程序文件汇编.docx
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程序文件汇编
安徽韵捷电子科技有限公司
程序文件汇编
依据公司管理手册编制
编号：
YJ-QEP-2014
版本/版次：
第A/0版
分发号：
编制：
丁勇
审批：
程鹏
2014年4月13日发布2014年4月18日实施
程序文件清单
序号
名称
编号
备注
01
文件控制程序
YJ-QEP-01
02
记录控制程序
YJ-QEP-02
03
环境因素识别评价控制程序
YJ-QEP-03
04
法律、法规及其它要求控制程序
YJ-QEP-04
05
人力资源控制程序
YJ-QEP-05
06
信息交流与协商控制程序
YJ-QEP-06
07
应急准备和响应控制程序
YJ-QEP-07
08
合规性评价控制程序
YJ-QEP-08
09
设备控制程序
YJ-QEP-09
10
环境运行控制程序
YJ-QEP-10
11
监视和测量设备控制程序
YJ-QEP-11
12
合同评审控制程序
YJ-QEP-12
13
采购控制程序
YJ-QEP-13
14
生产和服务控制程序
YJ-QEP-14
15
内部审核控制程序
YJ-QEP-15
16
产品监视和测量控制程序
YJ-QEP-16
17
不合格品控制程序
YJ-QEP-17
18
绩效监视和测量控制程序
YJ-QEP-18
19
不符合、纠正措施和预防措施控制程序
YJ-QEP-19
安徽韵捷电子科技有限公司
文件编号：
YJ-QEP-01
文件控制程序
版本/版次：
A/0
1、目的
对质量和环境管理体系的文件进行有效控制，以确保各相关场所圴能获得有效版本文件。
2、范围
适用于本公司内使用的与质量与环境管理体系有关的文件控制。
3、职责
3.1行政部负责组织编制《管理手册》，以及对文件的发放、回收、更改及相关文件的管理。
3.2品管部负责技术文件的编制和和保密管理。
3.3相关部门对各自范围内所需的程序文件及支持性文件进行编制并行政部备案，进行发放。
4、工作程序
4.1文件的分类和编号
4.1.1文件分为管理性文件和技术性文件两类，管理性文件主要指《管理手册》、《程序文件》和其它管理文件，技术性文件包括图纸、工艺文件、检验规程等内部技术文件和外来图样和标准。
4.1.2本公司质量和环境管理体系相关文件均受控制，加盖“受控”印章，以便识别。
4.1.3文件的编号
①公司管理体系方针目标的编号按公文编号的形式编号，发文编号为单位代号、年份、序号；
②管理手册：
管理手册编号为：
YJ-QEM－2014代表安徽韵捷电子科技有限公司，QEM－代表管理手册（一级文件）2014－发布年份
③程序文件：
程序文件的编号为：
YJ-QEP-XX
如：
YJ-QEP-0l，YJ－代表安徽韵捷电子科技有限公司、“QEP－代表程序文件（二级文件）、0l－程序文件序号
④支持性文件：
支持性文件编号为：
YJ-WJ-XX
YJ－代表安徽韵捷电子科技有限公司WJ－代表支持文件（三级文件）XX代表文件顺序号；
⑤记录编号：
YJ-JL-XX
YJ－代表安徽韵捷电子科技有限公司JL－代表记录（三级文件）XX代表文件顺序号；
4.2文件编制
4.2.1行政部组织相关部门编制管理手册，总经理负责批准管理方针和管理目标。
4.2.2《程序文件》和《支持性文件》由各职能部门负责编写，由管理者代表审批。
4.2.3工艺文件、作业指导书、检验和试验规程等由行政部技术人员编制和交行政部备案，进行发放、回收管理。
安徽韵捷电子科技有限公司
文件编号：
YJ-QEP-01
文件控制程序
版本/版次：
A/0
4.2.4各部门编制本部门的环境因素，并交行政部汇总成公司环境因素清单。
