0403 筹备阶段的会务工作.docx

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0403筹备阶段的会务工作

第三节筹备阶段的会务工作

教学设计

一、教学目标：

（一）知识目标

1、掌握筹备阶段秘书组、会务组、接待组等部门会务工作的内容。

2、掌握会议资料的准备、会场布置、食宿安排、会议通知等工作的方法。

（二）能力目标

能做好策划阶段的会务工作。

（三）素质目标

培养学生日常生活、工作中谦虚谨慎、礼貌待人的作风和品行。

二、学时分配：

2课时

三、教学重点：

（一）秘书组的会议资料的准备。

（二）接待组食宿的安排。

（三）会务组会议通知的拟发。

四、教学难点：

（一）会议资料的准备。

（二）会议通知的拟定。

五、教学方法：

（一）案例分析法

（二）讲练结合法：

（三）任务驱动法：

六、教学手段：

多媒体辅助教学（课件）

七、教学过程设计：

总体思路：

通过案例导入，了解会务策划阶段的主要任务；利用任务驱动的方法，练习会议通知的拟定和会场的布置等。

导言部分：

策划阶段是整个会务工作的最初阶段，也是整个会议的基础，只有有了良好的计划，会议的筹备工作才能正常进行。

导入新课：

案例导入——4•3

公司召开主要供应商联谊会，秘书小S具体负责会议的接待工作。

会议结束前，要安排与会人员去著名的风景区凤凰山旅游。

小S本该在此前去凤凰山巡查一遍，但他觉得这个景点已去过多次，情况都很熟悉，就没有前去，也没有与旅游区进行电话联系。

可谁知前几天那里下了一场大雨把去旅游区的一座桥涵冲跨了，正在进行抢修，过往车辆不得不绕行乡村公路。

往返这一折腾，路上耽误了一个多小时，打乱了会议计划。

小S为此受到了领导的批评。

桥涵损坏是天灾造成的，是偶然性事故，怎么会归罪于小S？

小S的筹备工作有什么疏漏吗？

点评：

秘书人员的筹备工作要求必须细致严谨，做到万无一失。

任何工作都要在会前做好充分的准备。

组织旅游在会前一定要到实际地点进行勘察，避免特殊状况的发生。

筹备阶段的会务工作，是会议能否有序有效，能否取得成功的关键性因素，大量具体的事务性工作都要在会前完成，可以说，会议正式开始时，整个会务工作就已经完成了一大半。

一、秘书组的筹备工作

（一）起草、审核会议主旨材料

起草、审核大会的主旨材料，是秘书组的主要工作，也是会议的重点工作，其质量高低决定着会议意图能否实现，决定着会议的成败。

第一，要围绕中心，服务主题。

工作会议往往既有领导讲话，又有工作报告；有的要有典型经验介绍，有的要有大会表态发言；有的大会要有几个领导分别讲话。

这就有一个如何统一主题、统一风格的问题。

大会的报告、讲话和发言，是由大会的主题和目的决定的，要围绕和服务于会议的主题与目的。

从内容上讲，领导讲话和工作报告要从不同的角度去阐述会议精神，做到基本点相同切入点不同；大会发言则要从各自的特点出发去诠释会议精神，做到各具特色，和而不同。

从文风上讲，要与会议的气氛相融合、相统一，以文风来诠释会议主题。

工作会议要体现出庄重、务实，动员大会要体现出目标、气势和决心，表彰大会要体现出激情、奋进，座谈会要体现出和谐、平等，礼仪致辞要体现出热情、文采，研讨会议要体现出思想性、系统性与逻辑性。

第二，要突出特点，体现特色。

大会的领导讲话和发言材料不仅要体现出共同点，也要体现出不同点。

特别重要的会议，往往既有领导讲话又有工作报告，二者在写法上是有区别的。

工作报告要立足于全面、综合、概括，而领导讲话则要体现出专、体现出深、体现出新、体现出鲜明的个性。

大会介绍的典型经验，要有不同类型、不同特点，形成众星拱月的格局，从不同角度体现会议主题。

如，奥运会动员会上的表态发言，有运动队代表、有志愿者代表、有运动场馆代表、有新闻媒体代表、有安全保卫工作的代表、有交通运输工作的代表等，这些代表的发言组合起来，就构成了奥运筹备工作的全景图。

