办公室日常管理制度.docx
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办公室日常管理制度
办公室日常管理制度
目录
一、总则2
二、办公秩序2
三、考勤3
四、卫生4
五、安全4
六、档案管理5
七、印鉴管理6
八、公司用品管理6
九、名片及印刷品管理9
十、会议9
一、总则
为加强公司管理,规范行为,维护公司良好形象,创造良好的企业文化氛围,特制定本制度。
二、办公秩序
1、在办公区域内,禁止大声喧哗、打闹,禁止利用计算机、手机等高声播放音乐或歌曲而影响他人工作,禁止谈论与工作无关的事,禁止公开对公司内部或外部人员发表直接或间接的评论或牢骚;
2、个人通讯方式要留存公司,如有变动应及时通知公司办公室进行更新。
遇工作事项,员工应须及时回复,以免耽误工作;
3、不得在公司的电脑上玩游戏(包括下班后);
4、不得在公司的电脑上进行与工作无关的网上聊天或浏览、下载与工作无关的内容;
5、未经许可,不准随意动用他人电脑,翻动、阅览他人办公桌上的文件;废弃的文件应及时销毁,机要内容不得随便传阅泄密;
6、不得利用公司网络资源转发任何形式的垃圾邮件;
7、工作期间不得在办公区接打私人电话。
确有需要的,可在非办公区接打私人电话,时间不得超过5分钟。
禁止利用公司电话接打私人电话;
8、叫餐时间为上午11:
30-12:
00;下午17:
30-18:
00。
就餐时间为中午12:
00-13:
00,下午18:
00-19:
00,办公时间内不得在办公室用餐(含早餐)。
外卖送到时,一律到前台付款领取,不允许不相干人员进入办公区内。
自备食物的同事在下班休息时间按先后顺序使用微波炉进行加热,热好自己的后把下一份食物放入微波炉内并通知其主人。
最后一位使用微波炉者关闭电源。
9、不得利用工作时间、公司设备干私事;
10、不得赌博、不得聚众闹事、不得使用侮辱语言;
11、未办理相关手续,不得将公司财产、记录或其他物品带出;
12、上班时间,办公室内应保证有人接待。
来客、来访的接待必须在办公时间内进行,未经特许,非办公时间不得带外人进入办公室。
接待过程中,应保持礼仪,微笑应答,语气温和,音量适中。
13、原则上公司不允许在办公室接待亲友,如遇特殊情况,经部门主管同意后,可在不影响公司正常业务的情况下,在会议室接待。
14、接听电话应及时,一般铃响不应超过三声,如受话人不能接听,离之最近的员工应主动接听,重要电话作好接听记录(包括何时,何地,是谁、什么事情、回复时间等),严禁长时间占用公司电话。
15、员工衣着应合乎公司形象,穿着及修饰应稳重大方、整齐清爽、干净利落、协调悦目。
不能穿拖鞋、短裤、背心,女士不能穿吊带装、睡衣、超短裙等,男士不能头发太长、长指甲、面容不清洁等等。
三、考勤
为规范员工的作息、提高工作效率、达成工作目标,公司全体员工都应遵守公司的考勤制度,详见公司《考勤制度》。
四、卫生
1、讲究卫生,养成良好的卫生习惯,保持办公室内外清洁美观,创造良好的工作环境。
2、员工应保持自已的办公用品和各种用具存放整齐有序,保持电话、电脑等办公设备清洁;不准在室内和走廊堆放物品、燃烧废纸、乱贴乱画;做到地面、桌面、柜子、窗台上清洁、整齐、窗明几净。
下班前座椅归位。
3、禁止在办公区域内吸烟、不准乱扔杂物、不准随地吐痰、禁止从窗户往外吐痰倒水、乱扔杂物。
4、垃圾应及时清理,办公室内不许存放垃圾。
5、不提倡在办公室内用餐。
如在办公室内用餐,剩饭、剩菜、食物残渣、一次性餐盒等禁止倒入办公室内的垃圾桶,并及时清洗餐具、保持桌面、地面的干净卫生。
6、员工有义务提醒外来人员遵守以上卫生规章。
五、安全
1、员工离开办公室或者下班时,应锁好门窗,最后离开公司的同事负责全面检查一遍后方可离开,大家共同做好防雨和防盗工作。
2、下班后请自觉将计算机、显示器、空调、电灯等关闭;计算机、电灯、空调要做到人在才开,人走就关;中午休息时请将显示器关闭;复印机、打印机等电器用完以后请自觉关机。
节约用电,节省能源。
3、请保持电源插座附近的清洁、远离水源,不能自行安装或乱拉电线,防止火灾等意外事件发生,。
六、档案管理
1、归档范围:
公司的规划、制度、年度计划、工作总结、统计资料、技术资料、专利资料、财务报表、财务报告、财务凭证、账簿、人事档案、会议记录、会议纪要、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料。
2、档案管理要指定专人负责,明确责任,保证原始资料及单据齐全完整,密级档案必须保证安全。
3、档案的借阅与索取:
(1)总经理、副总经理借阅档案可通过档案管理人员办理借阅手续,直接提档;
(2)公司其他人员需借阅档案时,要经副总经理/总经理批准,并办理借阅手续。
(3)借阅档案必须爱护,保持整洁,严禁涂改,注意安全和保密,严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。
如确属工作需要摘录和复制,必须由副总经理/总经理批准方可摘录和复制。
4、档案的销毁:
(1)任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料;
(2)若按规定需要销毁时,须经总经理批准后方可销毁。
(3)经批准销毁的公司档案。
档案管理人员要认真填写、编制销毁清单,由专人监督销毁。
七、印鉴管理
1、公司印鉴(公章、法人章、财务章、业务章、合同章等)由总经理指定专人负责保管。
2、公司印鉴的使用,必须在副总经理/总经理签字许可后,管理印鉴人方可盖章,如违反此项规定造成的后果由直接责任人员负责。
3、公司所有需要盖印鉴的合同、证明、介绍信、说明及对外开出的任何公文,应统一编号登记,以备查询、存档。
4、公司一般不允许开具空白介绍信、证明,如因工作需要或其它特殊情况确需开具时,必须经主管副总经理/总经理签字批示方可开出。
持空白介绍信外出工作回来必须向公司汇报其介绍信的用途,未使用的必须交回。
5、对公司印鉴的使用应严格控制,公章和法人章必须严格加以管理,一般情况下不予使用;财务章只限于财务部处理财务事务使用;合同章只限于在正规合同签订中使用;业务章只限于业务往来事务处理使用。
八、公司用品管理
1、分类
公司用品分为普通消耗类办公用品(以下简称普通品)、限制消耗类办公用品(以下简称限制品)、耐用办公用品(以下简称耐用品)、仓库包材及工具(以下简称仓库用品)、公共用品五类:
(1)普通品:
铅笔、原子笔、签字笔、笔芯、刀片、胶水、胶带、大头针、图钉、曲别针、夹子、橡皮筋、笔记本、复写纸、标签、便条纸、信纸、橡皮擦、夹子、涂改液、订书钉等。
(2)限制品:
账簿、各种空白单据、色带、墨盒、记号笔、白板笔、荧光笔、电池、印油等。
(3)耐用品:
铅笔刀、剪刀、裁纸刀、笔筒、文件袋、文件夹、桌面文件柜、计算器、钉书机、打孔机、装订机、削笔器、钢笔、打码机、姓名章、收支章、日期戳、印台、对讲机、电话机、手机、计算机、照相机、办公桌、办公椅、个人文件柜、茶水柜、保险柜。
(4)仓库用品:
打包胶带、防水膜、泡泡纸、珍珠棉、气袋、纸箱、商品标签、各种普通工具(锤子、扳手、螺丝刀等)、各种气动及电动工具(气泵、冲击钻、电钻、钉枪、电锯)、电子称。
(5)公共用品:
打印纸、复印纸、电话机、打印机、复印机、碎纸机、电视、投影仪、会议摄像头、会议麦克风、指纹机、接线板、路由器、电话交换机、配线箱、冰箱、微波炉、空调、吸尘器、电热水壶、饮用水、饮水桶、公共文件柜、地拖、扫把、垃圾铲、垃圾桶、水桶、雨伞、伞架、U型锁。
注:
部分用品具体属于哪一类别,应根据具体使用者、使用部门等情况来划分。
例如:
电话机,如果是部门或者个人使用,则应将其归为耐用品;如果是办公区公用,则应将其归为公共用品。
2、管理办法
(1)普通品、限制品及耐用品的领用分为个人领用与部门领用两种。
“个人领用”系个人使用保管的用品,如:
签字笔、电池、计算器、计算机等;“部门领用”系本部门共同使用用品,如:
记号笔、对讲机、手机、装订机等。
(2)普通品由办公室负责采购及管理。
管理人员可依据历史记录(如过去一季度耗用平均数)、经验法则(估计消耗时间)设定采购数量和发放周期。
(3)限制品由办公室负责采购及管理。
应限定使用人员,自第二次发放起,必须以旧品替换新品。
(4)耐用品由办公室负责采购及管理。
