克服薄弱环节，更好地发挥领导作用。
◆从下级机关来说，定期向领导汇报工作情况，是避免工作出现差错和问题的重要保证。
报告的特点
重陈述 报告的主要任务是如实向上级陈述工作情况，事实和意见的陈述应当是报告的主要内容。
当然，不同性质的报告陈述的重点有所不同，例如综合报告应着重陈述总体的、面上的情况，专项报告则着重陈述某项工作的情况。
有主见 汇报工作不能只摆事实而没有汇报者的观点。
汇报者在报告中，应当对所报告的事实，提出自己的看法。
报告的类型
◆卫生部1996年5月6日给国务院的《关于进一步加强血吸虫病地方病防治工作的报告》，就是专门汇报“八五”期间血吸虫病地方病防治工作情况并对今后工作提出具体意见的。
◆1984年9月17日国家经济委员会、经济管理干部国家考试委员会给国务院的《关于第一批企业经理、厂长国家统考情况的报告》，就是在工作完成后，向领导汇报工作情况的。
如前举《关于进一步加强血吸虫病地方病防治工作的报告》就是一份呈转性报告，该报告分三个部分，第一部分“‘八五’期间防治工作取得较大进展”属工作汇报。
第二、三部分“当前防治工作仍然面临严峻形势”和“对今后工作的建议”是对今后工作提出的意见，占了报告的大部分篇幅。
因为这项工作除了卫生部抓以外，还需要各地、各部门投入人力、财力、物力，而卫生部本身无权要求各地这样做，因此只能请国务院用批转或转发报告的形式要求各地执行。
报告的写作
写作的注意点
◆
（一）陈述事实要清楚扼要。
◆
（二）表达观点要精练清晰。
◆（三）语言要简洁朴实。
◆
（一）陈述事实要清楚扼要。
以汇报工作情况为主的报告，应突出重点，把主要事实讲清楚。
但讲清事实不等于把具体过程写得太琐细，要加强文字的概括性，用简明扼要的语言把事情的总体面貌反映出来。
◆
（二）表达观点要精练清晰。
报告中需要表达报告者观点的地方也不少，汇报工作需要有自我评价，对今后工作提意见或建议，更是以阐述观点为主。
◆（三）语言要简洁朴实。
报告是向上级汇报工作，因而一定要实事求是，不可夸大或缩小事实，不可报喜不报忧，不可过分强调困难。
要老老实实，有一说一，有二说二，少用花哨的形容词，少用含糊不清或过于灵活的概念。
报告的格式比较简单。
标题多半用“事由加文种”的形式，即“关于……的报告”。
正文之前，写受文单位；正文之后，署发文单位和日期。
请示概述
请示是下级机关向上级机关请求指示或批准的报请性公文。
《办法》规定：
“请示适用于向上级机关请求指示、批准。
”
《条例》规定：
“请示用于向上级机关请求指示、批准。
”
请示的特点
超前性 请示必须在办事之前。
凡请示中需要上级批准、指点、帮助的部分，都应该是还没有付之实行的。
先干后请示、边干边请示，是违反办事原则的。
说明性 请示的目的在向上级说明情况，请求帮助。
一是要说明理由，理由越充分，越能说服、打动上级；二是要说明有什么请求，请求越明确具体，越便于上级考虑。
单一性 请示必须坚持“一文一事”，不能在一份公文中同时请示两件以上的事情。
这主要是为了便于上级处理，避免产生混淆或延误。
请示的类型
请求批准类 下级机关希望或打算做某件事，而批准权在上级机关，就要通过请示，请求批准。
做什么事该由哪一级批准，一般都有规定。
凡要做超越权限的事，都必须请示上级批准。
请求帮助类 下级机关在权限范围内可以办的事情，因条件限制无法办好，可以通过请示，请求上级帮助。
这类帮助可以是人力、物力、财力方面的，也可以是政策方面的。
请求批转类 一般是职能部门就与自己业务范围有关的全局性工作，提出意见或建议，请求上级同意，并批转各有关部门执行。
这类请示和呈转性报告十分接近，有些甚至没有区别。
