完整版会议接待总方案.docx

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完整版会议接待总方案

集团客户会议接待方案

第一部分：

会议类别

第二部分：

会议物料配备

第三部分：

会议各项预定标准

第四部分：

会议操作工作流程

第五部分：

接待工作操作执行

第六部分：

《接待计划实施表》模板

第七部分：

短信发送模板

第一部分：

会议类别

类别

集团、香港公司

各省、直辖市、自治区公司

各市公司

一类

公司领导

总经理

--

二类

部门正、副总经理

副总经理

--

三类

正、副处长

部门总经理/经理

公司领导

四类

其他人员

其他人员

其他人员

第二部分：

会议物料配备

一、会议物料配备

（一）宣传物料布置清单

1、机场接机物料布置

接机牌

接待区（接待桌、接待台卡、桌花、欢迎牌）

机场贵宾室（欢迎牌易拉宝2个、引导牌）

2、酒店物料

酒店外围布置（罗马旗、会议迎宾立牌、条幅、拱门\空飘\气柱、引导牌）

酒店接待处（接待处欢迎背景展板、接待桌2张、接待台卡1、桌花1盆）

会议室布置（会议主题背景板、条幅、展区设计、演讲台、演讲台花、嘉宾台卡、排插、麦克风、投影仪）

导示牌（会议室、会务组导示牌、方向导示牌等）

（二）嘉宾高级套房房间物料

房卡套、高档洗漱包、台湾水果、插花、厦门特产（馅饼、茯苓糕等）、泡面、红牛、王老吉饮料、雪茄、茶叶，扑克牌、茶盘、茶具、欢迎品偿台卡、欢迎卡

（三）会议材料

会议材料准备（代表证、会议手册、笔、笔记本、便签纸、垫板、文件袋、U盘、回执单、会场坐位示意图）

（四）会议辅助人员配备

客服经理、速记员、主持人、礼仪小姐

（五）车辆

车辆通行证、车上CD、饮用水

（六）菜单

早餐、茶歇、晚餐、晚宴安排

（七）晚宴

餐厅布置（晚宴主题背景板、餐牌）

节目表演（舞狮、提线木偶等厦门特色表演）

灯光、音响、酒水饮料

菜单、桌次安排、排桌座位表

（八）会务组

办公设备（A3、A4打印机、复印机等）

办公用品（笔、笔记本）

设施（排插、无线网络等）

第三部分：

会议各项预定标准

一、车辆使用标准

接待内容和标准

一类人员

二类人员

三类人员

四类人员

接待用车

高级轿车

●

●

商务车、中巴、大巴

●

●

●

大巴

●

二、酒店预定标准

接待内容和标准

一类人员

二类人员

三类人员

四类人员

酒店安排

五星级（或当地最高星级酒店）

●

●

五星级或四星级

●

●

四星级或三星级

●

●

三星级及以下

●

三、房间安排标准

接待内容和标准

一类人员

二类人员

三类人员

四类人员

房间安排

豪华套房/高级商务套房

●

高级套房/商务套房

●

标准单人房

●

标准双人房

●

四、花果赠送标准

接待内容和标准

一类人员

二类人员

三类人员

房间水果

150元/间

●

100元/间

●

50元/间

●

房间鲜花

150元/间

●

100元/间

●

五、用餐标准

接待内容和标准

一类人员

二类人员

三类人员

四类人员

用餐

500元以上/人（不含酒水）

●

300－500元/人（不含酒水）

●

200—300元/人（含酒水）

●

150—200元/人（含酒水）

●

餐桌台卡

●

●

●

●　

六、酒水配制标准

接待内容和标准

一类人员

二类人员

三类人员

四类人员

白酒

红酒

啤酒

七、会场布置标准

