新版浅析办公自动化对现代企业管理的应用项目可行性研究报告.docx

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新版浅析办公自动化对现代企业管理的应用项目可行性研究报告

浅析办公自动化对现代企业管理的应用项目可行性研究报告

目录

摘要1

1办公自动化的发展史及现状2

1.1办公自动化发展史2

1.1.1文件型办公自动化2

1.1.2流程性办公自动化2

1.1.3知识型办公自动化2

1.1.4智能型办公自动化3

1.2办公自动化的忧患3

1.2.1互联网协议是开放的、面向大众的，安全性能差3

1.2.2操作系统、网络硬件、应用程序漏洞多3

1.2.3网上鱼龙混杂，网络攻击者猖獗4

1.3办公自动化发展的整体现状4

1.4当前实现办公自动化的解决方案4

2现代企业办公自动化的功能需求4

2.1信息发布功能4

2.2公文流转功能5

2.3考勤管理功能6

2.4办公室管理功能7

2.5系统管理功能8

3办公自动化在现代企业管理的重要性9

3.1办公自动化对现代企业的经营和管理重要性9

3.2办公自动化是现代企业信息化的必要条件9

3.3办公自动化是现代企业营销创新的技术基础9

3.4推行办公自动化对现代企业带来了进步10

结论11

致谢12

参考文献13

摘要

办公自动化是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。

企业办公自动化系统在此基础上实现企业的快速运转和交流，进而有效提高企业办公效率。

在市场竞争过程中，对于一个企业而言，对信息的掌握程度、信息获取是否及时、信息能否得到充分的利用、对信息的反应是否敏感准确，也越来越成为衡量一个企业市场竞争能力的重要因素。

办公自动化实现团队的通信、共享、管理和制订各种项目文档或日程安排，使项目或临时任务中交流想法、共享信息、协同完成任务变得更轻松。

今天，在现代企业推行办公自动化更有其重要性。

关键词：

办公自动化企业管理重要性

办公自动化是应用计算机技术、通信技术、系统科学和行为科学等先进的科学技术，不断使人们的部分业务借助各种办公设备，并由这些办公设备与办公人员构成服务于某种目标的人机信息系统。

即通过局域网或广域网，采用各种媒体形式，管理和传输信息，改变传统办公的面貌，实现无纸化办公，从而最大限度地提高办公效率和改进办公质量及办公环境和条件，实现办公活动的自动化与科学化。

在市场竞争过程中，对于一个企业而言，对信息的掌握程度、信息获取是否及时、信息能否得到充分的利用、对信息的反应是否敏感准确，也越来越成为衡量一个企业市场竞争能力的重要因素。

1办公自动化的发展史及现状

1.1办公自动化发展史

办公自动化的发展其实是一个不断求新求变的过程，纵观办公自动化的发展历程，是伴随着企业信息化发展的浪潮起伏。

不同的信息化发展阶段也对应不同的办公自动化发展阶段：

1.1.1文件型办公自动化

我们对办公自动化的初步认识实际上从上个世纪80年代开始。

1985年全国召开了第一次办公自动化规划会议。

那时计算机还是一个稀罕物，初步的办公自动化实际上从单机版的办公应用软件开始，例如WPS、MSOFFICE、Lotus1-2-3等软件，当时许多人把办公自动化称为“无纸化办公”。

该阶段主要关注个体的工作行为，主要提供文档电子化等服务，所以我们可以将该阶段称之为“文件型办公自动化”。

1.1.2流程性办公自动化

该阶段从最初的关注个体、以办公文件/档案管理为核心的文件型办公自动化，到目前正在成为应用主流的流程性办公自动化，它以工作流为中心，实现了公文流转、流程审批、文档管理、制度管理、会议管理、车辆管理、新闻发布等众多实用的功能。

1.1.3知识型办公自动化

随着办公自动化系统应用的逐步深入，企业的员工每天上班做得第一件事情可能就是登陆办公自动化系统，收一下邮件、看看公司最新的新闻、处理自己今天需要待办的工作等。

办公自动化俨然成为一个日常工作的基础平台，企业已经不可离开它了。

但是新的挑战又产生了：

如何借助这个平台能够让员工合适的场景下，合适的时间里获取合适的知识?

