档案馆电子档案与数据离线备份管理规范.docx
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档案馆电子档案与数据离线备份管理规范
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江西省档案馆电子档案与数据离线备份管理规范
1引用标准与资料
本规范引用或参考了以下标准、资料：
GB/T17678.2--1999CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第二部分：
光盘信息组织结构
GB/T18894—2002电子文件归档与管理规范
DA/T38-2008电子文件归档光盘技术要求和应用规范
DA/T15-1995磁性载体档案管理与保护规范
中国惠普公司支持服务事业部《备份系统管理参考手册》（2007-04-13）
2名词解释
上述引用标准的术语与定义，均适用本规范。
2.1近线备份
指存储设备与计算机系统物理连接，操作系统或应用系统不可随时读取和修改备份于其中的电子档案和数据，备份策略、恢复方式等通过独立于操作系统、应用系统的存储管理系统实施。
2.2离线备份
指将电子档案和数据存储于可脱离计算机、存储系统保存的存储介质上，如光盘、磁带等。
2.3在线备份
指存储设备与计算机系统物理连接，操作系统、文件系统或应用系统可随时读取、管理存储于其中的电子档案和数据。
2.4环码/圈码
环码是位于光盘数据区内圈、夹持区外的一串呈环形排列的字符，内含生产厂家、刻录速度、染料、生产批次等重要信息，可直接人工识别。
环码是鉴别正品光盘的重要标志。
圈码，又称为喷码，是位于光盘夹持区内圈的一串圆形字符，常用激光蚀刻而成。
圈码主要表示光盘生产大楼编号、楼层与生产线编号、染料、生产流水号、机器槽位、生产日期、生产时间等重要信息。
3备份对象及格式
3.1备份对象
3.1.1电子档案备份对象为：
文书、照片、音频、视频、科技图纸等类电子档案，传统载体档案数字化文件。
数据备份对象为：
各类档案资料目录数据库、系统数据。
3.1.2文书类电子档案备份范围：
原始格式文件，JPEG或TIFF格式的数字化文件，PDF/A格式文件，XML封装包。
3.1.3照片类电子档案（资料）备份范围：
JPEG或TIFF格式的数码照片文件或数字化文件，XML封装包。
3.1.4音频类电子档案（资料）备份范围：
WAVE或MP3格式的数字录音文件或数字化文件。
3.1.5视频类电子档案（资料）备份范围：
AVI或MPEG2格式的原始片断文件；接收进馆的视频光盘转换而成的MPEG2格式文件；本馆经非线性编辑系统制作DVD视频光盘时转换而成的MPEG2格式文件。
3.2备份对象格式要求
各类电子档案应以长期保存格式进行备份，部分具有保存价值的非开放格式文件也可纳入备份范围。
数据备份根据系统应用平台技术规范及文件系统、数据库系统标准实施。
部分电子档案备份格式如下表所示。
序号
类别
长期保存格式/编码标准
其它格式
1
文书类电子档案
PDF/A，XML（封装包）
SIP包
2
文书档案数字化文件
JPEG，TIFF，PDF/A，XML（封装包）
3
照片类电子档案
JPEG，TIFF，PDF/A，XML（封装包）
RAW
4
照片档案数字化文件
JPEG，TIFF，PDF/A，XML（封装包）
5
音频类电子档案
WAVE，MP3
6
视频类电子档案
AVI，MPEG2，MPEG4
4管理要求
4.1备份方式与设备
4.1.1备份方式
备份采取在线、近线和离线三种方式。
4.1.2备份设备
