工程总承包采购控制程序.docx
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工程总承包采购控制程序
工程总承包采购控制程序
目的
为了规范工程总承包项目物资采购工作，制定本程序。
2范围
本程序适用于工程总承包项目物资的采购工作。
3职责
3．1工程管理部门
工程管理部门负责人负责审批《供方能力查阅表》及《合格供方名录》
3．2项目经理部／组
3．2．1项目经理
1）审批采购计划及询价文件等；
2）审批《推荐询价的供方名单》，组织考察组对供应方进行考察；
3）审批《综合评价表》；
4）负责审批签署采购合同；
5）检查材料、设备采购计划落实情况，发现问题及时解决。
3．2．2采购经理
1）汇编询价文件，经项目经理审批后向供应分承包方发出；
2）汇编推荐询价的供方名单、《供方能力调查表》、《供方现场评价报告》、《合格供方名录》和《综合评价表》。
3．2．3采购人员
1）编制采购计划，并填写《设备、材料采购计划表》；
2）编制询价文件商务条款，并参加商务评价工作；
3）编制采购合同并与供方谈判。
4工作程序
4．1确定《合格供方名录》
1）项目经理部根据对供应分承包方的了解，提出考察对象，填写《供方能力调查表》并经项目经理部会签与工程管理部门负责人审批后即可编入《合格供方名录》；
2）考察方式可视情况选择实地考察、信函考察或其他方式；
3）对已列入《合格供方名录》的供应分承包方，项目经理部应组织定期复评，对不符合质量要求的物资供应分承包方，由采购经理提出报告，项目经理部同意、工程管理部门负责人批准，可将其从名录中删除；
4）对没有列入《合格供方名录》的供应分承包方，采购人员不得采购其任何物资；
4．2采购
4．2．I编制采购计划
1）对主要物资应编制设备、材料采购计划，
2）设备、材料采购计划由采购经理负责编制，项目部经理审查批准后实施；
3）设备、材料采购计划执行过程中，采购经理可根据工程实际进度情况及时对计划进行调整，但要征得项目部经理同意；重大调整必须经过项目经理批准；
4）采购经理对在检查中提出的问题，逐条制定纠正措施并落实。
4．2．2编制询价文件
1）技术条款由有关设计专业人员编制并填写《技术评价表》，技术条款由以下内容组成：
a）工程标准或采购说明书；
）询价图纸；
）技术数据表等。
2）采购人员应复核技术条款是否完整、准确，有不完整之处应与有关人员联系解决；
3）商务条款由采购人员编制，并填写《商务评价表》，商务条款由以下内容组成：
a）报价需知；
b）采购合同基本条款；
c）其他有关事项等。
4）询价文件由采购经理汇总，报项目部经理审批。
4．2．3选择询价供方，发出询价信息或询价文件
1）采购人员根据工程所在地点，从《合格供方名录》、中优先推荐供货有保障、运距短、售后服务便利的供应分承包方；
对于主要的关键物资，采购人员应从《合格供方名录》中选择2～3家作为推荐询价的供应分承包方并书写推荐询价的供方名录。
2）当《合格供方名录》中缺少待购物资的生产厂家时，应按4．1规定补充合格供应分承包方，并编入名录中；
3）推荐询价的供方名单由采购经理汇总编制，项目部经理审批；
4）当总承包合同有要求时，应报顾客备案或批准，批准后方可作位询价分承包方，并向其发出询价信息或询价文件。
4．2．4报价的评审及确定供应分承包方
1）被询价的供应分承包方的报价，由项目部经理组织有关专业术人员进行技术评价，采购人员进行商务评价；
2）技术评价负责人应按《技术评价表》中的要求填写并作出“可以接收”或“不能接受”的结论；
3）商务评价负责人应按《商务评价表》中的要求填写并作出“优先推荐”、“推荐”或“不推荐”的结论；
4）采购经理根据《技术评价表》和《商务评价表》进行汇总并填写《综合评价表》，列出推荐供应分承包方的先后顺序；
5）对于被技术评价列为“不能接受”的厂家，不得再进行综合评价；
）《综合评价表》由项目经理审查批准，最终确定为“供应分承包方”；当总承包合同有要求时，应报顾客备案或批准后方可有效；
）当采购物资比较单一，性能参数易于控制时，对技术评价、商务评价过程可以进行简化或直接进入综合评价。
4．2．5供应分承包方协调会
在工程中的主要关键性物资如果需要举行供应分承包方协调会时，由采购经理组织并签署会议纪要。
4．2、6采购合同起草
1）采购人员经采购经理授权后编制物资采购合同；
2）采购合同应根据物资特点，满足工程需要等确定合同的内容，对于关键性的主要的物资，合同应满足下列要求：