4.2.5管理者代表组织各部门负责人编制公司的环境管理方案并报总经理批准。
4.2.6生产部负责编写设备维护和保养规程等设备管理文件，其它部门负责编制其管理范围内的有关规范。
4.2.7行政部汇总公司受控文件清单。
4.3文件的审批
4.3.1《管理手册》由管理者代表审核，总经理批准。
4.3.2《程序文件》由各职能部门负责编制后，提交管理者代表批准；各部门支持性文件由其部门编审后，送管理者代表领导批准。
4.3.3技术文件由品管部分管技术人员编制，部门负责人审核，分管领导批准。
4.4文件的发放、回收
4.4.1所有文件编制后圴先到行政部备案，由行政部组织发放与回收，但保密级别较高的文件由总经理规定保存办法。
4.4.2文件发放时，行政部需填写《文件发放登记表》进行登记、标志、发放、签收。
4.4.3文件发放的同时，应撤回被替代的失效文件；对有参考和保留价值的文件加盖“作废留存”标识，限制使用范围和归档保管，并填写《文件归档登记表》。
作废文件的销毁必须经过审批，要保存清单或记录。
4.4.4对外发放文件无法控制其使用与更改时，应在封面标志“有效日期”，为文件的非“受控版本”。
4.5文件的更改
4.5.1文件更改应编制《文件更改申请单》。
4.5.2管理手册、程序文件和支持行文件等管理性文件采用换页更改。
4.5.3技术文件，图样部分更改应经部门经理审核，有关部门会签、分管领导批准后加盖“受控章”
4.5.4文件更改标识：
更改前为：
A/0，修订后为：
A/（1，2，……）；更改处画下划线。
4.6文件的管理
4.6.1各部门应编制本部门使用的文件清单并加以分类、归档、管理，确保使用的均为有效版本，且文件保持清晰，易于识别。
4.6.2各部门资料管理员应保存一套归档备查的文件。
4.6.3公司任何人员不得随意复制、外借公司内受控文件，也不得随意借用他人的受控文件进行复
印，如工作需要，可要求原发文部门按程序补发。
4.6.4公司外部人员借阅文件需先填写《借（查）阅文件申请单》，并经过批准，如《管理手册》、《程序文
安徽韵捷电子科技有限公司
文件编号：
YJ-QEP-01
文件控制程序
版本/版次：
A/0
件》需经管理者代表批准，《支持性文件》以及其它管理和技术性文件需由发文部门的主管批准，如需向顾客等提供非受控版本的文件时，应经管理者代表批准。
4.6.5各部门应对其受控文件妥善保管，如有遗失应及时向文件发放部门报告，说明遗失原因，提出改进方法，经发放部门主管审核，报分管领导批准后补发。
补发按4.4.2条执行。
4.6.6对于电子文挡，要有安全及备份机制，以确保电子文档的安全性。
4.7外来文件控制
4.7.1外来文件由对口职能部门识别确认，控制其发放。
4.7.1.1行政部负责识别各类质量和环境法律法规、政府规章等文件。
4.7.1.2品管部负责识别与产品有关的各项标准、质量管理、质量检测等相关的各项规范和文件。
4.7.1.3品管部负责识别与产品有关的、图样与技术规范国际国内领先的信息技术、加工工艺等规范和文件。
4.7.1.4生产部识别生产设备的各项操作规范、标准等文件。
4.7.1.5销售部负责识别市场、营销、与顾客相关要求的各项规范文件。
4.7.2所有法律、法规、强制性标准均不加标识即可发放。
4.7.3生产中直接引用外来图样和标准，由行政部负责人确认签字后复制，加盖“受控”章后登记、发放。
4.7.4行政部负责编制《外来文件清单》，定期到外来文件的提供单位和有关部门核查正在使用的国家标准、行业标准、企业标准等各类外来文件是否有效，及时更换过期或作废文件。
5、监视、测量和考核行政部每季度会同相关部门组织一次全公司范围内的文件管理检查，当发现有不符合程序规定时，发放《纠正措施要求表》，由责任部门及时整改。