在线备份设备有存储区域网络（FCSAN，IPSAN）及服务器，备份介质包括各类优质、高速、大容量硬盘。
近线备份通过带库实现，备份介质有LTO等类磁带。
离线备份通过磁带库及移动硬盘、光盘刻录系统实现，备份介质有磁带（LTO4）、光盘及移动硬盘。
光盘包括CD-R、DVD±R、Blu-rayDisc，DVD±R推荐使用DVD+R，CD-R、DVD±R应符合《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》要求，Blu-rayDisc应符合蓝光光盘工业标准要求。
4.1.3离线备份介质的选择
各类电子档案与数据均可采用一次性写光盘、移动硬盘作为离线备份介质，并根据备份对象自身特性与大小的实际需求，选择合适的光盘类别。
磁带适用于备份内容稳定、不易改变的电子档案原文，如数码照片、音频文件、视频文件、文本文件（封装包除外）等。
4.2离线备份套别
4.2.1光盘或磁带备份分为A套、B套、C套。
A套用于库房封存；B套存于库房，用于介质质量检测、数据恢复、利用复制；C套用于异地备份。
4.2.2一般情况下，同一套电子档案或数据应采用光盘、移动硬盘或磁带分别备份A套、B套。
待条件成熟后，同一套电子档案或数据应制作C套，用于异地备份。
4.2.3A套、B套、C套备份介质中的存储内容必须保持一致。
4.3存储结构
为规范、有序地存储备份电子档案与数据，对离线备份存储结构及音视频类电子档案（资料）在线存储结构作如下规定。
4.3.1光盘存储结构
DVD视频光盘、CD音乐光盘等具有标准文件结构的备份光盘，可不按下述规定制作。
4.3.1.1光盘根目录下包含说明文件（Readme.txt）、电子档案或数据子目录（即文件夹）（Data）、著录子目录（Description）、其它子目录（Other）。
此存储结构不适用于DVD视频光盘及CD光盘。
存储结构如下图所示。
4.3.1.2说明文件（Readme.txt）
说明文件用于描述光盘存储的主要内容、光盘属性及相关技术参数，用于记载光盘的维护历史。
说明文件命名为Readme，格式为txt。
说明文件应对本张光盘的各种信息加以说明，包括如下内容：
光盘编号：
记录光盘的编号；
光盘套别：
说明光盘的套别代码；
备份时间：
记录电子档案或数据的备份时间，以8位阿拉伯数字表示，如2003年7月10日，表示为20030710；
迁移次数：
指第几次迁移；
迁移原因：
描述光盘迁移的原因，如光盘错误达到二级预警线，纠正目录数据的录入或著录错误，封装包更新等；
内容摘要：
本张光盘电子档案或数据子目录（Data）的内容摘要；
数据源信息：
创建数据的单位，数据源文件类型、格式、大小、文件数量及其软硬件环境（硬件系统、系统软件、应用软件）；
制作人：
光盘刻录人姓名；
刻录参数：
刻录机型号、刻录软件、刻录速度；
光盘参数：
光盘品牌、类型、容量、速度等光盘属性；
制作标准：
制作光盘采用的文件标准名称。
如：
ISO9660/Joliet。
数据检验：
本张光盘数据的真实性、可靠性、有效性检验。
包括数据复制路径是否可靠有效、是否可读、是否有病毒等；
检验人：
对上述各项操作进行验证的检验人姓名；
关联光盘：
记录与本张光盘备份内容密切相关的光盘编号。
说明文件结构：
说明文件随光盘迁移次数的增加而增加。
对备份光盘迁移时，应在原有说明文件中记录这次迁移信息，记录项目包括除光盘编号、光盘套别以外的11项内容。
如果内容摘要与数据源信息二项在复制时无内容变化，可直接记录“无变化”字样。
每次记录信息之间空2行以示区别。
4.3.1.3电子档案或数据子目录（Data）
该子目录下存放需备份的电子档案或数据自身。
