办公软件使用窍门.docx
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办公软件使用窍门
大家好！
我们中的绝大部分人都使用微软的Office，但是我们是否都了解如何能够最有效地使用它？
我们在这里列举了100个使用的窍门。
本文的第一部分是关于Word和Excel的。
我们使用最多的软件可能就是办公软件了——字处理软件、电子表格软件、电子邮件软件和演示软件，这比其他软件的使用要多得多。
在这类软件中微软的Office套件是最流行的。
但是要想节省时间非常困难；所有的那些菜单、工具条和按钮看起来那么复杂，尤其是当你第一次使用它们的时候。
如果你对微软Office稍稍做一点钻研，就会发现Office隐藏着快捷方式和窍门，这样你就能够更有效地利用这个软件，让你使用变得更加轻松。
我们为您提供了一个100个最有用的提示和快捷方式，这里讲解了Word，PowerPoint，Excel和Outlook使用中的一些窍门，它们可以帮助你更有效地使用Office软件。
WORD
1.日期
为了不让Word在你输入的任何年份的后面自动添加当前日期，比如说将“2004”改变成“2004-08-22”，进入“插入”菜单，选择“自动图文集”，打开“自动更正”对话框，选择“自动图文集”，然后将“显示有关‘自动图文集’和日期的‘记忆式键入’提示”选项前面的勾勾掉。
如果你将来需要重新使用自动图文集功能，输入缩写，然后按F3键。
2.个性化工具条
在Word2002的“打开和保存”工具条中增加一个文件夹能够帮助你快速检索文件。
在Windows浏览器中找到你需要的文件夹，选中它，然后选择“工具”菜单。
现在选择“AddtoMyPlaces”。
如果你是Word2000的用户，你可以在这里下载一个个性化插件。
3.关闭快速保存
快速保存比起正常的保存快不了多少，它的目的并不是为了保存你的文档，Word只是保存任何你添加到文件中的每一件东西。
从文件中不会删除掉任何东西，所以它的体积会十分巨大。
最好是在“工具”菜单中关闭快速保存：
进入“工具”菜单，选择“选项”，然后选择“保存”，在对话框中将“快速保存”前面的勾去掉就可以了。
4.不用鼠标选择格式
如果你经常在Word中编写相同格式的文档，你会知道“格式”选项，它可以减少你为文档设置格式的时间。
你可以设置键盘快捷方式，这样就不用使用鼠标再去寻找这些功能。
你可以按“工具”菜单，然后选择“自定义”，然后按“键盘”按钮，然后从左边菜单中选择需要的类别。
5.设置后续样式
如果你的文档中，某一种样式总是接在另一种样式之后，比如说在某些样式的标题之后，正文总是另一种样式，那么你就可以不用每一次都单独编辑样式，你只需要“格式”菜单中选择“样式”。
然后选择相关样式，并按“更改”按钮，然后从标记为“后续段落样式”的列表中再选择另一样式，就可以完成。
6.继续查找
为了查找某文本，按F3键，然后在“查找内容”栏中输入你所要查找的内容，然后按回车键。
你不需要一直打开这个窗口来查找下一处文本。
点击“取消”按钮，然后你会发现右边滚动条最下面的双箭头变成了蓝色。
你只需要按这双箭头按钮，Word就会把你带到下一处文本，查找上一处还是下一处文本取决于你是按向下还是向上的双箭头按钮。
7.自动更正
自动更正能够帮助你在输入的时候自动地修改文本，这对于纠正经常会打错的单词来说是非常方便的功能。
选择“工具”菜单，然后在“自动更正”对话框中左边的文本框中输入一些文字。
这样无论什么时候只要你输入这些文字，它们都会被同一行中右边对话框中所显示的文字代替。
8.选择大量文本
如果仅仅靠使用鼠标，一次选择很多段落的文本是很困难的，尤其如果你使用的是一台速度很快的电脑，情况就更严重，文本会滚动得太快，你很难找到你想要的位置。
但是你其实可以很轻松地完成这样的文本选择：
你只需要将光标位置放到文本起点，然后用滚动条或者鼠标上的滚轮找到选定文本的终点，然后按住Shift键，将光标点到文本终点的位置，选择就完成了。
9.方便的保存选项
如果你同时在制作几个文档，那么你可以不需要关闭Word就将他们全部保存。