不过有些呈转性报告还带有汇报工作的性质，而这类请示基本上是就全局工作提出意见或建议。
请示的写作
请示的写作要注意的几点：
（一）要遵守行文规则。
（二）理由要充分，要求要合理。
（三）格式要正确，语言要得体。
（一）要遵守行文规则。
请示的行文规则，《办法》和《条例》有明确的规定，综合起来，有四条：
1.请示应当一文一事。
2.请示一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级机关。
3.—般不得越级请示，因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的上级机关。
4.受双重领导的机关向上级机关请示，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。
（二）理由要充分，要求要合理
无论请求上级批准还是帮助，都要先写理由。
提要求而不说理由，属于“无理要求”。
对上级提要求，要从全局出发考虑问题，尽量做到合理。
（三）格式要正确，语言要得体。
标题：
一般用“事由加文种”的形式，不能只写“请示”二字。
请示的正文：
多半按请示理由、请示事项、结束语的顺序写。
PS：
结束语根据请示内容的不同而有不同的习惯写法，常用的有“可否，请批示”、“当否，请指示”、“请审批”、“以上请示如无不当，请批转有关单位贯彻执行”等。
请示正文之前写受文单位，正文之后署发文单位和日期。
请示的语言要得体。
因为是请求上级办事，所以语气要谦虚、委婉，但又要实事求是，不能像旧社会的呈文那样用夸X的语言肉麻吹捧上级。
可以尽量用一些商量口吻的词语，如“拟”、“打算”、“准备”、“建议”、“是否”等等。
不可用要挟性语言。
请以下面提供的材料为依据，以临江社区居委会的名义，向区政府起草一份“成立物业公司，自行管理社区”的请示，以征得区政府的同意与支持。
要求：
（1）说清困难所在，“请示”的理由充分。
（2）从实际出发，提出的要求合理。
（3）语言得体，层次清楚，格式正确（只要求撰制标题、受文单位、正文、行文单位）。
居民说，住在这里没有安全感
上万人居住的临江小区，没有物业公司，七八处进出通道无人值守，小偷时常来光顾，不少居民家里损失惨重。
同时，小区的居民防范意识不够也是频繁失窃的一个因素。
小区居民X先生反映，他们小区经常被盗，上个月他家被盗了价值1万多元的财物。
X说，两个月前，对门邻居家损失更惨重：
大白天门被撬烂，放在家里的5万元现金被盗。
两周前，停在小区内的4辆轿车车载电脑同时被盗。
小区的几位居民说，小区被盗是常有的事，甚至有时一晚上从1楼偷到7楼，一家不落。
有居民称，要是能组织居民巡逻队轮流值班就好了，但不少人表示，“那是居委会的事。
”
小区的居民还介绍，小区住的人很多很杂，周边环境也复杂，七八个进出小区的门没人值守，确实容易招来小偷。
现在居委会每天都有人骑车在小区内巡逻，用扩音器提醒大家提高警惕，注意防盗。
他们希望，下一步能引进或者成立物业公司，规范对小区的管理。
批复概述
批复，是答复下级机关请示事项的指示性公文。
适用范围：
《办法》规定：
“批复适用于答复下级机关请示事项。
”
《条例》规定：
“批复用于答复下级机关的请示。
”
产生发展：
至于“批复”这一名称，历代未见，最早见于1948年11月18日华北人民政府政务会议通过的《办事通则》。
单选
批复的特点
针对性 针对“请示”这一文种，针对请示的机关，针对请示的问题。
指导性 批复针对请示表态或发表意见，对下级的工作有指导、规范作用，下级不能违背上级的批复。
批复的类型
表态性批复 主要是答复请求批准类的请示，或同意，或不同意。
同意的不必再说理由，不同意的一般要略说理由，使下级知道为什么不同意。
