档案分类与档号编制规定WORD23页.docx

1、档案分类与档号编制规定WORD23页档案分类与档号编制规定1 总则5. 为了更好地规范公司的档案业务。提高管理水平，促进公司档案工作的整体建设，以便为公司的经营、管理、决策和各项工作更好地服务，特制定本规定。6. 本规定制定了集团公司统一的档案分类原则、方法、类目设置及其所含基本范围，适用于集团公司以及各二级公司档案的分类整理、组织案卷、排架管理。7. 集团公司档案分类的原则是以集团公司的全部档案为对象，依据集团公司的特点和主要职能,保持文件之间的有机联系，便于科学的管理和提供利用。8. 根据集团公司的特点和主要职能，共设置了十六个一级类目，即党群工作类、决策类、监督类、行政管理类、经营管理类

2、、营销贸易类、生产管理类、产品类、科学技术类、设备仪器类、基本建设类、会计档案类、员工档案类、实物档案类、声像档案类及电子档案类。9. 档案的二级类目，按照集团公司的特点和主要职能进行设置。附表中设置的二级类目是档案分类的基本二级类目，各部门、各公司可结合实际需要增设或减少二级类目。3 集团公司档案分类类目标识、归档范围及保管期限2. 档案类目分类号一律采用阿拉伯数字统一编号标识。其表示为：一级类目二级类目三级类目归档范围保管期限代号名 称代号名 称代号名 称党群工作类党务工作1. 上级党组织颁发的属本公司主管业务并要贯彻执行的决议、决定、条例、规定、指2. 示、通知、通报长期短期3. 上级党

3、组织颁发的非本公司主管业务的文件短期4. 上级党组织召开的要贯彻执行的重要会议文件长期短期5. 上级党组织对本公司领导任免的通知等文件永久6. 本公司党委会议记录 本公司党委会议纪要永久长期7. 本公司党委制度的文件：有关方针政策、法规性的 一般事务性的长期短期8. 本公司党委向上级报送的请示、报告、汇报等和上级批复9. 文件材料长期10. 本公司党组织对二级公司进行工作检查形成的主要文件材料长期短期11. 本公司党委主要领导在大会上的重要讲话长期12. 本公司召开的党代表会议的批准文件、通知、报告、决议、总结、纪要、开幕闭幕词、会议代表名13. 单 讲话、提案、讨论文件、小组记录、参考资料长

4、期短期14. 本公司党员、党组织情况年度统计报表永久15. 基层关于改选、增补党支部成员的请示、报告和集团公司党组织的批复16. 长期17. 本公司党组织工作总结、调查研究、大事记永久长期18. 本公司党员组织关系介绍信及存根长期19. 本公司党员党费收据等材料短期20. 上级有关纪检和违纪案件审理工作指21. 示、规定、办法、通知、通报等长期一级类目二级类目三级类目归档范围保管期限代号名 称代号名 称代号名 称党群工作类党务工作22. 本公司纪委会会议记录长期23. 本公司关于纪检和案件复24. 查工作意见、规定、通知、计划、总结、报告等长期25. 本公司关于违纪案件调查报告、会议记录、处理

5、意见和上级处分决定等永久长期26. 上级有关监察工作的指27. 示、规定、通知、通报长期28. 本公司关于监察举报及有关调查、处理材料长期短期工会工作1. 上级有关工会工作的指2. 示、决议、规定、条例、制度、办法等长期短期3. 本公司工会会议记录永久4. 本公司工会年度工作计划、总结、报告等材料长期5. 本公司关于工会改选请示、报告及上级批复6. 永久7. 本公司工会关于经费开支、提取各项基金等规定、办法、通知长期短期8. 本公司工会关于职工疗、休养办法、生活困难补助规定等通知长期短期共青团工作1. 团工作计划、总结、评优申报材料及批复2. 长期3. 组织建设，4. 团员大会，5. 团组织活

