行政文秘word编辑技巧.docx
《行政文秘word编辑技巧.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《行政文秘word编辑技巧.docx（10页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。
行政文秘word编辑技巧
一、红头文件的制作及标准
1、进行页面设置
选择“文件”——“页面设置”选择“页边距”附签，上：
3.7厘米 下：
3.5厘米 左：
2.8厘米 右：
2.6厘米。
选择“版式”附签，将“页眉和页脚”设置成“奇偶页不同”,在该选项前打“√”。
选择“文档网格”附签，“字体设置”，“中文字体”设置为“仿宋”；“字号”设置成“三号”，单击“确定”按钮，选中“指定行网格和字符网格”；将“每行”设置成“28”个字符；“每页”设置成“22”行。
然后单击“确定”按钮，这样就将版心设置成了以三号字为标准、每页22行、每行28个汉字的国家标准。
2、插入页号
选择“插入”——“页码”，“位置”设置为“页面底端（页脚）”，“对齐方式”设置为“外侧”。
然后单击“格式”按钮，“数字格式”设置为全角的显示格式，单击“确定”按钮，再次单击“确定”按钮完成页码设置。
双击页码，在页码两边各加上一条全角方式的短线；并将页码字号设置成“四号”；字体任意；奇数页的页码设置成右空一个汉字，偶数页的页码设置成左空一个汉字。
3、发文机关标识制作
选择“插入”——“文本框”——“横排”菜单项，鼠标将会变成“┼”，在Word2000版面上单击鼠标左键，出现一个文本框，在该文本框内输入发文机关标识，输入完成后，选中该文本框，单击鼠标右键——“设置文本框格式”，在这里来设置红头的属性。
选择“颜色和线条”附签，“颜色”设置成“无填充颜色”。
选择“大小”附签，“高度”设置成“2cm”；宽度设置成“15.5cm”。
注：
用户可根据实际情况调节尺寸。
选择“版式”附签，单击“高级”按钮，水平对齐：
“对齐方式”设置成“居中”，“度量依据”设置成“页面”；垂直对齐：
“绝对位置”设置成“页边距”，“下侧”设置成“2.5cm”——平行文标准，“8.0cm”——上行文标准，注：
用户可根据实际情况调节尺寸。
然后单击“确定”。
选择“文本框”附签，左、右、上、下都设置成“0cm”，单击“确定”完成。
文本框属性全部设置完成，单击“确定”按钮。
选中文本框内的全部文字，将颜色设置成“红色”，字体设置成“小标宋简体”，字号根据文本框的大小设置成相应字号，但要尽量充满该文本框，这样，宽为155mm、高为20mm、距上25mm的红头制作完成。
4、红线制作
首先将“视图”——“工具栏”——“绘图”选中，单击“绘图”工具条的直线工具，鼠标会变成“十”字形，左手按住键盘上的Shift键，右手拖动鼠标从左到右划一条水平线，然后选中直线单击鼠标右键，选择“设置自选图形格式”，红线的属性在这里进行设置。
选择“颜色和线条”附签，“颜色”设置为“红色”；“虚实”设置为“实线”；“粗线”设置为“2.25磅”。
选择“大小”附签，“宽度”设置为“15.5cm”。
选择“版式”附签，单击“高级”按钮，水平对齐：
“对齐方式”设置成“居中”，“度量依据”设置成“页面”，垂直对齐：
“绝对位置”设置成“页边距”，“下侧”设置成“7cm”——平行文标准，“13.5cm”——上行文标准，注：
用户可根据实际情况进行调节。
单击确定。
5、文号制作
平行文文号：
文号——三号仿宋、居中显示。
上行文文号：
文号——三号仿宋字体、左空一个字的距离；签发人——三号仿宋字体；签发人姓名——三号楷体、右空一个字的距离。
注：
文号一定要使用六角符号。
六角符号插入方法：
选择“插入”——“符号”——“符号”附签，找到六角符号后，将光标置于准备插入的地方，单击“插入”按钮即可。
6、主题词制作
选择“表格”——“插入”——“表格”，选中表格，单击鼠标右键——表格属性——“表格”附签，“对齐方式”设置为“居中”；然后单击“边框和底纹”按钮，在“预览”窗口中将每行的下线选中，其它线取消，在表格中填写具体内容：