指示性批复 针对下级请示的事项或提出的问题，提出处理意见，带有指导下级工作的性质。
指示性批复的作用相当于“指示”，下级必须遵照上级批复的精神执行。
复的写作
要先回应后批复。
一般要写明来文的标题或发文字号，并加“收悉”、“收到”等字眼。
态度要鲜明，措辞要明确。
不能让下级产生误解。
如果不同意下级的请示，一般要说明原因。
指示的内容如果比较多，最好分点列出，以便下级容易把握。
要及时批复。
批复的时间性比较强，因为下级有问题请示，总是希望尽快得到上级的答复，以便开展工作。
所以要本着急件急办的原则，及时处理各类请示。
西山市卫生局、工商行政管理局、公安局于2013年3月15日联合向市人民政府写了一份意见，内容是关于严厉打击制售假冒伪劣药品XX活动问题，请求市政府批转执行。
请你为西山市人民政府拟一份同意执行这一意见的正式文件。
要求文件构成要素齐全，格式规范正确，符合行文规则。
函概述
函是机关之间办理日常公务的交往性公文。
函的特点
形式灵活，适应性强 函主要在机关之间起桥梁作用，机关之间各种各样的交往很多，有时为了一件事情，需要反复磋商，函的形式十分灵活，正可以适应这种情况。
函虽然主要用于平行机关和不相隶属机关之间的交往，但有时也可用于上下级之间的交往。
比如一些一般性、事务性的询问和答复，就不一定用请示和批复，而可以用函。
又比如有些工作上级机关想和下级机关商量着办，不带强制性质，这时也不宜用“指示”一类文种行文，而可以用函。
务实性强 函多用于解决具体事务，内容实在，务实性强。
有什么需要，有什么问题，有什么意见，有什么请求，有什么情况，一五一十摆出来就行了，一般不必讲大道理。
函的类型
商洽函 用于机关之间商洽工作、讨论问题，如商量业务培训、人员调动、信息交流、物质供应等等。
比如《关于商借课室的函》。
问复函 用于机关之间提出询问和答复询问，如疑难询问、调查询问、统计询问等等。
请准函 用于向没有隶属关系的有关主管部门请求批准，如征用土地要向国土部门申请，装总机要向电信部门申请，派团出境考察要向公安部门申请，等等。
知照函 用于把自己管辖范围的事项告诉有关的机构。
平行机关和不相隶属机关可以使用，上下级机关也可以使用。
函的写作
（一）一事一函，直陈其事。
函的正文，一般由缘由、事项、结语三部分组成。
缘由是交代为什么要写这封函；事项是说明商洽、询问、答复、请求、知照的具体内容；结语是表达发函者的愿望，如“请研究后函复”、“请同意”、“请批准”、“特此函告”、“此复”等等。
（二）语言要平实、亲切、自然。
材料：
前进小区一栋12层楼的电梯坏了三个月，一直没有人维修，受影响的近40户人家多次找物业和房管所等单位，但问题总是得不到解决。
昨日，数名业主代表向本报投诉。
据一名路姓业主称，他们入住前进小区已经两年多了，这期间，该小区二栋两个单元的电梯常出问题，电梯公司免费维修了多次。
去年12月份，其中一部电梯干脆动不了，而保修期也过了，再要维修得出12000多元的维修费。
因一直没有人愿意为这笔维修费埋单，三个月来，近40户人家每天只得步行上下楼梯，一些住在十几层上面的老人干脆整天不出门。
小区物业部门一负责人接受记者采访时说，业主买房时，都交了房款约2%的维修基金，这笔钱在阳湖房管所，只要房管所将维修基金下拨，就马上维修。
阳湖房管所某负责人称，动用维修基金需要经过业主委员会同意，但该小区没有成立业主委员会。
他建议先成立业主委员会，同时将此事报告上级部门，希望能够人性化解决这个问题。
以上面提供的材料为依据，以阳湖房管所的名义，起草一份请前进小区物业部门配合做好电梯维修的函。
要求：
（1）内容先后有序、文理清楚、结构明晰；