由行政部验证考核。
6、引用文件
无
7、本程序涉及到的记录由各部门整理归档并保存，保存期三年。
《受控文件清单》
《外来文件控制清单》
《文件归档登记表》
《文件发放、回收记录》
《文件更改通知单》
安徽韵捷电子科技有限公司
文件编号：
YJ-QEP-02
记录控制程序
版本/版次：
A/0
1、目的
规范质量和环境记录的管理，为追溯、改进过程和提高产品质量与环境绩效提供决策依据，证实质量和环境管理体系运行的有效性，证实产品质量和环境控制符合要求。
2、范围
适用于质量和环境管理体系过程规定的所有记录的管理和控制。
3、职责
3.1行政部负责质量和环境记录的管理,建立《记录清单》。
3.2各单位、部门负责各自质量和环境记录的填写，并按规定的时限交行政部存档管理。
3.3行政部负责质量和环境记录表格的印制。
负责保持质量和环境记录表格的合理库存、保管和发放工作。
3.4质量和环境记录由有关责任人员和管理人员编制和填写，必须有记录人签名。
4、工作程序
4.1质量和环境记录表格的设计、审批、印制和领用
4.1.1各责任部门程序文件中规定和工作中所需的质量和环境记录表格，并将空白记录表格、印制要求的报告一式二份，一份交管理者代表审核后报总经理审批，一份交行政部备案。
4.1.2质量和环境记录表格由行政部保存，相关部门根据需要领用。
4.1.3各部门根据需要从行政部领用质量环境表格。
4.2记录的填写：
记录由开展该项活动的直接责任人按照要求及时填写。
4.3记录的基本要求：
记录必须达到正确、及时、完整、齐全。
4.3.1正确：
记录所记内容必须真实准确，填写方法必须符合规定要求，字迹清晰，不得随意涂改，确需更改时由记录人采用划改的方式更改，完成更改后应在更改处签名并标注更改日期。
4.3.2及时：
按规定时间填写、传递，发现问题应立即纠正。
4.3.3完整、齐全：
记录必须按照格式逐项填写，如遇到不需填写的内容，应在该栏内画“/”。
不得空项，文件规定的各种记录要作到齐全，签字手续完备。
4.4质量和环境记录的分析处理要充分运用统计技术，将其转化为有用的信息，以书面形式供领导决策。
4.5质量和环境记录的标识、编号、收集、归档、贮存、保管、查（借）阅与处置。
4.5.1质量和环境记录标识和编号见《文件控制程序》。
4.5.2收集、归档、贮存和保管
4.5.2.1质量和环境记录按照统一集中，分级管理相结合的原则进行收集、归档、贮存和保管，并易于查
安徽韵捷电子科技有限公司
文件编号：
YJ-QEP-02
记录控制程序
版本/版次：
A/0
找。
保存期限根据需要情况确定，一般不得少于3年。
4.5.2.2行政部负责收集、归档质量和环境记录，对每种记录应按月或者季度装订，并加上封面和标识，按月编写目录，建立台帐，以便检索和查阅。
4.5.2.2.1采购及来自供方的有关记录，由采购部填写。
4.5.2.2.2特殊过程、关键工序工艺记录，由生产部填写。
4.5.2.2.3生产过程质量控制记录、交接班记录、产品自检记录等由所记录的部门填写。
4.5.2.2.4产品交付记录、顾客质量信息、服务记录、合同评审记录等由销售部填写。
4.5.2.2.5质量和环境管理体系审核记录、纠正和预防措施记录、各种原辅材料、在制品、成品的物理化学性能检验、工序检验记录、不合格品及其处置记录、等由相关部门填写。
4.5.2.2.6设备档案维修保养记录等分别由生产部填写。
4.5.2.2.7环境因素的识别填写由相关部门负责，并交行政部存档。
4.5.2.2.8管理评审记录、公司人员资格和培训记录等由行政部保存。
4.5.2.2.9库存产品、产品标识和可追溯性及产品防护记录由仓库保存。
4.5.2.3公司所有质量和环境记录根据数量大小每月或者每季度交由行政部存档，保密级别较高的产品开发记录例外。