主题词用三号黑体；主题词词目用三号小标宋；抄送、抄送单位、印发单位及印发日期用三号仿宋。
7、保存成模板文件
单击“文件”——“保存”，“保存类型”：
选择“文档模板（*.dot）”；“文件名”：
给模板命名；“保存位置”：
模板所在路径（一般不做，默认即可）。
至此，模板制作完成。
以后所有属于此种类型的公文都可以调用该模板，直接进行公文正文的排版。
要对该模板进行修改，可以调出相应模板，方法是：
选择“文件”——“打开”，找到相应的模板路径，若模板保存时按系统默认设置的，然后单击“打开”按钮调出模板即可进行修改。
二、公文正文排版
1依据模板建立新公文：
选择“文件”——“新建”——“常用”附签，选中所需模板，单击确定，调出模板。
2 制作公文正文内容：
正文内容根据用户的实际需求，可以直接录入文字，也可以从其它软件中将文字复制进来，但必须遵循以下国家标准：
标题——二号小标宋字体，居中显示；主送机关——三号仿宋字体，顶格，冒号使用全角方式；
正文——三号仿宋字体；
成文日期——三号仿宋字体，右空四个字的距离，“○”和六角符号的输入方法一致，不能使用“字母O”或“数字0”代替。
文号、签发人、主题词——按照模板定义的字体填写完整。
最后，将红头、红线、文号、签发人、标题、主送机关、正文、成文日期、主题词的相互位置调整好。
_________________________________________________________________________
别告诉我你会用WORD[图片]
据说，80%以上的人看了这个，都相见恨晚，你会么？
不管你信不信，反正我是信了。
1. 问：
WORD里边怎样设置每页不同的页眉？
如何使不同的章节显示的页眉不同？
答：
分节，每节可以设置不同的页眉。
文件――页面设置――版式――页眉和页脚――首页不同
2. 问：
请问word中怎样让每一章用不同的页眉？
怎么我现在只能用一个页眉，一改就全部改了？
答：
在插入分隔符里，选插入分节符，可以选连续的那个，然后下一页改页眉前，按一下“同前”钮，再做的改动就不影响前面的了。
简言之，分节符使得它们独立了。
这个工具栏上的“同前”按钮就显示在工具栏上，不过是图标的形式，把光标移到上面就显示出”同前“两个字来
3. 问：
如何合并两个WORD文档，不同的页眉需要先写两个文件，然后合并，如何做？
答：
页眉设置中，选择奇偶页不同/与前不同等选项
4. 问：
WORD编辑页眉设置，如何实现奇偶页不同?
比如：
单页浙江大学学位论文，这一个容易设；双页：
（每章标题），这一个有什么技巧啊？
答：
插入节分隔符，与前节设置相同去掉，再设置奇偶页不同
5. 问：
怎样使WORD文档只有第一页没有页眉，页脚？
答：
页面设置－页眉和页脚，选首页不同，然后选中首页页眉中的小箭头，格式－边框和底纹，选择无，这个只要在“视图”――“页眉页脚”，其中的页面设置里，不要整个文档，就可以看到一个“同前”的标志，不选，前后的设置情况就不同了
6. 问：
如何从第三页起设置页眉？
答：
在第二页末插入分节符，在第三页的页眉格式中去掉同前节，如果第一、二页还有页眉，把它设置成正文就可以了
●在新建文档中，菜单―视图―页脚―插入页码―页码格式―起始页码为0，确定；●菜单―文件―页面设置―版式―首页不同，确定；●将光标放到第一页末，菜单―文件―页面设置―版式―首页不同―应用于插入点之后，确定。
第2步与第三步差别在于第2步应用于整篇文档，第3步应用于插入点之后。
这样，做两次首页不同以后，页码从第三页开始从1编号，完成。
7. 问：
WORD页眉自动出现一根直线，请问怎么处理？
答：
格式从“页眉”改为“清除格式”，就在“格式”快捷工具栏最左边；选中页眉文字和箭头，格式－边框和底纹－设置选无
8. 问：
页眉一般是---------，上面写上题目或者其它，想做的是把这根线变为双线，WORD中修改页眉的那根线怎么改成双线的?
