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电算化笔记
第一章会计信息化概述
会计信息源于对日常经营活动所产生的数据进行加工处理。
会计是一个信息系统，利用信息技术对会计信息进行采集、处理和输出，完成会计核算任务，进行财务分析、辅助管理决策的有机整体。
本章中的会计信息系统是指计算机环境下的会计信息系统。
第一节 会计信息系统基本概念
一、信息系统
1、会计数据与会计信息
会计数据：
会计数据通常是指记录下来的会计事实，是产生会计信息的源泉。
一般来说，会计数据包括数字数据和非数字数据。
会计信息：
会计信息是按照一定的要求或需要对会计数据进行加工、计算、分类、汇总后的结果。
可以用数字、符号、文字、图表等来表示。
会计信息是反映监督企业的生产经营活动，作好财务决策的依据。
2、信息系统
系统：
是由相互联系和相互作用的若干部分组成的具有特定功能的整体。
信息系统：
是对信息进行收集、传输、处理、存储、检索和管理的系统。
3、信息系统的主要形式：
信息系统的概念是不断发展的，业务处理系统、管理信息系统、决策支持系统代表了信息系统发展过程的不同阶段，并仍在不断发展之中。
随着网络技术、人工智能技术的发展信息系统向网络化、智能化发展。
各个主要阶段包括的内容：
日常运行层系统：
业务处理系统（TPS）是最为常见的运行处理系统。
知识层系统：
知识运用系统（KWS）和办公处理系统（OS）是最为常见的知识层系统。
管理层系统：
管理信息系统（MIS）和决策支持系统（DSS）是最为常见的管理层系统。
战略层系统：
经营支持系统（ESS）是最为常见的战略层系统。
二、管理信息系统
管理信息系统（MIS）：
是一个由人和计算机等组成的能进行信息处理、为管理决策服务的信息系统。
具体的说它是一个利用计算机硬件和软件，手工作业，分析、计划、控制和决策模型以及数据库的人机系统，它提供信息支持企业的运行、管理与决策功能。
三、会计信息系统：
会计信息系统是一个组织处理会计业务，为各级管理人员提供他们所需的各种会计信息的实体。
这个系统收集、加工、存贮、传送会计数据和会计信息，为预测经济前景、经营决策、控制经营过程提供依据。
会计信息系统的特点：
准确性和及时性、处理流程自动化、数据管理集中化、严格的内部控制。
四、电算化会计信息系统：
电算化会计信息系统是指用计算机代替手工，处理部分或全部会计业务的会计信息系统。
电算化会计信息系统：
账务处理子系统、工资核算子系统、固定资产核算子系统、采购核算子系统、往来核算子系统、存货核算子系统、销售核算子系统、报表处理子系统。
五、会计人员在会计信息化中的作用
在“以信息化带动工业化”的进程中，会计师的工作职责也应发生相应的转变。
在企业会计信息系统实施过程中，会计人员扮演了三方面的角色：
设计者：
作为会计信息系统设计和实施人员，会计师应回答以下几个方面的问题：
哪些业务事项被记录？
业务事项如何记录？
业务事项记录的时间？
各种记录如何处理？
应产生哪些报告？
使用者：
会计信息系统运行效率取决于会计人员对系统流程理解和信息处理技术的运用程度。
如信息系统存储了哪些会计数据？
如何访问会计数据？
审计者：
作为内外部审计人员，应关注会计数据和由系统生成的报告的可靠性。
第二节会计信息化的发展
管理水平的提高和科学技术的进步对会计理论、会计方法和会计数据处理技术提出了更高的要求，使会计信息系统从简单到复杂，由落后到先进，由手工到机械，由机械到计算机。
会计信息化的发展历程是不断发展、不断完善的过程。
一、我国会计软件的发展
我国财务软件起步于20世纪80年代，经历了自主开发和委托定点开发到标准化、通用化、商品化、专业化、行业化等诸多发展阶段。
财务软件开发平台经历了DOS、Windows到当前的Internet和Web平台，技术架构从文件/服务器（F/S）到客户/服务器（C/S）再到浏览器/服务器（B/S）。