6、动，6. 团员、团费管理等长期短期决策类董事会1. 董事会会议文件长期2. 董事会的往来文件、信函长期短期3. 执董会会议文件长期2股东大会1. 股东大会会议文件永久监督类监事会1. 监事会会议文件长期2. 监事会往来文件、信函短期法律事务1. 判决书、调解书、裁定书、仲裁决定书等长期2. 诉状、答辩状、代理词等长期3. 证据材料长期4. 授权委托书长期5. 重大法律事务的请示、报告长期6. 审核公司重大合同7. 、经营行为出具的法律意见长期8. 工作计划、总结等长期短期9. 合同10. 、协议等长期短期审计管理1. 政府相关部门关于审计工作的指2. 示、规定、办法、条例、通知等长期3. 本公

7、司关于审计工作的制度、意见、办法、通知长期短期4. 本公司年度财务情况审计报告永久5. 本公司关于财经违纪的专题报告长期短期6. 本公司领导任期主要经济指7. 标8. 审计材料长期9. 本公司领导离任经济责任审计报告长期10. 二级公司年度经营审计材料长期一级类目二级类目三级类目归档范围保管期限代号名 称代号名 称代号名 称行政管理类行政事务1. 外来文件中属本公司主管业务并要贯彻执行的决议、决定、条例、规定、指2. 示、通知、通报、函长期短期3. 外来文件中的非本公司主管业务的文件短期4. 本公司、二级公司关于机构成立、合并、撤消、更改名5. 称、启用印信、办公迁址等文件永久6. 公司发文（

8、本公司颁发的规章、制度、决定、条例、规定、办法、任免等）永久长期7. 行政各项日常工作的计划、报告、总结、通知等短期8. 公司内部刊物长期短期劳动人事1. 政府相关部门关于人事政策、法规性文件、规定、办法、条例、通知等长期2. 本公司领导干部任免文件永久3. 每年的员工名4. 册永久5. 本公司薪酬制度、福利制度、绩效考核办法、员工手册等长期6. 本公司组织机构设置、部门职能、岗位描述等材料长期7. 本公司、二级公司关于员工处分、撤消处分请示报告及批复8. 长期9. 本公司关于员工培训材料、员工信息、员工考核材料长期短期10. 本公司关于员工医疗费补贴、劳保待遇、工伤护理疗养费等规定、办法、通

9、知长期资产管理1. 关于固定资产申请调拨、报废、封存的请示、报告及批复2. ：重要的(设备除外 ) 一般的永久长期短期3. 固定资产登记表、清单等短期4. 千元以上除设备5. 以外固定资产的说明书、使用手册等配套材料至设备报废后勤管理1. 本公司有关办公用品的登记、申请、批示、情况统计等短期2. 本公司用印单及重要文件的复3. 印件长期短期4. 有关行政管理方面的合同5. 、协议短期信息管理1. 本公司信息中心软件开发标2. 准短期3. 本公司开发或委托开发的计算机系统的全套资料（用户需求、系统说明、用户手册等）长期4. 各类信息数据(若以磁盘、光盘形式保存则归入14类电子档案)永久长期上市管

10、理1上市文件1. 股票发行的申报材料及相关内部文件长期证券业务1. 内部职工股股利长期2. 股利分配长期3. 筹资再融资长期3信息披露1. 公司历年来发布的季报、中报、年报、公告长期4其它1. 管理部门行文、审计署审计等长期经营管理类经营决策1. 企业改革，2. 重大经营战略性决策，3. 企业发展规划，4. 方针目标5. 管理等长期6. 总裁办公会议纪要长期7. 其它重要会议纪要长期8. 各部门工作计划短期一级类目二级类目三级类目归档范围保管期限代号名 称代号名 称代号名 称经营管理类财务管理资金管理1. 政府相关主管部门关于财务管理、财政纪律检查、外汇管理、税收工作规定、制度、办法、指2.