Data子目录下可按档号或其它分类方法分级建立子目录，以分类集中存放电子档案或数据。
4.3.1.4著录子目录（Description）
该子目录下存放Data子目录内备份的电子档案目录数据库。
4.3.1.5其它子目录（Other）
该子目录下存放帮助阅读Data子目录下电子档案的支持性、辅助性软件，如解压缩程序,非通用格式电子文件的阅读、显示软件等。
4.3.2磁带存储结构
采用磁带为离线备份介质时，按其固有的线性写入方式存储，存储结构按照移动硬盘存储结构执行。
4.3.3移动硬盘存储结构
采用移动硬盘为离线备份介质时，在根目录下应以事由、主题、全宗号或批次等作为目录分类依据建立第一级子目录，其下再参照光盘存储结构组织电子档案或数据的存储。
移动硬盘存储结构如下图所示。
4.4离线备份介质编号
备份介质编号是指在备份数据时给备份介质编制的标识符号，能固定备份介质的整理体系和分类排列顺序，是编制备份介质检索工具的必要项目。
备份介质编号必须具有唯一性，应保持编号与其标识的光盘内存储的电子档案或数据之间的长久对应关系，一经确定不能改动。
每次备份介质的复制与更新须保持介质编号不变。
备份介质编号规则以电子档案或数据类别的分类为制定基础，即一张光盘内或一盒磁带内备份同一类别的电子档案或数据。
4.4.1编号构成规则
离线备份介质编号由连续的16位阿拉伯数字和字母组成。
其中编号第1至第6位表示档案馆代码；第7至第8位为离线备份介质代码；第9至12位表示备份年度；第13位表示备份电子档案或数据类别；第14至第16位表示顺序号。
备份介质编号构成规则如下图所示。
4.4.1.1江西省档案馆代码为：
436001。
4.4.1.2载体类型代码
即离线备份介质代码。
其构成规则为：
GP——光盘，DK——磁带，YP——移动硬盘。
4.4.1.3备份年度
指此套电子档案或数据采用该类介质首次备份的年度。
后续介质迁移的相关信息记录于Readme文件及离线备份介质管理数据库中。
4.4.1.4电子档案或数据类别代码
T——文本类电子档案，指原生态文书类电子档案，包括原始格式及经转换形成的长期保存格式；
V——视频类电子档案，包括原生态视频素材文件，非线性编辑形成的视频文件，数字化生成的视频文件，经DVD、VCD或电视采集形成的视频文件；不含DVD视频光盘；
A——音频类电子档案，包括原生态音频文件，数字化生成的音频文件；不含CD光盘；
I——照片类电子档案，包括数码照片，数字化生成的图像文件；
S——纸质文书档案数字化文件；
X——XML（封装包），包括文书类与照片类电子档案封装包；
G——图形类电子档案，指科技类电子档案中，经CAD等类设计软件生成的图形文件等；
P——计算机程序文件；
D——目录数据，包括各类档案全宗级、案卷级、文件级等目录数据库；
O——系统数据，包括操作系统、数据库系统、中间件系统等类文件。
4.4.1.5顺序号
顺序号指电子档案或数据类别代码下的介质顺序号，由3位阿拉伯数据组成，顺序号不足3位时应在前面用“0”补足。
4.4.1.6目录数据库备份光盘编号
馆藏档案目录数据库应进行全库备份，应根据档案数量稳定性情况确定一张光盘的备份内容。
档案数量不再新增的，如民国档案，可视数据库大小将多个数据表备份于同一张光盘上。
档案数量会持续新增的，如各类建国后档案，原则上一张光盘只备份一种档案的目录数据表，如建国后文书档案文件级目录数据库，以利于数据与载体管理。
某一种目录数据库第一次备份时确定的光盘编号应一直沿用；因数据新增再次备份全库时，在第一次备份确定的光盘编号后，用“·######”加以标示。
其中“######”是在离线备份介质编号规则中的顺序号下编制的流水号。