答：
按以下步骤操作去做：
●选中页眉的文字，包括最后面的箭头●格式－边框和底纹●选线性为双线的●在预览里，点击左下小方块，预览的图形会出现双线●确定▲上面和下面自己可以设置，点击在预览周围的四个小方块，页眉线就可以在不同的位置
9. 问：
Word中的脚注如何删除？
把正文相应的符号删除，内容可以删除，但最后那个格式还在，应该怎么办？
答：
步骤如下：
1、切换到普通视图，菜单中“视图”――“脚注”，这时最下方出现了尾注的编辑栏。
2、在尾注的下拉菜单中选择“尾注分隔符”，这时那条短横线出现了，选中它，删除。
3、再在下拉菜单中选择“尾注延续分隔符”，这是那条长横线出现了，选中它，删除。
4、切换回到页面视图。
尾注和脚注应该都是一样的
10. 问：
Word里面有没有自动断词得功能?
常常有得单词太长了，如果能设置下自动断词就好了
答：
在工具―语言―断字―自动断字，勾上，word还是很强大的
11. 问：
如何将word文档里的繁体字改为简化字？
答：
工具―语言―中文简繁转换
12. 问：
怎样微调WORD表格线？
WORD表格上下竖线不能对齐，用鼠标拖动其中一条线，可是一拖就跑老远，想微调表格竖线让上下对齐，请问该怎么办
答：
选定上下两个单元格，然后指定其宽度就可以对齐了，再怎么拉都行press"Alt"，打开绘图，其中有个调整坐标线，单击，将其中水平间距与垂直间距都调到最小值即可。
打开绘图，然后在左下脚的绘图网格里设置，把水平和垂直间距设置得最小。
13. 问：
怎样微调word表格线？
我的word表格上下竖线不能对齐，用鼠标拖动其中一条线，可是一拖就跑老远，我想微调表格竖线让上下对齐，请问该怎么办？
答：
可以如下操作：
●按住ctl键还是shift，你haveatry●doubleclicktheline,tryit:
）●打开绘图，设置一下网格（在左下角）。
使水平和垂直都为最小，试一把！
？
●press"Alt"
14. 问：
怎么把word文档里已经有的分页符去掉？
答：
先在工具――> 选项――
> 视图――> 格式标记，选中全部，然后就能够看到分页符，delete就ok了。
15. 问：
Word中下标的大小可以改的吗?
答：
格式―字体
16. 问：
Word里怎么自动生成目录啊
答：
用“格式>>样式和格式”编辑文章中的小标题，然后插入->索引和目录
17. 问：
Word的文档结构图能否整个复制?
