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企业管理制度文件

管理制度文件汇编

（评审稿）

编制日期：

编制人：

印制册数：

共册

实施日期：

公司简介

XXX有限公司简介

目录

第一部分：

组织结构与部门划分

（一）XXX集团组织结构图

（二）XXX公司组织结构图

（三）XXX有限公司商务中心重点部门岗位图

（四）XXX有限公司部门职能描述

第二部分：

XXX有限公司商务中心商务管理流程

（一）报价流程

（二）投标流程

（三）订单受理流程

（四）订货流程

（五）发货流程

（六）售后及退换货流程

第三部分：

商务管理制度办法

（一）报价管理办法及规范

（二）合同管理办法及规范

（三）账款回收管理工作办法及规范

（四）销售团队管理工作办法及规范

（五）出差管理办法及规范

（六）工作日志及报表管理办法及规范

（七）业务招待费用管理办法及规范

（八）公司例会制度

（九）样机申请及发放管理办法及规范

（一十）费用报销管理办法及规范

（一十一）财务管理制度

第四部分：

绩效考核办法及考核标准（见附件EXCEL表格）

第五部分：

报表标准格式（见附件EXCEL表格）

第六部分：

行政管理制度

（一）XXX有限公司员工守则

（二）考勤管理制度

（三）办公用品管理制度

（四）电脑、网络及电子邮箱使用规范

（五）办公环境卫生要求细则

（六）资质及样本领用规定

（七）公司日常费用报销规定

（八）印章使用及管理制度

（九）快递管理规定

（一十）车辆管理制度

（一十一）信息文件存档管理办法

（一十二）员工宿舍管理制度

第一部分：

组织结构与部门划分

（一）XXX集团组织结构图

（二）XXX有限公司组织结构图

综合办公室

（三）XXX有限公司商务中心重点部门岗位图

（1）销售部

外贸内勤

（2）经营管理部

货款管理内勤

建设：

（1）可以把办事处及经销商纳入经营管理部。

（2）报价主管及合同主管暂由一人负责即可。

（3）行政办公室可暂时纳入经营管理部管理。

（四）XXX有限公司部门职能描述

部门名称

经营管理部

部门负责人职位

经管部经理

说明：

经营管理部受营销总监领导，直接向营销总监报告工作。

根据需要可设合同管理、报价管理、货款管理等其他职能部门，其部门职责主要为销售分部提供各项服务并予以监管，为公司经营目标的实现提供帮助。

部门主要职能：

1.负责商务中心的总体管理工作；

2.协助公司制定总体营销战略、销售计划、量化目标，并分解目标，及时调整策略及计划，制定纠正措施，对各部门工作计划进行督办和检查。

3.负责汇总及审核各部门报表统一上报总统计报表并留存归档；

4.负责商中心考勤、考核及业绩计算；

5.组织编制、修订公司营销管理规章制度，并监督、检查制度、流程的执行情况，确保本部门业务活动有序进行；

6.负责落实监督协助各部门的工作，发现问题及时上报总经理并予以解决；

7.负责为代理商（办事处）办理各项业务；负责洽谈价格和合同，并签订代理合同；

8.责公司的报价工作及标书制作工作；

9.负责公司的合同编制及督促安排合同的履行；

10.负责公司的发货落实，货物跟踪及发货统计；

11.负责商务中心与制造中心的沟通联系、生产落实；

12.对报价的反馈及追踪进行监督落实，尤其是投标的最终反馈信息；

13.负责货款的管理及催讨；

14.对公司客户所出现的售后问题进行沟通联系并协助解决，及时将售后结果反馈销　　　　　　　　售部门，对售后进行汇总分析；

15.负责公司传真的收发及管理存档；

16.负责商务中心车辆的安排及管理；