4.5.2.4记录贮存与保管：
必须防火、防潮、防霉、防虫蛀，经常检查并严禁丢失，如发现遗失，应立即向分管领导反映。
4.5.3记录的查阅
4.5.3.1查阅质量和环境记录，原则上在质量和环境记录所保管的部门进行不得外借，不得涂改，加批和撕页。
内审、管理部门、领导或认证机构人员因工作需要，可随时随地查阅质量和环境记录。
4.5.3.2公司内其他人员需查阅质量和环境记录，应填写《借（查）阅文件申请单》，办理手续后，方可借（查）阅。
4.5.3.3合同要求时，在商定期内，质量和环境记录可提供顾客或其代表查阅，应填写《借（查）阅文件申请单》，办理手续后，可提供复印件。
4.5.4记录的处置：
超过保存期的记录由负责保管人员上报主管领导，经审核批准后，方可销毁，
但必须留存销毁材料目录和批复。
5、监视、测量和考核
安徽韵捷电子科技有限公司
文件编号：
YJ-QEP-02
记录控制程序
版本/版次：
A/0
行政部每半年组织一次记录的检查，检查各部门记录填写的正确性、有效性、规范性，当发现存在问题时，发放《纠正措施要求表》，由责任部门及时整改，并对纠正结果进行验证和考核。
6、相关文件
文件控制程序
7、相关记录
《记录清单》
《记录清单》
《借（查）阅文件申请单》
《纠正措施要求表》
安徽韵捷电子科技有限公司
文件编号：
YJ-QEP-03
环境因素的识别与评价控制程序
版本/版次：
A/0
1、目的
对公司在产品实现和服务中能够控制或可望施加影响的环境因素进行识别、评价，确定重要环境因素，实现对环境污染的预防和环境因素的有效控制，确保环境管理体系的有效运行。
2、范围
本程序适用于公司在生产产品和服务中能够控制和可望对其施加影响的相关方的环境因素的识别与评价的控制。
3、职责
3.1行政部主控本程序，行政部负责汇总各部门的环境因素，并组织有关人员进行评价，编制《重要环境因素清单》。
3.2各部门负责本部门责任范围内的环境因素识别，形成本部门的《环境因素清单》，报公司行政部汇总。
3.3管理者代表负责审批《重要环境因素清单》。
4、工作程序
4.1环境因素的识别
4.1.1环境因素的识别应覆盖公司场所、活动、产品和服务中及相关方的影响。
4.1.2识别环境因素时应考虑过去、现在、将来三种时态和正常、异常、紧急三种状态。
4.1.3识别环境因素时还应考虑以下几个方面：
向大气的排放、向水体的排放、土地污染、废物管理、原材料和自然资源的使用、其他社区问题和当地环境问题。
4.1.4识别环境因素的方法：
调查法、问卷法、现场观察法、排查法。
4.1.5公司各部门负责本部门责任范围内的环境因素识别，形成本部门的《环境因素清单》，报公司行政部。
4.1.6行政部汇总各部门的《部门环境因素清单》，编制公司《环境因素清单》。
4.2环境因素的评价
4.2.1评价方法
4.2.1.1是非判断法，已具备下列条件之一的均可判定为重要环境因素：
（1）不符合有关环保法律法规和其它要求的；
（2）有较大节约潜力的能源、资源消耗：
（3）当地政府、相关方高度关注并有明确要求的。
安徽韵捷电子科技有限公司
文件编号：
YJ-QEP-03
环境因素的识别与评价控制程序
版本/版次：
A/0
5.2.1.2评分法，本法应考虑一下几个方面；
（a）影响范围（b）影响程度
分数值
影响范围
5
超出社区
3
周围社区
1
场界内
分数值
影响程度
5
较严重
3
一般
1
轻微
（c）发生频率（d）社区关注程度
分数值
发生频率
5
持续发生
3
间歇发生
1
偶然发生
分数值
社区关注程度
5
强
3
一般
1
弱
（e）可改进程度
分数值
可改进程度
5
较难改进
3
改进工艺可明显见效
1
加强管理可明显见效
