工程材料管理制度.docx

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工程材料管理制度

工程材料管理制度（讨论稿）

第一章：

总则

第1条为了建立适应市场经济需要的企业运作机制，保证工程质量和进度，加强工程材料采购、使用管理，降低工程成本，提高经济效益，根据国家有关法律法规的规定，结合公司实际情况，特制定本办法。

第2条公司材料管理实行：

公司——项目部二级管理。

公司设立采购科统筹材料管理，市场部、总工办部协助，其他部门积极配合。

项目经理部应配备不少于2人的专（兼）工作人员对施工现场材料实行直接管理。

当施工面积大于20000平方米时，应酌情增加1-2名工作人员。

第二章：

采购管理

第3条项目经理部负责编制材料采购、设备租赁申请单。

项目经理部依据施工合同、设计文件、成本控制表等文件以及工程进度编制材料采购、设备租赁申请计划。

申请计划中应明确列示产品或服务的时间、数量、规格、技术标准和质量要求。

项目经理部应将申请计划报公司采购部审核。

第4条采购部针对项目经理部上报的申请计划进行审核，编制公司采购计划（主材或部分辅材），并根据公司有关规定分别采取评审或主管领导审批的方式进行最终审批。

公司采购计划以外部分的项目经理部采购计划（辅材或部分主材）由采购部审批。

采购部应及时将审核批准后的公司采购计划和项目经理部采购计划反馈给项目经理部。

第5条项目经理部可以向公司采购部供应商和租赁商。

项目经理部向采购部推荐供应商、租赁商，须提商家的基本信息，包括商家生产许可证或者营业执照、税务登记证、产品检测报告、详细公司地址、联系方式（应留单位电话）、产品报价。

第6条采购部组织总工办部等有关部门对项目部经理推荐商家进审核的标准是：

有生产经营执照、税务登记证、组织机构代码证；有严格、科学的质量管理措施；产品质量达到国家现行规范标准；有生产履约能力；具有自行检验和试验的能力；信守合同，提供最佳服务；合理的价格。

第7条采购部负责建立合格供应商名册。

材料科根据审核结果，将审核合格的供应商分别纳入合格供应商名册，作为公司工程材料采购选择供方的依据。

第8条采购部每年度组织对材料供方进行一次审核，审核内容主要是供方供应材料和设备的质量、环境安全、价格、售后服务及供货业绩等。

根据审核结果把不合格供方剔除后,将合格续用及新增合格供方编列新一期《合格供应商名单》、《合格租赁商名单》。

第9条《合格供应商名单》、《合格租赁商名单》是公司评审小组在进行规定采购、合同项评审时的基础资料和重要依据。

第10条采购权限

1、项目经理部采购计划中辅材、部分主材或零星采购由项目经理部自行组织采购，项目经理部原则应选择公司《合格供应商名单》、《合格租赁商名单》中的供应商。

零星采购也可以自主选择合法的供应商。

2.主材、大宗材料采购由采购部组织、设备采购或租赁由项目经理部会同采购部联合组织，有条件的要实行公开招标采购。

从合格供应商名册中选择3－5家供方，按照公开、公平、公正、透明的原则，选择质量信誉好、价格合理、售后服务完善的供应商。

招投标资料及定标记录由采购部交市场发展部存档备查。

3、主材、辅材的界定由采购部负责决定作出；门窗、扶手、大理石、防水材料等项，材料供应与安装由供应商承包完成的，材料采购与分包工程的归属界定，由采购部与项目经理部联合负责决定作出。

第11条材料采购应符合业主指定或合同约定的品牌、规格要求。

对于业主口头指定的品牌或者供方，无书面函件的，由项目经理部负责人出具详细的书面报告，由采购部审核，主管领导签字后，方能采购。

第12条采购部根据审定的采购申请计划编制采购单，发至选定的供应商。

并及时与供应商沟通订货事宜，确认供应商可以完成供货任务。

如选订的供货商因种种原因不能完成供货任务，采购部应及时通知项目经理部负责人，并重新选定供应商。

第三章：

合同管理

第13条材料采购、设备租赁合同应分别采用公司拟定的《材料采购合同》、《设备租赁合同》范本（不提倡使用供应商提供的合同范本），并经公司采购部审核、主管领导签字后实施。

第14条合同文本应使用公司规定的标准格式文本，合同条款应包括供货产品名称、规格型号、质量标准、环境和职业建康安全管理要求、交货方式与时间、验收方法、价格、数量、金额、付款方式及违约责任的处理等内容。