论文要写目录了，不想再照着文档结构图输入一遍，有办法复制粘贴过来吗？
答：
可以自动生成的，插入索引目录。
18. 问：
做目录的时候有什么办法时右边的页码对齐？
比如：
1.1标题...............................11.2标题...............................2
答：
画表格，然后把页码都放到一个格子里靠右或居中，然后让表格的线条消隐就可以了，打印出来就很整齐。
19. 问：
怎样在word中将所有大写字母转为小写？
比如一句全大写的转为全小写的答：
格式->更改大小写->小写
20. 问：
在存盘的时候，出现了问题，症状如下：
磁盘已满或打开文件过多，不能保存，另开新窗口重存也不管用。
如何解决？
答：
把word文档全选，然后复制，然后关掉word，电脑提示你粘贴板上有东西，要不要用于别的程序，选是，然后，再重新打开word，然后粘贴，然后，保存。
21. 问：
WORD中的表格一复制粘贴到PPT中就散掉了，怎么把WORD里面的表格原样粘贴到PPT中？
答：
1）比较好的方法是：
先把表格单独存为一WORD文件，然后插入－－>对象，选由文件创建，然后选中上面的WORD文件，确定；2）还可以先把表格copy到excel中，然后copy到PPT中，这个也是比较好的办法；3）可以先做成文本框，再粘贴过去；4）复制粘贴，但是在PPT中
不能粘在文本框里面；5）拷屏，做成图片，再弄到PPT里面。
22. 问：
有没有办法将PPT的文字拷入WORD里面？
答：
另存就可以了。
只要以.rtf格式另存即可
23. 问：
word中图片的分栏如何处理？
假如有：
12图34这样的结构，我想实现：
13图（要横跨两栏）24但是，试了半天总是：
12图34怎么办呀？
help！
答：
设置图片格式――版式――高级――文字环绕――环绕方式选上下型――图片位置――对齐方式选居中――度量依据选页面，要先改文字环绕，然后才能改图片位置
24. 问：
用word写东西时字距老是变动，有时候自动隔得很开，有时候进入下一行的时侯，上一行的字距又自动变大了，这是为什么？
怎么纠正啊？
答：
是因为自动对齐的功能，格式――>段落――>对齐方式可以选。
还有允许断字的功能如果check上，就不会出现你说的情况了。
25. 问：
在使用WORD的样式之后，如标题1、标题2之类的，在这些样式前面总会出现一个黑黑的方块，虽然打印的时候看不到，但看着总是不舒服，有没有办法让它不要显示呢？
答：
“视图”－－>“显示段落标志”，把前面的勾去掉。
其实这个很有用，可以便于知道哪个是标题段落
26. 问：
文章第一页下面要写作者联系方式等。
通常格式是一条短划线，下面是联系方式，基金支持等。
这样的格式怎么做出来？
就是注明页脚吗？
答：
插入――脚注和尾注
27. 问：
文字双栏，而有一张图片特别大，想通栏显示，应该怎么操作？
答：
可以选择的内容，按双栏排。
选择其他内容，按单栏排。
28. 问：
Word里面如何不显示回车换行符？
答：
把视图->显示段落标记的勾去掉或工具->选项->视图->段落标记
29. 问：
有没有方法把WORD里的软回车一下子替换掉？
识别出来的文字全带着软回车，能把他们一次全删掉吗？
？
答：
查找＋替换，按CTRL+H；软回车好象是^l，在特殊字符里有
30. 问：
在WORD里的框框里怎么打勾？
答：
画个文本框，文本框里写一个钩，然后拖过去；或者先在WORD里插入符号“√”，然后选中“√”，到-》格式-》中文版式-》带圈字符-》选“□”
31. 问：
还是不行，这样拷过去的框框字体是windings的，而原来的是宋体的，两者有很大的区别。
答：
根据模板新建专业型传真，里面有框，双击后打勾，copy就ok
32. 问：
Word中怎么在一个英文字母上打对号？
答：
透明方式插入图片对象，内容是一个√
33. 问：
WORD里怎么显示修订文档的状态？
文档修订后，改后标记很多，但是在菜单里没有“显示修订最终状态”等，怎么调出来？
答：
工具－>自定义－>命令－>类别（工具）－>命令（修订）－>把“修订”等拖到工具栏上
34. 问：
怎样把许多分开的word文档合并成一个文档。
我的论文是按照章节分
开写的，但现在图书馆要提交电子版的学位论文，是一个文档的，我找了很多选项但好象不能合并，选择插入文件功能，可以加入内容，但文档中的页眉却插不进去，有谁有高见？
答：
acrobat6可以直接把多个文档打印成一个pdf文档。
可以提交pdf格式的论文，先一个一个word文档转换为pdf格式的，然后在pdf文档菜单的文件菜单中，选上作为pdf格式打开，追加上就可。
35. 问：
Word里面要写方程式怎么办啊？
答：
插入－对象－公式编辑器equation，如果没有公式编辑器Equation，要自己从光盘中安装，或者安装Mathtype公式编辑器按右键把它拖出来－－插入－－命令－－自定义－－工具应该是倒过来
36. 问：
想在WORD里面表示矩阵，怎样才能画出那个很大的矩阵括号？
答：
装公式编辑器mathtype好了~：
）
37. 问：
Word的公式编辑器怎么安装？
答：
工具－自定义－插入－公式编辑器，把它拖到工具条上即可；或者安装OFFICE后，再次安装，选增加功能吧，会有提示的
38. 问：
Word2000下调用公式编辑器的快捷键?
