公文管理制度.docx

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公文管理制度

1总则

1.1目的

为提高公文处理工作的效率和质量，使之科学化、规范化、制度化，结合公司实际工作情况，特制定本制度。

1.2适用范围

1.2.1凡收到的与公司相关的公文。

1.2.2凡发布的与公司相关的公文。

1.3权责单位

1.3.1总裁办负责本制度制定、修改、废止之草拟。

1.3.2总裁负责本制度制定、修改、废止之核准。

1.3.3总裁办为本制度的归口管理部门。

1.4公文定义

公文是指在公司经营管理活动中产生的，按照严格的生效程序和规范的格式制定的正式书面文件。

1.5公文处理

公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

1.6公文处理责任人

总裁办指定文秘人员作为公文处理责任人，负责公文处理工作。

公文处理责任人应忠于职守、廉洁正派、保密观念强且具备有关专业知识。

1.7公文处理原则

1.7.1公文处理应坚持精简、高效的原则，做到及时、准确、安全、规范。

1.7.2公文由总裁办负责统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。

2 公文种类及使用范围

2.1公文的种类

公司的公文种类主要有：

决定、报告、请示、通知、通报、批复、函等。

2.2各类公文使用范围

2.2.1 决定

对重要事项或重大行动做出的安排，用“决定”。

2.2.2 报告

适用于向上级汇报工作，反映情况，提出意见或建议，回复上级询问或交办事项的处理结果。

2.2.3 请示

适用于向上级请求指示、批准的事项。

2.2.4 通知

适用于发布规章制度（包括规定、办法、章程、规程、细则等）和措施；传达上级有关单位的指示；要求下级单位办理或者需要知晓的事项；转发上级有关单位、同级单位和不相隶属单位的公文；批转下级单位的公文；印发公司领导的讲话；人事任免事项等。

2.2.5 通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

2.2.6 批复

适用于答复下级单位或相关单位的请示事项。

2.2.7 函

适用于平级单位之间或不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题。

3. 公文格式

公文的各要素分为眉首、主体、版记三部分。

置于公文首页红色反线（宽度156mm）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。

3.1眉首

公文的眉首包括公文份数序号、秘密等级、紧急程度、发文机关标示、发文字号等。

3.1.1公文份数序号

公文份数序号即将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。

仅秘级文件须用阿拉伯数码顶格标识在眉首左上角第1行，写法为“000XX”。

3.1.2秘密等级

公文按保密程度分为绝密、机密、秘密、普通四个等级，其中绝密、机密、秘密类文件尤其不得随意复印或泄露。

（1）绝密类：

涉及公司安全或我公司特有，一旦泄漏会使公司遭受严重危害和重大损失的保密信息，在文头以“绝密”标示；属于对公司经营影响重大的绝密性文件，仅限于发文对象参阅，不得进行二次下发和传递，严禁外泄。

（2）机密类：

涉及重大事宜或处于行业领先水平，一旦泄漏会使公司遭受较大损失的保密信息，在文头以“机密”标示。

其保密程度仅低于绝密类的文件，仅限于发文对象及工作相关并有必要了解文件内容的对象参阅，可视具体情况进行二次下发，但仅限于公司主管领导指定的人员使用，严禁外泄。

（3）秘密类：

不属于绝密级及机密级，一旦泄漏会使公司遭受损失的其他保密信息，在文头以“秘密”标示；有工作需要的人员可以使用，可视具体情况进行二次传递，但仅限于部门负责人指定的人员使用，严禁外泄。

（4）普通类：

有关日常工作的普通文件，在文头不作标示。

适用于公司内部传阅，可根据具体需要对外发布。

3.1.3紧急程度

文件按办文时间要求分为紧急和普通二类。

（1）紧急文件指必须在收文或发文后二个工作日内办理完毕的文件。

在文头以“紧急”标示。

（2）普通文件指必须在收文或发文后五个工作日内办理完毕的文件，在文头不作标示。

3.1.4密级和急度标示

密级和急度均使用三号黑体字，顶格标示在眉首右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标示秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标示在眉首右上角第1行，紧急程度顶格标示在眉首右上角第2行。