评估法（多因子）适用于正常情况下的环境因素评价。
M=a﹒ｘ（ｘ:
b、c、d、e中最大值）
式中M为环境因素得分；
a为影响范围；
b为影响程度；
c为发生频率；
d为社区关注程度；
e为可改进程度。
设定M基准值为20，大于20为重要环境因素，用方案控制。
4.2.2管理者代表组织有关人员利用是非判断法和评分法对识别出的所有环境因素进行评价，评价结果填入《环境因素评价表》。
4.2.3行政部根据评价结果，确定重要环境因素，编制《重要环境因素清单》，经管理者代表批准后，发放到各部门。
4.3环境因素的更新
4.3.l公司每年第四季度组织一次全面的环境因素识别及评价，更新环境因素和重要环境因素。
4.3.2当发生以下情况时需重新进行环境因素的识别、评价与更新：
a当法律法规及其他要求发生较大变更时；
安徽韵捷电子科技有限公司
文件编号：
YJ-QEP-03
环境因素的识别与评价控制程序
版本/版次：
A/0
b当本组织活动、产品、服务场所发生较大变化时；
c当相关方有合理抱怨时；
d当公司环境方针有变化时；
e新建项目时。
5、相关文件
无
6、相关记录
《环境因素清单》
《环境因素调查/评价表》
《重要环境因素清单》
安徽韵捷电子科技有限公司
文件编号：
YJ-QEP-04
法律、法规及其它要求控制程序
版本/版次：
A/0
1、目的
为了及时识别、获得、更新适用于本公司的质量与环境法律法规及其他应遵守的要求。
以保证公司生产、经营、管理活动符合相应的法律法规和其他要求。
2、范围
本程序适用于公司各部门对质量与环境管理体系有关的法律、法规及其他要求的识别、获取、传达的控制。
3、职责
3.1行政部为本程序归口管理部门，负责制定和组织实施本程序。
负责汇总与公司环境活动有关的法律法规，组织评价其适用性，负责保存相关法律法规和其他要求的原件，负责向各职能部门发放“法律法规和其他要求清单”和相关的法律法规及其他要求的文件，并负责组织公司范围内对环境法律法规和其他要求执行情况的监督和管理。
3.2各职能部门负责收集与公司环境活动有关的法规、规范、标准及其他要求，确认其适用性，传递到行政部，纳入总清单。
3.3各部门负责保管使用适用的法律法规和其他要求，并将相关的法律、法规和要求传达给员工并遵照执行。
4、工作程序
4.1与公司环境活动相关的国家及地方法律、法规和其他要求，包括：
a）全国人大、国务院、地方政府或相关部门制定颁布的法规、条例、规章、制度、标准等；
b）产品规范、官方机构的协定；
c）非法规性指南（如国家有关部委发布的规定通知标准、行业规范）及相关执法部门的通知公告等。
4.2信息的获取途径
4.2.1有关质量的法律、法规与其他要求最新版本的信息，由行政部建立信息渠道，负责追踪获取。
5.2.2有与环境的法律、法规与其他要求最新版本的信息，由行政部建立信息渠道，负责追踪获取。
4.2.3有关设备方面的与环境的法律法规与其他要求的信息由生产部获取，并传递到行政部。
4.2.4有关有毒有害物品、易燃易爆物品、及消防的环境法律法规与其他要求的信息，由行政部负责获取。
4.2.5获取信息的渠道包括各级政府及相关部门、报纸、标准书店、标准出版；网上索取等。
获取方式采用走访或电话等形式，随时获取以确保公司能够得到最新的：
有效版本。
安徽韵捷电子科技有限公司
文件编号：
YJ-QEP-04
法律、法规及其它要求控制程序
版本/版次：
A/0
4.3识别、评价、更新
4.3.1公司各部门对各自获取或更新的环境法规和其他要求，报行政部。
4.3.2行政部组织各部门对法律法规和其他要求的适用性进行评价，编制公司《法律、法规和其它要求清单》，报管理者代表审批后，发放给体系所覆盖的各部门，由此涉及到的其他文件的修改和调整见《文件控制程序》。