财务软件在应用上经历了从单项处理向核算型、核算型向管理型、管理型向财务和业务一体化管理软件发展，管理流程由事后记账和分析向事前预测、事中控制、预警发展，数据管理模式则由分布向集中式发展。
1、会计核算软件的发展
我国会计电算化工作始于1979年，在长春一汽进行了会计电算化试点工作。
1981年8月在财政部、一机部和会计学会的支持下，在长春召开了“财务、会计、成本应用计算机问题研讨会”，在这次会上提出了“会计电算化”这一概念。
我国电算化经历了三个发展阶段：
缓慢发展阶段（1979年-1983年）
自发发展阶段（1983年-1986年）
有组织、有计划的发展阶段（1986年至今）
在这个过程中财政部制定了相关的电算化法规：
1989年12月，财政部颁发了《会计核算软件管理的几项规定（试行）》，这是我国颁布的第一个关于会计电算化的法规。
1994年6月，财政部根据《会计法》的规定，研究制定了《会计电算化管理办法》、《商品化会计核算软件评审规则》和《会计核算软件基本功能规范》，同时废止了89年12月颁布的《会计核算软件管理的几项规定（试行）》，这三个法规也是目前指导我国会计电算化工作的主要依据。
在20世纪80年代末到90年代初，以财务软件为代表的中国管理软件快速崛起，涌现了用友、金蝶、安易、金蜘蛛等一批专门从事商品化财务软件开发与推广的公司。
2、财务管理软件的成熟
20世纪90年代中期开始，随着国外MRPII、ERP管理思想和软件系统在我国一些著名的制造业企业的引入和应用，财务软件开始按照MRPII和ERP的模式开发财务和管理软件。
财务管理软件在核算软件基础上增加完善了成本管理系统、资金管理系统和管理分析系统等。
此外，购销存等业务系统与财务系统集成起来，形成财务、业务一体化软件。
3、集团财务管理软件的必然
第三次浪潮最突出的背景是中国企业现在面临全球化的竞争，现在很多中国企业已经做到很大了，面临全球化竞争的时候他们有更高的要求。
所以在这样的背景下产生了对集团财务管理软件的需求。
二、国外财务软件的发展
国外会计电算化起步于20世纪50年代。
这个阶段主要利用计算机完成会计数据的计算，其特点是数据作为应用程序的一部分，不能独立存在。
50年代末到70年代初，会计数据已可存储于单独的数据文件，修改数据无需修改程序，会计数据从单项处理向综合处理转变。
70年代后，随着计算机网络技术的出现和数据库系统的广泛应用，形成了网络化的计算机会计信息系统。
80年代和90年代，由于微电子技术蓬勃发展，微型计算机大批涌现，使会计信息系统得到迅速发展。
三、ERP系统的基本概念
企业资源计划（ERP）是由物料需求计划（MRP）、制造资源计划（MRPII）逐步演变并结合信息技术发展的最新成就而发展起来的。
ERP是指建立在信息技术基础上，以系统化的管理思想，为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台。
四、ERP系统的主要功能模块
ERP是将企业所有资源进行整合集成管理，简单地说是将企业的三大流：
物流、资金流、信息流进行全面一体化管理的管理信息系统。
企业中的一般管理主要包括三方面的内容：
生产控制（计划、制造）、物流管理（分销、采购、库存管理）和财务管理（会计核算、财务管理）。
第三节会计信息化的管理
会计信息系统管理分为宏观管理和微观管理。
微观管理是指基层单位对已建立的会计信息系统进行全面管理，保证安全、正常运行、一般包括建立内部控制制度、系统运行管理和会计档案管理等内容。
宏观管理是指国家、行业或地区为保证会计工作的顺利开发和电算化后的会计工作质量，所制定的办法、措施、制度。
一、会计信息化的宏观管理
会计信息系统是管理信息系统的重要组成部分，各级财政部门在会计信息系统的宏观管理中具有法律的领导地位和职责。
