Sunlike采购部操作手册.docx

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Sunlike采购部操作手册

采购部操作手册

一、手册导读

（一）专有名词

1、帐套：

即一套相互关联的帐务数据。

每个企业均有自己的一套帐，在本系统中可以提供多套帐，即可以处理多帐套帐务数据。

2、系统：

指天心SUNLIKEERP系统。

3、管制对象别：

即辅助核算管理。

4、立帐：

即产生应收付款。

5、冲帐：

即对应收付帐款进行冲销。

6、模块：

指各个可独立的管理系统。

比如天心集团企业管理软件总帐系统、进销存系统、收付款系统、固定资产系统、MRP（物料需求计划）系统、MRPII（制造资源计划）系统、人事薪资系统、及进出口管理模块等等。

7、凭证模版：

指一张凭证的格式，它是连接单据与凭证的桥梁。

8、打印套版：

指单据的打印格式，本系统为每一张单据都设置了一个打印格式，使用者可需要自定义打印的格式。

（二）按钮说明

1、F1：

即键盘上的F1键，是本系统的帮助键，当欲查询某功能的使用说明时，按下此键即可。

2、F8键：

本系统存盘的快捷键。

按下键盘上的F8键，即可快速存盘。

3、ESC键：

表示退出、放弃，操作时只需要按下键盘左上角的“ESC”键即可。

4、F11键：

在本系统明细表中，按下键盘上的F11键，可以查看到此表的合计数据（并非所有表都提供此功能）。

5、F12键：

在本系统报表中，按下键盘上的F12键，可以实现在代号与名称、主单位数量与拆解数量间的切换显示。

6、新增：

当录入完一张单据后，按此按钮后可以进行下一笔单据的录入。

7、速查：

可以查找在此之前录入的所有单据。

8、删除：

当不再需要此张单据时，可以按此按钮删除（指自己所做的单据）。

9、属性：

系统中非常重要的按钮，通过它可以对单据进行不同的控制，以达到管理上的目的。

10、预览：

对需要打印的页面提供的功能，可以看出所排版面是否与自己所需的一致。

11、打印：

打印此张单据或报表。

12、存盘：

保存此张单据。

13、关闭：

当不需要此画面时，按此关闭键。

14、种类：

在查看报表时，可以据此种类中列示的种类过滤出不同的管理上需要的报表。

15、条件：

对所要查看的报表进行不同的限制以达到不同的管理需要。

二、功能介绍

作为进行进销存管理的企业来说，它会去进行受订采购、进货作业、销货作业、以及对存货的管理。

那么，首当其冲的便是──受订采购，它是进销存管理的开始，它包括：

批号分析单、报价单、询价单、受订单、采购单、受订退回单、采购退回单及其相关的表单:

如报价单明细表、采购/受订明细表、采购/受订统计表、采购/受订未交反应、盘点库存表、受订预估毛利等。

这些单据的产生均是用于内部的掌握，你可尽情地对进货厂商或商品挑挑捡捡，直到找到满意的，但由于你的双重身份，所以在你也会给对方报价单，也要受到别人的挑捡，因此这其中可能会产生退回单的作业。

这样一来一去，你也许会被弄糊涂，但你根本也不必担心，因为不太清楚时，到受订采购资料库中查找便可以了。

那么，一旦受订采购成功，你下一步要见的便是──进货（销货）作业，因为你不会忘记你的最终目的是为了卖出产品创造利润，而它的实现则是通过销货来实现，那么没有进货环节，也不会产生销货，因此，它们就象是一个业务链，相互之间紧紧地扣在一起。