你只需要按住“Shift”的同时，用鼠标选择“文件”菜单。
你就会看见菜单中出现了一个新选项“全部保存”。
还有另一个新选项，它是你能够不用关闭Word程序就关闭所有的文档，这就是“文件”菜单中的“全部关闭”选项。
10.简单方便的格式调整
如果你需要创建好几个外观相似的文件，用“样式”功能比你自己设置样式的要方便得多。
这能够让你能够轻松调整所有文件的样式。
而且你还可以使用“格式刷”将格式从一个段落复制到另外一个段落。
选择你想要复制格式的文本段落，按“格式刷”按钮（它位于Word工具条上），然后选择你想要应用该格式的文本，拖拽指针穿过你选择的文本。
11.文件片段
你可以在Word中创建“文件片段”，这是一种小块的片段文件。
在打开的Word文件中选择你想要制作片段的文字，然后把它拖动到桌面上，你就会看到桌面上出现了一个文件片段的图标，它看起来确实像一个文件的片段。
你可以在桌面上对片段进行重命名或者重新排列，任何时候当你在使用Word的时候，你都可以随时把这些文本添加进来。
而在很多其他的程序中，你也可以使用它们。
12.即时更正
你可以不用等到你完成了整篇文章再修改错误，在输入的过程中，就一边输入一边进行拼写检查。
用鼠标右键单击下面被加了红色下划线的单词，Word会弹出一个菜单，菜单里会列出系统认为合适的修改方法。
而且Word会在它认为语法不当的词组下面加绿色下划线，前面这种方法同样也适用于这种情况。
用鼠标右键点击这些词组，Word会给出一个列有修改建议的菜单。
Word快捷键
我们中间的大部分人使用MicrosoftWord的频率都远远高于其他的Office软件，所以了解下面这些快捷键的使用就能够帮助你更快地使用Word，这节省了你菜单和工具条中寻找这些功能的时间，从而提高你的工作效率。
Ctrl+B将所选文字变成粗体
Ctrl+U为所选文字添加下划线
Ctrl+I将所选文字变成斜体
Ctrl+L将所选文字向左对齐
Ctrl+E将所选文字或段落居中对齐
Ctrl+M将所选文字或段落缩进
Ctrl+1将所选文字行之间的行间距设定为一倍行间距
Ctrl+2将所选文字行之间的行间距设定为两倍行间距
Ctrl+5将所选文字行之间的行间距设定为1.5倍行间距
Ctrl+Space自动更正
Ctrl+Del删除光标右边的单词
Ctrl+Backspace删除光标左边的单词
Ctrl+Shift+8隐藏空格、回车标记
F7进行拼写和语法检查
Shift+F7使用词典
EXCEL
13.使用XP中的SmartTags
OfficeXP中另一个具有特色的功能是SmartTags功能，它类似智能链接，连到网站或者你电脑硬盘中的指定位置上。
Excel能够识别特定的词汇，并且在它们旁边显示SmartTag动作按钮。
进入“工具”菜单中的“自动更正”选项，然后选择“SmartTags”来查看它能够识别哪些词汇。
你可以从MicrosoftOffice网站上下载并安装新的SmartTags。
SmartTags功能在Excel和Word都有。
14.错误检查
如果你同其他人共享你的Excel文件，那么能够看到他们所做的改动就非常必要。
Excel2000将带有批注的单元格用红色三角标志出来。
在Excel2000中，有一个紫色的SmartTags指示标志，绿色标志表示该单元格中的公式可能存在错误。
进入“工具”菜单，你可以在“选项”窗口中发现选项。
15.打开旧的宏
在Excel2002中，你也许不能够打开旧的宏（来自Excel97或者2000），因为Excel2002会给出安全警告提示。
如果你需要使用旧的宏，进入“工具”菜单，选择“选项”，然后选择“安全性”，然后在“宏安全性”选项中选择“低”。
在“可信任的来源”中，在“信任插件”和“信任VisualBasic”选项前打勾，之后你需要重新启动Windows，然后你就可以使用旧的宏了。
16.查看重要单元格
使用“查看”窗口可以监视电子表格中重要单元格的状况。
点击一个包含数据的单元格，然后进入“工具”菜单，选择“审核”，然后选择“显示查看窗口”。