会计信息系统宏观管理的主要任务是：
1、制定会计信息系统的发展规划；
2、制定会计信息系统管理规章及专业标准；
3、评定会计核算软件、会同有关部门管理会计软件市场；
4、大力抓好人才的培养；
5、推动会计信息系统理论研究。
二、会计信息化的微观管理
为了对会计信息系统进行全面管理，保证会计信息系统安全、正常运行，在企业中应切实做好会计信息系统内部控制，以及操作管理、会计档案管理等工作。
1、建立内部控制制度
内部控制制度是为了保护财产的安全完整，保证会计及其数据正确可靠，保证国家有关方针、政策、法令、制度和本单位制度、计划贯彻执行，提高经济效益，利用系统的内部分工而产生相互联系的关系，形成一系列具有控制职能的方法、措施、程序的一种管理制度。
2、建立岗位责任制
会计电算化后的工作岗位可分为基本会计岗位和电算化会计岗位。
基本会计岗位可分为：
会计主管、出纳、会计核算、稽核、会计档案管理等。
电算化会计岗位可设立：
电算主管：
负责协调计算机及会计软件系统的运行工作。
软件操作：
负责输入记账凭证和原始凭证、输出记账凭证、会计账簿、报表和会计数据。
审核记账：
负责对已输入计算机的会计数据进行审核、对打印输出的账簿、报表进行确认。
电算维护：
负责保证计算机硬件、软件的正常运行，管理机内会计数据。
数据审查：
负责监督计算机及会计软件系统的运行，防止利用计算机进行舞弊。
数据分析：
负责对计算机内的会计数据进行分析。
档案管理：
负责磁盘或光盘等数据、程序的保管、打印、输出，凭证、报表等会计档案资料的保管工作。
3、操作管理
电算化后，会计信息系统的正常、安全有效运行的关键是操作使用。
操作管理其主要体现在建立与实施各项操作管理制度上。
4、维护管理
系统的维护管理包括硬件维护和软件维护两部分。
软件维护主要包括正确性维护、适应性维护、完善性维护三种。
5、机房管理
保证计算机机房设备的安全和正常运行是进行会计电算化的前提条件。
机房管理的主要内容包括机房人员的资格审查、机房内的各种环境、设备要求等。
6、档案管理
会计档案管理主要是建立和执行会计档案立卷、归档、保管、调阅、销毁等管理制度。
7、病毒预防
计算机病毒是危害计算机信息系统的一种新手段，其传播泛滥的客观效果是危害或破坏计算机资源。
根据病毒的特点和侵害过程，防范计算机病毒的主要措施有以下基本方法：
（1）建立网络防火墙以抵御外来病毒或“黑客”对网络系统的非法侵入。
（2）使用防病毒软件经常对计算机系统进行检查以防止病毒对计算机系统的破坏。
（3）不断改进数据备份技术并严格执行备份制度，从而将病毒可能造成的损失降到最小。
第四节会计信息系统的实施
一、实施与实施方法论
实施的概念有狭义和广义概念之分：
1、狭义的实施概念
狭义的实施概念将信息系统看成单纯的技术项目，用传统的项目管理的观点来定义财务信息系统的实施，因此，实施始于想法，终于项目的完成是其代表性的观点。
2、广义的实施概念
实施过程并不以信息系统安装完成、投入使用为结束，而是将整个信息系统生命周期看作是信息系统实施过程。
目前较为流行的管理信息系统开发方法是结构化生命周期开发方法，用结构化生命周期开发方法开发一个系统，分为五个依次连接的阶段：
系统规划阶段、系统分析阶段、系统设计阶段、系统实施阶段、系统运行阶段
3、实施方法论
实施方法论是一整套正式且结构化的实施惯例或规范，一般包括阶段/方法、活动/任务、输入/输出等内容。
系统实施方法论的一般框架包括：
基本原则、实施阶段、建模工具、实施主体、实施工具、培训文档、技术和服务支持等。
信息系统实施过程包括：
需求确认、制定项目计划、实施软件、优化业务流程等方面。
二、主要的实施方法论
1、用友公司的实施法2、金蝶“金手指六步实施法”3、其它实施方法论。
第二章中文Excel2000的使用