进货作业呢，又包括：

进货单、进货退回、进货折让、厂商进价记录及其相关表单，如：

进货明细/进货统计表等；销货作业则包括：

销货单、销货退回、销货折让、客户售价记录及其相关表单，如：

销货明细表/销货统计、销售年度统计、销货毛利分析表货等。

这下好了，受订采购的资料有了，进销货的工作也完成了，还剩下什么呢？

不错，该是想想怎样对这些货物进行管理了，这就来到了──存货管理。

千万别小看它，更别以为它只是一个小小的仓库保管员，它如今可是担负重任：

包括成本的计算、盘点作业、库存盘存档、库存调拔、调整单及其相关表单：

进销存统计表、存货明细帐、调拨／调整明细表、安全存货明细表、库存缺／存货预估表、存货结存月份分析表、存货可能逾期明细表、货品滞存分析表、等等。

三、进货流程：

请购单→采购单→入库单→进货检验单→进货单

（一）请购单：

当公司里的某个部门或某位员工需要请购货品时，则可登打请购单进行货品的购买请求。

请购单可转采购单作後续的进货动作。

请购单栏位说明

１、表头栏位说明：

1）请购日期：

请购货品的日期。

系统自动带出当天的日期，也可作手工修改。

2）请购单号：

系统根据营业人资料里设定的编码原则自动编号，亦可自行的手工编号（直接在栏位里输入）。

3）采购部门：

代号５７０。

4）采购对象：

与哪个厂商交易，使用F9及滑鼠键查询，过滤出的资料是客户/厂商资料档里的厂商或客户/厂商。

5）请购人：

需购买货品的人，可点击查询键查询选取，带出的资料是员工资料。

6）请购部门：

需请购货品的部门。

7）币别：

在生意往来时是以何种币别为交易的媒介，可输入当日交易时的汇率，若您在客户厂商资料建档作业有设定外币时，则您输入交易的厂商时币别会自动带出。

可以单据中使用CTRL+1或直接点击币别，弹出查询窗口即可进行选择或编辑。

8）预交日：

希望厂商交货的日期。

9）其他：

单据其他讯息，用来显示审核人、终审日期、录入员、打印注记等一些资料。

若该单有打印过的，则打印注记为‘Y＇，否则为‘N＇。

10）结案：

单据结案後就不可再修改。

有两种结案方法：

手工打上或系统自动结案：

当请购单转至采购单，请购数量等於采购数量的此单会自动结案（即结案栏处打上勾）。

２、表身栏位说明：

1）预估金额：

预计购买货品的金额。

2）费用项目：

是指请购货品的用途。

3）用途：

即购买货品的用途，可作一个备注的作用，需自行的手工输入。

4）核准人：

核准此笔交易的人。

5）采购对象：

与表头的采购对象用法相同；但是表头采购对象的资料可以与表身的不相同，因为可针对多笔货品向多个厂商进行交易。

6）转出单号：

请购单转至别的单据回写，例：

请购单转采购单後此栏回写采购单号。

7）已采购数量：

即由请购单转到采购单，采购单存档後的数量回写。

（二）请购单明细表：

反应请购明细内容，方便使用者及管理人员能随时了解到哪个部门、员工请购货品的数量。

可依照不同的种类及条件选项列示请购单的明细资料。

资料来源於请购单。

１、请购单明细表种类说明：

1）依请购日：

报表按照请购货品的日期进行排序。

2）依采购对象：

报表按照请购货品的采购对象进行排序。

3）依货品代号+货品特征：

报表按照请购货品的代号及货品特征进行排序。

4）依批号+货品：

报表按照请购货品的批号及货品的名称进行排序。

5）依货品特征：

报表按照请购货品的特徵进行排序。

6）依请购单号：

报表按照请购单号进行排序。

２、请购单明细条件说明：

1）部门：

选择要查询或打印的资料属於哪个部门的。

2）部门显示方式：

是指部门的列示方式，有含所属或不含所属两个选项；含所属，查询的部门包括该部门的下属部门，[部门选择]处只能选择一个部门代号；不含所属，查询的部门是不包括其下属的部门，但[部门选择]处可选择多个部门。