17.为销售部门提供各项支持，满足各项工作需求；

18.负责销售公司的技术支持工作；

19.负责公司的信息管理及档案管理工作。

20.公司行政类的各项事务。

部门名称

销售部

部门负责人职位

销售部经理

说明：

各销售分部受销售部经理领导，经营管理部监管，直接向营销总监报告工作。

其部门职责主要是全力负责所属区域的销售工作，巩固、开拓市场，确保销售回款目标的完成。

部门主要职能：

1.围绕公司下达的销售目标及回款目标，拟写营销方案和策略计划，完成本区域的各项经营任务指标,如销售额、回款额、合同履约率、销售计划完成率、回款率等；

2.负责各销售区域销售业务的开展及新客户的开发工作；

3.负责所属区域内原有客户的维护工作；

4.收集销售信息进行记录汇总，建立客户资料并反馈给经营管理部；

5.负责销售区域内客户的拜访及满意度调查；

6.在经管部协助下，对所负责客户的需求（询价、订货、技术支持等）予以满足；

7.负责销售区域内所负责客户的帐款回收；

8.根据合同要求，并结合客户实际情况协助经营管理部完成对合同的履行；

9.定期将对市场动态进行分析，并形成报告上报公司，对各类销售资料进行归类整理，及时编制销售统计报表和分析报告；

10.进行本部门销售人员产品知识及销售技能等的培训；

11.分支机构管理：

分公司、代理商、办事处、经销商的调研、设立、监督、指导、管理。

12.其他相关职责。

部门名称

财务部

部门负责人职位

财务部经理

说明：

财务部受财务部经理领导，向总经理直接汇报工作。

其主要职责是公司财务活动的控制和管理，是企业经营管理工作的核心部门

部门主要职能：

1.贯彻执行国家财经方针、政策、制度，对公司的生产经营活动进行严格的核算和监督，参与公司经营决策，增收节支、降低成本，促进公司完成经营目标。

2.编制公司财务计划、预算，严格执行成本开支范围，根据实际发生的各项费用，定期分析成本计划执行情况，预测成本发展趋势，提出降低成本的途径和加强成本管理的建议。

3.切实做好记帐、算帐、对帐、报帐工作，做到手续完备、数字准确、帐目清楚、月清月结、按期结算。

4.建好固定资产帐册，办理固定资产增减变动手续，定期清查盘点，做到手续完备，帐、卡、物相符，会同有关部门做好清仓查库、清产核资工作。

5.负责公司日常财务核算，参与公司的经营管理。

6.建立健全公司财务管理的各种规章制度，编制财务计划，加强经营核算管理，反映、分析财务计划的执行情况，检查监督财务纪律。

7.收集公司经营活动情况、资金动态、营业收入和费用开支的信息资料、进行分析并提出建议，定期向总经理汇报。

8.编制公司的月、季、年度营业计划及财务计划，定期对执行情况进行检查分析，并作出总结报告。

9.根据公司资金运作情况，合理调配资金，确保公司资金正常运转。

10.收集资料进行产品、劳动、管理成本核算及分析，并提出报告。

11.收入有关单据、费用支付、应收帐款的审核及帐务处理。

12.营业税、个人所得税等税务事宜及员工薪资核算、冲减、申报等工作。

13.积极为经营管理服务，使企业取得较好的经济效益；

14.与工厂、门市对帐，会同有关部门及时回收货款，及其他销售收入，清理债权债务。

15.　负责物资仓储管理，严格收、发、领、退料和库存盘点工作，做到帐、帐、物三相符，及时修订物资库存限量，合理使用资金。

部门名称

生产部

部门负责人职位

生产部经理

说明：

生产部受生产部经理领导，向制造中心经理直接汇报工作。

其主要职责是合理地组织公司产品生产过程、综合平衡生产能力、科学地制定和执行生产作业计划、加强安全生产教育、开展积极地调度工作，以实现用最小合理地投入达到最大产出之管理目的。

