档案分类与档号编制规定WORD23页.docx
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档案分类与档号编制规定WORD23页
档案分类与档号编制规定
1总则
5.为了更好地规范公司的档案业务。
提高管理水平，促进公司档案工作的整体建设，以便为公司的经营、管理、决策和各项工作更好地服务，特制定本规定。
6.本规定制定了集团公司统一的档案分类原则、方法、类目设置及其所含基本范围，适用于集团公司以及各二级公司档案的分类整理、组织案卷、排架管理。
7.集团公司档案分类的原则是以集团公司的全部档案为对象，依据集团公司的特点和主要职能,保持文件之间的有机联系，便于科学的管理和提供利用。
8.根据集团公司的特点和主要职能，共设置了十六个一级类目，即党群工作类、决策类、监督类、行政管理类、经营管理类、营销贸易类、生产管理类、产品类、科学技术类、设备仪器类、基本建设类、会计档案类、员工档案类、实物档案类、声像档案类及电子档案类。
9.档案的二级类目，按照集团公司的特点和主要职能进行设置。
附表中设置的二级类目是档案分类的基本二级类目，各部门、各公司可结合实际需要增设或减少二级类目。
3集团公司档案分类类目标识、归档范围及保管期限
2.档案类目分类号一律采用阿拉伯数字统一编号标识。
其表示为：
一级类目
二级类目
三级类目
归档范围
保管期限
代号
名称
代号
名称
代号
名称
党群工作类
党务工作
1.上级党组织颁发的属本公司主管业务并要贯彻执行的决议、决定、条例、规定、指2.示、通知、通报
长期—短期
3.上级党组织颁发的非本公司主管业务的文件
短期
4.上级党组织召开的要贯彻执行的重要会议文件
长期—短期
5.上级党组织对本公司领导任免的通知等文件
永久
6.本公司党委会议记录
本公司党委会议纪要
永久
长期
7.本公司党委制度的文件：
有关方针政策、法规性的
一般事务性的
长期
短期
8.本公司党委向上级报送的请示、报告、汇报等和上级批复9.文件材料
长期
10.本公司党组织对二级公司进行工作检查形成的主要文件材料
长期—短期
11.本公司党委主要领导在大会上的重要讲话
长期
12.本公司召开的党代表会议的批准文件、通知、报告、决议、总结、纪要、开幕闭幕词、会议代表名13.单
讲话、提案、讨论文件、小组记录、参考资料
长期
短期
14.本公司党员、党组织情况年度统计报表
永久
15.基层关于改选、增补党支部成员的请示、报告和集团公司党组织的批复16.
长期
17.本公司党组织工作总结、调查研究、大事记
永久—长期
18.本公司党员组织关系介绍信及存根
长期
19.本公司党员党费收据等材料
短期
20.上级有关纪检和违纪案件审理工作指21.示、规定、办法、通知、通报等
长期
一级类目
二级类目
三级类目
归档范围
保管期限
代号
名称
代号
名称
代号
名称
党群工作类
党务工作
22.本公司纪委会会议记录
长期
23.本公司关于纪检和案件复24.查工作意见、规定、通知、计划、总结、报告等
长期
25.本公司关于违纪案件调查报告、会议记录、处理意见和上级处分决定等
永久—长期
26.上级有关监察工作的指27.示、规定、通知、通报
长期
28.本公司关于监察举报及有关调查、处理材料
长期—短期
工会工作
1.上级有关工会工作的指2.示、决议、规定、条例、制度、办法等
长期—短期
3.本公司工会会议记录
永久
4.本公司工会年度工作计划、总结、报告等材料
长期
5.本公司关于工会改选请示、报告及上级批复6.
永久
7.本公司工会关于经费开支、提取各项基金等规定、办法、通知
长期—短期
8.本公司工会关于职工疗、休养办法、生活困难补助规定等通知
长期—短期
共青团工作
1.团工作计划、总结、评优申报材料及批复2.
