连锁门店财务管理账务流程标准手册.docx
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连锁门店财务管理账务流程标准手册
连锁门店财务管理账务流程标准手册
目的：
为加强品牌专卖店财务管理，规范账务管理
范围：
适用于品牌品牌各直营专卖店
●财务制度及责任划分…………………………….3
●单据、报表管理……………………………….…4
●收银流程………………………………………….8
●现金管理…………………………………….……11
●报销制度………………………………………….13
●发票开具管理……………………………….……14
●盘点制度………………………………………….14
●附录：
表单……………………………………...16
第一章财务制度及责任划分
i.财务制度
✧品牌专卖店收银、报销及相关制表工作由当值副店长负责，副店长不在时由其指定睡眠顾问代为负责；
✧品牌专卖店财务审核及资产维护由店长负责，店长不在时由其指定副店长代为负责；
✧品牌专卖店应依照规定正确、按时填写《收银日报表》、《日销售报表》、《每月销售统计表》、《进销存报表》、《每月盘点表》，报送总部及有关部门；
✧全体人员应严格遵守国家有关政策法规及本公司财务管理制度，按时完成职责内的工作任务，严守本公司的财务秘密；
ii.店铺财务工作职责表
第二章单据、报表管理
一、店铺标准财务单据、报表指引
序号
分类
表格名称
表格说明
备注
上交期限
1
财务报表
收银日报表（附表2）
每日营业款收支情况记录
需钉附有每日银行存款存根，副店长制作，由店长负责监督
每月5号前统一上交给总部
2
调货申请表
退/换货、调货凭证
一式三联，调出单位一联，调入单位一联，财务一联
财务联需在发生调货后三个工作日内交给总部
3
销售小票（附表1）
一式三联，顾客一联，存根一联，财务一联
与日销售报表装订，三个工作日内上交总部
4
日销售报表（附表3）
统计当日销售情况
一式两联
店长每日统计，并在第二天（如遇节假日则顺延）传真给商务文员
5
进销存账本
记录店铺每日进、销、存情况
由店长负责填写保管
店铺留存备查
6
盘点表
每月末对店内商品清点清单
由店长安排所有人员于每月25日进行实盘
每月28号前上交总部
7
备用金签收单
店铺备用金借款证明
由店长提出申请并填写，总部总监签字后领取
总部留存
8
发票登记表
登记发票开具明细
由开单店员填写，店长监督
店铺留存备查
9
报销单
报销
由店长填写，每月统一报销一次
每月28号前上交总部
10
月进销存表（附表4）
记录当月经销存情况
由店长填写
每月28号前交予总部
二、店铺标准财务单据、报表使用说明
✧销售小票
◆用途:
Ø销售凭证，店铺收款的依据；
Ø顾客购物凭证，顾客提货的依据。
◆格式：
Ø例表请见（附表1）；
Ø一式三联，顾客一联，店铺存根一联，财务一联。
◆领用规范：
Ø由总部盖财务章、记录编号及按需发放；
Ø店长签名确认收到；
Ø由店长监督使用并保管。
◆使用规范：
Ø填写清晰、规范、工整；
Ø必须连号使用销售小票，不得随意撕毁、涂改、作废销售小票；
Ø销售小票后两联必须由复写纸填写，不得写画；
Ø作废小票必须集齐所有小票联（一式三联），订好并在每一联上打大“X”字并由店长注明作废原因并签名；
Ø特价货品销售中，必须统一在备注栏写上“特价商品概不退还”字样；
Ø经POS机刷卡消费后，POS商户联必须装订在当笔交易的销售小票店铺存根左上角；
Ø经POS机刷卡消费后，POS财务联必须装订在当笔交易的销售小票财务联左上角；
Ø每日的销售小票财务联需作为《日销售报表》的附录，并在三个工作日内上交总部；
Ø存根联留店铺做备查，由店长负责保管，按总部规定在一定期限内集中销毁。
