公文管理制度.docx

1、公文管理制度 公文管理制度1 总则1.1 目的为提高公文处理工作的效率和质量，使之科学化、规范化、制度化，结合公司实际工作情况，特制定本制度。1.2 适用范围1.2.1凡收到的与公司相关的公文。1.2.2凡发布的与公司相关的公文。1.3 权责单位1.3.1总裁办负责本制度制定、修改、废止之草拟。1.3.2总裁负责本制度制定、修改、废止之核准。1.3.3总裁办为本制度的归口管理部门。1.4 公文定义公文是指在公司经营管理活动中产生的，按照严格的生效程序和规范的格式制定的正式书面文件。1.5 公文处理公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。1.6 公文处理责

2、任人总裁办指定文秘人员作为公文处理责任人，负责公文处理工作。公文处理责任人应忠于职守、廉洁正派、保密观念强且具备有关专业知识。 1.7 公文处理原则1.7.1公文处理应坚持精简、高效的原则，做到及时、准确、安全、规范。1.7.2公文由总裁办负责统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。2 公文种类及使用范围2.1 公文的种类公司的公文种类主要有：决定、报告、请示、通知、通报、批复、函等。2.2 各类公文使用范围2.2.1决定对重要事项或重大行动做出的安排，用“决定”。2.2.2报告适用于向上级汇报工作，反映情况，提出意见或建议，回复上级询问或交办事项的处理结果。2.2.3请示适用于向上级请

3、求指示、批准的事项。2.2.4通知适用于发布规章制度（包括规定、办法、章程、规程、细则等）和措施；传达上级有关单位的指示；要求下级单位办理或者需要知晓的事项；转发上级有关单位、同级单位和不相隶属单位的公文；批转下级单位的公文；印发公司领导的讲话；人事任免事项等。2.2.5通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。2.2.6批复适用于答复下级单位或相关单位的请示事项。2.2.7函适用于平级单位之间或不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题。3. 公文格式公文的各要素分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线（宽度156mm）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题

4、词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。3.1 眉首公文的眉首包括公文份数序号、秘密等级、紧急程度、发文机关标示、发文字号等。3.1.1 公文份数序号 公文份数序号即将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。仅秘级文件须用阿拉伯数码顶格标识在眉首左上角第1行，写法为“000XX”。3.1.2 秘密等级公文按保密程度分为绝密、机密、秘密、普通四个等级，其中绝密、机密、秘密类文件尤其不得随意复印或泄露。（1）绝密类：涉及公司安全或我公司特有，一旦泄漏会使公司遭受严重危害和重大损失的保密信息，在文头以“绝密”标示；属于对公司经营影响重大的绝密性文件，仅限于发文对象参阅，不得进

5、行二次下发和传递，严禁外泄。（2）机密类：涉及重大事宜或处于行业领先水平，一旦泄漏会使公司遭受较大损失的保密信息，在文头以“机密”标示。其保密程度仅低于绝密类的文件，仅限于发文对象及工作相关并有必要了解文件内容的对象参阅，可视具体情况进行二次下发，但仅限于公司主管领导指定的人员使用，严禁外泄。（3）秘密类：不属于绝密级及机密级，一旦泄漏会使公司遭受损失的其他保密信息，在文头以“秘密”标示；有工作需要的人员可以使用，可视具体情况进行二次传递，但仅限于部门负责人指定的人员使用，严禁外泄。（4）普通类：有关日常工作的普通文件，在文头不作标示。适用于公司内部传阅，可根据具体需要对外发布。3.1.3 紧

6、急程度文件按办文时间要求分为紧急和普通二类。（1）紧急文件指必须在收文或发文后二个工作日内办理完毕的文件。在文头以“紧急”标示。（2）普通文件指必须在收文或发文后五个工作日内办理完毕的文件，在文头不作标示。3.1.4 密级和急度标示密级和急度均使用三号黑体字，顶格标示在眉首右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标示秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标示在眉首右上角第1行，紧急程度顶格标示在眉首右上角第2行。3.1.5 发文机关标示发文机关标示为“有限公司”，发文机关标示上边缘至眉首上边缘为25mm，用字号36的红色宋体字标识。多公司联合发文为，几个公司名称分行横排，字号可适当调整，最后写“文件”