点击“增加查看”，它将显示任何打开的工作簿的值和公式。
17.对单元格使用标志
在Excel中，你可以使用单元格的标志来代替单元格的位置坐标（比如用“Profit”代替“A6”）。
进入“工具”菜单的“选项”，然后在“重新计算”中选择“接受公式标志”。
18.创建公式
通过点击位于标准工具条中的“粘贴函数”按钮（被标记为“fx”）可以创建公式。
如果你从列表中选择函数，它的描述将被显示在对话框中，你也可以按“帮助”按钮以获得更多关于该函数的帮助。
另一种方法是按公式输入栏前的等号标志，你会发现最近使用的函数的列表。
19.链接
如果你看到一条关于失效或者错误链接到其他工作簿或者应用程序的报错消息，你就应该进入“工具”菜单，选择“选项”，然后选择“工作簿选项”。
确认“更新远程引用”选项被选中。
如果你选择了“保存外部链接数据”，你就不用再担心链接失效，但是你的文件会变得体积庞大。
20.求和
使用AutoSum工具来对一列单元格求和是非常容易的，但是如何计算小计呢？
这个其实也很简单。
只要使用公式“=SUBTOTAL（9,B2:
B10）”。
9是功能代码，代表SUM，你在使用的时候需要把单元格范围根据自己的工作表情况进行修改。
你可以在B11单元格使用这一公式，然后在B21使用诸如“=SUBTOTAL（9,B12:
B20）”这样的公式。
如果你在B22使用AutoSum工具，它就会对B11和B21单元格进行求和。
21.删除和清除
有两种方法能够清除单元格中的信息：
删除和清除。
点击目标单元格然后选择“删除”（或者按“Del”键或者空格键）将会删除单元格中的数值或者公式，但是格式和批注都还会保留下来。
如果你想要让目标单元格恢复初始状态，就需要选择“清除”。
22.页面设置
我们很多人都会遇到一些长度超过一页纸的表格。
如果你希望文件被打印出来的时候，在每页纸的顶端都有标题行，就需要做如下设置：
进入“文件”菜单，选择“页面设置”，然后选择“工作表”在“顶端标题行”一栏中，按那个标有红色箭头的按钮，然后用鼠标在工作表上选择标题行，然后按“确定”。
23.删除批注
你可以一次性地删除工作表中的所有批注，比如你完成了工作，想上交一份没有任何批注的电子表格，那么你就要这样操作：
同时按住“Ctrl”、“Shift”和“O”键，这样就会选定工作表中所有含有批注的单元格。
然后在其中一个单元格上点击鼠标右键，然后选择“删除批注”，然后移开鼠标，你就会发现所有的批注都消失了。
24.记录在线采购
如果你从网络上购买东西，记录你的采购可能很麻烦。
但是你可以把零售商发给你的确认电子邮件转到Excel工作表中。
打开确认电子邮件，然后点击开始点，再按住Shift键，再用鼠标点击结束点。
按鼠标右键然后选择“复制”，然后打开一个空白的Excel工作表。
用鼠标右键点击一个单元格，然后选择“粘贴”。
之后你需要调整一下格式，让它变得好看些。
25.审核公式
如果你对于某个公式感到困惑，你不知道这个公式是如何构成的，你可以选择包含该公式的单元格，然后在“工具”菜单中选择“审核”，然后选择“跟踪引用单元格”。
你会看到相关单元格中出现了蓝色的点，并且有箭头指向该公式。
当你完成了检查，选择“取消所有追踪箭头”。
26.导入财务数据
你可以从在线银行和财务软件中将数据导入到Excel中，但是这却不像打开一个Excel文件那么简单。
财务数据通常是.csv形式。
在Excel中，进入“文件”菜单，选择“打开”，然后在“文件类型”中选择“文本文件”（*.txt,*.prn,*.csv），然后选择你需要打开的CSV文件。
打开文件后，你需要调整列宽，以便使数据能够正常显示。
27.设置值为“0”的单元格的格式
你可以清除单元格中你所不需要的“0”：
进入“工具”菜单，选择“选项”，然后选择“视图”，勾掉“零值”。
如果你希望某些单元格中的“0”仍然被显示，将这些单元格设置成自定义格式“0;-0;;@”。
进入“格式”菜单，选择“单元格”，然后选择“数字”，在列表中选择“自定义”，然后输入格式。
如果想用“-”取代“0”，使用自定义格式“'0;-0;?