答：
点击菜单[工具]->[自定义]，点击对话框下方[键盘]，在[类别]里选择[插入]，在命令里选择[InsertEquation]，指定你的快捷方式
39. 问：
WORD中出现公式的行往往要比只有文字的行来得宽，如何把这些行改的跟只有文字的行一样宽？
答：
段落行距设为固定值即可。
这样会有一个问题，比如设置为18磅，有些公式符号（特别是有下标的）不能全部显示打印稿可以显示。
怎么解决这个问题？
这个如何解决还需要考虑。
40. 问：
我的文档就是公式多，应该怎么办？
答：
公式多的时候，最好的消除这个问题的办法就是每打几个公式就要存盘，如果连续打太多，就会出现这个问题。
出现问题的时候：
●选中所有内容，ctrl＋C●把WORD所有文档关闭，
●最关键：
出现一条信息，务必选择“是”●重新打开WORD编辑器，●ctrl＋V，粘贴●ctrl＋S，存盘
41. 问：
怎样在word里面的公式编辑器中输入空格？
答：
ctrl+shift+space
42. 问：
如何使word中公式全都小一号？
一个一个选实在麻烦
答：
在Mathtype公式编辑器中：
首先，在Mathtype中的菜单Size中选define,定义所需的字号大小；再次，在Mathtype中的菜单preferences中的equationpreference的savetofile存贮所定义的字号文件；返回word中：
在Mathtype菜单中选Formatequation:
1）在MathTypepreferencefile中，选你刚才所定义的文件；2）在Range中，选Wholedocument。
最后，选OK，即OK了。
43. 问：
如何将WORD中的公式编缉拉到外面?
答：
工具－自定义－命令－插入－右边找公式编辑器，往上脱
44. 问：
怎样可以去掉word里面公式，或是图片上方总是出现的灰色的横条啊？
以前没有的，不知道怎么跑出来了，看着怪晕糊的。
。
。
。
。
答：
工具－>选项->视图->域底纹，选不显示，或选取时显示，就可以了
45. 问：
整个论文用一个WORD文档，太大，不好编辑，一个地方有增删，后面
那么长一个文档版面分布会变得乱七八糟，特别是图表之类的东东。
想让每章的偶数页自动显示自己的章号和题目，WORD里这个能够自动实现吗？
答：
不要整个论文放一个WORD文档，一章一个，然后每章就可以奇偶分开处理了
46. 问：
论文按照章节写的，想把它们合并成一个文件，并保持原有的文件格式。
采用了在文件末尾插入分节符的方法，但插入后有些文件的部分格式发生了变化，请问如何解决？
答：
用主控文档的方法比较好，在大纲模式里设置的；采取插入文件的方式，格式有些变化
47. 问：
WORD里边怎么样显示行号？
答：
在页面设置那里，板式选项，最下面有个行号选项
48. 问：
Word里面怎么插入半个空格？
答：
先在word的工具栏上，点中双箭头那个纽，就可以看到原先看不到的空格，然后再编辑一下这个空格的大小，比如小五或小四什么的。
49. 问：
只要一回车，或是改变光标位置的任何操作，都会使上一行的）变成＝，有人遇到过这个问题么？
答：
是不是设置了自动替换啊，符号里的自动替换看看吧！
50. 问：
WORD有没有可以按单词的首字母进行排序？
就是从A-Z进行排
答：
表格中的内容可以按照拼音排序，弄到excel里，排序，再回来
51. 问：
怎么在word里面打R^2?
