行政办公室工作职能.docx

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行政办公室工作职能

行政办公室工作职能

第一节行政办公室工作职能

1、行政办公室工作行政办公室工作具有参与政务、掌管事务、搞好服务等主要功能，是企业发展的基本保障，对推动公司的发展进程有着重要的作用。

2、行政办公室职能

2.1对外联络:

协调与政府主管部门、社会职能机构的关系，建立良好的疏通渠,,道,促进公司与社会各界包括同行业企业的广泛合作和友好往来，树立良好的企业形象;

2.2制度制定:

起草、修改、完善各项行政管理制度（包括会议、发文、档案、印章、固定资产、图书、电话、卫生、办公用品领用、公司财产保险等），人事制

度（包括监督、检查、落实公司行政制度的执行;建立健全人力资源管理工作流程与制度，建立规范的人力资源管理体系;

2.3文件与档案管理:

负责内部和外部文件的收取、编号、传送、催办，负责内部文件打印、复印、传真收发、函件发送、报刊杂志订阅，负责各种合同、资料、文件、图书、证书的归档和管理，负责公司注册、变更等登记手续办理;

2.4会议管理:

负责公司内部会议的安排，整理会议记录，对会议决定进行催办、查办和落实,代表公司出席有关会议，负责或协助公司组织对外重要会务及企划、公关活动;

2.5物资管理:

负责固定资产及办公用品的购买和领用，对公司财产物资进行登记、造册维修、保养等有效管理;

2.6费用管理:

编制公司年度行政费用预算，控制行政费用支出，确定费用分摊范围，按月份分摊各项办公费用;

2.7信息管理:

负责公司公文、资料、信息和宣传报道工作，沟通内外联系、保证上情下达、下情上报;负责有关信息的整理和分析，为公司决策提供依据;编制企业文化建设，计划、编辑企业内部刊物;维护更新、宣传公司网站;2.8车辆管理:

负责公司车辆管理、维修与保养

2.9法律纠纷:

负责公司诉讼纠纷的处理;

2.10其他:

维持公司正常的工作秩序，和安全保卫。

2.11组织架构:

根据公司发展战略要求，建立适宜的组织架构、定岗定编、调

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岗位职责;

2.12人力资源规划:

对公司人力资源进行合理的预测与规划，保障公司的业务开展，保证各岗位的合理设置;

2.13人员招聘:

根据人员需求计划，选择人员招聘途径，并对应聘人员进行面试、定人，同时办理入职手续与入职培训，通过合理的招聘途径，为公司选拨优秀人才及提供人才储备;

2.14培训:

做好培训的计划，组织和实施培训，并做好费用的预算与培训的评估，通过在职培训，提高员工的思想、技能，激发潜能;2.15绩效评估:

通过设计合理的绩效评估办法，对员工的工作进行客观公正的评估，以提高员工的工作积极性，并不断改进工作的方法与质量;2.16档案管理:

进行合理的数据统计与有效的档案管理，保证人力信息的安全性、可靠性、保密性;

2.17劳资管理:

加强劳动用工合同的管理,通过有效的沟通，减少劳资纠纷，并处理劳资纠纷;

2.18人事手续的办理，为员工和公司办理各种人事手续，保障人事工作有序地进行;

第二节办公室岗位职责描述1、办公室主任

4.1制度建设:

协助编制公司行政管理有关制度的编制、组织实施和落实工作;

4.2印信执照管理:

制定公司印信管理制度，妥善保管公司印章、有关执照和空白介绍信，并按照规定程序使用;

4.3法律事务:

依据公司开展业务的需要，全面负责公司内外法律事务，参与合同谈判，以确保公司的权益不受损害;

4.4对外关系:

代表公司参加有关会议，保持与政府部门、同行业机构等的联系，树立公司良好形象;

4.5活动组织:

协助有关部门组织重大活动，企业文化建设，企业形象提升活动时，提供后勤保证;

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4.6内部刊物:

负责公司文化的组织编写，宣传企业的企业文化;5、法律顾问

5.1法律支持:

对公司经营提供法律支持，处理法律纠纷;

5.2公司注册:

负责公司的注册、年检以及营业执照、组织机构代码证等变更;

5.3合同管理:

负责公司合同的审核，对已签署合同进行跟踪管理;5.4法律培训:

对公司经营业务紧密相关的法律，组织相关人员进行培训;6、行政助理

6.1文件管理:

负责文件的批号发放、文件会签的组织、审批文件的批复、文件的下发、转发、传阅、归档;

6.2合同保管:

负责全公司所有合同的保管，对合同事项进行整理、监督;6.3会议管理:

负责会议的通知、准备、会议纪录的制作和整理下发;7、文员

7.1考勤管理:

负责员工的考勤工作，包括考勤监督、每日统计，当月汇总;

7.2电话转接:

负责总机电话的接听、传接工作、传真的收发、文件的复印工作;

7.3办公设备维护:

负责日常办公设备的维护、保养、维修工作;7.4办公用品管理:

负责办公用品的购买、发放等管理工作;

7.5钥匙管理:

负责钥匙管理工作;

7.6票务工作:

负责人员车票、机票的订购工作;

7.7报刊管理:

负责报刊、杂志的订阅、归档以及对外的信函、邮寄工作;7.8负责固定资产的管理工作;

8、司机

8.1车辆保养和维护:

根据公司车辆管理的制度，负责公司车辆的保养和维护工作，确保车辆的正常运行及安全，办理车险手续、缴纳各种费用;8.2车辆驾驶:

根据公司业务用车需要，完成领导交办的出车任务,做好行车日志;8.3安全消防:

负责公司办公环境的安全消防工作;编制安全消防的有关制度，并负责监督、检查

8.4后勤保障:

根据业务需要，提供车险、办公用品采购、办公设备维护等必要的后勤保障工作负责公司办公环境的安全消防工作;编制安全消防的有关制度，并负责监督、检查

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第六节人力部工作职能

1、人力工作

人力工作不只是人力部门的工作,而是全体管理者的工作;各级管理者有责任了解、把握、记录、指导、教育、帮助、调整、评估、约束与激励下属人员及其工作，对下属人员的合作与成长承担责任。

下属人员才干的发挥与整体素质的提高，决定着管理者的职业生涯。

2、人力工作职能

2.1制度建设:

建立健全人力资源管理工作流程与制度，建立规范的人力资源管理体系;

2.2组织架构:

根据公司发展战略要求，建立适宜的组织架构、定岗定编、调整岗位职责;

2.4人员招聘:

根据人员需求计划，选择人员招聘途径，并对应聘人员进行面试、定人，同时办理入职手续与入职培训，通过合理的招聘途径，为公司选拨优秀人才及提供人才储备;

2.6薪资福利管理:

制定、完善薪酬福利体系和政策，制定工资报表，并及时为员工办理各项福利;

2.7绩效评估:

通过设计合理的绩效评估办法，对员工的工作进行客观公正的评估，以提高员工的工作积极性，并不断改进工作的方法与质量;2.9档案管理:

进行合理的数据统计与有效的档案管理，保证人力信息的安全性、可靠性、保密性;

2.10劳资管理:

加强劳动用工合同的管理,通过有效的沟通，减少劳资纠纷，并处理劳资纠纷;

2.11人事手续的办理，为员工和公司办理各种人事手续，保障人事工作有序地进行;

第七节人力资源部岗位职责描述

1、人力部经理

1.1资源管理:

根据公司发展战略，提交人员编制与人力资源成本预算，并组织落实“控制总量、提高质量”的行动措施，实现公司人力资源需要和人工成本控

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制;

1.2制度建设:

负责编制人力资源管理的相关制度并组织、实施、落实;1.3职位管理:

根据公司发展战略，调整公司组织架构，进行职能分解，建立公司职位工作说明书，使人力资源管理不断适应、促进公司的发展;1.4招聘:

依据部门职位条件，通过面试、测试，择优录用新员工，为满足公司经营需求，吸纳优秀人才;

1.5培训:

设立公司培训体系，实施培训目标、开发人才、提高素质，增强公司发展动力;

绩效评估:

设计公司员工绩效评估办法，并组织实施，以支持各级部门经理，

1.6

提高公司管理水平;

1.7薪酬政策:

逐步引进具有竞争力、公平性的薪酬管理体系。

激励员工的潜力和积极性，增强公司凝聚力;

2、人力主管

2.1制度:

根据总公司的人力制度，负责编制公司人力资源管理的相关制度，给予公司宏观指引，并组织实施、落实;

2.2策划:

根据公司发展战略，对公司人力资源进行合理预测与规划，统计分析分析公司人力状况，对公司人力资源规划进行宏观指引;2.3职位管理:

根据公司发展战略，调整公司组织架构，职能分解。

建立公司职位工作说明书，使人力资源管理不断适应，促进公司的发展;2.4资源管理:

根据公司发展战略，提交总公司及公司人员编制与人力资源成本预算，并组织落实“控制总量、提高质量”的行动措施实现公司人力资源需要

和

人工成本控制;

2.5人才储备:

根据公司发展战略，对公司中层干部进行有意识的培养，建立公司内部后备人才的培训基地，并根据公司职位要求，招聘公司高级管理人才，给

予

公司的发展提供足够的人才支持;

2.6培训:

设立公司培训体系，实施培训目标、开发人才、提高素质，增强公司发展动力;

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2.7绩效评估:

依据公司发展战略，选择合理的绩效评估办法、确定合适的评估

指标对激励机制进行规划与修订;

2.8薪资:

依据公司的实际情况和社会生产率制定公司整体薪资体系;2.9人力部通知文件的起草及人力部档案的管理;

2.10对公司员工工资表进行审核;

2.11团队建设:

负责各公司人力岗位的培训与实施工作;负责公司及深圳员工的劳动合同的签订、鉴定、续签的办理，以及处理劳动纠纷;2.12人事日常工作;

3、培训主管

3.1制定公司年度、月度培训计划，并组织实施培训;3.2对培训进行合理的成本核算，并对其效果进行绩效评估;3.3建立完善的培训档案;

3.4选择与编制培训教材;

3.5公司文化期刊的编写;

3.6负责组织公司各种会议，并做好会议纪录;3.7对公司培训进行指导;

3.8组织各种公司活动;

3.9交办的其它工作;

3.10岗位要求:

3.10.1本科以上学历，中文专业，同职位工作经验二年以上，25-35岁;

3.10.2写作能力较强，在报刊发表过作品;3.10.3普通话标准，表达能力强，有授课经验者优先;3.10.4对企业文化有较深的理解;

4、绩效评估主管

4.1负责绩效评估委员会的组织、协调工作;

4.2负责公司绩效评估方案的完善与修订;

4.3负责全面管理公司的绩效评估工作;

4.4负责协调处理公司绩效评估工作中出现的问题。

4.5负责有关绩效评估的培训;

4.6负责全公司绩效评估成绩的统计、分析工作;

5、人力部助理

5.1负责员工的考勤，催交公司员工考勤的统计表并存档，于次月第一个工作日提供考勤报表;

5.2员工通讯录的管理，及时更正员工通讯电话，定时将通讯录发给各部门

5.3负责员工档案的管理，包括原始档案的收集、整理、归档，电子档案的建立

5.4对一般文件起草和人力部文件的管理;

5.5负责人事统计工作，制作当月人事统计报表（人员分布、异动、文化层次、年龄结构、薪资结构）;

5.6依据人力资源要求计划，组织各种形式的招聘工作，收集招聘信息，协助招聘工作;

5.7处理人事日常管理工作，负责请假、招聘、录用、异动、保险、合同等人事手续的办理;

5.8工资表的制定与工资条的发放;

5.9处理好与人事局、劳动局、社保局的关系，及时办理相关证件的注册、登记、变更、年检等手续;

5.10协助做好公司人力工作的管理、培训与指导;

5.11完成临时交办的其它工作;

6、公司人力主管（或人力助理）

6.1负责公司人力政策的落实，对总公司的人力政策、制度、文件进行培训与

落实;

6.2根据公司的发展规划，合理招聘员工，做好人员的补给与人才的储备；6.3

具体落实公司员工的绩效评估；

6.4负责公司人员的考勤、工资报表的制定及员工工资条的制定与发放；6.5

负责公司人力部档案的管理；

6.6负责公司办公用品、名片、文件、报刊书籍、固定资产、车辆、印章、证

昭、

八、、、

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宿舍、钥匙的管理；

6.7负责办理员工的各种人事手续；

6.8负责公司员工的培训的组织与实施；

6.9负责公司员工的劳动用工手续、社会保险缴交、员工劳动合同的签订等手续的办理，处理好与劳动部门、社保局等关系的处理，负责有关人事手续的办理及有关证件的办理、年审工作；

6.10负责人事统计工作，制作当月人事统计报表（人员分布、异动、文化层次、年龄结构、薪资结构）；

6.11后勤保障工作及其它交办之工作；