公文写作与处理知识结构.docx
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公文写作与处理知识结构
公文写作与处理知识结构
一、公文写作
1.公文的概念类别和功能
（1）概念
①是公务文书、公务文件的简称，是文件的一个主要门类
②是法定机关与组织在公务活动中，按照特定的体式，经过一定的处理程序形成和使用的书面文字材料
③《中国共产党机关公文处理条例》第二条规定：
“党的机关的公文，是党的机关实施领导、处理公务具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具”
④《国家行政机关公文处理办法》第二条规定：
“行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具”
（2）特点
①其制作者是依法成立的组织
②它具有特定效力，用于处理公务
③它具有规范的结构和格式
④违反或不执行公文规定，要负责任
或
①鲜明的政治性和政策性
②由法定作者制发
③法定的现实执行效用
④具有规范的体式
⑤履行法定程序
（3）分类
①可分为正式公文和非正式公文
②根据具体公务活动领域的不同，可分为通用公文和专用公文
③根据内容涉及国家秘密程度，可分为对外公开、限国内公开、内部使用、秘密、机密、绝密等六类
④根据制发公文的机关的行文方向，可分为上行文、下行文、平行文和通行文
⑤根据处理时限，可分为平件、急件、特急件
⑥根据公文的性质，可分为规范性公文、指令性公文、指导性公文、知照性公文、公布性公文、商洽性公文、报请性公文和记录性公文等八类
⑦根据文件的来源，可分为收文和发文
（4）文种：
通用公文的文种主要有
①规范性文件：
如条例、规定、办法、决定等
②领导指导性文件：
如命令、指示、批复、通知、通报等
③公布性文件：
如公告、通告等
④呈请性文件：
如议案、请求、报告、调查报告等
⑤商洽性文件：
函
⑥会议文件：
会议纪要
（5）功能
①领导、指导功能
②规范、约束功能
③宣传、教育功能
④沟通、联系功能
⑤依据、凭证功能
或
①用于传达贯彻党和国家的方针政策和各项指令，起领导指导作用
②是下级机关请示报告工作，反映情况，沟通自下而上纵向联系的基本手段，起沟通联系作用
③发布行政法规与规章，起规范约束作用
④公文具有较强的政策性、理论性，起宣传教育作用
⑤公文是社会活动的真实记录，起依据、凭证作用
2.公文的文体结构格式和稿本
（1）文体
①文体即文章的体裁，指公文的表达方式
②它属应用文体，兼用说明、叙述、议论三种表达方式
③公文的表达具有直接性、现实针对性、全面真实性、事与理有机结合、符号系统通用
（2）结构
①党的机关公文一般由17个部分组成。
《中国共产党机关公文处理条例》第八条规定：
“党的机关公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记组成”
②国家行政机关公文一般由18个部分组成。
《国家行政机关公文处理办法》第十条规定：
“公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成”
③党政机关通用公文的结构一般分为三个部分
A公文版头部分：
包括版头（发文机关标识）、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人等六项
B公文本体部分：
包括标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章等七项
C公文文尾部分：
包括印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记等四项
（3）格式
①概念：
是指组成公文的各部分文字符号在载体（纸张等）上排列的规定。
主要是对载体的规格尺寸、载体区域划分、公文各组成部分的排列次序和编排式样、文字符号的形体及尺寸等予以规范
②通用公文的一般格式
A公文纸采用国内通用的16开型，推荐采用国际标准A4型
B公文纸分为可用以书写、印刷文字、图形等符号的图文区和不允许出现任何符号的白边区两个区域。
上白边（天头）和左白边（订口）应分别宽于下白边（地脚）和右白边（翻口）
C所有文字符号从上至下，自左而右依次横写横排（少数民族可按其习惯书写，排版）。
正文的行长应与图文区宽度相等（即通栏排）
D左侧装订
E在公文撰写和印制过程中，各个组成部分的标注编排均需遵循一定的规范性要求
（4）稿本
①草稿：
是供讨论、征求意见、修改审核、审批用的原始的非正式文稿，内容未正式确定，不具备正式公文的效用
②定稿：
是内容已确定，已履行法定生效程序的最后完成稿，具备正式公文的效用
③正本：
是根据定稿制作的供主要受文者（主送机关）使用的具有法定效用的正式文本
④试行本：
即试验推行本，在规定的试验推行期间具有正式公文的法定效用