如何借助该平台来沉淀组织的最佳实践并传递到整个组织?

这样可以大大节省员工查找知识的时间、减少不必要的重复劳动、提高工作的效率、沉淀组织的知识、提高组织的应变速度，并最终最大化提升组织及个体的产能，全面提升企业的管理。

其作用这里有：

①协同工作平台：

通过实时通信、在线感知、团队协同等。

②知识管理平台：

实现知识的沉淀、共享、学习、应用和创新，整个组织能够积累基于战略的核心知识资产，为高层管理提供决策支持和信息情报。

③项目协作平台：

通过为项目团队提供一个全方位的沟通、协作平台，提高多项目组的工作效率和质量，使项目成员可以在灵活的时间、地点对他人或事务的需求做出即时的响应。

④激情管理平台：

从企业文化建设着手，提高员工工作激情，营造一个相互帮助、相互理解、相互激励、相互关心的共同工作氛围，从而稳定工作情绪，激发工作热情，形成一个共同的工作价值观，进而产生合力，实现共同目标。

⑤企业通信平台：

建立企业范围内的电子邮件和网络通信系统，包括WebMail、网络会议、实时通讯、手机短信、WAP和传真自动收发，使企业内部通信与信息交流快捷流畅，并且与Internet邮件互通。

⑥信息发布平台：

为企业的信息发布、交流提供一个有效的场所，使企业的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项及时传播，使企业员工能及时感知企业发展动态。

⑦行政办公平台：

实现办公事务的自动化处理。

通过公文流转改变了企业传统纸质公文办公模式，企业内外部的收发文、呈批件、文件审批、档案管理、报表传递、会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式，真正实现无纸化办公。

⑧信息集成平台：

办公自动化系统能把企业的业务数据集成到工作流系统中，使得系统界面统一、帐户统一，业务间通过流程进行紧密集成。

1.1.4智能型办公自动化

随着组织流程的固化和改进、知识的积累和应用、技术的创新和提升，最终办公自动化系统将会脱胎换骨，全新的“智能型办公自动化”成为未来的发展方向，该阶段办公自动化更关注组织的决策效率，提供决策支持、知识挖掘、商业智能等服务。

1.2办公自动化的忧患

1.2.1互联网协议是开放的、面向大众的，安全性能差

其网络协议（TCP/IP、HTTP等）由于便于连接、方便使用，已成为开放的、面向大众的网络协议，协议在安全方面考虑的很少，而且创建的比较早，被“黑客”发现的漏洞愈来愈多，安全性能愈来愈差。

1.2.2操作系统、网络硬件、应用程序漏洞多

现在看操作系统漏洞已经无法避免，尤其是微软开发的windows系列。

早已被世界公认为漏洞最多的操作系统，所以银行等一些特殊的部门，他们大多数采用的据说是一种叫做UNIX的数据库系统，安全系数相对高很多。

1.2.3网上鱼龙混杂，网络攻击者猖獗

现在由于黑客工具的大量开发，很多稍懂点微机的人都可能成为黑客，有的是为了好玩，试试身手，烦人的是那些恶意破坏，盗取数据的。

1.3办公自动化发展的整体现状

我国办公自动化发展已经历三个发展阶段，各单位办公自动化程度有所不同，大致可以分为四种情况：

（1）起步较慢，还停留在使用没有互联网的计算机，使用MSOffice系列、WPS系列应用软件以提高个人办公效率。

（2）已经建立了自己的Intranet网络，但没有好的应用系统支持协同工作，仍然是个人办公。

网络处在闲置状态，单位的投资没有产生应有的效应。

（3）已经建立了自己的Intranet网络，单位内部员工通过电子邮件交流信息，实现了有限的协同工作，但产生的效益不明显。

（4）已经建立了自己的Intranet网络，使用经二次开发的通用办公自动化系统；能较好的支持信息共享和协同工作，与外界联系的信息渠道畅通；通过Internet发布、宣传单位的有关情况；Intranet网已经对单位的管理产生了明显的效益，现在正着手开放或已经存在使用针对业务制定的综合办公自动化系统，实现科学管理和决策，增强单位的竞争力，使企业不断发展壮大。