3）核准列示：

是指列示单据的范围有全部、已审核、未审核三个选项；全部，即查询所有请购单的资料；已审核，只显示已经审核过的请购单的资料；未审核，只显示未审核过的请购单的资料。

4）单据类别：

允许自定义。

报表提供以单据类别进行制表。

３、请购单明细表栏位说明：

1）请购日期：

请购货品的日期。

2）请购单号：

系统概据营业人资料里设定的编码原则自动编号带到请购单号处，报表根据此处撷取请购单号资料。

3）品名：

货品的名称。

4）单位名称：

制表後回写出货品的单位名称。

5）预估金额：

预计购买货品的金额，资料撷取於请购单的“预估金额”栏位。

6）预交日：

希望厂商交货的日期。

7）用途：

此笔货品的用途，在单据中手工输入，此处制表後撷取单据中“用途”的资料。

8）核准人名称：

制表後回写出单据“核准人”的名称。

9）采购对象名称：

列出货品交易的厂商名称，资料来源於请购单表头栏位“采购对象”。

10）转出单号：

列出请购单已转的单据，如请购单转至采购单，此栏位列示的是采购单号。

11）已采购数量：

即当请购单转到采购单後，所采购数量的列示。

12）已询价数量：

即当请购单转至询价单後，所询价数量的列示。

13）费用项目名称：

即请购这笔货品的用途名称，资料来源於请购单表身栏位的“费用项目”。

14）单据类别名称：

资料来源於请购单表头栏位。

（三）请购单统计表：

为反应请购合计内容，方便使用者随时掌握公司的请购量。

可依照不同的种类及条件列示请购单的统计资料。

资料来源於请购单。

在制表时有一请购比率是根据（该笔请购金额/请购总金额）*100%，该值为叁考值。

１、请购单统计表种类说明：

1）采购对象：

报表按照采购对象进行排序。

2）依采购对象+货品代号：

报表按照采购对象各货品代号进行排序。

3）依请购人：

报表按照请购货品的人员进行排序。

4）依请购人+货品代号：

报表按照请购人及货品代号进行排序。

5）依请购人+采购对象：

报表按照请购人和采购对象进行排序。

6）依货品特色：

报表按照货品的特色进行排序

7）依货品代号+特徵：

报表按照货品的代号及特徵进行排序。

8）其他：

报表按照货品的品名进行排序。

9）依中类：

报表按照货品的中类是进行排序。

10）依中类+货品代号：

报表按照货品的中类及货品的代号进行排序。

11）依单据号码：

报表按照请购单号进行排序。

12）依审核人员：

报表按照审核人员进行排序。

13）依转出单号：

报表按照转出单号进行排序。

14）依费用项目：

报表按照费用用途项目进行排序。

15）依货品特徵：

报表按照货品的特徵进行排序。

16）依货品代号：

报表按照货品的代号进行排序。

17）依请购单号+货品：

报表按照请购单号及货品进行排序。

２、请购单统计表条件说明：

1）显示部门：

选择要查询或打印的资料是属於哪个部门的。

2）部门列示方式：

是指部门的列示方式，有含所属和不含所属两个选项；含所属，查询的部门包括该部门的下属部门，[部门选择]处只能选择一个部门代号；不含所属，查询的部门是不包括其下属的部门，但[部门选择]处可选择多个部门进行列示。

3）排行依据：

是指列示单据的资料排列的种类有金额、数量、不排行三个选项；金额，报表排行时以金额的大小为排行的依据，金额越大就排在最前方；数量，报表排行时以数量的多少为排行的依据，数量越多就排在最前方；不排行，报表排行时没有一定的顺序。

