专卖店采购管理规章制度.docx
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专卖店采购管理规章制度
制度文件
专卖店采购治理
年月日起生效
文件号
编制
审核
批准
版次
1
日期
日期
日期
共页
第页
1目的及适用范围
1.1为规范和指导专卖店向总部的采购行为,特制定本制度文件;
1.2本文件适用于所有专卖店的采购活动;
1.3本文件由某总部业务部负责制定、解释、修改;
1.4本制度文件从年月日开始实行。
2专卖店采购治理制度
为保证专卖店采购作业的顺利进行,某总部定期将产品的价格、新增种类、产品销售价格等信息公布给各专卖店。
专卖店也能够通过某的网站,随时随地猎取相关信息。
专卖店结合需求打算和某的供应信息进行采购时,需遵守的治理方法如下:
1、专卖店月度打算采购作业治理
2、专卖店补充采购作业治理
3、专卖店紧急采购作业治理
4、专卖店收货验货发觉问题的处理方法
5、专卖店间库存调配方法
6、附录:
采购流程中的相关表格
专卖店月度打算采购作业治理
一、月度打算采购作业规定
1.月度打算采购是指专卖店每月向某总部预期订购商品的采购活动,是专卖店采购的要紧形式;
2.专卖店每月订货一次,于每月十五前上报月度打算采购单,所采购的产品必须满足公司对种类覆盖面和最低采购量的规定。
期货采购的到货周期可能为六十天;
3.公司总部在订单上报的三天内确认订单,并回传各专卖店。
专卖店对确认单进行核实无误后,盖章,作为执行订单回传公司总部,并付订金(暂定:
订货额的30%)。
此后,执行订单经盖章不可更改;
4.公司汇总各专卖店的执行订单,向日方(厂家)订货。
在货到后,通知各专卖店汇款,总部收到汇款后发货。
二、月度采购打算的制定
专卖店月度采购打算的制定,必须建立在对市场需求和库存情况深入了解的基础上,科学有序的进行。
在采购打算制定之前,销售代表应同下级经销商充分交流,准确预测月度市场需求,并将市场预测通报给店面治理员;仓库保管员同时将库存情况通报店面治理员;店面治理员综合销售代表的预测、店面零售情况、库存情况和最低库存量来制定月度采购打算,上报专卖店经理批准后执行。
月度采购打算制定示意图:
三、月度打算采购流程(见下页)
专卖店
某业务部
某财务部
某责任人
表单备注
会计人员
会计人员
销售人员
销售人员
会计人员
采购人员
出货人员
储运人员
损缺处理人员
会计人员
1、月度打算采购单
2、确认单
3、货到缴款通知单
4、出库单
5、发运通知单
否
专卖店补充采购作业治理
一、
购买
物资
补充采购作业规定
1.补充采购是指特许经销商因为弥补月度采购打算的误差,而需要对部分产品进行补充订货,采购到货周期一般为2-3周,是月度打算采购的必要补充;
2.补充采购是一种非打算的采购行为,某总部不能完全保证产品的供应,然而总部会积极组织商品货源;同时为提高专卖店的订货水平,要求专卖店每月的补充定货不超过4次;
3.总部在收到专卖店补充订货单后,通过补充库存和包括《专卖店间库存调配方法》等各种手段组织货源,并尽快将组织好的物资出库单通知专卖店;
4.专卖店在收到出库单后,应在24小时内付款,总部收到汇款后立即发货;
5.逾期不付款,总部按照专卖店取消本次补充订货处理。
二、补充采购流程(见下页)
专卖店
某销售部
某财务部
某责任人
表单备注
收到无货通知
有
无
完成
采购
同意
物资
交付
采购款
上报补充订单
取消此次订货
总部组织
物资
否
是
有
无
损缺货
处理
按单
发货
调配成功?
专卖店间库存调配
总部确认
订单
否
是
接收
汇款
24小时内收到?