Excel2000是微软公司出品的Office2000系列办公软件中的一员，确切地说，它是一个电子表格软件，可以用来制作电子表格、完成许多复杂的数据运算，进行数据的分析和预测并且具有强大的制作图表的功能，因此，利用Excel2000可进行库存管理、建立财政开支与收入状况表，以及复杂的会计账目等。
第一节Excel2000的基本概念
一、工作簿、工作表和单元格是Excel的3个基本单位
1、工作簿：
是用来存储并处理数据的文件，扩展名“·XLS”。
一个工作簿中可以拥有最多255个工作表。
系统打开一个的工作簿称“book1”，系统默认自动建立3个工作表，即sheet1、sheet2、sheet3。
2、工作表：
是Excel基本工作平台和电子表格，一切操作都在其上进行。
一张工作表是由65536行和256列组成的。
行号用1，2，3…数字表示，列号用A，B，C…Z；AA，AB…IV表示
3、单元格和单元格区域
◆单元格：
是由行和列相交组成的一个矩形块，它是存储数据的基本单位。
单元格的“地址”，用“列号，行号组合”表示，例如：
A1，C2…。
一个单元格可以存储的容量是32000个字符。
◆单元格区域：
是由多个单元格组成一个矩形块，单元格区域的表示方法：
同一行的区域：
左边单元格地址：
右边单元格地址（B3：
E3）
同一列的区域：
上面单元格地址：
下边单元格地址（B6：
B15）
跨行跨列的区域：
左上角单元格地址：
右下角单元格地址（D6：
F15）
D6：
F15
B3：
E3
B6：
B15
◆活动单元格：
通常把当前选定的一个或多个单元格称为活动单元格或活动单元格区域，其外边有一个粗边黑框线。
在活动单元格选定框的右下角有一个小黑方块，称为填充柄，利用此填充柄可以填充某个单元格区域的内容。
二、单元格基本操作
单元格是Excel的基本元素，如何定位、选择、控制和输入单元格是学习的关键。
1、单元格的选取：
选取某个单元格：
单击相应的单元格。
选取单元格区域：
单击该区域的第一个单元格，然后拖动鼠标直至选定最后一个单元格，选定区域以反白显示。
选定整行：
单击该行的行号。
选定整列：
单击该列的列号。
选定所有单元格：
单击“全选”按钮。
选定不相邻单元格或区域：
先选定第一个单元格或单元格区域，然后按住Ctrl键，再选定其他单元格或单元格区域。
2、单元格内容的输入
Excel中的数据类型主要有以下几种：
文本型、数值型、时间和日期型、公式型。
Excel会自行判断键入的数据是哪一种类型，并进行适当的处理。
（1）输入文本：
文本包括汉字、字母、数字、空格以及其他键盘能键入的符号。
每个单元格系统默认８个字符宽，文本沿单元格左边对齐。
有时，想把一个数字作为文本，例如邮政编码、产品代号等，只要在输入时加上一个单撇号（如’100086）或加等号和双引号（=“100086”），系统会把数字作为文本处理，沿单元格左边对齐。
（2）输入数字：
有效数字只能包括“0~9+-（）/$%等字符。
系统默认整数加小数共显示８位，数字沿单元格右边对齐。
如果要输入分数时（如2/3），应先输入“0”及一个空格，然后输入“2/3”即可，否则会作为日期处理，显示“2月3日”。
（3）输入日期和时间：
在Excel中，日期和时间系统按数字处理，沿单元格右边对齐。
输入日期：
常见的日期格式：
mm/dd/yy（月／日／年）,dd-mm-yy（日-月-年）
插入系统当前的日期，可以按ctrl+;（分号）键。
输入时间：
常用时间格式：
hh:
mm:
ss（am/pm）注am/pm与秒之间有空格
插入系统当前的时间，可以按ctrl+shift+;（分号）键。
（4）输入公式：
Excel最大的功能是计算，只要输入正确的计算公式后，就会立即在该单元格中显示计算结果。
注意的是在输入公式时必须以等号（=）作为开头。
3、单元格数据自动输入
▲可以自动填充的４种情况：
·初值为“纯字符”或“纯数字”：
自动填充相当于“复制”