⑤暂行本：
即暂时推行本，在规定的暂行期间具有正式公文的法定效用
⑥修订本：
是已发布生效的公文，经实践检验重新予以修正补充后再发布的文本（试行本、暂行本、修订本都是规范性公文正本的特殊形式）
⑦副本：
是指再现公文正本内容及全部或部分外形特征的公文复制本或正本的复份
⑧不同文字稿本
3.常用公文文种及其选用
（1）文种：
也叫做公文名称，是用来表明公文的性质、适用范围、作者职能权限及制发公文目的要求的
（2）党的机关公文种类：
主要有决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要等14种
（3）行政机关公文种类：
主要有命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13种
（4）我国行政系统的常用公文规范性文件
①条例：
用于对某一方面的行政工作比较全面、系统的规定，国务院各部门和地方人民政府的规章不得称“条例”
②规定：
用于对某一项行政工作比较具体的规定
③决定：
用于对重要事项或者重大行动作出安排
领导指导性文件
①命令（令）：
用于依照有关法律规定发布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；奖惩有关人员；撤销下级机关不适当的决定
②指示：
用于对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则
③批复：
用于答复下级机关的请示事项
④通知：
用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部
⑤通报：
用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况
公布性文件
①公告：
用于向国内外宣布重要事项或法定事项
②通告：
用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项
陈述呈请性文件
①议案：
用于各级人民政府按法律程序向同级人代会或其常务委员会提请审议事项
②请示：
用于向上级机关请求指示、批准
③报告：
用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问
④调查报告：
用于反映调查研究的成果，揭示事物的真相与规律
商洽性文件：
函，用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准等
会议文件：
会议纪要。
用于记载和传达会议情况和议定事项。
国家机构、政党的重要会议纪要，在需要对外公开报道时，以“会议公报”公布
（5）公文文种的选择
①选择的主要依据
A发文机关与主要受文者间的工作关系
B发文机关的法定或规定权限
C行文目的、行文要求和表现公文主题的需要
②选择的原则和方法
A根据发文机关与主要受文者间的工作关系选择文种：
就是要求明确双方间本来的工作关系，选取为这种关系所允许的文种
B根据作者的权限选择文种：
就是要明确作者的职责、权力范围，选择与之相符合的文种
C根据行文目的、要求和表现主题的需要选择文种
4.公文写作的基本要求
（1）符合党和国家的路线方针政策和法律法规
（2）符合上级机关的有关指示
（3）同现行有关公文衔接
（4）完整准确地体现发文机关的意图
（5）全面准确地反映客观实际情况
（6）提出的政策、措施切实可行
（7）表述准确严密
（8）文字精确简练
（9）文种使用恰当
（10）公文结构和格式规范
或
（1）符合党和国家的路线、方针、政策和法律、法规以及有关规定，具有合法性
（2）实事求是，讲求实效
（3）主题明确、结构完整、格式规范
（4）用语庄重严谨，简明通顺，平实得体
5.行文规则
（1）概念：
指国家制定的控制行为及行文方向、行文方式的有关规定
（2）基本内容
①根据机关之间的工作关系准确行文
②选择适宜的行文方式，一般不得越级行文
③正确选择主送机关与抄送机关
④坚持“党政分开”的原则
⑤联合行文时，作者应是“同级机关”
⑥行文前必须对有关问题协商一致
⑦严格控制公文数量，简化行文手续
6.公文写作的语言运用
（1）公文语言的主要特点
①庄重：
是指语言端庄，格调郑重严肃
②朴实：
是指语言平直自然，是非清楚，明白晓畅，恰如其分，通俗易懂；无浮华夸饰，无渲染，无形象描绘，无矫揉造作；忌堆砌华丽词藻，忌滥用辞格，讲求于平淡之中见神奇
③严谨：
是指语言含义确切、文句严谨、细致周密、分寸得当，忌模糊含混、语意多歧
④规范：
是指各级语言单位的构成及组合不仅应符合现代汉语（少数民族地区使用的本民族文字的公文则为民族语言）的语法规则和一般的逻辑规则，而且应合乎公务活动所提出的特殊规范性要求
（2）公文词语的选择
①认真辨析词语的确切含义，使词语的意义符合客观实行