如下图所示。
4.4.2DVD视频光盘与CD光盘编号构成规则
DVD视频或CD光盘编号具有唯一性，应保持编号与其标识的光盘内存储的电子档案或数据之间的长久对应关系，一经确定不能改动。
DVD视频或CD光盘迁移时必须保持其编号不变，迁移情况记录于离线备份介质管理数据库中。
凡征集接收进馆的DVD视频或CD光盘，均应重新复制制作，并按下述编号规则编制DVD视频光盘号。
4.4.2.1DVD视频光盘编号
DVD视频光盘编号由连续的16位阿拉伯数字和字母组成。
其中编号第1至第6位表示档案馆代码；第7至第9位为“DVD”3个字符；第10至13位表示DVD视频光盘首次制作年度；第14至第16位为制作年度下的顺序号。
DVD视频光盘编号构成规则如下图所示。
4.4.2.2CD光盘编号
CD光盘编号由连续的15位阿拉伯数字和字母组成，结构与DVD视频光盘编号基本相同，但第2部分由“CD”两个字符组成，如下图所示。
4.5离线备份介质的检测与管理
4.5.1介质检测
备份对象写入存储介质之前，应确保其无病毒。
离线备份介质应定期检测，每年至少一次。
检测使用标记为B套的备份介质。
可采取抽检方式，但抽检比例不应低于5%。
各类光盘介质的管理、检测与迁移按照DA/T38-2008执行。
磁带的管理、检测与迁移按照DA/T15-1995执行。
移动硬盘可采用操作系统自带测试功能或第三方检测软件进行检测，当坏块数量＞0时，应立即实施移动硬盘的迁移；移动硬盘的管理、存放可参照DA/T15-1995执行。
各类离线备份介质检测结果应记录于各类备份介质管理数据库（4.5.3）。
4.5.2介质存址
一种离线备份介质容量使用完毕，终结其写入操作后，应及时将标识为A套、B套的备份介质及相应Readme文件纸质打印件移交至档案库房集中管理，并填写《江西省档案馆电子档案/数据备份介质移交文据》（附录A.6），一式2份。
标识为C套的离线备份介质应装入便携式装具中，由至少2位责任人共同送至异地备份场所，保存于恒温恒湿防磁柜中，以保证电子档案与数据的安全。
4.5.3介质著录
为有序管理离线备份介质，保证电子档案和数据的安全存储，除将离线备份介质编号记入元数据中，还应对备份介质进行著录并建立管理数据库。
介质每迁移一次形成一条记录，但介质编号、全宗号、套别代码不变。
介质每检测一次，于检测数据表中（TABLE3）形成一条记录。
4.5.3.1光盘管理数据库结构与著录细则
4.5.3.1.1光盘管理数据库及表结构
TABLE1
TABLE2
TABLE3
介质编号
全宗号
内容摘要
备份迁移
备份时间
备份人
迁移次数
迁移原因
介质参数
备份软件
备份设备型号
套别
备注
检测信息
检测人
检测软件
检测设备
检测时间
TE
FE
BLER
BETA
E32
PIE
POF
DCJitter
4.5.3.1.2光盘管理著录细则
字段名
字段类型
著录细则
介质编号
C
著录档案数据备份光盘的编号
全宗号
C
著录备份电子档案或数据所在全宗的全宗号，多个全宗号之间用“；”隔开。
内容摘要
C
著录备份电子档案或数据内容的摘要信息或说明。
备份时间
C
著录电子档案、数据的备份、迁移时间，时间用8位阿拉伯数据标识，如2008年12月6日标识为20081206。
备份人
C
著录备份操作人的姓名。
迁移次数
C
著录“第n次迁移”字样，n=1，2，3，……。
迁移原因
C
著录备份介质迁移的原因。
如光盘错误达到二级预警线，纠正数据错误等。
介质参数
C
著录备份介质品牌、类别、型号、容量等技术参数。
备份软件
C
著录刻录光盘用的刻录软件或磁带备份软件的名称、版本等信息。
备份设备型号
C