3.1.5发文机关标示

发文机关标示为“××有限公司”，发文机关标示上边缘至眉首上边缘为25mm，用字号36的红色宋体字标识。

多公司联合发文为，几个公司名称分行横排，字号可适当调整，最后写“文件”两字。

3.1.6发文字号

发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。

于发文机关标识下空2行，红色反线上方4mm处用三号仿宋体字书写。

一般居中排列（若为上行文，需标示签发人姓名时，发文字号移至左边，左空1字）。

年份、序号用阿拉伯数码标示；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入，如“〔2009〕”；序号不加“第”字。

（1）公司发文字号为“三星[年]××号”，多公司联合发文且公司为主办单位时，字号为“三星联字[年]××号”；

（2）各部门发文字号：

Ø财务总部公文为“三星财字[年]××号”；

Ø运营管理中心部公文为“三星企字[年]××号”；

Ø信息总部公文为“三星信字[年]××号”；

Ø总裁办公文为“三星办字[年]××号”；

Ø人力资源总部公文为“三星人字[年]××号”；

Ø投资总部公文为“三星投字[年]××号”；

Ø审计部公文为“三星审字[年]××号”；

（3）公司采用统一序列号，部门简写的变动不影响序列号的顺序。

（4）会议纪要由主办部门自行独立编号。

3.2主体

主体包括公文标题、主送单位、正文、附件、落款、印章、附注等。

3.2.1公文标题

公文标题于红色反线下空2行，用二号小标宋体字书写，可分一行或多行居中排列；应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。

公文标题中，除法规、规章名称加书名号外，一般不加标点符号。

3.2.2主送单位

主送单位应当使用全称或规范化简称、统称，顶格用三号仿宋体标列在正文之前、公文标题下空１行处，但如果因主送单位名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送单位名称移至版记中的主题词之下、抄送之上。

3.2.3正文

正文应符合国家法律、法规和方针、政策，力求简明扼要、开门见山、观点鲜明、用语准确、层次清楚、结构严谨。

正文使用三号仿宋体，每自然段首行左空2字，回行顶格（数字、年份不能回行）。

3.2.4附件

正文如有附件，在正文下空1行左空2字用三号仿宋体字标示“附件”，后标全角冒号和名称。

附件如有序号使用阿拉伯数码（如：

“附件：

1.××××”）；附件名称后不加标点符号。

附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标示“附件”，有序号时标示序号。

如不能一起装订，就在附件左上角第1行顶格标示公文的发文字号并在其后标示附件（有序号时标示序号）。

3.2.5落款

落款要用三号仿宋体署公司全称、成文日期。

成文日期用小写汉字书写，须将年、月、日标全，“零”写为“〇”；以公司名义发放的文件其落款为“××有限公司”。

会议通过的文件，成文日期以会议通过的日期为准，其它文件的成文日期以领导签发日期为准。

（1）单一机关制发的公文在落款处可以不署发文机关的名称，只标示成文时间。

成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm～4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。

当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。

（2）当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。

只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。

两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。

当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在成文时间和正文之间。

主办机关印章在前，每排最多3个印章，两端不得超过主体；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；最后一排印章之下右空2字标示成文时间。

（3）特殊情况说明:

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务必使印章与正文同处一面，不得采取标示“此页无正文”的方法解决。