4.3.3对过期或作废的法律法规、文件要及时标注（或收回），并换发最新版本。
4.4保存、查阅
4.4.1行政部将最新的公司适用质量与环境法律法规与其他要求（文本或电子版）备案，需要时各部门可到行政部查阅。
4.5各部门建立法律法规清单，经常使用的法律法规文本由行政部统一购买发放，各部门保存。
4.6各部门按适用的法律法规和其他要求进行各项质量、环境管理和检测，由各职能部门负责监督检查。
5、相关文件
文件控制程序
6、相关记录
《法律法规和其它要求清单》
《法律、法规遵循评价记录表》
安徽韵捷电子科技有限公司
文件编号：
YJ-QEP-05
人力资源控制程序
版本/版次：
A/0
1、目的
为提高员工的质量、环境意识和能力，确保公司方针、目标的实现及质量、环境管理体系的有效运行。
2、范围
适用于公司所有与质量和环境工作有关人员。
3、职责
3.1行政部
3.1.1负责本程序的归口管理，根据总经理授意组织编制《岗位职责和任职要求》。
3.1.2编制员工教育、培训年度计划。
3.1.3组织、落实公司员工继续教育培训工作并做好职工教育、培训的协调工作。
3.1.4指导、帮助公司所属各部门为满足生产、环境保护的需要而组织的短期培训。
3.2公司其他部门
3.2.1认真贯彻落实《年度培训计划。
》
3.2.2掌握本单位、部门在岗人员情况，制定培训需求。
4、工作程序
4.1岗位能力需求
4.1.1行政部负责组织对从事影响质量、环境活动各级人员的能力从教育、培训、技能、经验等方面做出规定，形成《岗位职责和任职要求》报管理者代表批准。
4.1.2行政部对在岗人员进行考察，考察依据是教育、培训、技能和经验及相关的岗位资格证书或专业职称等，结合《岗位职责和任职要求》，在各岗位安排合适的人员，确保从事与质量有关工作的人员具备了所需的能力，是能够胜任的；
4.2人力资源的管理
4.2.1对公司岗位缺岗部门，根据公司人力资源状况，可以通过以下几种方式补充：
a面向社会招聘人才；b其它岗位人员转岗；c其它。
通过对补充人员的基本条件、工作经验、操作技能、综合素质等方面考核合格后，经管理者代表批准后方可上岗。
4.2.2公司特殊岗位为：
电工、生产和服务工、场内机动车辆驾驶员等，应建立清单。
4.3培训计划
4.3.l培训需求
安徽韵捷电子科技有限公司
文件编号：
YJ-QEP-05
人力资源控制程序
版本/版次：
A/0
各部门根据公司的发展方向、战略目标，各部门根据公司岗位任职要求、工作计划、当前任务以及各主管领导对人员关注的需求，填写《培训申请单》。
4.3.2行政部每年年初根据培训需求结合质量、环境管理的需求，制定《年度培训计划》，
报总经理批准。
4.3.3各相关单位、部门根据公司《年度培训计划》，组织有关人员参加培训，做好培训记录并予以保存。
4.4培训的实施
4.4.1培训的内容
a）公司领导层应了解公司质量、环境方针及管理手册、有关法律、法规及管理职责：
b）公司管理人员应了解公司质量、环境方针、目标及管理体系的内容。
包括管理手册、程序文件、相关法律、法规及管理职责；
c）一般员工了解公司管理手册、程序文件内容，提高员工的质量、环保意识：
d）行政部会同相关部室对公司新成员进行岗前培训，主要包括：
公司概况、安全教育、质量意识、环境保护意识、公司管理规定、职业道德等基础知识；
e）专业管理人员与技术人员的岗位培训；
f）特殊工种的培训。
焊工、电工、生产和服务工、场内机动车辆驾驶员等特种作业人员，经过培训考核合格后颁发特殊作业人员操作证书，实行持证上岗：
g）现场工作人员质量、环境意识教育。
通过培训等措施，提高员工的质量
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