部门主要职能：

1.根据公司经营部下达的生产任务，合理安排生产，按期交货。

2.负责公司库房的管理，建立、完善库房管理制度；保持合理库存，妥善保管生产物资、材料，做到帐、卡、物一致。

3.负责本公司生产设备、工装、转运工具的使用管理，组织实施设备、工装的安装调试、维修、保养。

4.确保安全生产，对车间的不安全因素及时进行协调处理。

5.执行物耗控制计划和定额，提高生产效益；

6.实施工艺改进和技术改造，提高劳动生产率；

7.加强质量管理，降低质量投诉率、返工率；

8.积极做好修废利旧工作，降低成本；

9.建立高效生产组织及生产秩序，认真组织、合理安排、均衡生产。

10.根据技术部的技术指令对外协、外购及外调货进行再加工处理。

11.加强员工的思想文化、专业技术教育，培养优秀员工队伍。

12.加强质量意识，认真执行公司质量方针、目标和质量管理制度

部门名称

采购部

部门负责人职位

采购部经理

说明：

采购部受采购部经理领导，向制造中心经理直接汇报工作。

其主要职能是收集各类行业信息，采购满足市场，满足生产需要的各类主、辅料及各项生产用品。

部门主要职能：

1.根据采购单要求负责组织相关部门对合格供方的选择与评定。

2.负责对供方提供的样品进行检验，评估与验证参与对采购的原、辅料和货物样品进行监督和封存。

3.根据采购依据负责实施采购合同的谈判和签订。

4.负责采购合同所规定事项的执行，全过程质量控制、检验、评定和监督。

5.负责采购合同执行过程中质量事故和违约事宜的谈判与处理。

6.负责催收货款。

7.保证生产的需求与经营的要求。

8.掌握市场信息，优化进货渠道，降低采购费用。

9.会同财务管理部、会计部确定合理的采购批量，及时了解存货情况，合理采购。

汇总各系统的物资需求计划，平衡采购计划。

10.评审供应商选择、建立供应商档案

11.组织采购合同评审，签订采购合同，实施采购活动

12.建立采购合同台账，并对合同执行情况进行监督。

13.采购物资的报验和入库工作。

14.采购过程中的退、换货工作。

15.采购合同、档案及各种表单的保管与定期归档工作。

部门名称

技术质量部

部门负责人职位

技术质量部经理

说明：

技术质量部受技术质量部经理领导，向制造中心经理直接汇报工作。

其主要职责是原材料和成品的质量检验、质量监控和本公司的技术管理。

部门主要职能：

1.宣传、贯彻公司的质量方针、政策，负责组织质量管理体系文件的编制、修订几实施。

2.制定并组织实施年度质量工作计划。

3.负责产品入厂、生产过程及成品进行检验和试验及品质异常情况反映、处理、原因分析及报告。

4.负责检验、测量和监控装置的使用、保管、检测。

5.组织本公司产品和质量体系检查和认证工作，组织产品质量策划、内部审核、制订并监督实施纠正或预防措施。

6.组织不合格品的审理、处置、及复检工作，参与各种质量评审、售后服务和质量培训工作。

7.负责质量信息、数据的收集、汇总、应用统计技术进行分析、总结、

8.组织公司新产品的开发、调研、论证，负责产品设计、试制、编制工艺规程、规范及作业指导书，保证设计及工艺文件的正确性、完整性，对其经济性和完整性负责。

9.现有产品在设计上的研究、改良与规范。

10.负责自制设备、工艺器具的设计及加工、维修的技术工作。

11.对代理商、客户及其他部门提供产品的技术支持。

12.负责归口管理标准化工作，组织技术标准的宣贯，制订公司的技术标准。

13.参与产品特殊要求的评审和严重不合格品、技术质量问题的分析和处理，以及对现场执行工艺纪律的检查、考核。

14.收集、了解市场所有产品的功能、性能信息及发展方向，进行同类产品比较、分析，保持公司产品的技术领先优势。

15.负责公司技术培训的讲授工作。

部门名称

综合办公室

部门负责人职位

办公室主任

说明：

综合办公室受办公室主任领导，向制造中心经理直接汇报工作。

主要是为制造中心提供各项行政性事务支持并做好后勤工作。

部门主要职能：

1.制造中心各项行政、人事管理制度的制定、完善、与监督执行。

2.制造中心文件、资料的收发、登记、编号、归档及保管。

3.负责公司车辆、警卫、卫生、食堂、防火事宜。

4.制造中心人事作业程序、待遇研究、改进及人员的招聘、任免、考勤、考绩、差假、迁调、奖惩等事宜的办理。

5.公司内部治安管理，落实公司有关规章制度，协助领导解决和处理治安方面的有关事宜，做好重点要害部门的治安保卫工作。

及时调处治安纠纷，防止矛盾激化，开展社会治安综合治理，积极开展“创安”活动及创建文明单位工作。

6.劳保福利及办公用品的申购、保管、发放。

7.负责公司房产、房屋维修、环境卫生、绿化、职工生活、职工福利等后勤方面的管理工作。

8.负责公司的证照管理。

9.其他无管部门和工作的管理。

第二部分：

XXX有限公司商务中心商务管理流程

（一）报价流程

标题

报价流程

类别

销售管理工作流程

编码

生效日期

组织部门

客户

销售人员

报价内勤/报价主管

经管部经理