✧收银日报表
◆用途:
Ø每日营业款记录；
Ø每日存款记录。
◆格式：
Ø例表请见（附表2）；
Ø一式一联。
◆领用规范：
Ø由总部按需发放；
Ø店长签名确认收到；
Ø由店长监督使用并保管。
◆使用规范：
Ø填写清晰、规范、工整；
Ø每日一份报表，汇总并在每月5号前汇总上交总部；
Ø当发生早晚班交接时，由第二班当值副店长安排进行备用金及营业款的清点，并对当前《产品订货单》进行统计后在《收银日报表》上交接人一栏处确认签名，如发现数额不符，则应立即追查原因，并上报总部；
Ø每天早晚班交接完毕后至18：
00前，由早班副店长以及副店长指定店员（共2人）负责将全部营业款存入总部指定工商银行账户中，并保留存款回执，装订在当日《收银日报表》左上角；
✧备用金签收单
◆用途:
Ø等同于借款凭证。
◆格式：
Ø一式一联。
◆领用规范：
Ø由店长提出申请、填写；
Ø由店长签名，经总部总监审核后领取；
Ø由财务部留存。
◆使用规范：
Ø填写清晰、规范、工整；
✧调货申请表
◆用途:
Ø用于店铺之间、店铺与仓库之间调换货品的凭证。
◆格式：
Ø一式三联。
◆使用规范：
Ø由调入方店长填写，在确定调出方有货以及上级领导口头同意后，调出方店长签名；
Ø由店长签名，经总部总监审核后领取；
Ø由财务部留存。
Ø填写清晰、规范、工整；
✧日销售报表
◆用途:
Ø掌握销售情况，帮助分析营业表现；
Ø规范统一，便于总部录入系统。
◆格式：
Ø一式两联
Ø例表请见（附表3）；
◆领用规范：
Ø由总部按需发放；
Ø店长签名确认收到；
Ø由店长监督使用并保管。
◆使用规范：
Ø填写清晰、规范、工整，每天一份；
Ø注意零售价与实收的差别；
Ø各项必须填写完整，如不完整必须在备注说明；
✧进销存账本&月进销存表
◆用途:
Ø记录每笔进出货品明细；
Ø进销存账本由店长保留备查；
Ø月进销存表用于交予公司核帐。
◆格式：
Ø进销存账本独立装订成册，外购；
Ø月进销存表一式一联。
◆领用规范：
Ø由总部按需发放；
Ø店长签名确认收到；
Ø由店长监督使用并保管。
◆使用规范：
Ø填写清晰、规范、工整；
Ø登帐时进项需用黑色水笔填写，销项用红色水笔填写；
Ø进项分为补货、调入，销项分为销售、退货、调出、赠送，、在进销存账本上分别备注标明，在月进销存表上不需要标明；
Ø进销存账本上，隔月帐需用红笔划两杠作为区分；
Ø月进销存表在每月28号前上交总部商务文员。
第三章收银流程
一、现金收款
（一）、现金简单收款流程图
✧收银唱收唱付，并当面清点两次；
✧钞票应存放在现金抽屉内，除存放钞票外现金抽屉必须保持上锁状态；
✧禁止同时进行两笔或以上收银；
✧当钞票未能通过验钞机检查或人工判断假钞嫌疑后，请顾客另换一张而不是没收假钞；
✧销售小票一式三联，一联为客户联作为客户提货凭据，一联为店铺联留作店铺跟进及记录，一联为财务联下月五号前交由总部核算。
二、POS机的收款
（一）、POS机简单收款流程图
✧顾客出示银行卡，需双手从顾客手中接银行卡：
接卡后第一时间检查卡片背面的签名栏是否有签名，如无应要求客户先签字；
✧在刷卡前确定应付金额，并且要求顾客再次确定；刷卡时，将银行卡磁条按指示方向插入并滑动；
✧顾客输入银行卡密码时，应主动让开或将视线移开；
✧顾客签名要求其签三联，并检查签名是否与银行卡背面的签名为同一人笔迹。
如果发现签名明显不符或不能确定顾客与卡主不是同一人的情况下，应立即拒绝受理，并要求顾客更换其他付款方式。
✧仔细核对交易金额、卡号、交易日期等明细，并将《销售小票》、POS单顾客联以及银行卡双手递予顾客，商户联与《销售小票》店铺联订一起保存好，银行联保存在固定位置。
（二）、POS机签到、收银及签退
✧每日POS机使用标准流程
