30424 XXXX热电联产项目招标文件编制管理程序XXXX00INDPOJBF024.docx

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30424XXXX热电联产项目招标文件编制管理程序XXXX00INDPOJBF024

XXXX热电联产项目

招标文件编制管理程序

编号：

XXXX-00-IND-PO-JBF-024

版号/修改号:

____________

编制/日期：

_______________

审核/日期：

_______________

批准/日期：

_______________

发布日期：

2017年3月实施日期：

XXXX热电有限公司基建部

目录

1.目的1

2.适用范围1

3.引用文件1

4.定义1

4.1招标方案1

5.职责1

5.1合同工程师1

5.2投资控制主管2

5.3进度控制主管2

5.4相关职能部门2

5.5基建部2

6.管理程序2

6.1招标文件的组成2

6.2招标文件编制开工会3

6.3招标文件的编制4

6.4招标文件的审查批准7

6.5招标文件的签发7

7.附录7

1.目的

本程序用于指导XXXX热电联产项目合同管理人员完整确定招标文件的组成，合理选择合同样本，准确识别使用项目的工程数据，分工协作，在计划的时间进度内完成各单项合同招标文件的编制、审查和批准工作。

2.适用范围

本程序适用于XXXX热电联产项目的工程合同招标文件的编制、审查和审批。

3.引用文件

下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。

凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单或修订版均不适用于本标准。

凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

《XXXX热电联产项目管理手册》（XXXX-00-IND-PI-PMD-001）

4.定义

下列术语和定义适用于本标准。

4.1招标方案

招标方案是指XXXX热电联产项目基建部在项目可行性研究报告批准后编制或委托编制的项目合同策划文件。

内容包括：

项目概况、招标组织形式、招标方式、招标范围、标段划分、标段工程量、计划招标时间、潜在投标人条件或拟邀请投标人名单等。

5.职责

5.1合同工程师

1）负责按照招标方案主持召开招标文件编制的开工会，正式启动各单项合同招标文件的编制；

2）负责确定合同样本和招标文件的结构；

3）负责按照进度计划跟踪招标文件的编制进展；

4）负责审查招标文件的内容，确保合同条款清楚严密，项目风险公平合理分配；

5）负责组织招标文件审查会，落实审查意见并最终定稿招标文件；

6）协调项目授权人对招标文件的批准。

7）全面负责单项合同招标文件的编制；

8）负责根据招标文件编制开工会的决议编制单项合同计划；

9）负责按照达成一致的单项合同计划组织、协调招标文件的编制；

10）负责确定招标文件中商务条款和通用条款；

11）负责督促、接收、审核其他部门编制的文件，并整编全部的招标文件；

12）负责执行招标文件的审查流程，并按照审查会确定的修订意见进行招标文件的修订和定稿工作；

13）负责执行招标文件的批准流程；

14）负责会议纪要、招标文件和批准文件的存档。

5.2投资控制主管

1）负责确定合同额计价方式和工程款支付条款；

2）协助合同工程师完善合同的其它商务条款，包括保险、保函、质量保证金、税收和违约责任赔偿限额等；

3）负责提供单项合同的预算；

4）负责编制招标控制价（如果需要的话）。

5.3进度控制主管

负责确定合同中的工作进度要求；

5.4相关职能部门

5）负责按照单项合同计划中确定的分工和进度要求，完成其范围内的招标文件相关内容的编制工作，并确保工作质量；

6）参与招标文件的审查，并会签同意；

5.5基建部

负责在授权范围内对定稿的招标文件进行审查批准；

6.管理程序

6.1招标文件的组成

招标文件通常应包括以下形式的文件：

1）投标邀请函；

2）第1章—投标人须知；

3）第2章—标书格式；

4）第3章—合同样本，通常包括以下内容的：

Ø合同协议书；

Ø合同条件；

Ø合同附件；

Ø合同附录。

5）第4章—补遗

6.2招标文件编制开工会

6.2.1引言

尽管招标文件的编制是项目控制组的主要职责，但是一份高质量的招标文件通常是在基建部相关职能部门的共同参与下完成的。

因此，在招标文件编制前召开开工会议，对于招标文件的顺利编制至关重要。

招标文件编制开工会的重要目的在于在编制每份招标文件之前明确小组成员的工作分工和职责、识别所需的工程资料及来源、协调和统一项目管理、项目控制、设计、合同等对招标文件关键内容的认识，并为单项招标文件的编制确定编制计划。