4）审核列示：

是指列示单据的范围有全部、已审核、未审核三个选项；全部，即查询所有请购单的资料；已审核，只显示已经审核过的请购单资料；未审核，只显示未审核进的请购单资料。

5）单据类别：

在请购单表头栏位中自定义设定的。

３、请购单统计表栏位说明：

1）采购对象名称：

列示出采购对象的名称，资料来源於请购单表头和表身的采购对象。

2）请购数量：

列示出请购数量的统计数。

3）预估金额：

列示出请购单中预估金额的合计。

4）请购比率：

根据种类条件的选项不同制表後，得出每笔资料所占此所有资料的一个比率值。

5）转出单号：

请购单已转出的单号列示。

6）请购单号：

列示出请购单号。

7）核准人名称：

列示出核准请购货品的人员名称。

8）费用项目名称：

列示出反映请购货品的用途。

9）拆解数量：

主单位与包装单位的拆解数量。

10）单位标准成本：

取值於货品资料档下的“调整货品标准成本”。

11）标准成本：

等於单位标准成本*数量。

12）自定义：

通过自定义，可带出统计表里的多个栏位

（四）采购单：

当您接到订单后，首先看仓库的存货够不够，若不够就要组织采购部门去采购，则会产生采购单。

操作说明：

进入进销存系统，选择受订采购功能列并展开其功能选项，选择采购单进入新增状态后即可开始新增；或点击桌面快捷方式也可进入采购单的新增画面。

在本系统中所有单据都保持为新增状态。

在采购单中根据业务发生状况输入采购日期、厂商、批号、业务员、采购（使用）部门、预交日、扣税类别、商品的品号、数量、单位、库、单价、折扣等栏位。

当输入厂商时币别及交易方式会自动带出，若您有设置定价政策，在采购单中就开始会帮您管理。

贸易、交货方式、抽成金额以及货物是否需要以历史价格成效视乎业务需要输入。

在采购的时候，经常会因业务的需要缴付订金，这时您可将它记录在订金栏位，选择您此次支付的订金是现金或银行存款或给付票据，并依此可选择是否要产生凭证及发票号码。

当您将新增的采购单存盘之后，就生成了一张采购单，此时商品分仓存量中的在途量也就随着增加。

如果您要对采购单进行修改时，您可通过F3速查调出原单据，直接修改即可；如果您是需要删除，可用两种方法，一是整张单据都删除您可利用功能键F4达到目的，若只是删除单据中的某一笔可利用热键CTRL＋D进行删除。

若您的货物是属于分批进货，则已进货数量就体现在已交数量栏位上，若分批进货时每进一次，此处数量系统就自动更新，当已交数量等于采购数量时采购单的结案标记就会自动勾上。

若手工在已交数量栏位输入数量系统不会承认输入的数值。

直接调用询价单，当您在询价单中有产生订购号，您可双击该订购号即可进入采购单的输入画面；或是在采购单中直接调出询价单，做法是按下F9或点击即可弹出询价单号查询窗口，选择所要的单号后该单据就会显示在采购单的画面这时则表示您新增了一张采购单。