·初值为“字母（文字）+数字”混合体，自动填充时，字母（文字）不变，数字递增，
·初值为“excel自定义自动填充序列之一”，按自定义序列填充，例如：
一月，二月…
·可将一个初始数据（或日期）填充到指定的“单元格区域”或“某行、列”，中去。
▲自动填充的方法：
·使用鼠标拖动实现自动填充：
鼠标到“初始值”的单元格右下方，成“+”形，称为填充柄，拖拽扫过的区域都实现自动填充。
·菜单实现与源单元格较远的区域自动填充：
“编辑”菜单→填充→序列。
▲自定义序列：
选“工具”菜单，“选项”选“自定义序列”选项卡、增加、加入新序列。
▲产生等差序列，等比序列及填充。
在一个单元格写入“初值”，选中该填充区域，“编辑”菜单→填充→序列→⊙等比序列 （⊙等差序列）→步长值→确定。
说明：
纯数字：
相同填充：
直接拖拽“填充柄”、+１填充：
ctrl+拖填充柄
字母+数字：
相同填充：
ctrl+填充柄、+１填充；拖填充柄
第二节Excel2000的基本操作
一、建立与保存工作簿
1.建立工作簿：
“常用工具栏”的“新建”按钮。
默认文件名为“Bookl”
“文件”→“新建”→“常用”→“工作簿”图标
2.保存工作簿文件：
“文件”菜单→“保存”命令
“常用工具栏”→保存按钮
二、打开和查找工作簿
1、打开工作簿文件：
“常用工具栏”→打开按钮
“文件”菜单→“打开”命令
2、查找工作簿文件：
“打开”对话框：
工具栏中“工具按钮”→查找
开始→查找：
文件或文件夹
三、处理工作簿中的工作表
1、插入工作表：
·“插入”菜单→工作表→选“常用卡”→空白工作表。
·右击“工作表标签”→选“插入”。
2、重命名工作表：
双击“工作表标签”。
“格式”菜单→选“工作表”→重命名。
3、删除工作表：
右击“工作表标签”→快捷菜单：
选“删除”。
选中多个工作表→“编辑”菜单→删除工作表。
4、选择工作表：
选择单个工作表：
单击工作表标签。
选连续多个工作表：
按shift+单击首、尾工作表标签。
选不连续多个工作表：
ctrl+单击多个不连续工作表标签。
5、移动工作表：
在同一工作簿中移动工作表，直接拖动工作表标签到目标处。
将工作表移动到另一个工作簿中，“编辑”菜单→选“移动或复制工作表”。
四、工作表中数据的编辑
1、修改单元格中的数据
（1）直接在单元格内编辑数据：
双击单元格，鼠标成“I”形时，直接写入内容
（2）在编辑栏中编辑：
在编辑栏地址中，编辑该单元格的内容→然后单击√确定按钮。
2、数据的移动、复制和自动填充
（1）鼠标拖放；ctrl+拖动鼠标（复制），直接拖动鼠标（移动）
（2）菜单或工具栏：
利用剪切，复制和粘贴命令进行。
3、单元格、行、列的插入
（1）插入一行（一列）：
选中一行（列）→右快菜单→插入→行（列）
（2）插入一个单元格：
选中一个单元格→右快菜单→插入→对话框，选择“活动单元格右移”或“活动单元格下移”。
4、数据的删除和清除
⑴数据清除：
清除单元格内的数据，而不是单元格本身。
方法：
选中单元格或区域或行，列→“编辑”菜单→清除。
或右快键菜单；选“清除内容”。
⑵数据删除：
删除单元格连同其中的数据
方法：
选中单元格或区域或行，列→“编辑”菜单→删除。
或右快捷菜单→删除
5、查找与替换：
鼠标单击“查找与替换”的单元格”→“编辑”菜单→查找，输入查找内容→“替换”→输入替换内容→单击“替换”按钮。
第三节格式化工作表
一、设置单元格格式
【格式】菜单下的【单元格】命令，可以打开【单元格格式】对话框，有六个选项卡，“数字”、“字体”、“对齐”、“边框”、“图案”、“保护”，使用对话框可以完成单元格所有格式设定。
1、设置数字格式：
“数字”选项卡，可设置数字的所有显示格式。
数字显示格式共12种格式。
·常规：
不包含任何特定的数字格式（系统默认格式）。
·数值：
小数的位数设置的格式。