7、两字。3.1.6 发文字号发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。于发文机关标识下空2行，红色反线上方4mm处用三号仿宋体字书写。一般居中排列（若为上行文，需标示签发人姓名时，发文字号移至左边，左空1字）。年份、序号用阿拉伯数码标示；年份应标全称，用六角括号“”括入，如“2009”；序号不加“第”字。（1）公司发文字号为“三星年号”，多公司联合发文且公司为主办单位时，字号为“三星联字年号”；（2）各部门发文字号： 财务总部公文为“三星财字年号”；运营管理中心部公文为“三星企字年号”；信息总部公文为“三星信字年号”；总裁办公文为“三星办字年号”；人力资源总部公文为“三星人字年号”；投资总部公文为

8、“三星投字年号”；审计部公文为“三星审字年号”；（3）公司采用统一序列号，部门简写的变动不影响序列号的顺序。（4）会议纪要由主办部门自行独立编号。3.2 主体主体包括公文标题、主送单位、正文、附件、落款、印章、附注等。3.2.1 公文标题公文标题于红色反线下空2行，用二号小标宋体字书写，可分一行或多行居中排列；应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中，除法规、规章名称加书名号外，一般不加标点符号。3.2.2 主送单位主送单位应当使用全称或规范化简称、统称，顶格用三号仿宋体标列在正文之前、公文标题下空行处，但如果因主送单位名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送单位名称移至

9、版记中的主题词之下、抄送之上。 3.2.3 正文正文应符合国家法律、法规和方针、政策，力求简明扼要、开门见山、观点鲜明、用语准确、层次清楚、结构严谨。正文使用三号仿宋体，每自然段首行左空2字，回行顶格（数字、年份不能回行）。3.2.4 附件正文如有附件，在正文下空1行左空2字用三号仿宋体字标示“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如：“附件：1.”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标示“附件”，有序号时标示序号。如不能一起装订，就在附件左上角第1行顶格标示公文的发文字号并在其后标示附件（有序号时标示序号）。3.2.5 落款落款要用

10、三号仿宋体署公司全称、成文日期。成文日期用小写汉字书写，须将年、月、日标全，“零”写为“”；以公司名义发放的文件其落款为“有限公司” 。会议通过的文件，成文日期以会议通过的日期为准，其它文件的成文日期以领导签发日期为准。（1）单一机关制发的公文在落款处可以不署发文机关的名称，只标示成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。（2）当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文

11、时间，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。 当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在成文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多3个印章，两端不得超过主体；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；最后一排印章之下右空2字标示成文时间。（3）特殊情况说明:当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务必使印章与正文同处一面，不得采取标示“此页无正文”的方法解决。（4）附注：如有附注，用三号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时

12、间下一行。如属请示件，应在该处注明联系人的姓名和电话。联系人一般以公司经办部门负责人为宜。3.3 版记版记包括主题词、抄报、抄送、印发机关和印发时间、页码。版记中各要素下应加一条黑色反线，宽度同版心。版记应用3号仿宋体字书写，置于公文最后一页，版记的最后一个要素置于该页最后一行。3.3.1主题词主题词居左顶格标示，后标全角冒号；词目之间空一字。3.3.2抄报在主题词下一行，后标全角冒号；公司发文均需抄报公司领导。3.3.3抄送公文如有抄送，在抄报下1行，后标全角冒号；抄送单位间空一字，回行时与冒号后的抄送机关对齐。如主送单位移至主题词之下，标示方法亦同。3.3.4 印发机关和印发时间印发机关和