a）产品名称、数量、规格、型号、质量性能及技术条件符合设计要求；
）供货范围明确齐全，备品备件和随机工具能满足工程需要；
）产品价格合理；
d）质量保证及违约索赔条款明确合理；
e）物资检验规程及验收合格标准明确；
f）供应分承包方提供技术资料的内容和数量清楚；
g）交货期满足工程进度要求；
h）收货单位、到货地点、开户银行及帐号、付款方式、争议的解决、售后服务及包装、运输方式等填写清楚。
3）采购合同审核
对重大采购合同，应在采购经理校核基础上，经项目部经理审核，并重点审核以下内容：
a）复审以上4．2．6条款2）条的a）～h）全部内容；
b）合同内容及条款应符合有关法律、法规；
c）供应分承包方协调会会议纪要或合同附件中的有关条款落实明确；
d）其它有关事宜等。
4．2．7采购合同签订
采购合同由采购经理组织编制并与供应分承包方谈判；由项目经理签署及盖章生效。
4．2．8催交
1）采购合同生效后，采购经理应派人负责催交工作，催交人员应随时掌握生产进度和质量情况，填写《催交、监制、检验、检查记录表》；
2）当发现有延期交货的倾向或质量问题时，应及时进行协调，要求供应分承包方尽快采取措施；
3）当发现情况严重时，应及时向采购经理直至项目经理报告，
4．2．9监制和检验
1）对结构复杂、技术要求高的设备构件等，尤其是制造完毕无法进行检验的构件或设备，项目部经理应派人到供应厂监督加工或制造；
2）监制人员由精通业务的专业技术人员担任。
遇有技术难题应及时与设计人员联系解决，待监制完毕应填写“催交、监制、检验、检查表”；
3）对少数现场检验确有困难的设备、构件等，采购经理在项目部经理同意的情况下，也可派人参加供应厂的出厂检验，并及时填写“催交、监制、检验、检查记录表”此项检验并不能减轻供应分承包
方对设备或构件质量的责任；
4）其余检验执行《工程总承包检验和试验控制程序》中的规定。
4．3文件的更改
由于客观条件发生变化，导致工程物资采购合同确需更改时，由采购经理提出修改内容或起草新合同，其审批程序按4．2．7条款规定要求办理审批手续。
4．4在划归施工分承包采购的物资中，采购经理应对其关键性、主要的物资进行确认，．并指定施工分承包方从《合格供方名录》中选择供应厂家。
5记录
5．1物资采购控制有以下记录
）《供方能力调查表》BGRIMM/R7.4–01
b）《供方现场评价报告》BGRIMM/R7.4–02
）《综合评价表》BGRIMM/R7.4–03
）《供方年度考核表》BGRIMM/R7.4–04
）《合格供方名录》BGRIMM/R7.4–05
）《技术评价表》BGRIMM/R7.4–06
）《商务评价表》BGRIMM/R7.4–07
）《催价、监制、检验、检查记录表》BGRIMM/R7.4–08
5．2以上记录项目完工后交技术、质量管理部归档保管，保存期为5年。
供方能力调查表（供生产企业兴型供应商填写）
请贵企业认真、如实地填写本表、加盖公章后及早寄回本公司，谢谢！
（如为选择项目，请在方框内打√）。
编号：
BGRIMM/R7.4－01
1
供应商企业名称：
2
负责人或联系人姓名：
3
地址：
邮编：
4
电话：
传真：
5
供应商企业成立时间：
6
主要产品：
7
职工总数：
其中技术人员人；工人人
8
年产量/年产值（万元）：
9
生产能力：
10
样机/样品、样件生产周期：
11
生产特点：
□成批生产□流水线大量生产□单台生产
12
主要生产、环境、安全设施设备：
□齐全、良好□基本齐全、尚可□不齐全
13
使用或依据的产品、质量标准；
a.国际标准名称/编号：
b.国家/行业标准名称/编号：
c.供应商企业标准名称/编号：
d.其他：
14
工艺文件：
□齐备□有一部分□没有
15
检验机构及检测设备□有检验机构及检测人员、检测设备良好
□只有兼职检验人员，检测设备一般
□无检验人员，检测设备短缺，需外协
16
测试设备校准状况：
□有计量室□全部委托外部计量机构
17
供应商主要客户（公司/行业）：
18
新产品开发能力：
□能自行设计开发新产品□只能开发简单产品□没有自行开发能力
19
企业环境保护、安全生产情况：
□良好□尚可□较差
20
国际合作经验；□是外资企业□是合资企业
□给外企提供产品□无对外合作经验
21
职工培训情况：
□经常、正规地进行□不经常开展培训
22
是否通过产品或体系认证：
□是（指出具体内容）□否
审批：
日期：
年月日
供方现场评价报告
供应商名称：
供货类别/名称：