1、采购单表头栏位说明：

1）部门：

由哪一个部门经手办理的，按下键盘上的F9或点击鼠标键出现查询视窗。

2）转入单号：

按下F9或点击查询小按钮，可以选择1、从询价单转入；2、从请购单转入。

当选择1、从询价单转入时，系统会弹出询价单的查询视窗，在此可撷取已经存在的询价单。

当选择2、从请购单转入时，系统会弹出请购单的查询视窗，在此可撷取已经存在的请购单。

以此达到快速输入的目的。

3）受订单号：

按下F9或点击查询小按钮可进行受订单号的查询或撷取已经存在的受订单，以达到快速输入的目的。

4）采购部门：

采购的部门。

按下键盘上的F9或点击鼠标键出现查询视窗。

5）使用部门：

使用的部门。

按下键盘上的F9或点击鼠标键出现查询视窗。

此栏位只是备注作用。

6）预交日：

希望厂商交货的日期。

7）交期确认：

打上勾之后，表身栏位的期望预交日不会随表头的预交日的变化而变化。

若没有打上勾，那么更改表头的预交日，表身的期望预交日会随着变化，与表头的预交日相同。

8）合同：

点击此处可创建合同。

9）其他：

点击旁边的小按钮，会弹出单据其它信息的查询窗口。

当没有走审核流程时，审核人和录入人为同一个人，终审日期为单据的交易日期。

当需要走审核流程时，登打完单据并保存，系统会将该单据的制单人写入录入人栏位，当该单据审核后，会将审核作业后的该单据的审核人员写入审核人栏位。

终审日期：

会将单据审核后的审核日期写入。

走审核流程时，录入人与审核人不为同一个人。

10）含税订金：

指所交订金部份是否含税金。

当选择扣税类别是应税内含或应税外加时含税订金自动打上勾，当选择扣税类别是不扣税时含税订金处空白。

11）历史：

如果打上勾，则将交易的单价记录写入历史库里，下次与同样的厂商交易相同的货品时，将会从历史库里将最低的价格带出。

12）结案：

单据结案后就不可再修改。

有两种结案的方法：

手工打上或系统自动结案。

当由采购单产生的进货单的数量等于该采购单的数量时，也就是采购单的已交数量＝采购单的数量时，系统会自动结案。

2、采购单表身栏位说明：

1）最低价：

双击此栏位，可以计算货品的最低历史进价。

2）标准成本：

取的是货品资料中的调整货品标准成本中的标准成本。

3）已退数量：

采购退回单的数量回写。

4）进货退回数量：

双击此栏位，可计算由该采购单产生的进货单，并且进货单作进货退回的数量。

5）已交量：

是将采购单转进货单的数量回写的。

如果该进货单又有做进货退回，并且将进货退回单的表头，影响采购/借入单中的已交量打上勾，则已交量＝进货单的数量－进货退回单的数量，否则已交量＝进货单的数量。

6）入库累计：

该采购单多次转入库单的数量合计的回写。

7）验收累计：

采购单转入库单以后，再由入库单作验收单，将验收的数量的合计部份回写至采购单。

8）配方号：

若一个制成品有多个配方，则可在此栏位选择货品的物料配方号，可从1.标准配方　2.订单配方中进行选择。

选择好配方号以后，点击‘展开’按钮，系统就会根据该货品的配方号进行展开。

9）是搭赠货品：

双击此栏位，会将‘T’写入该栏位，表示输入的货品是赠品。

该货品只有数量，没有单价、金额。

10）统一定价：

其带出来的是货品资料中所设的统一价格。

3、采购单明细表：

为详细反应各采购之内容，建议您使用采购明细表。

通过F3条件设定，均可依厂商别、业务员别、货品别等多种角度查询、列印资料。

4、采购单统计表：

统计显示采购资料。

（五）采购退回单：

当您采购货物时，已向对方下了订单，但是有新的情况发生需要退订单时，就产生采购退回单。

操作说明：

单击新增选择退回日期，查找退货厂商，在原采购单一栏选择相应采购单后系统会自动将原单据的资料转入，在单据中输入相应栏位后保存单据即可。

1、栏位说明：

1）退回日期：

货品退回的日期。

2）厂商：

即采购货品的厂商。

3）原采购单：

在此栏位可选取要退回货品的采购单。

2、采购退回明细表：

为详细反应各采购退回之内容，建议您使用采购退回明细表。

通过F3条件设定，均可依客户别、业务员别、货品别等多种角度查询、列印资料。

3、采购退回统计表：

统计采购退回货品资料。

（六）进货单：

凡生产经营企业，进货是十分频繁的业务活动，因此为了保证清楚地记录进货情况，对进货的管理就很重要，而在我们的系统中，一些传票是根据进货单自动一环扣一环地切制，所以详细输入进货单明细资料，对我们的整个管理实在是大有好处。

操作说明：

一个企业的正常动作，总是会有进货业务，因此就会有关于进货单的处理。

那么，在打开一张进货单时，首先逐栏输入登记该单的日期、进货单号及厂商代号，如果这张进货单是根据前面的采购单或是借进单转入的，则在转入单号中会找到与该客户相对应的单据代号。

而凡是在采购单或借入单中有的资料，这里如数照搬，除了立帐方式、费用窗口、保留款、预付。

如果这张是直接进货，没有经过采购等其它环节，那么在此转入单号栏位将不用输入，而你要做的就是一个栏位一个栏位地输入资料。

与其它单据一样，进货单产生后，会根据实际发生的业务产生传票，你要做的就是选择凭证模板并存盘，这时在总帐系统中会产生一张凭证，而你在此单中看到的是系统自动生成的凭证号码。

1、栏位说明：

1）进货日期：

即货品进货的日期。

2）进货单号：

系统根据单据编码原则自动产生。

3）供应商：

进货的供应商，按F9可查询选择。

4）转入单号：

系统可从采购单和借入单转入资料。

5）扣税类别：

选择不计税、应税内含还是应税外含。

因扣税别与发票税别是相互影响的，故在发票类别选择上，如果您选择的扣税别是不计税，那发票类别则为二联式发票、为零税、免税；如果扣税别是因税内含那发票类别也为二联式发票、为应税；若选择的扣税别是因税外加那发票类别则为三联式发票、税别也为应税。