（2）遵循“函”的写作格式。
关于请配合做好电梯维修的函
前进小区物业管理委员会：
正文（略）
阳湖房管所
XX年X月X日
会议纪要概述
会议纪要是记载会议情况和精神用以公布或传达的纪实性文件。
适用范围：
《办法》规定：
“会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。
”
《条例》规定：
“会议纪要用于记载会议主要精神和议定事项。
”
会议纪要的特点
纪要性 把会议的主要精神和议定事项，经归纳整理，表述出来，而不涉及会议的一般过程，议而未决的事项等。
约束性 反映统一精神和议定事项的会议纪要，对与会者和有关人员，具有约束力。
知照性 公开发表或内部交流的会议纪要，可以让群众或有关人员了解会议情况。
会议纪要的类型
决议性会议纪要 多半是有一定权力的机构召开的研究工作的会议，纪要记载会议的主要精神和议决事项，可以作为传达和部署工作的依据，对今后工作有指导意义。
协议性会议纪要 由代表不同方面的不同机构联合召开的商讨共同关心问题的会议，纪要主要记载各方取得的一致意见，对各方今后的工作有约束力。
研讨性会议纪要 研讨问题或交流情况、经验的会议，各抒己见，不需要统一意见，不需要作决议，纪要只要把各方的主要观点、意见或情况记下就可以了。
会议纪要的写作
（一）会议纪要一般是在会议结束后起草的，经主管领导人签字同意才算定稿。
（二）会议纪要的标题最常用的形式是“会议名称加文种”，但中间可省去“会议”二字，如《全国农村工作会议纪要》。
（三）会议纪要的正文一般分为会议概况、会议内容、结束语三个部分
（四）会议纪要由会议主持机关撰写，可以在最后署机关名称和撰写日期，也可以只在正文中写出主持机关，不另外署名。
条例概述
条例是由党政领导机关制定和发布的系统规范某一方面工作、活动、行为等的法规性公文。
条例的类型
根据制定、发布条例的机关的不同，条例可分为三类：
党的中央机关制定的条例 适用于规范全党的工作、活动和党员行为。
如：
《中国共产党纪律处分条例（试行）》（1997年2月27日中共中央印发）
国家行政机关制定的条例 适用于规范全国性的某一方面的行政工作。
如：
《破坏性地震应急条例》（1995年2月11日中华人民XX国国务院令第171号发布）
地方权力机关制定的条例 适用于规范地方某一方面的工作。
如：
《市外地来京务工经商人员管理条例》（1995年4月14曰市第十届人民代表大会常务委员会第十六次会议通过1995年4月14日市人民代表大会常务委员会公告第40号公布）
规定概述
规定是各级党政机关、社会团体、企事业单位规范某方面工作的规章性公文。
《条例》规定：
“规定用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。
”
规定的类型
根据发布机构和实际作用的不同，规定可分为三种类型：
党内规定 由党的中央机关制定，适用于对党内某一方面的工作作出的规定。
《关于对违反〈党政领导干部选拔任用工作暂行条例〉行为的处理规定》（中共中央办公厅1997年5月16日印发）。
法规性规定 由有条件制定法规的机构（见“条例概述”部分）制定，适用于对某一方面的行政工作或某个地方的某项工作作出的规定。
《XX经济特区私营企业暂行规定》（1995年4月9日XX市人民政府令第44号发布）
—般性规定 机关团体对某些工作作出的具体规定，不属法规性质，但在一定范围内有规范作用。
如：
《xx大学关于优秀硕士生提前攻读博士学位暂行规定》。
条例和规定的异同
同：
性质上 规定在性质上和条例一样，属于规范工作、活动、行为等的规章制度性的文种
异：