-?
;@”
Excel快捷键
不要陷入Excel的选项和命令之中。
使用下面这些快捷键能够帮你更快地完成工作，让你不用时常把手从键盘上移开去操作鼠标。
Ctrl+-删除当前单元格或者选定的区域
Ctrl+Shift++插入单元格或者选定的区域
Ctrl+;在所选单元格中插入当前日期
Ctrl+Shift+;在所选单元格中插入当前时间
Ctrl+K插入超级链接或者web链接
Ctrl+Tab转到下一张工作表
Shift+F3打开公式窗口
F11创建一个图表
Ctrl+Space选择所有当前列
Shift+Space选择所有当前行
Ctrl+Shift+1将当前单元格中的数字用千位分隔符隔开
Ctrl+Shift+4将当前单元格数字类别设置为货币
Ctrl+Shift+5将当前单元格数字类别设置为百分比
Ctrl+方向键将光标沿着方向键的方向移到下一个被使用了的单元格
Ctrl+F打开“查找”对话框
POWERPOINT
28.清理工具
也许Office软件工具条中的大部分工具你都从未使用过，PowerPoint也不例外。
为了清理这些多余的功能，你可以按住“Alt”然后将鼠标放在把不需要的工具图标上，按住左键将它拖出工具条，这时那些工具就不见了。
如果你想找回它们的话，右键单击工具条进入“自定义”窗口，选择“命令”标签，你就能够把需要的按钮拖回工具条了。
29.在XP中创建图表
在OfficeXP的绘图工具条中包含了一个新的，但是非常容易被忽略的功能。
绘图按钮帮助你能够很方便地创建维恩图、波形图、锥形图和其他形式的图表，还能够根据你的数据自动创建文本标签。
这样做会非常快捷，而且这个工具能够帮助你在现有图表中编辑或者添加效果。
30.XP中的另一个新功能——动画方案
OfficeXP中的另一个新功能是动画方案。
如果你自己创建一个动画，可能会花费很多时间，而且会比较麻烦。
但是动画方案中包含了模板和样式任务面板，这使你能够从中进行选取，而省略了很多烦琐的工作。
31.精确定位
如果你想要将图片或者文本精确地插入到幻灯片的某个位置，你可以不使用鼠标，你可以使用键盘上的方向键来一点点调整它的位置。
如果你同时按住Ctrl键，对象移动的步长就会更小，移动的幅度取决于你的显示比例，这让你能够为对象进行更精确地定位。
32.使用批注
如果你同其他人在演示中合作，那么你可以在幻灯片中添加批注，这个功能帮助你同其他人分享你的观点或者想法。
使用PowerPoint的批注功能，你可以控制它们的外观。
选中注释，点击“绘制”菜单，选择“自动生成形状”，你就可以将重要的批注设置成为箭头状或者其他形状，这样能够使它变得更显眼。
33.PPT和PPS
如果你把一个文件保存为后缀是“.pps”的文件--而不是像通常那样保存为后缀是“.ppt”的话，当你双击这个文件的图标时，Windows就会把它当作一个幻灯片来自动进行播放，而不是像PPT文件一样会在PowerPoint里以编辑的方式打开。
不过你还是可以使用PowerPoint对于PPS文件进行编辑，你只要在PowerPoint的“文件”菜单中打开它就行了。
34.缩小文件
如果你的文件中包含了很多图片，那么文件就会变得非常巨大。
如果你使用的是PowerPoint2002，你就能够选择压缩图片，通过这种方式能够让文件变小。
打开“图片”工具条，然后按“压缩图片”按钮。
你能够选择压缩一个、多个或者是全部的图片。
35.使用Word来帮助整理你的想法
你可以使用PowerPoint中的大纲来确保你的注释和幻灯片顺序正确，你也可以使用Word的提纲功能，这一功能比起PowerPoint的似乎更加强大。