6）立帐：

本系统内立帐是联系进出货和收付款之间的桥梁，立帐方式有单结、发票结、不立帐三种。

若选立帐后系统就把进出货的帐列入立帐档，收付款时才会冲销，不立帐也就不能冲销。

单结：

当此张单据成立时，应付帐款就算立帐了，可作为切制传票的依据。

收到发票才立帐：

顾名思义，是指将发票相关内容全部填入发票内容中，并以发票作为切制传票的依据，应付帐款才算是已经立帐。

不立帐：

是指此张单据无论如何都不会将应付帐款立帐。

7）凭证模板：

进销存系统中，系统会根据进货单或销货单等所有与金额流动有关的单据转切凭证。

在此可选择要切转的凭证模板，首先在F3里编辑，再选模式，在右边的传票中可看到切转的凭证。

这张凭证会在总帐的一般凭证中出现。

8）凭证号：

在此窗口查看产生的凭证。

9）序列号：

当货品在基础资料中选择序列号管制后在进货时系统会要求在此处输入序列号。

10）费用：

在进货单中，费用泛指进货时所发生的一些运费、装卸费或其他保险费等等。

按下Ctrl＋9或直接点击费用的查询窗口即可进行编辑。

而在财务系统中费用的应用范围就比较广包括管理费用、财务费用及其它费用等。

11）合同：

在此处可以连接进货合同的电子文档。

12）发票：

在此输入进货单的对应发票。

13）若只是删除单据中的某一笔可利用热键CTRL＋D进行删除。

2、常见问题：

Q：

如果没有经过询价及采购，如何输入进货厂商？

　A：

如果交易的双方已是老朋友，且有多次业务记录或者是其它特殊情况，则可能会不经过询价及采购，这时看到右边的小方块吗，你可打开它并在＂小天地＂里进行编辑，将新增厂商的有关资料输进去。

Q：

立帐方式是由打进货单的专人输入吗？

　A：

对！

在之前的程序中均未涉及立帐方式，所以，是否立帐切制传票，决定权在此。

Q：

如何知道已发出哪些采购单？

　A：

我们知道，进货单的资料一般情况是根据采购单而来，凡是打过的采购单，在转入单号栏的＂小天地＂中均有记录，所以你直接去撷取好了。

Q：

如果已进货，采购部门会得到什么信息？

在进货单上又有什么反应？

如果同一张采购单：

只有部分货物进货，进货单又会是什么反应？

　A：

啊！

这个问题来得好长，不过，我没有被你吓倒，说来好简单的。

如果一张采购单是分批进货，则每进一批货均会在采购单的＂已交数量＂栏里自动记录，如已全部进完货，则在采购单的＂结案＂栏中体现；一次性的进货也是一样。

这时，进货单上会有什么反映呢？

到＂转入单号＂的小天地去查查，找不到该批货的采购单号了吧，如果已结案，转入单号中采购单号就算完成了任务，并离开进货单，剩下的单号是尚未结案的！

Q：

转入单号是指本公司发出的所有采购单号码吗？

　A：

不是！

转入单号是与进货厂商相对应，它体现的只是对该厂商的所有采购单。

3、进货单明细表：

列印进货明细帐，在F3条件设定中您可选择

是否需列示出进货退回、折让、借进还出等种类。

4、进货单统计表：

列示进货、进货退回、折让等资料。

当您类别选择为其他

时，比率将不再算出。

（七）进货退回单：

进货之后因某种原因，例如产品质量有问题、商品规格不符等，则可能产生进货退回的动作。

而本作业主要为进货退回单输入，及列印退回单资料，且自动更正因进货退出而发生数量变化的各项货品资料。

操作说明：

在进货退回作业中，系统会限定使用者一定要根据原有的进货单的资料夹来做进货退回的动作。

首先，输入进货退回日，回车至进货退回单号时，系统自动内定其号码，然后确定是向哪家厂商退货，在原进货单号栏按下键盘上的F9查询键或者点滑鼠键就会后找到相对应的进货单号码，选择要退回的号码，则电脑自动撷取原进货单的信息，而立帐方式却是没有撷取过来，然后在数量栏位输入需退出的数量，其他的栏位如品名、单价、人民币（金额）、未税国币、税金、合计都无需费神，因为本系统已经帮您全部算好。

而交易方式、凭证模板、交货方式与

发票您则可重新登入资料。

1、栏位说明：

1）退回日期：

即退货日期。

2）厂商：

您向其购买货物的商家。

按下键盘上的F9或点击鼠标键出现查询视窗。

3）原进货单：

原进货单号栏按下键盘上的F9查询键或者点滑鼠键就会后找到相对应的进货单号码。

4）扣税类别：

选择不计税、应税内含还是应税外含。

因扣税别与发票税别是相互影响的，故在发