11、示、通知等长期短期3. 本公司关于财务管理、财政纪律检查的规定、制度、办法、通知等长期短期4. 本公司财务工作计划、预算、编制说明、总结长期短期5. 本公司关于提取各类基金、控制社会集团购买力的规定、办法及通知长期短期6. 本公司有关外汇管理、收入支出办法等有关问题的意见、规定及申请使用外汇的来往文书长期短期7. 本公司有关财务工作会议报告、总结、汇报材料等长期短期8. 本公司有关税收、税收工作的意见、通知长期短期9. 经济合同10. 及协议书长期短期11. 资金借款合同12. 、协议等长期13. 资金担保合同14. 、协议等长期15. 银行承兑汇票、商业承兑汇票、支票、本票等有关票据的复16

12、. 印件长期17. 互保单位基本资料短期成本管理1. 成本定额管理文件短期2. 成本分析文件材料短期3. 其它短期经济核算1. 经济核算及其依据材料短期2. 经济活动分析文件材料短期3. 有关经济核算的组织机构与规章制度等长期投资管理投资管理1. 公司有关投资协议、章程长期2. 股权变更、转让协议、中介机构的审计评估报告长期3. 集团公司资产管理相关文件长期4. 二级公司经营责任书等长期5. 二级公司经营情况有关资料长期项目管理1. 项目可行性研究报告、合同2. 、协议等长期3. 项目资料、介绍等短期清欠帐款管理1. 疑难应收款的管理制度、办法、操作程序等长期2. 疑难应收款各类统计表短期清企

13、管理按企业设置1. 企业注销方面的申请与批复2. 文件长期3. 有关企业清算的决议、清算报告及相关的审计报告、财务报表等长期4. 清企各类资料（如：企业证照、公司及财务公章、会计凭证、帐簿等）长期物资管理物资供应1. 物资政策及货源状况的调查材料短期2. 物资供应计划。物资申请或采购计划。短期一级类目二级类目三级类目归档范围保管期限代号名 称代号名 称代号名 称经营管理类物资管理1物资供应3. 物资合同4. （订货、采购）、物资运输及到货台帐等。长期短期仓库保管1. 存货管理文件材料。长期2. 验收入库文件。短期3. 物资发放凭证。短期3废旧物资管理1. 废旧物资回收、修理、利用方面形成的记录

14、。短期5其它短期营销贸易类产品销售市场销售按产品设置1. 市场调查报告及调查所得材料等。长期2. 市场预测方面的报告、计划、分析等长期3. 产品销售计划及其编制依据材料长期4. 有关销售策略以及考核等文件材料长期5. 产品销售合同6. 、协议的履约管理台帐、统计表长期7. 产品广告、样本、展销等宣传材料短期8. 产品销售及发运记录、台帐、统计表。短期9. 产品销售服10. 务文件材料。短期用户档案按用户设置1. 用户资料(包括用户联系方式、资信、履约情况及往来重要信函等)长期2. 产品购销合同3. 、协议长期4. 售后服5. 务文件材料长期6. 其它长期短期经营贸易按项目设置1. 售货确认书或

15、有关销售的合同2. 、协议长期3. 货物发票、运单、装箱单、提单、保险单长期4. 进出口贸易的各类单证长期5. 客户资料(包括客户联系方式、资信、履约情况及往来重要信函等)长期6. 其它短期商标管理1. 商标2. 设计文件永久3. 商标4. 报批和注册文件永久5. 商标6. 管理和应用文件永久长期生产管理类安全与能源1. 安全生产的法规、计划和条例及教育材料。长期短期2. 工伤事故处理文件材料。长期3. 能源管理制度与标4. 准、计划、执行及培训等文件长期短期质量管理1. 质量计划、质量管理制度长期2. 质量管理教育材料及质量管理活动文件短期3. 各类质量达标4. 、认证文件(如：ISO、GM