销售部经理/销售人员

报价内勤

权限内

管理动作

分析原因

注：

审批期间销售人员需跟踪报价并及时反馈报价结果至经管部

NO

接受报价

审批

客户询价需求信息

起始

经沟通分析确认可受理并确认下浮比例及要求

编制报价单

审批

签章确认

NO

进入订货或订单评审流程

审批

YES

NO

审批

信息存档

作用

加强对价格的管理

使用部门

销售部、经营管理部

关键制度

关键表单

《报价单》

注意事项

编制/日期

审核/日期

批准/日期

（二）投标流程

标题

投标流程

类别

销售管理工作流程

编码

生效日期

组织部门

客户

销售部

商务标书　　负责人

技术标书　　负责人

标书主要负责人

授权人

权限内

管理动作

失败

与经管部进行标书初审，销售部提出投标意见及要求

客户发出招标信息，公布招标细节

起始

销售部按客户要求取得标书并大致了解标书内容

成功

结果

填写投标信息反馈

进行投标

按标书要求组织编写商务标书并报价　

组织前期生产准备

根据标书确认技术能否满足并出具技术偏离表等技术标书文件

审核商务标书并连同技术标书形成标书

标书完成

投标有关文件存档

打印装订

组织所有标书参与人再次进行标书审核修订

YES

审核

NO

作用

加强对投标工作的管理，提高投标的成功率

使用部门

销售部、经营管理部

关键制度

关键表单

编制/日期

审核/日期

批准/日期

（三）订单受理流程

标题

订单受理流程

类别

销售管理工作流程

编码

生效日期

组织部门

客户

销售人员

销售经理

经营管理部

总经理

管理动作

销售：

资信调查；竞争对手调查

结束

客户发出需求信息

起始

受理订单信息调查

No

No

反馈跟进

Yes

了解客户对产品类型、介质、材质、价格、交货期的要求

有定价

需报价

Yes

确定是否受理

进入评审流程或订单流程

进入报价流程

经管部：

初步确认生产能力及

客户应收款项及信用查询

作用

接受订单前对客户进行了解并对我方能否满足客户需求进行确认

使用部门

销售部、经营管理部

关键制度

关键表单

编制/日期

审核/日期

批准/日期

（四）订货流程

标题

订货流程

类别

销售管理工作流程

编码

生效日期

组织部门

客户

销售部负责人

经管部经理（各级审批负责人）

合同管理内勤

技术支持

订货需求

管理动作

合同回传

确认签字

YES

NO

审批

与客户重新协商交货期等

根据订单情况对交货期及付款方式运输等提要求

NO

审批

NO

审批

NO

YES

组织进行订单评审

订单评审时间不能超过8小时

信息存档

传真合同、生产及技术清单至工厂

编制生产单

编制合同

信息存档

编制技术清单

作用

确保按照合同约定的交货期，准时交货

使用部门

经管管理部、销售部、制造中心

关键制度

关键表单

订货单、合同、技术清单

注意事项

遇到需延迟交货的情况，一定要提前通知客户，并取得谅解

（五）发货流程

标题

发货流程

类别

销售管理工作流程

编码

生效日期

组织部门

客户

销售部

合同管理　人员

发货人员

经管部经理

制造中心　　生产部

权限内

管理动作

收货确认回传

合同到期提出发货

起始

审批

催要货款，或签字放货

正常合同下达发货

下达发货

发货通知

信息存档

通知客户收货

NO

YES

审批

审批

信息存档

传真发货反馈

与销售部沟通再次确认交期

NO

确认是否满足

实施发货

催作用

使用部门

销售部、经营管理部

关键制度

关键表单

发货通知单，货物签收单

注意事项

编制/日期

审核/日期

批准/日期

发货流程补充说明：

1、不能按发货通知单日期发货的订单，至少要提前1天通知；

2、发货反馈需要次日上午8点半之前传真至商务中心，发货反馈上需注明运单编号及件数，运费等信息；

3、发货人员根据客户要求及销售部要求，催促客户回传收货清单；

4、公司对于运费的支付原则：

公司要求所报价格均为不含税不含运费的价格，在客户要求付运费的情况下，运费的支付方式以经过公司批过的合同中所约定的条款执行，原则上不能超过货款额度的3%。

5、对于特殊情况下产生运费的支付方式：

（1）在我方按合同交期履行的情况下，如客户要求发快递或德邦卡车航班、空运等其它加急方式，我方不承担加急部分的费用。

（2）在我方不能按合同交期履行的情况下，如客户要求采用加急发货方式，在销售人员协调沟通未果的情况下，需履行运费审批手续，经制造中心认可后采用加急方式所产生的费用由制造中心承担。

（3）对于整个合同需分批发货且都要求送货的情况下，如因客户原因造成，我方只承担合同条款中所约定的送货地址的送货费用；如因制造中心不能满足交期而造成的分批发货需履行运费审批手续，经制造中心认可后因分批发货所产生的费用由制造中心承担。