同时，招标文件编制开工会为参与招标文件编制的所有参与部门或单位提供了指导意见、背景信息和所有的基本资料。

6.2.2招标文件编制开工会

在每次编制重大单项合同招标文件之前，项目控制组合同工程师应主持召开招标文件编制开工会。

参加会议的单位应包括项目项目控制组、设计管理组、采买管理组、施工管理组、财务部、以QHSE组等部门。

会议议程至少包括以下内容：

1）目的；

2）招标文件的结构和合同样本；

3）合同主要工作范围；

4）排除在外的工作范围；

5）材料供应分工；

6）工作范围界面分割；

7）进度要求；

8）计价方式和依据；

9）税务要求；

10）质量要求；

11）安全要求；

12）编制和签发招标文件需要工程数据；

13）授标时和授标后需要的工程数据；

14）需要承包商编制的工程数据（如制造图等）；

15）施工实施信息，包括临时设施布置、施工用水电连接、仓储地点等；

16）预算编制；

17）授标前招标文件编制计划和分工。

在开工会上，应结合最新的设计进展和任何其它招标文件或合同的编制，将招标方案中制订的对于此合同的计划大纲进行进一步的细化。

在讨论了合同主要工作范围、特定的例外情况和材料供应分工后，应确认在招标文件签发日，是否能提供足够的工程信息以支持目前计划的计价方式。

为此，专业工程师和合同工程师应根据计划的价格结构共同制订投标报价所需的工程和设计资料清单。

如果根据会议确认的结果，届时没有足够的工程资料支持设想的计价理念的话，那么，要么重新审查并修订计价理念，要么更改招标文件的签发日期。

最后根据以上内容再次确认该招标文件的详细编制计划。

6.3招标文件的编制

6.3.1一般原则

制定合同条款的基本原则是确保合同语言表达严密、清楚而不会被合同各方误译。

合同工程师的责任是确保从其它专业接收的资料符合这一原则。

通常，合同的编制是根据项目的特点和具体需求，采用标准合同格式（或示范文本）修改完成。

为了确保招标文件与合同之间的一致性，应考虑以下原则：

1）合同组成：

合同是由合同协议书、合同条件，以及附件和附录等部分共同组成。

所有上述文件部分分成章（1.0）、节（1.1）和小节（1.1.1），最多三位数。

2）布局：

合同的每一部分作为一个单独的整体处理，有其自己的标题、页码和章节号。

3）参考：

对其它部分或章节的参考应清晰，应指明参照哪一部分、哪一章、哪一节或哪一小节（例如：

“…如第三部分3.0章中所规定的那样”）。

4）粗体字：

以下词在合同中使用时应采用粗体：

部分、章、节、小节、合同（作为名词使用时）、承包商、XXXX热电联产项目管理部和工程（当涉及由承包商进行的工作时）。

5）注：

当词用粗体表示时，则表明这些词是在合同文件的某处被定义为“规定术语”，（即，在定义章节或在合同协议文件中）。

6）附件：

与项目所有合同有关的特定标准内容，如廉政协议、HSSE要求等，这些标准内容一旦制定好后，将成为每个合同的一部分。

7）附录：

只与项目的特定合同有关的内容，例如，合同里程碑进度。

如果这一主题内容与所有合同相关，那么这个附录应作为合同附件。

6.3.2招标文件的编制

招标文件和合同的编制由合同工程师负责。

该责任中的最重要的是确保合同清晰明了、前后严密呼应。

在决定招标文件和合同的内容时，应尽量考虑采用标准的合同文本或示范文本，根据项目的具体特点和要求进行修改。

有关招标文件各章节编制建议如下：

1）投标邀请函

2）投标人须知

《投标人须知》中规定了投标人在准备和提交标书时应遵守的要求，并对投标的相关事宜做出说明。

另外，《投标人须知》中应当明确规定评标标准和方法以及定标原则的具体内容。

招标人如设置投标控制价，投标控制价应在《投标人须知》中标明。

《投标人须知》应反映中华人民共和国招标法中规定的所有招投标条件。