13、印发时间位于抄送机关之下（无抄送机关在抄报之下）占1行位置；印发机关左顶格，印发时间右顶格。印发时间以公文付印的日期为准，用小写汉字标示。3.3.5 印发份数位于印发机关和印发时间之下，占1行位置，右顶格，用小写汉字表示，其下不加反线。印发份数应严格按照发文范围计算，印发份数包括存档份数。3.4 页码页码用阿拉伯数码标示，置于版心下边缘之下一行居中。4 发文办理发文须按起草、核校、审核（会签）、审批（签发）、打印、盖章、发放程序执行。4.1 公文草拟4.1.1符合国家法律、法规及其他有关规定。4.1.2公文中引用的法律、法规、规章及上级文件等要标示出处（标题、文号等）。对引文要进行核实，确保其

14、准确性和时效性。4.1.3情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。4.1.4公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送单位的行文关系确定。4.1.5会议纪要中当姓名职务并用时，一般是姓名在前，职务在后。4.1.6人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明其中文含义。日期应当写明具体的年、月、日，一般不用“今年”、“明年”等词来表述。4.1.7文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明其准确的中文译名。4.1.8公文中的数字，除成文日期、

15、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。4.2 会签凡在公文中涉及其它部门职责范围的，起草部门应主动与有关部门会签，会签时间一般不超过三天，会签部门如有意见须注明，以供起草部门和签发领导参考。4.3 审核、审批、签发4.3.1 公文须经总裁办审核后，根据公司主要日常工作流程权限表规定的签发权限报公司领导审批、签发。4.3.2 普通公文的审核时间一般不超过3天；特急或紧急公文则根据紧急程度而定。4.3.3 所有发文流程中的签字者都应认真审核、做好把关。4.4 发文4.4.1 公司公文由总裁办负责统一发布。4.4.2 发往公

16、司以外单位的公文，由公司领导签发后，可由总裁办委托经办部门直接发放给有关单位。4.4.3 公司所有发文由公文处理责任人负责立卷归档。5. 收文处理5.1 公司外来公文统一由总裁办负责签收和流程处理，其它部门原则上不得签收公司外来公文。如其他部门收到外来公文，应交由总裁办处理。5.2 收到公文后，公文处理责任人填写收文呈报处理表，即送总裁办主任提 出公文流程意见，再由公文处理责任人按此意见呈送相关领导及有关部门处理。具体流程为：在总裁办主任提出公文流程意见后，呈报分管领导阅示，同时抄送相关部门，相关部门按分管领导的批示意见和要求提出具体处理方案，按权限报批后执行。从收到公文起至出具流程意见，一般

17、不得超过二小时，总裁办主任不在时，可电话请示其流程意见。急件和限时办理的公文，应随到随办。5.3 立卷归档。收到的公文办结后，公文处理责任人应将收文、收文呈报处理 表、办理结果的文件底稿立卷归档。6 附则6.1 本制度由公司总裁批准生效，总裁办负责解释执行。6.2 本制度自2009年11月12日正式施行。附件：1、发文呈批表（格式一）（单一单位发文使用的格式） 2、发文呈批表（格式二）（需要会签时使用的格式）3、收文呈报处理表4、公文格式范例有限公司二九年月日附件1发 文 呈 批 表 （格式一）拟 稿 人部 门时间标题：发文编号核校部门经理抄 报主 送抄 送分管领导意见签发送 达共 份附件2发 文 呈 批 表（格式二）拟 稿 人部 门日期密级标题： 发文编号核校部门经理抄 报主 送抄 送相关部门会签意见分管领导审批意见签 发送 达共 份收文呈报处理表呈递单位收文时间收文编号内容： 共 页处理意见：分管领导意见:签名： 年 月 日部门处理意见：签名： 年 月 日领导审批： 签名： 年 月 日部门处理结果： 签名： 年 月 日三星2009号关于事宜的通知公司各部门：特此通知。附件：有限公司二九年月日主题词（略）： 抄报：总裁 副总裁 总裁助理 有限公司 二九年月日印发 共印十六份