✧执行POS开机/签到操作
每日营业开始，需对POS执行开机/签到操作，在POS界面中选择“签到”的功能，按提示签到。
✧执行POS结算/核帐操作
每日营业终了，POS完成结算后，需对POS执行结算操作，在POS界面中选择“结算”的功能，POS机打印结算单并清空POS流水。
✧打印出的结算单应与当日的销售小票逐笔核对交易，确保交易金额、笔数完全正确。
发现异常，立即通知上级领导处理；
✧除上交总部之外，各类单据、交易数据及与交易相关的原始凭证等必须保留在店铺指定位置如保险柜，以便公司财务及管理单位查询和调单；
✧结算应每日结束营业前进行一次，并由店长核对无误，并在《收银日报表》上签名确认；如遇店长不在，则由副店长代为核对，但店长需尽快补签。
三、支票收款
（一）、支票简单收款流程图
因为支票带有延时性支付的特点，所以一般情况下各终端门店应避免接收，如遇特殊情况如单位团购等或上级领导同意的情况下，请按以下流程处理：
（二）、注意事项
✧核对清楚支票面额，并要求顾客再次确定；
✧副店长、督导应妥善保管支票，以确保不能有折痕；
✧必须要接到财务到帐通知，才能给顾客下单订货。
第四章现金管理
一、现金交接
（一）、营业款管理
✧每笔交易发生后当值副店长必须填写《收银日报表》（附表2），并在经手人（若因暂离有指定收银人则由被指定人签名）及审核人处签名；
✧当发生早晚班交接时，由第二班当值副店长安排进行备用金及营业款的清点，并对当前《销售小票》进行统计后在《收银日报表》上交接人一栏处确认签名，如发现数额不符，则应立即追查原因，并上报总部；
✧如当日收银日报表超过一张，则只在最后一页填写“本日成交”数额。
（二）、备用金管理
✧备用金标准为300元/店，发放标准为30张10元现钞，由店长填妥《备用金签收单》并由总部总监签名后凭单领取；
✧备用金须在现金抽屉里有专门的存放格，与营业款不得混放；
✧备用金用于店铺在紧急情况下的费用支出以及日常找零使用，任何人不能移作它用；
✧如属费用支出，则应在当月报销完毕后及时填补；如属日常找零，则应在当日营业结束前填补；
✧店长对备用金负全部责任。
二、存款
（一）、银行存款
✧每天早晚班交接完毕后至18：
00前，由早班副店长以及副店长指定店员（共2人）负责将全部营业款存入总部指定工商银行账户中，并保留存根，装订在当日《收银日报表》左上角；
✧工商银行账号为：
（二）、保险柜存款
✧现金抽屉钥匙、保险柜钥匙及保险柜密码每店只留一把并只能由店长或店长指定副店长持有；
✧每天的营业款如需过夜，则应由店长或店长指定副店长存放于店铺保险柜内；
✧保险柜内的营业款必须在第二天存进总部银行账户，详细规定请见上一节。
三、定金管理
（一）、定金说明
✧定金是指顾客因订做等各种原因没有当场提货，不愿意交纳全额货款时的一种担保金，订金最低应为全额货款的50%；
（二）、定金使用说明
✧店铺在收取顾客定金前应向顾客说明一下几点：
◆顾客需在提货时或送货前亲临店铺支付货品余款；
◆定金的有效期限为货品到店后一个月内，如顾客逾期未取店铺有权没收全部定金。
✧店铺在收取顾客订金后处理方法如下：
◆在《销售小票》一式三联已收定金一栏注明订金金额，在备注一栏注明“定金”；
◆反映在当天进销存账本中进项一栏，如当日有两笔订金则在进销存账本当天帐格中填写“定金”进项填“2”；
◆定金商品入店后，应马上通知顾客提货；
◆顾客交清余款并提货后，在进销存账本反映为销项一笔订金及一件商品。
第五章报销制度
一、报销流程
二、报销制度要求
✧如需添加物料或支付费用，由店长提出书面申请，并经上级主管书面同意，店长方可购买或支付费用；
✧必须开具真实有效的发票，报销金额必须与发票金额一致，发票抬头为：