·货币：
选择货币格式：
￥＄。
·会计专用、日期、时间格式设置。
·百分比位数、分数格式、科学记数法、文本（数字作文体处理）。
·特殊：
邮政编码，中文大写数字等。
·自定义；包括一些专用的数值格式，日期，时间格式等。
2、设置对齐方式
（1）水平方向对齐：
常规：
默认的文本左对齐，数值右对齐，逻辑值和误差值居中对齐
填充：
将选中的水平单元格中全部填充最左端的单元格中的字符
跨列居中：
一般设置“表格的标题”
（2）垂直方向对齐：
靠上，靠下，居中，两端对齐
（3）数据沿某方向对齐；方向度（范围+90度~—90度）
（4）文本控制：
自动换行、缩小字体填充、合并单元格
3、设置字体格式
“字体”选项卡：
设置字体，字型，字号，颜色，特殊效果，下划线。
4、设置单元格边框
“边框”选项卡：
边框（外边线，内线，斜线）、线条样式、线条颜色。
5、设置单元格图案
“图案”选项卡：
为单元格设置底纹，图案等。
6、“保护”选项卡：
用户可以锁定或隐藏工作表中的任何区域单元格和公式起到保护作用。
二、设置行高和列宽
1、行高：
“格式”菜单→行→子菜单：
行高
2、列宽：
“格式”菜单→列→子菜单：
列宽
注意：
（1）在不要求精确的设置行高和列宽时，可利用鼠标到行，列边线处，直接拖拽。
（2）可使用右快捷菜单：
鼠标到一行，列或选中的多行，列的“行标”，“列标”处右击→出现快捷菜单：
从菜单中选“行高”或“列宽”→写入数值
三、设置条件格式
在工作表中，若希望突出显示公式的结果，或内容符合特定条件的单元格，使用条件格式会非常方便。
选择要设置格式的单元格或区域，单击“格式”菜单→弹出“条件格式”对话框→输入格式的条件（＜、＞、＝）和数值。
注意：
（1）如还要对单元格中字体、背景进行设置，在“条件格式”对话框中单击“格式”按钮，弹出“单元格格式”对话框，选择选项→确定，返回“条件格式”对话框→确定。
（2）如果要加入另一个条件，单击“添加”，然后重复上面的步骤。
最多可设三个。
第四节公式与函数的使用
一、利用公式进行计算
1、公式的语法
所有公式必须以等号“=”开头。
一个公式由运算符和参与计算的元素（操作数）组成。
（1）运算符有四种类型：
·数学运算符：
+-*/（除）^乘方%百分比
·文本运算符：
&文本连接
·比较运算符：
=，<,>,>=,<=,<>不等、结果为：
逻辑值true或false
·引用运算符：
‘：
’冒号，用来定义一个单元格区域，例如A3：
A7
空格：
“交集”运算符，表示处理几个区域的重叠部分
‘，’逗号：
“并集”运算符：
用来连接几个单元格区域
（2）元素（操作数）：
可以是常量、单元格地址、名称和函数。
2、输入公式
（1）直接输入公式：
选中输入公式的单元格，输入“=”、运算符或数值，单元格地址等。
例：
=40+50
（2）在“编辑栏”中输入公式，√单击确认按钮。
3、单元格的引用
在公式中可以引用任何单元格区域的数据（或将公式从一处复制到另一处），Excel将相对于公式的新位置修正公式中的单元引用。
（1）引用的类型：
“相对引用”，“绝对引用”和“混合引用”
·相对引用：
相对引用是“引用单元格和被引用单元格之间的位置关系被记录下来”。
当把这种引用再复制到其它单元格时，这种位置关系也随之被复制过来。
公式中的“相对引用”会随单元格的移动而修改，但位置的关系不改变。
·绝对引用：
绝对引用是“引用单元格和被引用单元格的位置关系是固定的”公式中的绝对引用不会随单元格地址的变化而变化。
在行标和列标前加“$”。
例如；$A$2。
·混合引用：
在工作表中行地址用相对引用，列地址用绝对地址，反之，列地址用相对引用，行地址用绝对引用，称混合引用。
例如；$A2，D$3。
特点是，引用的单元格被
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