（4）对于零散客户订货，销售人员应鼓励或要求客户集中采购，我公司可以在原供货价格上予以1%至2%的折扣。

（5）因售后而产生的运费，由责任方承担。

（6）在以上范围内而产生的运费，需在签定合同或发货前特殊运费支出审批单，经相关人员签字后方或执行。

如未按此原则执行，产生的费用由直接经手人承担，公司不予支付或报销。

（六）售后及退换货流程

标题

售后及退换货流程

类别

销售管理工作流程

编码

生效日期

组织部门

客户

销售　　（经管）部

技术质量部

内勤

技术质量部

生产部

管理动作

退回产品

Yes

现场解决并做售后反馈

对客户联系进行指导解决产品问题并填写售后服务反馈

反映产品问题及要求

视情况收费

信息存档

编制退换货反馈单

通知客户并据情况要求退回阀门

调整业绩

Yes

填写售后服务联络单

判断是否现场售后

No

判断客户能否解决

起始

No

编制售后生产单

信息存档

鉴定并出具报告

进入发货流程

准备新货物

作用

加强售后管理，及时分析售后原因，从而达到降低成本、提高产品质量的作用

使用部门

销售部、经营管理部、质量部、生产部

关键制度

关键表单

退/换货反馈单、售后服务联络单

注意事项

确认责任人，及时调整销售人员业绩

第三部分：

商务管理制度办法

（一）报价管理办法及规范

标题

报价管理办法及规范

版本

编码

生效日期

年月日

执行主体

监督主体

考评主体

1、本公司市场报价要遵循市场规律，以公司的总体营销目标为大目标，重视报价策略。

2、公司产品的销售销售底价为公司商务保密内容，未经许可不得随意泄漏。

3、报价的目的是在市场接受的前提下，达到利润最大化、争取最大限度的市场占有率并确立公司系列产品在市场上的领先地位。

4、在进行报价提出以前，销售人员必须尽量正确地收集客户各项信息，必须慎重考虑有无洽谈折扣的需求且需要切实落实所报产品是否的确是最佳配置，技术人员及报价人员应给予有利的报价前的各项评审。

5、定价原则：

销售人员的最大折扣权限为现行产品面价的7折，部门经理的最大折扣权限为现行面价的6折，总经理的最大折扣权限为底价，即现行面价的5折。

低于底价销售的须经过董事长的特殊批准同意。

低于底价销售的合同不享受本制度规定的提成，可以由董事长酌情考虑给予奖励。

6、报价单提出后，销售人员应及时跟踪并提供准确的反馈，并根据反馈做出相应的价格或销售策略调整。

7、当报价成功后，销售人员应及时上报并做需报价人员做相应报价结果记录。

8、在报价过程中，应加强非价格竞争策略，如进行售前服务，推荐适用产品，必要有提供样机；与客户进行技术交流，更行产品研讨等等。

9、报价需严格按报价流程执行，报价单后需注明下浮比例及外调货比例；报价人，审核人及销售人员均需在报价单背面签字确认；报价追踪工作由销售人员完成，报价内勤人员负责收集整理信息并督促销售人员。

编制/日期

审核/日期

批准/日期

（二）合同管理办法及规范

标题

合同管理办法及规范

版本

编码

生效日期

年月日

执行主体

监督主体

考评主体

为规范本公司合同管理工作，增强公司在经济、技术交往活动中的自我保护、自我约束及自我发展的能力，提高合同的签约质量及履约率，防范与控制合同风险，维护公司的合法权益并促进公司的健康、稳步发展，特制订本制度。

本制度适用于公司对外签订、履行的各类合同，主要包括销售合同、采购合同及长期购销合作协议等。

一、合同编号规则

（1）对现有客户进行分类汇总，实现编号管理。

a）国内客户：

编号原则为国内客户代号字母加三位顺序号。

字母含义是以国内客户所在区域来划分，具体区域及编号情况如下表：

地区（省）

编号首字母

地区

编号首字母

说明

北京

B

河北

L

每个客户按所属区域进行顺序编号，如B001，即为北京区的1号客户

天津

T

河南

X

上海

H

山西

A

重庆、四川

Y

东三省（辽、吉、黑）

D

云南贵州广西

N

江苏浙江安徽

J

山东

K

陕甘宁青

W

湖南、湖北

F

广东、海南

G

江西、福建

E

新疆、内蒙、西藏

Z

b）外贸客户：

编号原则为国外客户代号字母Q加三位顺序号。

如Q001即为外贸部门的1号客户。

c）经销商：

编号原则为经销商代号字母S加三位顺序号.如S001即为公司的1号经销商。