编号：
BGRIMM/R7.4－02
序号
现场调查评价项目
评价分数
A
B
C
1
公司的质量方针
与目标
1）公司经营发展的长/短方针
3
2
1
2）公司的质量方针/质量目标
3
2
1
3）方针实施/目标达到的情况
3
2
1
4）公司对重大问题（如质量事故）的分析和控制情况
3
2
1
2
质量管理体系
1）体系结构的完整性
3
2
1
2）体系运作的有效性
3
2
1
3）体系文件/记录的完整性和可靠性
3
2
1
4）质量信息的分析和传递情况
3
2
1
5）全员质量意识和质量教育开展情况
3
2
1
3
产品设计控制
产品设计开发能力/管理
6
4
2
4
外购件、外协件的管理
1）外购件/外协件管理办法
3
2
1
2）外购件/外协件进货检验/验证
3
2
1
3）外购件/外协件的保管和存放条件
3
2
1
4）对供应商的管理
3
2
1
5
生产管理
1）工序管理办法
3
2
1
2）工艺规程/作业指导书
3
2
1
3）关键工序/特殊工序控制
3
2
1
4）产品批次管理
3
2
1
5）不合格的处理/控制
3
2
1
6）生产设备的维护和保养
3
2
1
7）生产环境情况
3
2
1
8）生产人员素质
3
2
1
6
检验
1）检验机构/人员素质
6
4
2
2）检验规程/标准/其他依据
6
4
2
3）检验设备的数量和质量
6
4
2
4）关键检验过程的控制
6
4
2
5）检验环境/场所条件
6
4
2
6）检验设备/仪器的校准
6
4
2
7）检验记录的完整性/可靠性
6
4
2
8）成品的检验及成品质量控制
6
4
2
7
图纸/文件管理
1）管理制度/办法
3
2
1
2）图纸/文件的保管及发放
3
2
1
3）图纸/文件更改的控制
3
2
1
4）现场使用的图纸/文件情况
3
2
1
8
包装储存及交货
1）在库品的管理
3
2
1
2）仓库条件
3
2
1
3）仓库及防护
3
2
1
4）交货及服务
3
2
1
9
环境保护、安全生产
1）环境保护
3
2
1
2）安全生产
3
2
1
10
人员培训
1）培训计划
3
2
1
2）岗位培训及考核
3
2
1
3）培训业绩
3
2
1
注：
总分150分，100分及格。
总分
总评价结论：
评价日期：
注：
认可的在评价分数上打“√”。
综合评价表
编号：
BGRIMM/R7.4－03
供应商：
供货类别/名称：
供应商地址：
邮编：
电话：
传真：
经以下多方考核：
□能力调查
□样品评价
□业绩评价
□现场评价
□其他：
并考虑到供应商的环境、职业健康安全状况、产品价格、服务态度、路程远近等多方面的情况，决定视该供应商为：
□合格供应商，将其列入《合格供应商名册》。
□不合格供应商。
原因说明：
□其他：
附录：
□供应商能力调查表
□样品认可书
□供应商现场评价报告
□其他：
编制/日期：
审核/日期：
批准/日期：
供方年度考核表
编号：
BGRIMM/R7.4－04
供应商
供货类别
总批数
（总数）
合格批数（合格数）
逾期
批数
主要考核项目
总分
环境、职业健康
安全状况
等级
备注
质量分
交期分
价格分
配合度
编制/日期：
审核/日期：
批准/日期：
合格供方名录
编号：
BGRIMM/R7.4－05
序号
合格供方名称
业务范围
产品质量及信誉
地址
联系电话
备注
技术评价表
编号：
BGRIMM/R7.4－06
工程名称
产品名称
产品数量
供应分承包方名称
报价日期
交货日期
同类产品制造经验
主要性能特点
主要外购件
外形尺寸
总重量
推荐意见
评价意见：
评价人：
年月日
批准意见：
批准人：
年月日
商务评价表
编号：
BGRIMM/R7.4－07
工程名称
产品名称
产品数量
分承包方名称
价
格
构
成
基价
包装费
运输费
其它
合计
交付
日期
产品
先期图
最终图
交货地点
供货范围
保
证
期
交货日期
设备正常
运转日期
付
款
金
额/
日
期
第一次
第二次
第三次
推荐意见
评价意见：
评价人：
年月日
审核意见：
评价人：
年月日
催交、监制、检验、检查记录表
编号：
BGRIMM/R7.4－08
工程名称
产品名称
产品数量
供方（分承包方）名称
催交、监制、检验情况：
结论意见：
负责人：
年月日
纠正措施：
负责人：
年月日
纠正措施验证情况：
负责人：
年月日
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