使用范围上的异 条例规范的范围大，制定和发布条例的机构的级别高，而规定规范的范围较小，能够制定和发布规定的机构的级别可高可低，可以是中央一级的党政领导机关，也可以是各级职能部门和社会团体、企事业单位。
从使用范围来说，规定比条例广，很多局部的、具体的工作，都可以用“规定”来规范，而“条例”规范的工作一般带有全局性，不涉及过于细小的工作。
条例和规定的写作
（一）草拟条例和规定要遵循下列原则：
1.坚持四项基本原则，为改革、开放、搞活和社会主义现代化建设服务；
2.符合宪法和法律，符合党和国家的路线、方针、政策；
3.从实际出发，实事求是；
4.贯彻XX集中制，充分发扬XX。
（二）起草条例和规定，应当对现行内容相同的法规进行清理。
（三）条例和规定的内容用条文表达，常见的有“章条式”和“条款式”两种写法。
（四）语言要准确、严密。
规章类文书概述
1.含义
规章类文书是规范工作、活动、行为等的规章制度类文书，适用于党政系统、社会团体、企业事业单位及各类组织机构。
2.规章类文书包括条例、规定、办法、实施细则、章程、规则、守则、制度、公约等等文种。
3.规章类文书的特点
内容的规范性
执行的强制性
制定的程序性
规章类文书的写作
规章类文书中，条例、规定属于党的机关法定公文，已在第七章论述，这里只谈谈另外四种较常用的规章类文书。
（一）办法
办法和条例、规定一样，同属行政法规。
但（办法）规范的内容比（条例、规定）更具体、更细致，它是对某一项行政工作作比较具体的规定。
办法的写法基本上和条例、规定一样，内容比较多的用“章条式”，如《国家行政机关公文处理办法》；一般常见的是“条款式”，如《个人所得税代扣代缴暂行办法》，共二十五条。
（二）实施细则
实施细则的写法一般也是“章条式”或“条款式”，但其第一条必须说明是哪个法律或法规的实施细则。
实施细则完全是为配合法律、法规的贯彻而制定的。
法律、法规必须概括，实施细则必须具体，便于操作。
实施细则的内容，必须和法律、法规的有关条款相对应。
（三）章程
章程是一定的组织机构制定的确定组织原则或办事原则的规章类文书。
章程可分组织章程和办事章程两大类。
组织章程系统阐明一个组织的性质、宗旨、任务、成员、机构、活动方式、经费来源等等。
办事章程是为办理某项工作而制定的规章制度，一般涉及面广、容易引发纠纷而又经常要办的事情，才需要制定章程，以便办事时有章可循。
如《甲种外币存款章程》、《xx大学助学基金使用章程》。
章程的形式也是“章条式”和“条款式”两种。
政党、较大的社会团体的章程多为“章条式”。
机构较小、涉及事务不很多的章程，可用“（条款式）”。
（四）守则
守则是特定范围的全体成员必须遵守的行为准则。
比如《中学生守则》是全国中学生都必须遵守的，《XX市民守则》是所有XX市民都应遵守的，等等。
守则因为需要有关人员都遵守，涉及的人比较多，因此必须简短、精练、易记。
其写法多半是把内容概括为几条，甚至是琅琅上口的若干短句或词组，以便群众容易掌握。
守则的写法和条例、办法、章程等规章文书有明显的不同，简洁易记是它的最大特点。
计划类文书概述
计划类文书是机关团体为达到某一目标或完成某一任务，对目标达到、任务完成前特定时段工作的设计和安排。
计划类文书包括规划、纲要、计划、安排等文种。
计划类文书之所以被普遍使用，因为它在下情上达、上情下达、统一自身步调三个方面都有作用。
首先是下情上达 下级机关通过上报工作计划，可以求得上级机关的指导和帮助，减少完成计划过程中的困难。
有些工作超出本身权限的，更需要上级机关批准后才能实施。
其次是上情下达 上级机关把自己的工作计划告诉下级机关，可以起宏观调控的作用，使下级机关能根据全局的计划，安排好自己那部分工作。