广州市常春藤家居用品有限公司，如发票上没有标明所购明细，则必须附加商品小票；
✧报销单填写规范由督导另行安排培训。
✧当月所有报销单应在下月5号前统一上交报销。
第六章发票开具管理
一、发票开具流程
二、发票开具注意事项
✧发票开具必须与销售小票上的总金额一致；
✧在销售小票备注栏必须注明是否开具发票及发票交付时间、方式；
✧发票开具需要七个工作日时间；
✧增值税发票需第一时间向上级主管报告并得到允许后方可上报；
✧店长在截止日前汇总不需要开发票的营业部分，上报总部商务文员；
✧每月26号至月末不开具发票，如有需要需待到下月再开。
第七章盘点制度
一、盘点责任
✧店长为品牌专卖店货品安全责任人及货品保管人，直接保障货品的安全、完整、清洁；区域主管及督导负有领导责任，要指导、监督仓库安全、有序运转；总部财务对仓库安全负有监督责任，要对仓库运转过程进行监督、检查，发现问题及时进行处理、汇报。
二、盘点细则
✧品牌专卖店盘点实行月盘点制度，盘点负责人为店长，总部财务及区域主管、督导监督盘点组织过程，保证盘点工作正常进行，公司总部财务部对库存实行不定期抽查；
✧盘点起止时间节点为：
上月26日0:
00至当月25日24:
00；
✧店长在每月25日前制订盘点组织方案，确定参与人员、盘点时间、盘点办法等；
✧店长负责组织做好盘点前货品整理工作，将同系列或同规格商品集中存放，使盘点更快捷，数据更准确；
✧盘点期间尽量避开商品进货；
✧盘点办法：
盘点人员分为二组，对同一区域进行交替重复盘点，然后对两组数据存在差异的再次核对实物，保证盘点数据准确；
✧盘点要求：
对货品进行实物盘点，按区域依次见货点货；盘点时将残、次商品单独登记，并注明原因。
三、盘点奖惩制度
✧对盘点出现数量差异、丢货、少货的，又不能给出正当理由的，将由全体店内工作人员承担赔偿责任。
处理方式为：
按零售价计算出亏损金额，由店内工作人员按比例均摊；
✧出现以上情况，上级主管及督导根据绩效考核表对店长作出处理，上报总部总监审批后执行。
附录表单
销售小票（附表1）
序号
型号
品名规格
单位
数量
零售单价（元）
实收金额（元）
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
合计人民币：
佰拾万仟佰拾元角分整
￥元整
己收订金：
佰拾万仟佰拾元角分整
￥元整
尚欠余款：
佰拾万仟佰拾元角分整
￥元整
一、订货日期：
交货日期：
收货人：
电话：
交货地点：
二、运输方式：
三、付款方式：
顾客签名（盖章）：
供货方签名（盖章）：
日期：
年月日日期：
年月日
备注：
单号：
第一联：
顾客联
收银日报表（附表2）
专卖店：
填表日期：
序号
销售单号
现金
刷卡
支票
合计金额
经手人
审核人
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
小计
本日银行存款
结余
本日成交：
万仟佰拾元角分（）
交接人：
被交接人：
店长审核：
日销售报表（附表3）
专卖店：
填表日期：
序号
产品代码
购买产品及规格
数量
单位
总零售价
实收金额
折扣
备注
编码
型号
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
合计（如超过一页则在末页填写合计）：
营业款合计：
销售单号起止：
店长签名：
月进销存表（附表4）
专卖店：
填表日期：
序号
产品代码
品名&规格
单位
上月结存
进项
销项
结存数量
备注
编码
型号
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
合计（如超过一页则在末页填写合计）：
营业款合计：
销售单号起止：
店长签名：
升级会员 