接待内容和标准

一类人员

二类人员

三类人员

四类人员

汇报交流会场

纸巾

●

●

●

●

台花

●

●

高档茶水

●

●

普通茶水、矿泉水

●

●

●

●

八、会场服务标准

接待内容和标准

一类人员

二类人员

三类人员

四类人员

会场服务标准

接待负责人全程跟进

●

●

专人负责电梯

●

欢迎展架

●

●

●

摄影

●

●

●

速记员

●

●

主持人

●

●

礼仪小姐

●

●

九、娱乐活动安排标准

接待内容和标准

一类人员

二类人员

三类人员

四类人员

户内活动

民俗表演

●

●　

户外活动

景点观光

●

●

●

●（提供门票）

十、礼品赠送标准

礼品档次

一类人员（2000-4000）

二类人员集团1000-2000元其他500-1000元

三类人员集团500-1000元

其他300-500元

四类人员（无）

第四部分：

会议操作工作流程

一、接待工作启动阶段

（一）接收接待信息、落实接待任务

1、接收接待文件或领导审批单确认接待任务，包括：

OA文件，邮件，呈批件等；

2、室经理或会议接待组组长确定接待负责人；

（二）确认来访人员类别

1、内部接待分为四类：

类别

集团、香港公司

各省、直辖市、自治区公司

各市公司

一类

公司领导

总经理

--

二类

部门正、副总经理

副总经理

--

三类

正、副处长

部门总经理/经理

公司领导

四类

其他人员

其他人员

其他人员

2、外部接待包括：

地方党政军机关、同行企业、相关合作单位、涉外公司人员等，根据领导要求安排接待工作。

3.接待负责人前期工作准备：

3、接待负责人检查来访联系函关于来访带队领导、人数、目的、时间、带队领导职务、联系人电话的信息是否齐全；

4、三类及以上接待由组长发送接待信息至公司领导等相关人员通告此次接待。

短信模板如下：

（*****移动一行*人将于*月*日—*月*日由***领导带队，来我司进行**方面交流。

接待负责人：

***电话******）

二、接待工作计划阶段

（一）车辆预定

1、提前一个工作日进行车辆预定及确认信息

2、接送行安排

2.1接送机：

①接待一类和二类人员：

预定贵宾厅，布置欢迎水果及小食。

根据航班信息，预定对应机楼的厅房。

将房间号短信发至接机相关人员。

②接待三类人员，若无领导前往机场接机，则可传真接机单至机场贵宾厅，协助接机安排。

并详细列明客人联系方式及接机司机电话。

③接待四类人员，无须安排全球通贵宾厅，提前向客人发送接送机车辆安排信息，由客人直接与司机联系。

④送别一类和二类人员：

预定贵宾厅，并将客人送至安检口；

⑤送别三类人员：

预定贵宾厅，并将客人送至安检口；

⑥送别四类人员：

直接送至旅客离酒店大厅即可。

2.2其他交通工具（包括火车，汽车）：

①直接与客人联系并约好地点迎接，若客人直接乘坐汽车前往，可联系客人在出站口迎接，带至目的地。

（二）住宿安排

房费由厦门公司承担时提前领取房卡，并在房卡上标注客人姓名。

（三）用餐安排

接待一类二类客人，结合南北口味，安排用餐，关注民族饮食文化，如有回族客人，安排清真菜式；

（四）交流会场安排

根据人数、参会人员类别预定会场

（五）赠送礼品安排

综合部安排赠送交流礼品，经向部门领导请示后安排赠送礼品。

二、制作《接待计划实施表》

（一）预定结束后，于半个工作日内制作《接待计划实施表》包括：

接待日程、礼品安排、车辆安排、活动安排等。

（模板见第六部分:

《接待计划实施表》模板）

（二）一类和二类接待日程表交由综合部总经理检查，公司领导关注的接待应将信息直接汇报给各领导。

三类接待日程表交由室经理检查。

四类接待日程表交由组长检查。

第五部分：

接待工作操作执行

一、各项接待工作执行

（一）车辆

1、接待一二类人员按以下标准执行：

①接待负责人提前一至两个工作日预定车辆，保证接待车辆种类和数量，包括高级轿车、中巴车、商务车等，检查车况并确保司机熟悉路线，否则安排司机提前踩点。

②接待负责人提前至少半个小时到达客人即将出现的场所，包括机场贵宾厅、酒店、餐厅、会议厅及各活动场所，安排并落实各细节，确保接待工作的顺利开展。

③车辆全程参加接待工作，并协助接待负责人顺利开展工作。

2、接待三四类人员按以下标准执行：

2.1接机：

接待一类和二类人员按以下标准实施：

①提前1天向客人发送欢迎短信。

包括：

厦门天气、接站人员联系电话、接机地点内容等信息。

短信模板如下：

欢迎您到福建省厦门市参加****会议，*月*日厦门天气（），气温（），预计会议期间天气将以（）为主。

我们在厦门高崎机场到达层设立了接待台，请您到达后与您的客户经理XXX联系，电话：

13XXXXXXXXX。

祝您此行愉快！

②接待负责人全程陪同。

接待负责人及时将航班信息传达至相关领导，落实接机领导行程及使用车辆。

根据领导级别及人数安排车辆，一二类领导使用高级轿车，其他人员1～5人使用一部商务车，同一航班6～19人使用一辆中巴。

如果客人携带较多行李，亦可灵活处理。

③接待负责人提前40分钟与客人联系，再次确认航班号、起飞时间、人数、并知会对方联系人在到达后，打开手机以便联系。

④落实接机车辆，确保司机熟悉机场至目的地的路线；

⑤接到客人后确认用餐或前往下一目的地的集中出发时间、地点。

⑥如果航班密集，接机司机较多，合理安排司机插空分批用餐。

三四类接送标准

①提前1天向客人发送欢迎短信。

包括：

厦门天气、接机地点、接机司机联系电话内容等信息。

②接待负责人提前40分钟与客人联系，再次确认航班号、起飞时间、人数、并知会对方联系人在到达后，打开手机以便联系。

2.2送别

①送别一类和二类人员：

预定贵宾厅，并送至安检口，提前确定客人返程时间，向客人发送欢送短信和所到达城市天气情况。

短信模板如下：

中国移动**会议取得圆满成功，我们很荣幸能为您服务，希望此次会议给您留下美好的印象，您所到达城市的天气气温为**度，祝您一路平安！

②送别三类人员：

预定贵宾厅，确定客人返程时间，提前向客人发送欢送短信。

③送别四类人员：

直接送至酒店大厅即可。

2.3其他交通工具（包括火车，汽车）：

①直接与客人联系并约好地点迎接，若客人直接乘坐汽车前往，可联系客人在出站口迎接，带至目的地。

②送别来访客人：

送至各种交通工具的处，若省级客人驾车离开，不熟悉路况则安排带路员，将客人则送至高速路收费处。

（二）住宿

1、房费由厦门公司承担时提前领取房卡，并在房卡上标注客人姓名。

①在领取一类和二类人员房卡后，接待人员应检查房卡、鲜花和水果，并安排饮料、茶叶茶杯套装、洗涮套装、欢迎卡及礼品放置于房间内；

②客人签到后，向客人发放或提前在客人房间放置会议资料袋（包括：

代表证、会议手册、笔、笔记本、便签纸、垫板、文件袋、U盘、回执单、会场坐位示意图等）。

③接待人员及时引导客人填写回执单，以便提前为客人安排返程航班。

④关注领导个性化需求，及时做出调整。

⑤适时为客人发送天气预报、会议信息等服务短信。

短信模版如下：

温馨提示：

明日天气（），气温（），会议将于明日**：

**开始，地点在酒店**楼**厅进行。

祝您愉快！

⑥提前与酒店交待客人早晨叫醒时间，由酒店统一以座机电话形式为客人提供叫醒服务。

2、房费不由厦门公司承担时

①客人自付费时，征询客人意见及具体需求，代为预订协议酒店，并在接待客人后带领或指引客人到酒店前台办理手续；

②集团公司或省公司付费时，询问联络人确定各项操作标准。

（三）用餐

1、根据接待级别及用餐标准，结合闽南风味合理制订菜单。

①接待一二和三类人员时：