3）标书格式

投标文件的格式要求可由合同工程师自行决定，以获得用于进行评标的信息，这些内容不归入最终合同文件中。

但如果需要，可将报价书某项内容（如执行计划）作为一个附录包含在合同内。

投标文件的组成通常包括技术标和商务标两个部分，大致内容如下：

A商务标

报价例外说明

商务报价表

投标人的资信证明等

B技术标

项目执行策略

项目实施计划大纲

采购策略

施工管理

安全管理

质量管理

付款建议

分包计划

办公地点和临时设施

组织机构

关键人员

人力动员计划

投标人的工作负荷

管理系统和程序

IT系统、计算机设计和管理工具

保险

母公司保函

银行保函

投标人的资质证书

近三年同类项目的业绩

合同工程师与基建部各职能部门一起共同决定需要由投标人完成并递交的投标文件的数量及内容，确保标书承载的内容都是所需要的信息，以便其标书可得到恰当的评估。

应特别注意要求投标人提供进度和人力计划。

投标人提供的进度和人力计划在评标中是一个很重要的部分。

4）合同样本

包括在招标文件中的合同“样本”必须最大程度地代表将要执行的最终合同文本。

这样，投标人可得到他们所预期的“最佳景象”，这不仅可以尽可能避免以后的商务风险，同时也可以减少以后将标准招标文件变成合同时需作的努力。

合同工程师必须确保合同的工作范围明确、清晰，商务方面严密完整，并在费用工程师的协助下负责根据工作范围编写合同商务条款，并确保商务条款覆盖了工作范围的所有内容。

项目控制组应负责全面审查招标文件的内容，确保合同条款清楚明了，前后严密呼应，确保项目的风险已被合理分配。

5）补遗

《招标文件补遗》是用于将可能影响投标人投标时间和依据的对招标文件的增加、澄清、修改或勘误内容通过统一方法通知所有投标人。

合同工程师将协调收集整理各部门提供的补充信息，并确保所有的补充信息已发出给所有投标人并已收到他们出具的回执。

任何对于招标文件的文本或设计文件的修改必须明确标注在相应的文本或设计文件上并编上补遗号发送。

对招标文件的补遗须发送给所有投标人。

6.4招标文件的审查批准

项目类型和招标文件的复杂性将决定招标文件审批程序安排和审批周期的长短。

招标公司在发布招标文件前，要通过基建部和公司领导批准。

合同工程师应将编制好的招标文件加上“文件传阅审批单”，送交基建部相关部门和有关领导审批。

标准技术规范可以不必纳入供传阅审查的招标文件中。

所有审查人员都需在“传阅审批单”上面签名表示同意。

如果审查人员对招标文件有保留意见，应及时反馈给合同工程师。

各部门在收到招标文件3个工作日内完成审批意见并回复给合同工程师。

在招标文件审查期届满并收到所有的反馈意见后，应发起并主持一个“招标文件审查会议”。

该会议的目的是在签发给投标人之前与所有有关各方一起审查整个的招标文件，并对相关部门在审查中提出的不同意见进行沟通和修订。

对于会签审定的招标文件，合同工程师应负责提交项目管理部经理批准。

6.5招标文件的签发

在招标文件通过审查批准后，项目控制组合同工程师应按照招标计划和批准的潜在投标人短名单，将拟订的招标文件发给投标人，投标人进行投标。

由招标公司代理的项目则由其完成。

发行之前，合同工程师负责检查以下各项：

Ø招标文件的完整性；

Ø投标人名单的正确性；

Ø招标文件的签发日期；

Ø招标程序安排的完整性；

Ø招标文件的内部审批已经完成并会签；

Ø招标申请已获得批准。

7.附录

附录：

招标文件编制流程图

编制招标计划和招标方案

合同工程师确定合同结构和合同样本

项目控制组主持召开重大单项合同招标文件编制开工会

各职能部门按照单项合同编制计划编制相应的部分

合同工程师组织组卷招标文件

基建部相关部门会签

项目控制组审核

基建部部经理批准

进入招标程序（或委托招标公司）