答：
先打R2，然后用鼠标选中2,同时按"Ctrl"，“shift”和"+"
52. 问：
Word中发现空格都是小圆点，是怎么回事情？
每输入一个空格就出现一个小圆点，怎么把它消除掉啊？
这个空格会打印出来吗？
答：
不会打印出来，如果想不显示：
工具－选项－视图格式标记中前面的勾去掉即可
53. 问：
word如何使两个表格能排在一起？
我做的表格每一个都比较小，但是表格数比较多，我想两个表格排成一行，请问该怎么做？
答：
试试在局部分栏，每个分栏中一个表格。
54. 问：
为什么换机器打开WORD文档排版变了？
在一台机器上排好板的WORD文档换在另一台机器打开就变了？
页码都不对了，怪哉。
答：
是默认的页面设置不一样吧，或者版本不同
55. 问：
Word里面插入表格的问题，同一表格前后两行被分在了不同的页上，想**他们在同一页怎么做？
答：
转换成图文框可能更容易排版一点，或者加个文本框
56. 问：
怎么在word里画坐标图?
在word里有了坐标图，文字却加不加去怎么办?
答：
作图时直接将文字加上去；word中的绘图工具条，文字环绕里面寻找合适的方案，把图放在文字的底层
57. 问：
WORD文件有密码，怎么办呢？
答：
找破解软件，比如advanced_office_2000_password_recovery_pro_v1.03，但不一定好用。
58. 问：
怎么给word文档加密？
答：
打开文档，另存为―工具―常规选项―打开、修改权限密码，保存
59. 问：
Word文件怎么转化为postscript文件？
答：
先转化为pdf，然后打印到文件，通过distiller生成ps。
60. 问：
Word无法识别origin中的汉字怎么办？
用origin做的图形中有汉字，copy到word中就成了问号，因此我不得不先用export把图形变为jpg文件才能解决这个问题，有没有方便的解决办法？
答：
ORIGIN里面的字体改成宋体或者仿宋
61. 问：
请教怎么把Origin中的图表拷贝到Word？
答：
点origin的Edit菜单里的copypage到word里粘贴就行了
62. 问：
把origin的图复制粘贴到word，总有一大块的空白，这个空白有什么工具可以去掉吗？
还有就是用word自带的图表工具画图时，也是有一大块空白去不掉，这个可以解决吗？
答：
右键选择图片工具栏，点裁减
63. 问：
插入的图片为什么老是处于页面的顶端，想拖下来放到其他地方，却又自动跑到顶端去，就是拖不下来，请问该如何处理
答：
改变图片的属性，就可以了。
64. 问：
如何保证一幅图像固定在某一段的后面，另一段的前面，而不会因为前面段落的删减而位置改变？
答：
右键点击图片－>设置对象格式―>版式―>嵌入型
65. 问：
如何把在WORD里面图形工具画的图转化为jpg？
答：
另存为html格式，然后在html文件对应的文件夹里找
66. 问：
请问什么格式的图片插入word最清晰？
手头持有png和tif格式，复制粘贴到word中模糊一片，请问转换成什么图片格式用于word最清晰？
什么方法（插入图片来自文件还是直接复制粘贴）对清晰度有否影响？
答：
emf，eps等矢量图最清晰，不会因为缩放损失分辨率，而jpeg，bmp等点阵图就不行了。
67. 问：
在WORD中如何让图片的左、上、下边都是文本？
答：
在分栏的数量为1的情况下实现。
图片选中后右键，设置图片格式--版式-四周型就可以了
68. 问：
jpg文件插入word文件以后怎么让文件变小？
jpg格式图片插到word文件以后文件变的巨大，有什么方法可以让它小一点？
最好能一张软盘放的下。
答：
两个方法：
●用photoshop改变图片的分辨率，当然要看得清楚，然后插入word●word有强大的压缩功能，把文档另存为比如：
temp.doc，看看是不是小了很多。
69. 问：
Matlab仿真图片大家一般怎么弄到word里面的?
相对横轴和纵轴修改一下
升级会员 