16、P文件等)长期5. 标6. 准化管理工作，7. 各种标8. 准化档案。(如：国家、行业、企业内部标9. 准等)长期一级类目二级类目三级类目归档范围保管期限代号名 称代号名 称代号名 称生产管理类科技管理1. 技术发展的计划文件。长期2. 技术引进项目管理文件。长期3. 技术协作项目计划、协议等长期4. 技术改造文件。长期5. 科技成果管理(包含技术服6. 务或转让或推广生产)。长期其它1. 科研年度总结、技术会议记录、报上级领导试验报告等。长期短期2. 各种计量检测工作。短期3. 环境保护检测与控制，4. 污染治理等。短期产品类产品按产品种类设1前期准备阶段1. 调查研究、计划决策文件及产品设

17、计和工艺准备2. 方面文件。长期试制、试验阶段1. 产品试制文件。长期2. 产品试验文件。长期3. 产品鉴定文件。长期正式生产阶段1. 产品批生产记录长期短期2. 产品批检验记录长期短期3. 生产(QA)控制记录长期短期4评优1. 产品评优从申报直至批准的全过程文件长期短期2原辅包材 按材料种类 设置1. 包括批检验记录、物料供应厂商资质证明短期科学技术类按研究课题设置1科研准备阶段1. 课题选择、开题论证、课题评审等文件长期短期2试验研究阶段1. 科研项目试验大纲与规程、各项试验原始、记录报告、技术经济性能测算材料、阶段小结、报告等。长期短期3总结鉴定阶段1. 科研报告、鉴定会议记录、经专家

18、签证的科研成果鉴定书等文件长期短期4成果和奖励 申报阶段1. 成果专利和奖励申报与审批材料，2. 专利证书，3. 获取经济效益和社会效益的证明文件等。长期短期5推广应用阶段1. 课题推广应用计划，2. 应用效果调查，3. 反馈信息及改进意见等。长期短期设备仪器类按设备性质设置办公设备按设备种类设1. 购置、验收、调试文件长期2. 使用维修文件长期3. 旧设备4. 处理文件长期生产设备按设备种类设1. 购置、验收、调试阶段相关文件长期2. 使用维修阶段产生文件长期3. 更新改造阶段文件长期4. 旧设备5. 处理文件长期3科研设备按设备种类设归档范围同生产设备 长期4其它按设备种类设如：本公司有关

19、车辆管理的材料（采购过程、产权证、保险单、维修记录等）长期一级类目二级类目三级类目归档范围保管期限代号名 称代号名 称代号名 称基本建设类按项目设置1立项阶段1. 立项阶段文件（项目申报、地质勘探、使用土地、动拆迁、工程申照、招投标2. 及项目监理方面的合同3. 、协议、报告等文件）。永久长期2设计阶段4. 设计阶段文件（扩初设计、施工设计图纸、说明和设计合同5. 、设计计算书及说明书、工程概算等）永久短期3施工阶段6. 施工阶段文件（土建工程和水电安装工程的施工合同7. 、协议、预决算、竣工图、施工技术资料、技术管理资料、施工管理资料；工艺设备8. 安装工程等）永久短期4竣工阶段9. 竣工阶

20、段文件（初验文件材料、试生产文件材料、竣工验收文件、审计文件、声像材料等）永久长期5其它短期会计档案类凭证1. 原始凭证、记帐凭证、汇总凭证等15年 其中：涉及外事和入股的会计凭证永久帐簿1. 现金和银行存款日记帐25年2. 明细帐15年3. 总帐15年4. 固定资产台帐（卡片）固定资产报废 清理后保存5年5. 辅助帐册、备6. 查薄15年7. 涉及外事和入股的帐册永久报表1. 月、季度会计报表（包括文字分析）3年2. 年度会计报表（包括文字分析）永久其它1. 会计移交清单15年2. 会计档案保管清册永久3. 会计档案销毁清单25年4. 银行余额调节表5年5. 银行对帐单5年员工档案类1在职员