著录备份设备型号等信息。
套别
C
著录备份介质的套别代码，如“A”、“B”或“C”。
检测人
C
著录检测人姓名。
检测软件
C
著录检测软件名称及其版本号。
检测时间
C
著录检测时间。
TE
C
著录光盘的寻轨错误检测数据。
FE
C
著录光盘的聚焦错误检测数据。
BLER
C
著录光盘的块错误率检测数据。
BETA
C
著录光盘的电平信号对称信检测数据。
E32
C
著录CD-R光盘的不可修正错误检测数据。
PIE
C
著录DVD±R光盘的奇偶校验内码错误检测数据。
POF
C
著录DVD±R光盘的奇偶校验外码失败检测数据。
DCJitter
C
著录DVD±R光盘的数据对时钟抖晃检测数据。
备注
C
著录关于备份介质及备份介质内容等方面的说明性文字。
4.5.3.2磁带管理数据库结构与著录细则
4.5.3.2.1磁带管理数据库及表结构
TABLE1
TABLE2
TABLE3
介质编号
全宗号
内容摘要
备份迁移
备份时间
备份人
迁移次数
迁移原因
介质参数
备份软件
备份设备型号
套别
备注
检测信息
检测人
检测软件
检测设备
检测时间
RF
失落率
漏码率
数据恢复测试
4.5.3.2.2磁带管理著录细则
字段名
字段类型
著录细则
介质编号
C
著录档案数据备份磁带的编号
全宗号
C
著录备份电子档案或数据所在全宗的全宗号，多个全宗号之间用“；”隔开。
内容摘要
C
著录备份电子档案或数据内容的摘要信息或说明。
备份时间
C
著录电子档案、数据的备份、迁移时间，时间用8位阿拉伯数据标识，如2008年12月6日标识为20081206。
备份人
C
著录备份操作人的姓名。
迁移次数
C
著录“第n次迁移”字样，n=1，2，3，……。
迁移原因
C
著录备份介质迁移的原因。
介质参数
C
著录备份介质品牌、类别、型号、容量等技术参数。
备份软件
C
著录磁带备份软件的名称、版本等信息。
备份设备型号
C
著录备份设备型号等信息。
套别
C
著录备份介质的套别代码，如“A”、“B”或“C”。
检测人
C
著录备份介质检测人姓名。
检测软件
C
著录检测软件名称及其版本号。
检测时间
C
著录检测时间。
RF
C
著录射频幅度检测结果。
失落率
C
著录失落率检测结果。
漏码率
C
著录漏码率检测结果。
数据恢复测试
C
著录数据恢复测试结果。
备注
C
著录关于备份介质及备份介质内内容等方面的说明性文字。
4.5.3.3移动硬盘管理数据库结构与著录细则
4.5.3.3.1移动硬盘管理数据库及表结构
TABLE1
TABLE2
TABLE3
介质编号
全宗号
内容摘要
备份迁移
备份时间
备份人
迁移次数
迁移原因
介质参数
备份软件
备份设备型号
套别
备注
检测信息
检测人
检测软件
检测设备
检测时间
坏块
病毒
数据恢复测试
加电时间
4.5.3.3.2移动硬盘管理著录细则
字段名
字段类型
著录细则
介质编号
C
著录档案数据备份移动硬盘的编号。
全宗号
C
著录备份电子档案或数据所在全宗的全宗号，多个全宗号之间用“；”隔开。
内容摘要
C
著录备份电子档案或数据内容的摘要信息或说明。
备份时间
C
著录电子档案、数据的备份、迁移时间，时间用8位阿拉伯数据标识，如2008年12月6日标识为20081206。
备份人
C
著录备份操作人的姓名。
迁移次数
C
著录“第n次迁移”字样，n=1，2，3，……。
迁移原因
C
著录备份介质迁移的原因。
介质参数
C
著录备份介质品牌、类别、型号、容量等技术参数。
备份软件
C
著录移动硬盘备份软件的名称、版本等信息。
备份设备型号
C
著录备份设备型号等信息。
套别
C
著录备份介质的套别代码，如“A”、“B”或“C”。