这样做的操作非常简单，你只需要做好内容大纲，然后在Word中单击“文件”菜单，然后选择“发送”，然后在子菜单中选择“MicrosoftPowerPoint”就可以了。
36.添加图片
你可以在这里找到微软为PowerPoint提供的、免费的相册插件，你可以使用保存在硬盘上的图片、或者是来自数码相机/扫描仪的图片作为自己的相册。
你可以选择每页的图片数、风格、背景和标题。
37.不使用PowerPoint就打开文件
当然，你可以把演示文稿发送给任何人，但是如果你的接受人没有安装PowerPoint这个软件，那也没关系。
你使用“打包”工具将文稿处理成打包的版本，在这样的版本中，将包含一个独立的PowerPoint浏览器。
38.暂停放映
在一个幻灯片的放映过程中，你可以按“B”键或者“句号”键来将放映暂停。
这会使屏幕变黑。
再次按下同样的按钮则可以恢复放映。
如果你愿意，你可以使用“W”键来让屏幕变成白色。
39.使用音频和视频
PowerPoint2002的注册用户能够免费获得微软的Producer软件。
它增加了流媒体功能，实时视频或者文件视频因此得以展现。
你可以在这里找到它。
40.建设具有自己风格的母版
如果你在幻灯片母版中添加任何东西——文字或者对象，它们都会在所有的幻灯片中出现。
这对于树立品牌来说非常有用，你可以把公司标志放在幻灯片的某个角落里。
选择“视图”菜单，选择“母版”，然后选择“幻灯片母版”，之后你就可以编辑幻灯片母版了。
41.灵活设置背景
你可能希望某些幻灯片和母版不一样，比如说当你需要全屏演示一个图表或者相片的时候。
你可以进入“格式”菜单，然后选择“背景”，选择“忽略母版背景图形”选项之后，你就可以让当前幻灯片不使用母版背景。
OUTLOOK
42.寻找文件夹
除了管理你的邮件、便笺、日历、任务和联系人之外，你还能够使用Outlook浏览你硬盘中的文件夹。
在Outlook界面左边的快捷方式栏中，按“其他快捷方式”，然后你就能够发现“我的电脑”和“MyDocuments”的快捷方式。
如果你处理的是Office文件，它就能够显示诸如“关键字”、“作者”、“修改时间”等详细信息。
同Windows浏览器不同，你能够从Outlook打印文件和文件夹列表。
43.发送电子名片
你可以在Outlook电子邮件中附加电子名片（vcards）。
这样无论谁收到你的邮件后都能够轻易地将你的信息添加到他们的通讯簿中（他们只需要双击电子名片就可以了）。
首先确保在你自己的通讯簿中有你自己的联系方式。
然后按照如下顺序操作：
工具——>选项——>邮件格式——>签名选取器——>编辑，然后你就可以在“电子名片选项”中选择你自己的名片。
然后按“OK”，这样就成功了。
44.设置启动时的起点
你不见得一打开Outlook就转到收件箱，但是说明如何改变这一设置比较困难：
进入“工具”菜单，然后选择“选项”>“其他”>“高级选项”，然后找到“启动时定位到”下拉菜单，然后选择你希望的选项，然后关闭对话框。
45.按照规则排列邮件
如果你在Outlook中保存你的联系邮件，那么系统可以帮助你按照一定规则排列它们。
在邮件窗口，如果你按“发件人”/“收件人”这个列标题，系统就按照A到Z的字母顺序排列邮件，你再按一下列标题，系统就按照Z到A的顺序帮助你排列邮件。
其他的列标题也有同样的作用。
你还可以改变列的标题：
用鼠标右键点击列标题，选择“设置列格式”，在对话框中选择“可用字段”。
系统将按照你的修改设置该列的格式和标题。
46.查看与特定联系人的交流