21、工档案参照国家有关干部档案管理规定的有关条例执行永久2退休员工档案永久3其它永久实物档案类1证书反映本公司主要职能活动的证书、奖杯、奖状、奖章、锦旗等国家级上海市、部级区、局级永久长期短期2奖状3奖杯(牌)4其它14声像档案类1照片反映本公司主要职能活动的照片永久长期一级类目二级类目三级类目归档范围保管期限代号名 称代号名 称代号名 称声像档案类2录音带反映本公司主要职能活动的录音带永久长期3录像带反映本公司主要职能活动的录像带永久长期4其它永久长期电子档案类1磁带反映本公司主要职能活动、存有公司重要的数据信息的磁带永久长期2磁盘反映本公司主要职能活动、存有公司重要的数据信息的磁盘永久长期3光

22、盘反映本公司主要职能活动、存有公司重要的数据信息的光盘永久长期4其它永久长期3. 档号的组成本公司档案的档号由一级类号、二级类号、年份、点、短线、案卷流水号和斜线、卷内流水号组成。类目之间以点分隔开，必须时可以增加三级类号。4. 编号格式和示例3) 按年度划分，卷内由若干份文件组成。适用于04类和6类，可增设三级类目。 例如： X X XXXX XX / XX 1 1 2001 1 / 8 卷内流水号 卷内流水号 案卷流水号 案卷流水号 年份（用四位表示） 年份（用四位表示） 二级类目 二级类目（董事会） 一级类目 一级类目（决策类） 上例表示：本公司决策类中2001年董事会第1卷内第8份。2

23、) 按年度划分，案卷为一不可分割的整体。适用于第11类和第15类。 例如： X X XXXX XX 11 1 1996 62 案卷/实体流水号 案卷流水号 年份（用四位表示） 年份（用四位表示） 二级类目 二级类目（凭证） 一级类目 一级类目（会计档案类） 上例表示：本公司会计档案中1996年会计凭证的第62本。 3) 按产品、课题、用户等划分，卷内由多分文件构成。适用于5类及710类。 例1： X X X XX / XX 7 1 3 3 12 / 09 卷内流水号 卷内流水号 案卷流水号 案卷流水号 阶段代号（正式生产阶段） 三级类目 产品代号 二级类目 二级类目（产品） 一级类目 一级类目

24、（产品类） 上例表示：本公司产品类中第三个产品正式生产阶段第12卷内第9份。例2： 例3（特例）： 5 1 2 1 3 卷内流水号 10 3 4 04 / 236 案卷流水号 总流水号 用户代号 阶段流水号 三级类目（用户档案） 三级类目（阶段代号） 二级类目（产品销售 ） 二级类目（项目代号） 一级类目（经营管理类） 一级类目（基本建设类）上例表示：本公司营销贸易类产品销售中用户档案第1个用户第1卷内第3份。 上例表示：本公司基本建设类中第3个项目竣工阶段的第4卷，它是该项目案卷 的第236卷。 4) 实物档案类 5) 声像档案类 XX X X XX X X X / XX 实物流水号 卷内流

25、水号 所属类目号 案卷流水号 二级类目 二级类目 一级类目 一级类目注：所属类目号可为010类。 注：14.2、14.3类无卷内流水号。14.1类卷内流水号为卷内照片流水号。6) 人事管理类的编号规定参照国家有关干部档案管理规定的有关条例执行。附：分类方案一览表分类方案一览表 1 党务工作 0 党群工作类 2 工会工作 3 共青团工作 1 决策类 1 董事会 2 股东大会 1 监事会 2 监督类 2 法律事务 3 审计管理 1 行政事务 2 劳动人事 3 行政管理类 3 资产管理 4 后勤管理 5 信息管理 6 上市管理 1 经营决策 2 财务管理 4 经营管理类 3 投资管理 4 物资管理 5 其它 1 产品销售 5 营销贸易类 2 经营贸易 3 商标管理 1 安全与能源 6 生产管理类 2 质量管理 3 科技管理 4 其它 7 产品类 1 产品（按产品种类设置） 2 原辅包材（按材料种类设） 8 科学技术类 按研究课题设置 1 办公设备 9 设备仪器类 2