长期
3.组织建设，4.团员大会，5.团组织活动，6.团员、团费管理等
长期—短期
决策类
董事会
1.董事会会议文件
长期
2.董事会的往来文件、信函
长期—短期
3.执董会会议文件
长期
2
股东大会
1.股东大会会议文件
永久
监督类
监事会
1.监事会会议文件
长期
2.监事会往来文件、信函
短期
法律事务
1.判决书、调解书、裁定书、仲裁决定书等
长期
2.诉状、答辩状、代理词等
长期
3.证据材料
长期
4.授权委托书
长期
5.重大法律事务的请示、报告
长期
6.审核公司重大合同7.、经营行为出具的法律意见
长期
8.工作计划、总结等
长期—短期
9.合同10.、协议等
长期—短期
审计管理
1.政府相关部门关于审计工作的指2.示、规定、办法、条例、通知等
长期
3.本公司关于审计工作的制度、意见、办法、通知
长期—短期
4.本公司年度财务情况审计报告
永久
5.本公司关于财经违纪的专题报告
长期—短期
6.本公司领导任期主要经济指7.标8.审计材料
长期
9.本公司领导离任经济责任审计报告
长期
10.二级公司年度经营审计材料
长期
一级类目
二级类目
三级类目
归档范围
保管期限
代号
名称
代号
名称
代号
名称
行政管理类
行政事务
1.外来文件中属本公司主管业务并要贯彻执行的决议、决定、条例、规定、指2.示、通知、通报、函
长期—短期
3.外来文件中的非本公司主管业务的文件
短期
4.本公司、二级公司关于机构成立、合并、撤消、更改名5.称、启用印信、办公迁址等文件
永久
6.公司发文（本公司颁发的规章、制度、决定、条例、规定、办法、任免等）
永久—长期
7.行政各项日常工作的计划、报告、总结、通知等
短期
8.公司内部刊物
长期—短期
劳动人事
1.政府相关部门关于人事政策、法规性文件、规定、办法、条例、通知等
长期
2.本公司领导干部任免文件
永久
3.每年的员工名4.册
永久
5.本公司薪酬制度、福利制度、绩效考核办法、员工手册等
长期
6.本公司组织机构设置、部门职能、岗位描述等材料
长期
7.本公司、二级公司关于员工处分、撤消处分请示报告及批复8.
长期
9.本公司关于员工培训材料、员工信息、员工考核材料
长期—短期
10.本公司关于员工医疗费补贴、劳保待遇、工伤护理疗养费等规定、办法、通知
长期
资产管理
1.关于固定资产申请调拨、报废、封存的请示、报告及批复2.：
重要的
（设备除外）一般的
永久—长期
短期
3.固定资产登记表、清单等
短期
4.千元以上除设备5.以外固定资产的说明书、使用手册等配套材料
至设备报废
后勤管理
1.本公司有关办公用品的登记、申请、批示、情况统计等
短期
2.本公司用印单及重要文件的复3.印件
长期—短期
4.有关行政管理方面的合同5.、协议
短期
信息管理
1.本公司信息中心软件开发标2.准
短期
3.本公司开发或委托开发的计算机系统的全套资料（用户需求、系统说明、用户手册等）
长期
4.各类信息数据（若以磁盘、光盘形式保存则归入14类电子档案）
永久—长期
上市管理
1
上市文件
1.股票发行的申报材料及相关内部文件
长期
证券业务
1.内部职工股股利
长期
2.股利分配
长期
3.筹资再融资
长期
3
信息披露
1.公司历年来发布的季报、中报、年报、公告
长期
4
其它
1.管理部门行文、审计署审计等
长期
经营管理类
经营决策
1.企业改革，2.重大经营战略性决策，3.企业发展规划，4.方针目标5.管理等
长期
6.总裁办公会议纪要
长期
7.其它重要会议纪要
长期
8.各部门工作计划
短期
一级类目
二级类目
三级类目
归档范围
保管期限
代号
名称
代号
名称
代号
名称
经营管理类
财务管理
资金管理
1.政府相关主管部门关于财务管理、财政纪律检查、外汇管理、税收工作规定、制度、办法、指2.示、通知等