销售人员
采购人员
销售人员
会计人员
出货人员
销售人员
储运人员
1.补充订货单
2.出库单
3.无货通知单
4.发运通知单
专卖店紧急采购作业治理
一、紧急采购作业规定
1.紧急采购作业指专卖店在个不或少数产品紧缺,或有不常用件的紧急需求的情况下,需要立即补货的活动,一般在一周之内完成的采购作业;
2.紧急采购是某提供给加盟专卖店的一种服务,然而它一种非正常的行为,有可能是专卖店不重视月度打算采购,甚至是躲避经营风险,因此公司总部规定:
专卖店每月紧急采购不得超过2次,每次的采购量不得高于上月同类产品销售额的10%;
3.某总部在收到专卖店紧急采购申请后,首先会核对专卖店的紧急采购资格,对符合规定的申请,总部将通过调用紧急库存和包括专卖店间库存调配等方法,尽速组织货源,维护专卖店的利益;
4.专卖店在收到总部的出库单后,应在24小时内按照紧急采购价付款,总部收款后立即发货。
5.紧急采购流程同补充采购流程
需求方专卖店
某业务部
供给方专卖店
某责任人
表单备注
订单处理人员
订单处理人员
订单处理人员
损缺货处理人员
1.补充采购单、紧急采购单
2.无货通知单
3.库存调配出库单
4.发运通知单
专卖店收、验货及发觉问题的处理方法
一、收验货规定
1.专卖店和总部双方都应严格按照此规定进行收货、验货,以便顺利处理收验货过程中肯能发觉的问题;
2.总部发货:
总部出货人员按照出库单清点物资,在出库单上签字存档后,将出库单附于物资内;
3.与承运商办理物资托运手续:
承运商负责填写货运单,详细列明托运的物资种类、数量、包装;
4.总部以发运通知单通知专卖店接货;
5.专卖店接货:
专卖店收到物资,在确认货运外包装无破损后,排除承运商责任后,按照出库单和承运商的货运单,核对实物;
6.发觉实物与清单不符,以及物资质量问题,专卖店应立即把发运通知单回传总部。
二、处理原则
双方配合、实事求是、分清责任、公正处理
专卖店间库存调配方法
一、专卖店间库存调配规定
1.专卖店间库存调配,是为满足部分专卖店补充采购和紧急采购的一种手段,是某特许经营系统为加盟专卖店提供的降低经营风险、提高经营效率的一种服务;
2.需求方专卖店在补充采购单、紧急采购单中申请在总部无货的情况下,由总部安排库存调配,专卖店间不得自行进行库存调配;
3.总部在了解其它专卖店库存的情况下,考虑运输成本、方便性等因素,联系供给方专卖店,依照供给方自愿的原则进行调配;
4.需求方收到总部调配确认后,采纳建议调配价(供方进价*1.05--1.1)从供方采购商品,并负担商品
的运费。
附录:
《专卖店月度打算采购订单》
《专卖店月度打算采购确认单》
《专卖店补充采购单》
《专卖店紧急采购单》
《出库单》
《发运通知单》
《专卖店间库存调配出库单》
某汽配贸易有限公司
订单—专卖店月度打算采购
购货单位:
单位编号:
订货单号:
订单页数:
序号
产品号
产品名称
单位
单价
数量
金额
备注
合计金额:
运输方式:
制单人:
日期:
某汽配贸易有限公司
确认单—专卖店月度打算采购
购货单位:
单位编号:
订货单号:
订单页数:
序号
产品号
产品名称
单位
单价
数量
金额
备注
合计金额:
应缴纳订金金额:
可能到货日期:
运输方式:
专卖店业务员签字:
专卖店负责人签字:
盖章:
某汽配贸易有限公司
专卖店补充采购单
购货单位:
单位编号:
订货单号:
订单页数:
序号
产品号
产品名称
单位
单价
数量
金额
备注
合计金额:
*若总部无货,是否考虑专卖店间库存调配:
是否(调配价=原价*1.05)
运输方式:
专卖店业务员签字:
专卖店负责人签字:
盖章:
某汽配贸易有限公司
专卖店紧急采购单
购货单位:
单位编号:
订货单号:
订单页数:
序号
产品号
产品名称
单位
单价
数量
金额
备注
合计金额:
*若总部无货,是否考虑专卖店间库存调配:
是否(调配价=原价*1.05)
运输方式:
专卖店业务员签字:
专卖店负责人签字:
盖章:
某汽配贸易有限公司
出库单
购货单位:
单位编号:
出库单号:
出库日期:
序号
产品号
产品名称
单位
单价
数量
金额
备注
合计金额:
运输方式:
某业务员签字:
某财务人员收款签字:
盖章:
注:
出库单一式两份,某、专卖店各执一份某库管物资出库签字:
某汽配贸易有限公司
专卖店间库存调配出库单
购货单位:
单位编号:
供货单位:
单位编号:
供货单位银行账号:
调配出库单号:
日期:
序号
产品号
产品名称
单位
调配单价
数量
金额
备注
合计金额:
运输方式:
某总部业务员签字:
供方专卖店负责人签字:
供方专卖店财务收款签字:
财务盖章:
库管人员物资出库签字:
某汽配贸易有限公司
发运通知单
收货单位:
联系人:
联系方式:
出库单单号/调配出库单单号:
出货单位:
某总部/
发货时刻
到货时刻
发运地点
接货地点
车号司机
运费
垫付:
未付:
项目
包装件数
贷款合计
客户留言
发货人签字:
收件人签字:
年月日
年月日
注:
发运通知单适用于月度打算采购、补充采购、紧急采购、专卖店间调配