采购（租赁）合同还应包含具体的租赁日期、接受租赁费用指定账户与开户许可证复印件或委托第三方收款单位名称账号等。

第15条采购合同由经办人起草、采购部经理核稿后交项目经理部经理审核、按审批程序报主管领导签批后，加盖公司公章。

按规定需要进行评审的合同，由经办人填写《合同评审表》经部门经理签字后提交总经办，进行评审、审批流程安排。

第16条合同一经订立，即具有法律约束力，签约双方应严格履行。

合同原件公司应留两份，财务部留存一份、采购部留一份（合同执行完毕后移交市场发展部存入工程档案），项目经理部视需要可以留存复印件。

第17条对于要求使用供方合同文本的，合同签约前，经办人持合同文本和供方资质材料送采购部审核，如认为合同文本需要修改，提出修改意见，返还供应商修改。

第18条材料采购原则要求必须签订合同。

采购部、项目经理部在实施采购过程中，小额、零星采购允许无合同，但应采取相对集中供应商、定期结算的方式来安排。

第19条外单位挂靠公司资质施工或公司借用其他单位挂靠施工的项目，其采购合同的签订，按承包合同的约定进行安排。

没有约定的，按本制度约定办理。

第四章：

材料验收

第20条直接进入施工现场的材料，除按规定办理监理签证外，项目经理部内部应组织材料员（或仓管员）应对照采购合同（租赁合同）名称、规格、型号、数量进行验收，核对材料是否与前述文件相符，采购合同（租赁合同）或与采购合同不符的，材料员应当拒收。

第21条材料员应根据需用采购单及采购合同对进场材料进行验证，包括对包装、规格型号、数量、质量标准、职业健康安全和环境管理要求、合格证书等文件资料进行验证、验收，并填制《材料进场计量检测原始记录表》、《材质证明书登记台帐》。

第22条材料员协助项目技术人员、质量员应该对直接构成工程实体并涉及结构安全和使用功能的进场物资，如钢材、水泥、砂石、砌块、预制墙板、墙地砖、门窗等进行外观检验，共同填写《材料外观检验记录》。

其他材料可由现场材料员直接验收。

需要试验的材料应及时通知试验员取样检验。

第23条材料进场后，材料员应根据材料性质分别进行检尺、过磅、收方计量、清点数量，以实际数量验收，不得弄虚作假。

做到材料进场随货清单、验收记录、采购、租赁合同和收料凭证相符吻合。

第24条对于业主提供的材料、设备，项目经理部部应组织材料员应会同业主代表共同对材料的名称、规格型号、数量、计量单位、质量及环境安全要求等进行验证验收并做好验收记录，双方在场人员签字。