②注意分辨词语的感情色彩，以正确表达作者的立场观点
③注意词语声音和语调对语义的影响，以提高表达效果
④注意词语间的正确搭配，遵循语言法则
⑤注意公文具体使用场合词语风格的要求，维护公文的严肃性及强制执行性
⑥注意针对公文具体收受对象的特点选词，以“有的放矢”，便于理解和执行
⑦注意根据公文中所涉及的人和事物的特殊性质选词，以获得鲜明直接的表达效果
⑧注意根据上下文的需要选词，以维护公文的完整有效性
⑨注意词语的规范性，以提高公文沟通的效果，扩展沟通的范围
（3）对公文语句的基本要求
①含义明确、清晰、完整，便于准确理解、无歧义
②句子成分搭配得当
③句子成分完整
④语序安排妥当
⑤合乎事理，合乎逻辑规律
⑥句式内部结构合乎规范，力争有最佳表达效果
二、公文处理
1.公文处理
（1）概念：
主要是指公文的拟制、办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作
（2）基本任务：
是及时、准确、有效地拟制、办理、处置、管理公文，为公务活动提供适用的信息
（3）具体任务
A创制公文：
包括拟稿、会商、审核、签发、缮印、核对直至用印或签署，形成正式公文
B传递公文
C办理公文：
包括分办、批办、拟办、承办、传阅等环节
D处置办毕公文：
包括立卷归档、清退、销毁、暂存
E管理公文：
包括公文的收发、传递、登记、清理分类、用印、签注，建立检索体系，提供查阅；对公文运转过程的组织与监控，以及公文机密与安全的维护等
（4）基本原则:
①法制原则②实事求是原则③全面质量原则④时效原则⑤集中统一原则⑥党政分工原则
⑦保密原则⑧简化原则
2.公文办理程序
（1）收文处理程序
①公文的收受与交流：
签收；外收文登记；启封；内收文登记、摘编；分办
②办具理体收包文括
A拟办：
由部门负责人或有关工作人员经过对公文的认真阅读分析，提出建议性的处置意见，供有关领导者审核定夺
B批办：
机关领导者或部门负责人对公文（包括拟办意见）进行认真阅读分析之后，提出处置意见
C承办：
有关工作人员按批办意见承接处置公文所针对的事务和问题
D注办：
由承办人签注公文承办情况，以备忘待查
③组织催传办阅查办
A组织传阅：
指独份或份数很少的公文需经多个部门或多位工作人员阅处时，使公文在他们中间得到有效传递和阅读的活动
B催办：
由公文处理管理机构根据承办时限和其他有关要求对公文承办过程实施的催促检查
C查办：
由公文处理管理机构或其他专门组织对重要公文实际执行情况所进行的核查协办工作
④处置办毕公文：
包括立卷归档、清退、暂存、销毁等
（2）发文处理程序
①文稿的形成
A拟稿：
即撰拟公文文稿
B会商：
指当公文内容涉及其他有关同级或不相隶属机关或部门的职权范围，需征得其同意或配合时所进行的协商活动
C核稿：
指拟就的文稿在送交有关领导签发或会议讨论通过之前，由部门负责人或经验丰富、水平较高的秘书人员对文稿所做的全面核查工作
D签发
a正签：
指签发人在自身法定职权范围内签发公文
b代签：
指根据授权代他人签发公文
c核签：
又称加签，指上级领导人签发下级机关或部门的重要公文
d会签：
指两个或两个以上机关联合行文时，由各机关的领导人共同签发公文
②公文制作
A注发：
指在定稿形成后，批注缮写印发要求的活动
B缮印：
从誉录抄写、印刷等方式制作供应出的公文
C用印或签署：
在印毕的公文上加盖发文机关的印章，或请有关领导者在公文正本上签注姓名
③公文的对外传递：
包括分装、发出等环节
④处置办毕公文：
包括立卷、归档、暂存、销毁等
3.公文处理责任
（1）机关领导的公文处理责任
①亲自参与对重要公文的撰拟工作
②审定签发以本机关名义制发的重要公文并承担其法律或行政后果
③阅处重要来文并指示处置原则与方法
④直接承办最重要的来文
⑤审定公文处理方面的计划、规章和标准，确定对公文处理系统的重大改造方案，指导解决机关内公文处理活动中带有根本性的随机事件等
（2）综合办公部门负责人的公文处理责任
①亲自动手撰拟一部分重要的综合性公文
②审定签发以本部门名义制发的公文并承担其相应的法律或行政后果
③亲自审核重要的对外发文
④经机关领导明确授权代为审定签发机关名义制发的公文
⑤阅处或经机关领导明确授权代为阅处部分来文并指示处置原则与方法
⑥直接拟办和承办重要的来文
⑦制定机关公文处理方面的计划及实施方案，组织制定公文处理方面的规章制度和标准并督促检查实施情况，组织规划公文处理流程，建立公文处理质量与效率保障体系，协调机关内外的行文关系，指导解决机关内公文处理中的一般随机事件，指导下级机关的公文处理工作
（3）业务部门负责人的公文处理责任
①亲自撰拟一部分比较重要的公文
②审定签发以本部门名义制发的公文并承担相应的法律和行政的后果
③审核由本部门承办、以机关名义发出的公文
④阅处由本部门直接办理的来文并确定具体处置方案
⑤直接拟办和承办重要来文
⑥协调与其他部门间的行文关系