（4）附注：

如有附注，用三号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。

如属请示件，应在该处注明联系人的姓名和电话。

联系人一般以公司经办部门负责人为宜。

3.3 版记

版记包括主题词、抄报、抄送、印发机关和印发时间、页码。

版记中各要素下应加一条黑色反线，宽度同版心。

版记应用3号仿宋体字书写，置于公文最后一页，版记的最后一个要素置于该页最后一行。

3.3.1主题词

主题词居左顶格标示，后标全角冒号；词目之间空一字。

3.3.2抄报

在主题词下一行，后标全角冒号；公司发文均需抄报公司领导。

3.3.3抄送

公文如有抄送，在抄报下1行，后标全角冒号；抄送单位间空一字，回行时与冒号后的抄送机关对齐。

如主送单位移至主题词之下，标示方法亦同。

3.3.4印发机关和印发时间

印发机关和印发时间位于抄送机关之下（无抄送机关在抄报之下）占1行位置；印发机关左顶格，印发时间右顶格。

印发时间以公文付印的日期为准，用小写汉字标示。

3.3.5印发份数

位于印发机关和印发时间之下，占1行位置，右顶格，用小写汉字表示，其下不加反线。

印发份数应严格按照发文范围计算，印发份数包括存档份数。

3.4页码

页码用阿拉伯数码标示，置于版心下边缘之下一行居中。

4．发文办理

发文须按起草、核校、审核（会签）、审批（签发）、打印、盖章、发放程序执行。

4.1公文草拟

4.1.1符合国家法律、法规及其他有关规定。

4.1.2公文中引用的法律、法规、规章及上级文件等要标示出处（标题、文号等）。

对引文要进行核实，确保其准确性和时效性。

4.1.3情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

4.1.4公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送单位的行文关系确定。

4.1.5会议纪要中当姓名职务并用时，一般是姓名在前，职务在后。

4.1.6人名、地名、数字、引文准确。

引用公文应当先引标题，后引发文字号。

引用外文应当注明其中文含义。

日期应当写明具体的年、月、日，一般不用“今年”、“明年”等词来表述。

4.1.7文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。

使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明其准确的中文译名。

4.1.8公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

4.2会签

凡在公文中涉及其它部门职责范围的，起草部门应主动与有关部门会签，会签时间一般不超过三天，会签部门如有意见须注明，以供起草部门和签发领导参考。

4.3审核、审批、签发

4.3.1公文须经总裁办审核后，根据《××公司主要日常工作流程权限表》规定的签发权限报公司领导审批、签发。

4.3.2普通公文的审核时间一般不超过3天；特急或紧急公文则根据紧急程度而定。

4.3.3所有发文流程中的签字者都应认真审核、做好把关。

4.4发文

4.4.1公司公文由总裁办负责统一发布。

4.4.2发往公司以外单位的公文，由公司领导签发后，可由总裁办委托经办部门直接发放给有关单位。

4.4.3公司所有发文由公文处理责任人负责立卷归档。

5.收文处理

5.1公司外来公文统一由总裁办负责签收和流程处理，其它部门原则上不得签收公司外来公文。

如其他部门收到外来公文，应交由总裁办处理。

5.2 收到公文后，公文处理责任人填写《收文呈报处理表》，即送总裁办主任提

出公文流程意见，再由公文处理责任人按此意见呈送相关领导及有关部门处理。

具体流程为：

在总裁办主任提出公文流程意见后，呈报分管领导阅示，同时抄送相关部门，相关部门按分管领导的批示意见和要求提出具体处理方案，按权限报批后执行。

从收到公文起至出具流程意见，一般不得超过二小时，总裁办主任不在时，可电话请示其流程意见。

急件和限时办理的公文，应随到随办。

5.3立卷归档。

收到的公文办结后，公文处理责任人应将收文、《收文呈报处理

表》、办理结果的文件底稿立卷归档。

6．附则

6.1本制度由公司总裁批准生效，总裁办负责解释执行。

6.2本制度自2009年11月12日正式施行。

附件：

1、《发文呈批表（格式一）》（单一单位发文使用的格式）

2、《发文呈批表（格式二）》（需要会签时使用的格式）

3、《收文呈报处理表》

4、公文格式范例

××有限公司

二〇〇九年×月×日

附件1

发文呈批表

（格式一）

拟稿人

部门

时间

标题：

发文编号

核校

部门经理

抄报

主送

抄送

分管领导意见

签发

送达

共份

附件2

发文呈批表

（格式二）

拟稿人

部门

日期

密级

标题：

发文编号

核校

部门经理

抄报

主送

抄送