长期—短期
3.本公司关于财务管理、财政纪律检查的规定、制度、办法、通知等
长期—短期
4.本公司财务工作计划、预算、编制说明、总结
长期—短期
5.本公司关于提取各类基金、控制社会集团购买力的规定、办法及通知
长期—短期
6.本公司有关外汇管理、收入支出办法等有关问题的意见、规定及申请使用外汇的来往文书
长期—短期
7.本公司有关财务工作会议报告、总结、汇报材料等
长期—短期
8.本公司有关税收、税收工作的意见、通知
长期—短期
9.经济合同10.及协议书
长期—短期
11.资金借款合同12.、协议等
长期
13.资金担保合同14.、协议等
长期
15.银行承兑汇票、商业承兑汇票、支票、本票等有关票据的复16.印件
长期
17.互保单位基本资料
短期
成本管理
1.成本定额管理文件
短期
2.成本分析文件材料
短期
3.其它
短期
经济核算
1.经济核算及其依据材料
短期
2.经济活动分析文件材料
短期
3.有关经济核算的组织机构与规章制度等
长期
投资管理
投资管理
1.公司有关投资协议、章程
长期
2.股权变更、转让协议、中介机构的审计评估报告
长期
3.集团公司资产管理相关文件
长期
4.二级公司经营责任书等
长期
5.二级公司经营情况有关资料
长期
项目管理
1.项目可行性研究报告、合同2.、协议等
长期
3.项目资料、介绍等
短期
清欠帐款管理
1.疑难应收款的管理制度、办法、操作程序等
长期
2.疑难应收款各类统计表
短期
清企管理按企业设置
1.企业注销方面的申请与批复2.文件
长期
3.有关企业清算的决议、清算报告及相关的审计报告、财务报表等
长期
4.清企各类资料（如：
企业证照、公司及财务公章、会计凭证、帐簿等）
长期
物资管理
物资供应
1.物资政策及货源状况的调查材料
短期
2.物资供应计划。
物资申请或采购计划。
短期
一级类目
二级类目
三级类目
归档范围
保管期限
代号
名称
代号
名称
代号
名称
经营管理类
物资管理
1
物资供应
3.物资合同4.（订货、采购）、物资运输及到货台帐等。
长期—短期
仓库保管
1.存货管理文件材料。
长期
2.验收入库文件。
短期
3.物资发放凭证。
短期
3
废旧物资管理
1.废旧物资回收、修理、利用方面形成的记录。
短期
5
其它
短期
营销贸易类
产品销售
市场销售按产品设置
1.市场调查报告及调查所得材料等。
长期
2.市场预测方面的报告、计划、分析等
长期
3.产品销售计划及其编制依据材料
长期
4.有关销售策略以及考核等文件材料
长期
5.产品销售合同6.、协议的履约管理台帐、统计表
长期
7.产品广告、样本、展销等宣传材料
短期
8.产品销售及发运记录、台帐、统计表。
短期
9.产品销售服10.务文件材料。
短期
用户档案按用户设置
1.用户资料（包括用户联系方式、资信、履约情况及往来重要信函等）
长期
2.产品购销合同3.、协议
长期
4.售后服5.务文件材料
长期
6.其它
长期—短期
经营贸易
按项目设置
1.售货确认书或有关销售的合同2.、协议
长期
3.货物发票、运单、装箱单、提单、保险单
长期
4.进出口贸易的各类单证
长期
5.客户资料（包括客户联系方式、资信、履约情况及往来重要信函等）
长期
6.其它
短期
商标管理
1.商标2.设计文件
永久
3.商标4.报批和注册文件
永久
5.商标6.管理和应用文件
永久—长期
生产管理类
安全与能源
1.安全生产的法规、计划和条例及教育材料。
长期—短期
2.工伤事故处理文件材料。
长期
3.能源管理制度与标4.准、计划、执行及培训等文件
长期—短期
质量管理
1.质量计划、质量管理制度
长期
2.质量管理教育材料及质量管理活动文件
短期
3.各类质量达标4.、认证文件（如：
ISO、GMP文件等）
长期
5.标6.准化管理工作，7.各种标8.准化档案。