在会议和接待进行时即可提前半小时先到餐厅摆放制作好的用餐名字牌、菜单，并检查主位餐布花摆放。

主位一般确定在正对门口或电视的位置，具体根据餐厅布局而定。

用餐名牌摆放顺序，以主位为中心，按右左右左次序摆放。

②接待四类人员时：

无公司领导出席的宴会，可不安排菜单等物资。

③引领客人和相关接待人员到餐厅，大部分用餐人员到位后知会起菜。

④客人用餐时，实时关注上菜情况，确保围餐顺畅进行。

⑤待客人用主食时，通知驾驶员到位，并处理结帐事宜。

⑥工作人员用餐标准为30－50元/人。

⑦除用餐地点比较偏僻，车程10分钟内无法抵达的其他餐厅，可安排司机用餐，标准为30元以内/人；正常市区内用餐不安排司机用餐。

⑧适时为客人发送用餐及会议提示服务短信。

短信模版如下：

短信一：

尊敬的来宾：

早上好！

请您于**：

**之前到酒店*楼自助餐餐厅用早餐，会议将于**：

**开始，地点在酒店*楼**厅，请您提前到会，并将手机调为震动或关机状态。

谢谢！

短信二：

尊敬的来宾：

您好！

请您到*楼**厅享用丰盛的午餐，**会议将于下午**：

**召开，地点在*楼**厅进行，请准时参加，祝您愉快！

短信三：

尊贵的来宾，您好！

感谢您参加****大会！

会议结束后，请您于**：

**-**：

前往***楼**厅参加***晚宴，届时将有民乐表演、舞狮、提线木偶、祝酒歌等节目表演！

衷心感谢您的莅临，并祝用餐愉快！

短信四：

温馨提示：

厦门明日天气（），气温（），祝您愉快！

（四）会场

1、提前检查会场是否连接上足够的插座，保证每一个座位上都可以连接上电源。

2、会场内如需无线上网，提前通知IT人员进行连接，保证网络流畅。

3、确认是否需要使用投影，提前检查投影设备并通知相关人员提前至会场连接电脑。

4、客人到达前至少1小时检查会场。

落实各项安排是否按计划实施。

5、二类以上接待，广告公司制作X展架――内容如下：

热烈欢迎XX公司XXX（副）总经理一行莅临中国移动福建公司厦门分公司视察指导工作！

6、主位一般确定在第一排座位的中心，会场名字牌摆放顺序，以主位为中心，按左右左右次序摆放。

7、提醒会场接待人员，每隔15-20分钟提供一次茶水服务。

（五）迎接方式

1、客人单独前往公司时与客人保持联系，到一楼大堂迎接；

2、带领客人前往公司时出发前通知领导及对口部门交流人员到位。

3、通知摄影师提前15分钟到达会议地点，并按接待人员指示在大堂迎接或会场内拍照。

4、一二类和三类（公司领导出席）接待，接待负责人需亲自前往酒店迎接客人，并在出发前往交流会场时，通知大堂迎接人员，以便大堂接待人员通知所有参加会议人员。

即将到达大堂时再提前2分钟通知大堂迎接人员。

5、三类（无公司领导出席）和四类接待，若无接待人员亲自到酒店迎接，则由司机在出发前往交流会场时通知接待人员，并在即将到达目的地时提前2分钟通知接待负责人。

6、有公司领导出席的交流会议，接待人员需全程在会场外值班，并站在显眼处。

7、如遇公司领导临时参加或缺席的项目，应紧急通知会议项目负责人，由负责人上报室经理或综合部总经理，并在之后的接待环节及时做出更改。

（六）娱乐活动

1、一二类人员及公司领导陪同的外出活动，接待负责人须全程陪同，至活动结束送领导回酒店后方可离开。

其他人员外出活动，视情况安排即可，如接待相关部门领导提出需要接待负责人陪同，接待负责人则全程陪同。

2、各项娱乐活动须提前预定好，出行前确保司机熟悉目的地及路线。

（七）礼品：

1、外省领导来厦，原则上赠送具有厦门特色的礼品。

2、根据领导喜好挑选适合的礼品。

3、如需赠送存在保质期的礼品，务必注意礼品有无过期现象。

4、赠送礼品的摆放放置

①只安排会议交流时，将礼品放置于会议室门旁。

②会议后有参观项目或用餐安排的，放置于车上。

③如遇接待上级重要领导，需在客人入住前或离店前将礼品做好标签放置于客房中显眼处，如书桌、床头柜。

二、各项接待工作监督

（一）会议督导确立标准：

1、接待一二类人员由项目负责人制定接待安排表后，向领导汇报细节并由室经理监督完成；接待三四类人员由项目负责人制定接待安排表后，需向室经理汇报，并由室经理督导全程监督完成接待工作。