你可以在联系人窗口查看你与每一个联系人的邮件收发的历史记录，双击联系人姓名将会打开“联系人”对话框，选择“活动”你可以找到同该联系人进行的所有交流。
47.在周日历中增加日期
为了看到在Outlook日历中的周界面上看到日期，你需要调整Windows设置。
打开“控制面板”，双击打开“区域选项”，然后选择“日期”，将其调整为长日期格式dddddMMMMyyyy，你就会发现Outlook立即发生了改变。
48.编写邮件
那些使用拨号上网的用户不会愿意花很多时间在线撰写邮件。
不过在Outlook中，用户可以很方便地离线阅读和写邮件。
只要在“文件”菜单中选择“脱机工作”就可以了。
你写好的所有邮件都会被保存在“发件箱”中，直到你连接到互联网上，并且按“发送和接受”，它们才会被发送出去。
49.分类
你可以为你的联系人、便笺、约会和邮件指定类别，这方便你跟踪项目或者其他你所关注一些事情。
用鼠标右键点击项目后，在弹出菜单上选择“类别”来进行这一工作。
单击“主类别列表”来增加或者删除类别。
如果想按照类别进行查看，则需要进入“视图”工具，选择“当前视图”，然后选择“自定义当前视图”。
50.添加地址
你可以在工具条上为你经常联系的联系人设置一个按钮。
操作方法如下：
工具——>自定义，然后在类别中选择“文件”，在命令中选择“邮件”，用鼠标左键按住它并将它拖动到工具条，然后松开鼠标左键。
现在用鼠标右键单击这个新的图标，并且使用菜单对它进行重命名，确认选择了“图片和文本”或者“纯文本”选项。
在同一个菜单中，选择“指定超级链接”然后“打开……”。
然后填写邮件地址，如果你喜欢还可以填写默认的邮件标题。
关闭对话框，Outlook将很快发布这个信息。
51.便笺
如果你在阅读你的邮件，而且你想写一些注释的话，选择该邮件，然后按住鼠标，将它拖动到位于屏幕左边的Outlook快捷方式栏中“便笺”的图标上。
系统会将它保存为一个新的Outlook便笺。
这对于网页、帮助文档或者其他应用也有效。
52.转移文件夹
如果你更换电脑，你可以带走你的Outlook文件夹。
打开“文件”菜单，选择“新建”，然后选择“个人文件夹文件”（在OfficeXP中被表示称作“Outlook数据文件”）。
创建一个新文件夹，为它命名，然后转到“视图”菜单，打开“文件夹列表”，将你想要拷贝的所有文件夹拖到新文件夹之中。
用鼠标右键点击新文件夹并关闭它，然后关闭Outlook。
在Windows浏览器中找到这个文件夹（你可以使用“开始”菜单中的“搜索”功能），然后把这个文件夹拷贝到新机器上。
在第二台电脑上，打开Outlook，选择“文件”菜单，“打开”，然后打开你拷贝的文件。
53.合并日历
这个功能非常有用，它能够很方便地查看你的约定是否同朋友有时间冲突。
你可以合并两个日历文件夹：
打开源日历，然后进入“视图”菜单，选择“当前视图”，“自定义当前视图”。
确保没有筛选条件是处于激活的状态。
进入“视图”菜单，选择“当前视图”，选择“事件”，这里会列出你的约会。
选择你想要合并的项，按鼠标右键，然后选择“复制”。
打开目标日历，选择“粘贴”。
54.添加联系人
将你所收到邮件的发件人添加到联系人列表中非常容易。
你只需要双击“收件箱”里的邮件，然后用鼠标右键点击发件人，在弹出的菜单中选择“添加到联系人”就可以了。
55.双时区
如果你工作在两个时区，你可以看见自己所在时区的时间和另一个时区的时间。
你只需要这样做：
工具——>选项——>首选参数——>日历选项——>时区——>显示附加时区，然后选择
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