办公室负责登记造册、登记领用情况、列入移交、明确个人或者部门领用管理责任。
如有故障或损坏,应向公司办公室报修或者以旧品换新品,如遗失或者人为损坏应由领用个人或部门赔偿或自购。
(5)仓库用品由仓储部主管按需求并报公司同意后,自行采购、使用及保管。
办公室负责对各种耐用工具进行登记造册、明确仓储部管理责任。
如有故障或损坏,仓储部应向公司说明情况并及时报修或者重新采购,如遗失或者人为损坏应由仓储部赔偿或自购。
(6)公共用品由办公室负责采购及管理。
办公室负责对各种公共用品进行登记造册并负责日常的检查与管理,如有故障或损坏,应上报公司领导并及时报修或者重新采购,如遗失或者人为损坏应由相关责任人员赔偿或自购。
(7)公司用品严禁个人取走私用。
(8)公司用品原则上由办公室负责统一采购(仓库用品由仓储部负责采购);采购不易或耗用量大者应酌量库存;特殊用品办公室无法采购者,可以经办公室同意授权各部门自行采购。
(9)新进人员到职时由各部门向办公室提出用品领用申请,由办公室进行必要的领用登记;人员离职时,应将个人领用用品交回办公室。
九、名片及印刷品管理
1、公司名片按格式统一由办公室组织印制。
2、名片印制申请需提交部门经理审批后,并提供个人资料,由办公室统一安排制作。
3、原则上新员工入职半月后方可印制名片。
4、员工职位变动需重新印制名片、员工离职等情况,需将剩余名片交回办公室统一处理。
5、印刷品(如信纸、信封、表格等)除各部门特殊表单外,均由办公室统一印刷、保管。
十、会议
1、目的
规范公司会议管理、有效实现上情下达和下情上报、实现公司信息资源在各部门之间快速有效传递、协调各部门工作、确保议定事项得到有效落实、提升公司运营水平和运营效率。
2、会议类型(暂定)
(1)部门例会
会议主题:
部门内部工作通报、协调。
会议时间:
每周一次,各部门自行安排,
建议:
每周一,9:
10-9:
25;
会议地点:
各部门办公室或者公司会议室;
参会人员:
各部门员工;
会议主持:
部门主管/指定员工。
(2)公司例会
会议主题:
公司内部信息及工作等的通报、协调;
会议时间:
每周一,9:
30-10:
00;
会议地点:
公司会议室;
参会人员:
总经理、副总经理、各部门主管、指定员工;
会议主持:
总经理。
(3)其它临时召开会议请以临时通知为准。
3、会议要求
(1)每次会议都要有明确主题(例如:
工作任务分配、项目分析、产品研讨、传达公司会议信息、讲评部门工作要点及存在问题、落实各项管理措施、帮助下属解决工作中遇到的困难和问题以及工作指导等等)和需要解决的问题,并围绕此召开会议,不可以在会议期间讨论与此无关话题。
(2)会议力求实效。
会议议定的事项、布置的工作任务、提出的办法措施,会议负责人要指定专门的人落实跟进,对经常性工作要用制度的形式确定下来,力求每次会议都有具体的成果。
(3)会议召集人根据实际需要,决定是否邀请财务、办公室、仓储部等其他部门同事或公司领导参加。
(4)每次会议都应指定专人做好会议记录,公司会议应形成会议纪要。
部门会议记录由部门主管负责保管,公司会议记录、纪要由办公室负责保管并归档。
(5)如有需要,会议组织部门应提前做好会议资料(如会议议程、议题、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案、参会人应提交资料等)的组织与准备工作;
4、会议纪律及注意事项
(1)会议记录人员应认真记录会议记录,如实记录会议内容,参会、缺席、迟到等情况。
(2)各部门参会人员必须准时,不缺席,不迟到。
与会人员一般不得缺席或指定他人代表,确因个人紧急事务需要请假的,须向会议主持人请假,同时指定专人代为履行职责。
(3)会议参与者应自觉保持会议室的清洁卫生,会议结束后,应将电灯、空调等设备电源关闭,同时清理杂物、椅子归位,保持室内卫生整洁、设施完好。
(4)会议记录、纪要为公司的机要档案,保管人员不得擅自外泄。
其调阅应严格按公司档案管理制度的有关规定执行。
本制度解释权归公司。
本制度经总经理签字后生效。
XXX公司
年月日
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