（如：
国家、行业、企业内部标9.准等）
长期
一级类目
二级类目
三级类目
归档范围
保管期限
代号
名称
代号
名称
代号
名称
生产管理类
科技管理
1.技术发展的计划文件。
长期
2.技术引进项目管理文件。
长期
3.技术协作项目计划、协议等
长期
4.技术改造文件。
长期
5.科技成果管理（包含技术服6.务或转让或推广生产）。
长期
其它
1.科研年度总结、技术会议记录、报上级领导试验报告等。
长期—短期
2.各种计量检测工作。
短期
3.环境保护检测与控制，4.污染治理等。
短期
产品类
产品按产品种类设
1
前期准备阶段
1.调查研究、计划决策文件及产品设计和工艺准备2.方面文件。
长期
试制、试验阶段
1.产品试制文件。
长期
2.产品试验文件。
长期
3.产品鉴定文件。
长期
正式生产阶段
1.产品批生产记录
长期—短期
2.产品批检验记录
长期—短期
3.生产（QA）控制记录
长期—短期
4
评优
1.产品评优从申报直至批准的全过程文件
长期—短期
2
原辅包材
按材料种类设置
1.包括批检验记录、物料供应厂商资质证明
短期
科学技术类
按研究课题设置
1
科研准备阶段
1.课题选择、开题论证、课题评审等文件
长期—短期
2
试验研究阶段
1.科研项目试验大纲与规程、各项试验原始、记录报告、技术经济性能测算材料、阶段小结、报告等。
长期—短期
3
总结鉴定阶段
1.科研报告、鉴定会议记录、经专家签证的科研成果鉴定书等文件
长期—短期
4
成果和奖励申报阶段
1.成果专利和奖励申报与审批材料，2.专利证书，3.获取经济效益和社会效益的证明文件等。
长期—短期
5
推广应用阶段
1.课题推广应用计划，2.应用效果调查，3.反馈信息及改进意见等。
长期—短期
设备仪器类
按设备性质设置
办公设备
按设备种类设
1.购置、验收、调试文件
长期
2.使用维修文件
长期
3.旧设备4.处理文件
长期
生产设备
按设备种类设
1.购置、验收、调试阶段相关文件
长期
2.使用维修阶段产生文件
长期
3.更新改造阶段文件
长期
4.旧设备5.处理文件
长期
3
科研设备
按设备种类设
归档范围同生产设备
长期
4
其它
按设备种类设
如：
本公司有关车辆管理的材料（采购过程、产权证、保险单、维修记录等）
长期
一级类目
二级类目
三级类目
归档范围
保管期限
代号
名称
代号
名称
代号
名称
基本建设类
按项目设置
1
立项阶段
1.立项阶段文件（项目申报、地质勘探、使用土地、动拆迁、工程申照、招投标2.及项目监理方面的合同3.、协议、报告等文件）。
永久—长期
2
设计阶段
4.设计阶段文件（扩初设计、施工设计图纸、说明和设计合同5.、设计计算书及说明书、工程概算等）
永久—短期
3
施工阶段
6.施工阶段文件（土建工程和水电安装工程的施工合同7.、协议、预决算、竣工图、施工技术资料、技术管理资料、施工管理资料；工艺设备8.安装工程等）
永久—短期
4
竣工阶段
9.竣工阶段文件（初验文件材料、试生产文件材料、竣工验收文件、审计文件、声像材料等）
永久—长期
5
其它
短期
会计档案类
凭证
1.原始凭证、记帐凭证、汇总凭证等
15年
其中：
涉及外事和入股的会计凭证
永久
帐簿
1.现金和银行存款日记帐
25年
2.明细帐
15年
3.总帐
15年
4.固定资产台帐（卡片）
固定资产报废清理后保存5年
5.辅助帐册、备6.查薄
15年
7.涉及外事和入股的帐册
永久
报表
1.月、季度会计报表（包括文字分析）
3年
2.年度会计报表（包括文字分析）
永久
其它
1.会计移交清单
15年
2.会计档案保管清册
永久
3.会计档案销毁清单
25年
4.银行余额调节表
5年
5.银行对帐单
5年
员工档案类
1
在职员工档案
参照国家有关干部档案管理规定的有关条例执行
永久