（二）督导执行流程：

1、用餐：

①负责人核定菜单后，交由督导确认，确认后方可联系酒家预定各项菜式；

②用餐前，检查名字牌、纸巾盒、菜单、主位餐布花等摆放是否正确；

③用餐前，检查所带酒水是否充足；

2、会场：

①检查会场桌面是否整洁、纸笔鲜花和名字牌排序是否摆放正确。

②检查会场是否已经连接上足够的插座。

③需要无线上网的会场，检查会场内网络是否流畅。

④检查电脑和投影设备是否连接妥当。

⑤检查广告公司制作的会场路线指引牌是否正确、指引清晰。

3、礼品：

接待负责人在接待前期提议礼品安排，上报领导确认方可执行；

（三）督导人员职责

1、通过协助项目负责人做好各项目的服务工作，在项目开始前，充分掌握本次接待或会议的各种信息，检查接待或会议工作是否准备恰当，确保该项目得以顺利开展；

2、在项目进行时，项目督导在每个环节开始前需提醒项目负责人，检查所有安排工作，确认所有细节信息，并与负责人保持及时的沟通；

3、在项目进行时，项目督导可以不亲自跟进该项目，但是当人手紧缺或接待升级时，需要及时补位，确保各环节顺利进行；

4、在项目结束后，与项目负责人对当天的流程进行总结，并梳理第二天的各项安排。

若为重要接待，在确认所有信息无误后，督促负责人短信或电话的形式向室经理、综合部领导等汇报情况。

五、总结

1、在项目负责人结束接待活动后，如实填写《接待计划实施表》实际费用一栏。

2、将会议文件、《接待计划实施表》交于报帐员存档。

3、如有接待负责人在接待过程中垫付了现金，将发票粘贴好并出示消费清单，写明原因，交于报帐员处。

4、收到广告公司拍摄的摄影/摄像资料之后，检查其内容无误后交于音像资料管理员。

5、将物资（酒楼剩余酒水、会场剩余矿泉水等）及时运送回公司整理入库。

第六部分：

《接待计划实施表》模板

XX移动来厦日程安排

（***年**月*日-**月**日）

一、会议内容

****************

二、会议安排

日期

时间

内容

地点

陪同人员

**月**日（星期*）

接机

高崎机场

入住

XX酒店

**月**日（星期*）

叫醒

XX酒店

早餐

XX餐厅

座谈

XX会议室

午餐

XX餐厅

座谈

XX会议室

晚餐

XX餐厅

**月**日（星期*）

晚宴

XX酒店餐厅

**月**日（星期*）

活动

厦门旅游景点

**月**日（星期*）

叫醒

XX酒店

返程

高崎机场

三、人员名单及礼品安排

单位

姓名

职务

礼品

预算费用

实际费用

**公司

**公司

**公司

四、用餐安排

日期

时间

地点以及用餐形式

陪同人员

预算费用

实际费用

**月**日（星期*）

**月**日（星期*）

**月**日（星期*）

五、车辆安排

车型

车牌

司机姓名及电话

用车时间

预算费用

实际费用

六、接机安排

航班号

接机领导

接机车辆及司机信息

机场消费情况

预算费用

实际费用

七、酒店房间安排

房型

数量

领导姓名

房间设置（花、果）及费用

预算费用

实际费用

套房

单房

双房

八、会议室安排

会议室配备

具体使用情况

时间、地点

酒店名称

预算费用

实际费用

投影设置

麦克风

花／果

欢迎指示牌

速记员

主持人

礼仪小姐

九、摄影摄像安排

时间

摄影/摄像师

合作商名称

拍摄地点

预算费用

实际费用

**月**日

XX广告公司

十、活动安排

时间

人数

内容

地点及付费模式

预算费用

实际费用

**月**日

观光

**月**日

观光

**月**日

观光

十一、接待负责人孙XX**部联系电话：

139********

第七部分：

短信发送模板

发送时间

项目

对象

内容

17：

45

欢迎短信

所有代表

欢迎您到福建省厦门市参加****会议，*月*日厦门天气（），气温（），预计会议期间天气将以（）为主。

我们在厦门高崎机场到达层设立了接待台，请您到达后与您的客户经理XXX联系，电话：

13XXXXXXXXX。

祝您此行愉快！

17：

45

用餐提示

所有代表

尊敬的来宾：

您好！

今晚**：

**请您到***餐厅享用晚餐，祝您用餐愉快！

18：

00

天气预报

所有代表

温馨提示：

明日天气（），气温（），会议将于明日**：

**开始，地点在酒店**楼**厅进行。

祝您愉快！

7：

00

上午用餐及会议提示

所有代表

尊敬的来宾：

早上好！

请您于**：

**之前到酒店*楼自助餐餐厅用早餐，会议将于**：

**开始，地点在酒店*楼**厅，请您提前到会，并将手机调为震动或关机状态。

谢谢！

12：

00

下午用餐及会议提示

所有代表

尊敬的来宾：

您好！

请您到*楼**厅享用丰盛的午餐，**会议将于下午**：

**召开，地点在*楼**厅进行，请准时参加，祝您愉快！

16：

00

会议提示

所有代表

尊敬的来宾：

下午好！

分组讨论会议将于下午**：

**继续进行，地点在*楼