检测人
C
著录备份介质检测人姓名。
检测软件
C
著录备份介质的检测软件名称及其版本号。
检测时间
C
著录备份介质的检测时间。
坏块
C
著录对移动硬盘检测结果中磁盘表面坏块数。
病毒
C
著录查杀病毒结果，并用“；”隔开。
数据恢复测试
C
著录数据恢复测试结果。
加电
C
著录本次加电操作的时间长度，如“90分钟”。
备注
C
著录关于备份介质及备份介质内内容等方面的说明性文字。
4.5.4介质实体标识
在备份介质的的盒面、脊背上应注明介质的标识信息。
脊背上标注介质编号，盒面上标识如下信息：
介质编号、介质套别、备份时间、档号范围、备份责任人、备份检验人、内容摘要等。
光盘盒面标识样式如下图所示。
4.5.5光盘备份操作要求
4.5.5.1为保证电子档案和数据的安全存储，应确保光盘与刻录设备品质及二者的兼容性。
光盘与刻录机宜为同一品牌的产品，或者光盘为刻录机能够兼容的产品。
光盘环码标示的生产商应与印刷于光盘盘面的品牌一致，或者是品牌商认可的代工生产商。
同一批电子档案或数据的A套、B套光盘应选用不同品牌、或同一品牌不同批次的产品。
4.5.5.2刻录光盘是刻录机的唯一用途，禁止将刻录机作为CD-ROM或DVD-ROM使用。
4.5.5.3为确保写入光盘内容的准确性，应采用低速刻录光盘。
以光盘、刻录机二者标称最高速的低者为基准，光盘写入速度不应高于此速度的二分之一。
4.5.5.4刻录机刻录光盘时，禁止在相同计算机上启动其它额外的应用任务，如字处理、图像处理等应用程序，以保证刻录机能顺畅、稳定、不间断地完成写入操作。
4.5.5.5定期采用刻录机专用清洗光盘自动清洗激光头，禁止使用无水酒精或VCD清洗光盘清洁刻录机。
4.5.5.6应采用全盘一次刻完（DiscAtOnce）方式，刻录完毕的光盘应设为禁止写入状态，以确保数据的真实与安全。
4.5.5.7拿取光盘时，应手执光盘夹持区与光盘外沿，禁止触摸光盘记录面；禁止光盘记录面与桌面等其它物体接触；禁止在光盘印刷面粘贴纸质等标签。
4.5.6磁带备份操作要求
4.5.6.1备份时应尽量避免一批电子档案分开存储于2盒磁带中。
4.5.6.2备份责任人应在备份开始前将手机等含磁性随身物品取下并放置于远离带库之处。
4.5.6.3备份责任人应配带非棉质手套拿取、放置磁带。
4.5.6.4每三个月使用专用机器对磁性备份介质进行不少于2小时的加电维护。
4.5.7移动硬盘备份操作要求
移动硬盘备份参照磁带备份操作要求执行。
4.5.8介质迁移管理
4.5.8.1介质迁移时，若Data子目录内电子档案或数据内容、数量发生变化或增减，变化或增减情况应逐一记录在说明文件、备份介质管理数据库、电子档案目录数据库文件中。
若对Data子目录内的电子档案或数据进行了压缩等操作，应更新Other子目录内容。
4.5.8.2更新说明文件。
将本次介质迁移的相关信息及电子档案或数据内容与数量上的变化情况按4.3.1.2条要求写入Readme.txt文件。
4.5.8.3根据4.5.3的要求更新备份介质管理管理数据库。
4.5.8.4更新电子文件目录数据库。
迁移过程中，若Data子目录内的电子档案数量发生增减，应对其目录数据库文件进行数据增加或删除操作。
4.5.8.5更新Other子目录。
迁移过程中，若对Data子目录内的电子档案进行了压缩等操作，应将压缩等支持性软件添加至Other子目录中。
4.5.8.6查杀病毒。
备份责任人与检验人应确保迁移环境无病毒后方可开始复制。
4.5.9备份介质处置
介质处置工作由
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