2
退休员工档案
永久
3
其它
永久
实物档案类
1
证书
反映本公司主要职能活动的证书、奖杯、奖状、奖章、锦旗等
国家级
上海市、部级
区、局级
永久
长期
短期
2
奖状
3
奖杯（牌）
4
其它
14
声像档案类
1
照片
反映本公司主要职能活动的照片
永久—长期
一级类目
二级类目
三级类目
归档范围
保管期限
代号
名称
代号
名称
代号
名称
声像档案类
2
录音带
反映本公司主要职能活动的录音带
永久—长期
3
录像带
反映本公司主要职能活动的录像带
永久—长期
4
其它
永久—长期
电子档案类
1
磁带
反映本公司主要职能活动、存有公司重要的数据信息的磁带
永久—长期
2
磁盘
反映本公司主要职能活动、存有公司重要的数据信息的磁盘
永久—长期
3
光盘
反映本公司主要职能活动、存有公司重要的数据信息的光盘
永久—长期
4
其它
永久—长期
3.档号的组成
本公司档案的档号由一级类号、二级类号、年份、点、短线、案卷流水号和斜线、卷内流水号组成。
类目之间以点分隔开，必须时可以增加三级类号。
4.编号格式和示例
3）按年度划分，卷内由若干份文件组成。
适用于0~4类和6类，可增设三级类目。
例如：
X•X•XXXX—XX/XX1•1•2001—1/8
卷内流水号卷内流水号
案卷流水号案卷流水号
年份（用四位表示）年份（用四位表示）
二级类目二级类目（董事会）
一级类目一级类目（决策类）
上例表示：
本公司决策类中2001年董事会第1卷内第8份。
2）按年度划分，案卷为一不可分割的整体。
适用于第11类和第15类。
例如：
X•X•XXXX—XX11•1•1996—62
案卷/实体流水号案卷流水号
年份（用四位表示）年份（用四位表示）
二级类目二级类目（凭证）
一级类目一级类目（会计档案类）
上例表示：
本公司会计档案中1996年会计凭证的第62本。
3）按产品、课题、用户等划分，卷内由多分文件构成。
适用于5类及7~10类。
例1：
X•X•X—XX/XX7•1•3•3—12/09
卷内流水号
卷内流水号案卷流水号
案卷流水号阶段代号（正式生产阶段）
三级类目产品代号
二级类目二级类目（产品）
一级类目一级类目（产品类）
上例表示：
本公司产品类中第三个产品正式生产阶段第12卷内第9份。
例2：
例3（特例）：
5•1•2•1—3卷内流水号10•3•4—04/236
案卷流水号总流水号
用户代号阶段流水号
三级类目（用户档案）三级类目（阶段代号）
二级类目（产品销售）二级类目（项目代号）
一级类目（经营管理类）一级类目（基本建设类）
上例表示：
本公司营销贸易类产品销售中用户档案第1个用户第1卷内第3份。
上例表示：
本公司基本建设类中第3个项目竣工阶段的第4卷，它是该项目案卷
的第236卷。
4）实物档案类5）声像档案类
XX•X•X—XXX•X—X/XX
实物流水号卷内流水号
所属类目号案卷流水号
二级类目二级类目
一级类目一级类目
注：
所属类目号可为0~10类。
注：
14.2、14.3类无卷内流水号。
14.1类卷内流水号为卷内照片流水号。
6）人事管理类的编号规定参照国家有关干部档案管理规定的有关条例执行。
附：
分类方案一览表
分类方案一览表
1党务工作
0党群工作类2工会工作
3共青团工作
1决策类1董事会
2股东大会
1监事会
2监督类2法律事务
3审计管理
1行政事务
2劳动人事
3行政管理类3资产管理
4后勤管理
5信息管理
6上市管理
1经营决策
2财务管理
4经营管理类3投资管理
4物资管理
5其它
1产品销售
5营销贸易类2经营贸易
3商标管理
1安全与能源
6生产管理类2质量管理
3科技管理
4其它
7产品类1产品（按产品种类设置）
2原辅包材（按材料种类设）
8科学技术类——————按研究课题设置
1办公设备
9设备仪器类2
升级会员 