然后交仓库保管员办理入库手续。

业主提供的材料，经双方共同检验不合格或有丢失损坏，应做好记录，送交业主并及时办理材料退货手续。

第25条项目经理部试验员负责进场材料的见证取样试验工作，执行国家相关规范及公司《产品的监视和测量程序》。

经验证合格的质量证明书、检验合格报告应编号登记和归档保存，作为合格放行的依据。

第26条经验证、检验合格的材料须经质检员签字认可后，材料员才能办理入库手续和放行使用。

第27条材料验收中发现问题的处理。

如发现证件不齐全，数量、规格不符，质量不合格、职业健康安全和环境管理不符合要求等，材料员不得将材料入库，应及时通知供方补换或退货，并将详情通知公司采购部。

第28条经验收合格的材料应及时办理入库手续，填制《材料入库凭证》。

第五章：

领料放料

第29条各施工班组负责人为领料人，负责领取材料；施工班组亦可指定或委托专人为领料人（必须有领料委托书），负责材料领取。

其他人员，无领料之权。

来人领料若无施工队领料委托书，库管不可发放材料。

第30条施工队在库房领取材料时，必须找项目经理部负责人办理领料手续，填写领料单。

领料单上应列明施工班组、材料数量、规格型号、用途、领取人及领取日期。

由施工班组负责人、现场主管、库管三方签字生效。

库管应认真核对料单，清点数目，确认无误后方可进行材料发放。

领料单一式三份，班组负责人一份，库管一份，现场主管一份。

第31条施工班组领料人若因特殊情况不在但急需用料时，可由施工班组长向现场主管请示领取材料。

现场主管核实情况后方可批准其领料，但必须在领料单上签字。

领料单备注栏中应写明情况，由施工班组长签字。

第六章：

材料归还与退库

第32条在工程完工85%左右时应严格控制材料的购进与发放，并及时的统计出仓库库存材料的状况以及还须购进材料的名单和数目，上交公司有关人员。

以避免过多的剩余材料，进而节约公司资金的投入与浪费。

第33条项目经理部部在公司工程项目结束时应对施工现场的材料进行盘点，并督促施工队伍及时的办理退库手续。

避免个别施工人员在施工结束时浑水摸鱼，从而防止材料在工程结束时的流失。

第34条施工班组退料时，由库管填写退料单，退料单上列明退料班组、材料规格、型号、数量、退料人、退料日期。

退料单上应有退料施工班主签字、退料人签字、库管签字，退料单由以上三方签字后生效。

第35条如果施工班组丢失所领取材料，必须按采购价赔偿公司损失。

第七章：

盘点制度

第36条坚持月度盘点制度和有帐物一致原则，清点帐面数与实存数，差异即盈亏数。

第37条每月25日为盘点基准日，项目经理部部应组织材料员和库管员、进行盘点。

凡是帐内帐外材料、已领未用材料、在途材料均应盘点。

帐外材料应盘点成色，已领未用材料可用领料单红字办假退料，。

第38条盘点完成后应填制《材料盘存表》，每月28日前将其电子版或书面发至采购部和财务部。

第39条盘点要求达到“三清”即质量、数量、帐单清；“三有”即盈亏有原因、事故损坏有报告、调整帐单有根据；“一保证”即保证帐、物、资金相符。

第七章：

台账和报表管理

第40条为加强材料成本管理，建立工程项目的消耗档案，保证材料的可追溯性，项目经理部部必须建立健全下列基本台账和报表：

《材料采购台账》、《材料进场计量检测原始记录表》、《材质证明书登记台帐》、《材料外观检验记录》、《料收发明细账》和《材料盘存表》（月报）

第41条报表填报和发送时间。

项目经理部应将每笔材料的验收信息在验收后的三日内登录《材料进场计量检测原始记录表》、《材质证明书登记台帐》和《材料外观检验记录》；当月28日前填报《材料收发存月报表》、《材料采购台账》、《材料收发明细账》；当月28日前填报《物资盘存表》。

并将上述报表在填报之后的三日内将其电子版或书面发至采购部。

第42条施工过程中的全部材料计划、收发料凭证、报表、台帐、原始记录等各种材料管理资料应分别装订成册，妥善保管，完工后按规定上市场发展入档部管理保存。

第43条材料员工作调动必须办理移交手续，所管材料帐表单及原始资料完整移交，由公司采购部派人监督清点交接。

第八章：

货款结算

第44条公司财务部凭项目经理部签收的有效单据（送货单、入库单、验收单等）以及供货发票、合同及附件，按照合同约定的付款时间和方式，在工程款中安排支付供货商的货款。

第45条超过2000元的货款，一律采用银行转账方式进行支付，特殊情况需用现金支付，须经公司领导批准。

第46条公司财务部按合同价向项目加收一定采保费。

其采保费标准为：

按采购合同价格的3%收取。

第九章：

工具、辅材及非固定资产设备报废处理

第47条工程项目使用的工具、非列入固定资产管理设备、建筑辅材及余料确属需要报废处理的，报废件所属管理单位必须书面报告公司采购部，得到采购部批准后，由申请单位负责报废处理。

采购部在处理报告审批时，案值在2万元以下的由采购部经理独立审批；超过2万元案值的，须同时上报主管领导批准方为有效。

属固定资产报废处理的，不属本制度涵盖内容。

第48条工程进程或收尾期间，现场使用的模板、方木、钢材、电气材料、门窗、建筑或装修材料等等余料或废料，符合回收条件的，由工程所属项目部负责及时安排回收与入库。

不符合回收条件需作报废处理的，报废处理由工程所属项目部负责。

具体回收或报废条件标准，由公司采购部制定。

第49条各单位在进行工具、辅料及固定资产报废处理时，必须同时邀约公司采购部和财务部派员现场鉴别、见证。

报废处理应形成《见证报告书》，所有参与处理的人员均应签名确认。

财务部派员负责具体收款事宜（任何人无权代收），财务部以《见证报告书》作为收款凭据。

第十章：

罚则

第50条采购部、项目经理部应组织工作人员全面、准确、

及时填报各种材料报表，如报表超过规定时间、不按要求填报、有错报不及时纠正的罚100元/次（天）。

第51条材料管理过程中属项目经理部部监管不力，出现偷盗私藏现象，其损失由项目经理部承担。

第52条若项目经理部越权签订采购合同，视合同金额及情节轻重对项目经理部处以等额于合同金额的罚款，给公司带来的经济损失，由项目经理部承担。

第53条材料报废处理必须严格履行有关管理规定，任何单位或个人不得擅自处理或截留有关款项，违规者处以案值2-5倍罚款及追究行政或刑事责任。

第54条项目经理部越权签订采购合同，涉及伪造公章、篡改公章行为的，依照公司有关制度和协议给以对相关责任人行政处分和经济处罚；情节严重，移交国家行政、司法机关处罚。

2014-5-12

附件：

材料库存表、回库单、周转材料（施工机具）调拨单、供应商名录、付款申请书（表）、材料外官检验记录卡、领料单、入库单、退货单表样。

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