1.4当前实现办公自动化的解决方案

一个单位要实现办公自动化，其解决方案应遵循以下步骤：

（1）搭建单位的Intranet网络，这是办公自动化的应用网络平台。

（2）对于应经拥有Intranet网络的单位，需要一套通用办公自动化系统。

（3）对于那些已经存在使用通用办公自动化系统的单位或者只有Intranet网络并打算一次到位实施办公自动化的单位，进一步的工作将是开发针对其具体业务的一套综合办公自动化应用系统。

2现代企业办公自动化的功能需求

随着经济环境的改变，社会进步正在不断加速，越来越多的企业迫切需要一个可以实现内外资源整合的高效的办公自动化信息系统，从而提升其管理水平。

2.1信息发布功能

◆发布信息

本功能供具有发布权限的用户发布信息，部门信息管理员或以上级别的用户有发布信息的权限，部门用户和访客没有发布信息的权限。

可以使用的信息格式有“附图片信息”和“文档信息”两种。

两种信息都具有信息标题，所不同的是，发布者可以在“附图片信息”的信息正文后加入图片，而“文档信息”没有信息正文，发布者须指定“文档信息”中的文档（可以是任何格式的文件，但推荐使用Word文档、excel文档和文本文件）。

用户发布信息时须指定：

①信息类型（如果该类型的信息全部用户可读，则不用指定下面三项）

②可以阅读该信息的最低权限

③读限制标志（所有部门皆可阅读，还是将阅读范围限制为某些部门）（若读限制为某些部门）可以阅读该信息的部门（一个或多个）

◆阅读信息

用户登录系统后，都可以查看信息，但他（她）所能阅读的信息根据其读权限的级别而有所差别。

访客只能阅读所有用户均可阅读的信息，如公告、合理化建议等；其他用户除了可以阅读所有用户均可阅读的信息外，还可以阅读以下信息：

所有部门皆可阅读的，而且最低读权限小于或等于当前用户的读权限的信息；当前用户所属部门可读的，而且最低读权限小于或等于当前用户的读权限的信息。

2.2公文流转功能

◆登陆公文流转子系统

用户进入公文流转子系统后的操作如下：

①能够看到系统给的公文审批通知信息。

形式以滚动条或其他消息框方式给出。

初始登录用户为集团所有人员并拥有自己的登录名和登录密码。

②登录公文子系统就要同时打开本登录用户的待审文件列表。

促使用户进入系统就进行审批文件。

◆公布公文文件

集团所有人员都可以发布公文。

用户按照公文的要求发布自己的公文（公文号、标题、内容、发布时间、发布人、附带文档及文档类型）。

每人发布的公文除了管理员有所有管理权限之外只能由自己或已审批过的人查看。

◆选择审批流程

用户自己填写的公文成功提交后，进入到选择审批流程。

流程分为两种：

固定流程和定制流程。

1固定流程

由发起人在固定流程表中选择一个审批流程。

分为：

（a）发起人选择固定流程表中一个审批流程。

（b）若需要对固定流程进行维护（增加、修改），提供选择固定流程前到固定流程维护界面的入口，并能够返回。

也就是说用户在选择固定流程时，可以先进入到固定流程维护界面进行维护，然后返回选择界面选择一条固定流程。

②定制流程

发起人发起公文后或上一个审批人审批完后，按照先部门后人员选择下一步的审批人，完成后提交。

◆查看审批文件状态

发起人可以对自己发起的公文进行维护，维护类型如下：

①查看：

查看本人发起的公文的审批情况。

②前置：

本功能提供查看的公文是正在审批过程中的文件。

③删除：

在还没最终审批完成之前，对本人发起的公文，进行作废处理。

审批人可以对自己审批的文件进行查看。

◆审批文件并选择下一个审批人

用户进入到公文子系统就直接审批文件，若本公文审批流程为固定流程，则审批后提交完成，若审批流程为定制流程，则如同上面选择审批