再就是统一自身步调 机关单位通过对本单位工作计划的讨论和制订，可以使全体成员思想统一、步调一致，共同为完成计划贡献自己的力量。
计划类文书的特点
目标的前瞻性、操作的预想性。
计划类文书的类型
根据完成期限、内容侧重、具体作用的不同，计划类文书可以分为三大类：
（一）规划类：
实现目标的期限较长，往往是五年、十年、二十年，甚至更长。
内容侧重在工作的指导方针、努力方向，工作的实施步骤和重要措施等。
其作用主要是对全局工作作战略性、方向性的规定，以指导局部的、短期的各项工作。
文种名称常用规划、发展规划、远景规划、纲要、发展纲要等。
（二）计划类：
实现目标的期限较规划短，以年度计划和一年以内的短期计划为多。
文种名称一般都叫“计划”，有时前面加上一些限制语，如年度计划、季度计划、工作计划、学习计划、活动计划等等。
（三）安排类：
指较短时间段内对工作的具体安排。
一般是在执行计划的过程中，对某一阶段的工作，作更具体的布置。
计划类文书的写作
（一）分析情况要认真细致。
订计划前一定要吃透这样三方面的情况：
一是大环境的形势及要求，包括全国、本地区、本系统的发展形势及对本单位提出的要求；
二是主观条件，指本身人力、物力、财力情况及可挖掘的潜力；
三是客观条件，指上级和其他部门可能给予的帮助等。
分析清楚了这三方面的情况，制订计划时才可能避免盲目性。
（二）确定目标要实事求是。
计划必须要有一个目标。
目标定得太高，怎么努力也达不到，计划就会变成一纸空文，起不到指导工作、协调步骤、鼓舞斗志等作用。
目标定得太低，不必经过努力也能完成任务，计划对工作就失去了促进作用，变成可有可无的东西。
（三）措施步骤要切实可行。
采取什么措施，按照怎样的步骤去开展工作，是实现目标的保证，一定要根据条件，作周密的设计。
各项措施的操作性要强，切忌空泛；实施步骤要合理，不要时松时紧。
（四）条目要分明，语言要简洁。
完整的计划标题由机关名称、适用时间、内容类别、文种名称四部分组成。
计划正文的格式以“条款式”和“表格式”最为多见，也有条款式和表格式结合使用的。
条款式分条分点，眉目清晰。
表格式一般用于说明任务分配、时间安排等内容，其好处是一目了然。
不管用哪种格式，一个完整的计划，应包括现状分析、目标和任务、主要措施、实施步骤、执行要求等部分，因为这些内容都是制订计划时必须考虑的。
当然，在具体表述时，可根据实际情况，有详有略，甚至省略某些部分。
总结的概述、特点和类型
1.总结概述
总结是机关团体在实施计划或完成任务之后，对已做工作进行概括及评估的文书。
2.作用
总结的主要作用是下情上达和提高自身。
3.总结的特点
回顾性 总结的内容是回顾已经做过的工作。
一有虚构成分，就失去回顾性，变成编造事实了。
经验性 总结的目的不仅仅在回顾已经做过的工作，从具体工作中引出经验教训，以便为以后的工作提供借鉴。
4.总结的类型
综合性总结：
年度总结
专题性总结：
先进典型总结、事故总结
总结的写作
1.总结的写作要求
◆
（一）回顾工作情况要实事求是。
◆
（二）总结经验教训要着眼未来。
◆（三）纲目要清晰，文风要平实。
2.总结的写作要点
◆总结的标题常见的有单行标题和双行标题两类。
《xx大学关于整顿考试纪律工作的总结》、《抓基地建设 抓能力培养——中文系一九九八年教育实习工作总结》
◆总结的正文常见的写法有两种，一是“分层展开式”，一是“纲目带动式”。
“分层展开式”是一种纵式结构，其内容和排列顺序通常是这样的：
总体概况、主要成绩及做法、存在问题、经验教训、今后努力方向。
主要成绩及做法是总结的重点，可以分条分项列出，内容要具
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