⑦督导本部门的公文处理工作，解决部门内部公文处理活动中的矛盾和问题
（4）公文处理工作机构负责人的公文处理责任
①草拟由领导交办的公文
②审核文件
③拟办、承办部分来文
④组织公文处理工作人员集中完成一部分公文处理工作作业
⑤具体协调解决机关内部、外部的一般性具体矛盾关系
⑥具体组织控制部门公文的流程
⑦从多种渠道了解公文处理工作具体情况，直接指导解决或提请领导解决有关具体问题
（5）公文处理人员的公文处理责任
①分类集中承担一部分公文处理工作作业，特别是其中具有管理性质的作业
②组织公文的具体运转过程
③辅助设计制订公文处理工作制度、标准和规程等
（6）一般业务人员的公文处理工作责任：
按质量要求和规定的时限阅读处理文件，提出拟办意见，具体承接办理文件，解决其中所涉及的问题，起草和修改公文，参与审核一部分公文等
4.公文拟办、请办、批办、承办、审核与签发的方法要点
（1）拟办
①概念
A是一项辅助决策活动
B是办文人员发挥参谋助手作用的重要途径
C是由有关人员对文件进行阅读分析，提出处理意见的建议，提供可供选择的方案，供领导审核定夺的活动
②方法要点
A弄清文件的意图、问题的性质与实际情况
B意见要简明、准确、具体、得体
C如所提方案有两个或两个以上，应将倾向性意见排在前
D在“公文处理单”中工整、清晰地填写好意见，签注姓名、日期
E对领导采纳自己的方案有一定把握时，也可直接草拟复文文稿供审核定夺
（2）请办
①注批件
A概念：
即直接注“请某某同志批示”的文件
B方法要点
a对于请示的问题比较重大，不需要办文部门协调、补充说明的，要注请领导同志批示
b对于注请领导批示的请办件，应同时分送有关领导和主管部门阅看，以便相互通气，加快办理速度
c对于一些特殊件，如确需直接注请领导批示，可先同领导同志的秘书联系协调，然后再注请办理
②注办件
A概念：
就是注“请某某部门研办”的文件
B方法要点
a注意“研办”与“研究提出意见”的区别
b请某某部门商某某部门研办的件，两个承办部门，以前者为主，由前者牵头承办
c注办件的分送范围要得当
③函办件
A概念：
就是用函的形式通知有关部门研究提出办理意见的文件
B方法要点
a请示件中的内容涉及几个部门，需要各方面征求意见，又不便于请某一个部门承办的，办公厅（室）可分别发函
b办公厅（室）领导同志有批示的文件，而该批示不便于和承办部门见面，就用发函的形式，并可以把“此件是领导同志交办的”这样的消息向承办部门传递过去
c一些特急件，需要限定承办部门在一定期限内办完，用函的形式可以说清楚
（3）批办
①概念：
是指有关负责人认真阅读分析文件后，提出处理意见
②方法要点
A不越权批办
B严格控制批办范围
C批办意见明确、具体、切实可行
D采取措施保证批办意见执行
E如待办问题自己无权或无法处置，可将批办改为拟办
F填“公文处理单”
4.公文拟办、请办、批办、承办、审核与签发的方法要点
（4）承办
①概念
A是指具体承接处置文件内容所针对的事务与问题的活动
B是公文处理的中心环节
C它既是收文办理最后的实质性程序，又往往是发文办理程序的开始
②方式：
召集会议、面谈讨论、电话沟通、实地调查指导、现场协调布置、制发公文等
③形式：
领导同志承办、秘书人员承办、职能部门承办
④方法要点
A要熟悉与公文内容有关的法律法规和党的方针政策以及上级机关有关公文，了解与公文内容有关的业务，高度明确领导者的意图
B要深入实际，加强调查研究，实事求是地提出解决问题的具体办法和措施
C要加强协商，努力协调各方关系，积极而主动地征询有关方面的意见，取得理解、支持与配合
D要分清主次，区别缓急，科学安排承办的次序
（5）审核
①概念：
是在公文签发之前所进行的校正、修改、加工和核对的工作
②方法要点
A把好报批关：
报批程序是否符合规定
B把好发文关：
是否确需行文
C把好内容关：
内容是否合法，是否真实准确、明确具体、界线清楚、前后一致、切实可行、详略得当
D把好协调关：
涉及有关部门职权范围的事项是否经过协调并取得一致意见
E把好文字关：
结构是否合理，字句是否妥帖，语言是否精练，标点符号是否正确，人名、地名、数字、计量单位、时间、引文是否准确规范
F把好格式关：
格式要素是否齐全，密级标注是否恰当，标题是否完整，主送机关是否规范，落款是否准确，印发传达范围是否明确
G把好文种关：
文种选用是否符合规定
（6）签发
①概念：
是指发文机关领导人对文稿进行最后审定、签署印发
②方法要点
A涉及全局性的重要文件由本机关主要领导同志签发
B涉及某一方面问题的文件，由主管领导同志签发
C涉及某一方面且政策性强、问题重大、涉及面广，由主管领导同志审核后，送主要领导同志签发
D一般事务性文件（函），可视情况送秘书长、办公厅（室）领导同志签发
E不得越权签发公文
F必须“先核后签”
G联合行文时，必须做好会签工作
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