（二）拟制会议日程表

会议日程表是根据会议的内容和议题，对具体的会议内容和活动进行表格化的安排，是按照时间顺序确定的工作步骤。

其内容包括日期、时间、地点、会议议题、活动内容、主持人、参加人员等。

会议日程表是大型会议必备的材料，工作人员要按照日程表做好各项服务工作，与会人员根据日程表了解会议的整个安排，自觉服从会议的组织。

（三）其他会议材料

会议证件是表明与会议直接有关人员的身份及权利的证据。

会议证件包括代表证、列席代表证、工作人员证、签到证、记者证、汽车出入证等。

各种证件的内容栏目大致包括会议名称、使用者单位、姓名、性别、职务、发证日期、证件号码等。

有的重要证件还要印制本人的半身免冠照片。

如果会议印发的文件比较多，可分别在每份文件扉页的左上角用小号字印上“×××会议文件之×”、“×××会议翻印文件之×”、“×××会议典型经验之×”，以便于会上查阅和会后保管。

会议须知是印发给与会者的会议指南，其内容一般包括参加会议人员名单、分组情况及住宿房间，会议的保密要求、请假制度、会客制度、作息时间以及会务组、秘书组、医务室、商务中心的房间号、电话号和其他注意事项。

（四）文件校对与分发

文件校对是指以会议文件的原稿和格式设计为基准，对校样进行核对检查，以发现并纠正各种错漏，确保文件质量的工作。

校对工作是一件需要非常严谨、非常细心的工作。

校对工作的主要任务是：

校正与原稿不符的各种错字、别字、倒字、横字、残字；校正与原稿不符的字句、行段；删除多余成分，补正被遗漏的部分；矫正标点符号、公式、图表等方面的错漏；矫正格式方面的差错；解决增行、缩面等版式问题，以及图表与正文、注码与注文的衔接和页码编排问题等。

发现原稿中确实存在的问题，要及时向撰稿人或领导提出，既不可机械地忠实于原稿，也不可自作主张进行修改。

二、接待组的会务工作

（一）安全保卫工作

1、安全保卫工作。

认真检查会场及人员住地的消防设施安全有效，方便使用；检查会场及住地的防盗设施灵敏高效，实时监控；对重要的保密会议，要检查是否安装了防窃听装置；仔细核对与会人员的身份，不让无关人员进入会场和人员住地，确保会议人员人身、财物、文件的安全。

2、卫生防疫工作。

对重要的会议，组织者要协调专业卫生防疫人员对各种食品进行全过程的监控，防止出现食物中毒和其它不安全现象。

在夏季高温时节，要注意采取防暑降温措施。

3、确保交通安全。

会议期间组织参观考察活动或外出旅游的，组织者一定要高度重视安全工作，要提前对交通工具、行车路线、考察场地、旅游景点等进行安全检查。

对发现的安全隐患要立即整改，否则马上调整活动计划，以避免可能发生的安全事故。

加强对司机的教育与管理，制定会议用车制度和纪律，实行定人定车管理，科学调配车辆。

（二）食宿管理与服务

会议的食宿管理与服务是保证会议效果，促进与会者交流，让与会者满意的重要因素，也是控制会议费用支出的关键环节。

工作人员既要周到热情地搞好服务，又要遵守会议确定的消费原则，按计划、按预算搞好管理与服务。

对住宿的管理主要是通过与租用的酒店签定合同或事先约定的方式确定具体问题。

如，入住的房间数、房费价格、房租起算和退租计算办法、结算方式等；确定由酒店提供的免费商品和服务项目，如长途电话服务、洗衣服务、房间内的小酒吧服务费用等。

对这些容易发生纠纷的问题，提前约定并告知与会人员，以避免会议结算时纠缠不清。

安排客人住宿应注意把握的环节是：

1、优先安排参加会议的德高望重的老领导、老专家以及资深人士的住宿，尽量满足有特殊需要的客人的住宿要求；

2、尽可能把具备相同要素的客人安排在同一个房间，如同一民族、同一地区、同一专业、相同年龄、相同职务或职称等，以利于相互之间的交流沟通。

3、要在客人入住前对预订的房间进行一次全面检查。

检查的内容包括，供水、供电、供热情况，温度和湿度是否适宜，房间特别是卫生间是否清洁，电话、电视等设备是否完好，寝具、浴具和浴品是否齐备、是否符合卫生要求等。

如果能在客人入住时，房间内摆上一盘水果或一束鲜花，用卡片写上“欢迎您莅临××会议，祝您健康快乐”的问候和祝福，一定会让客人产生春风拂面之感。

组织餐饮要注意把握的是：

1、贯彻会议预算和费用支出的原则，既要尽力让与会者满意，又要掌握标准，避免浪费。

2、随时征求与会者的意见和建议，及时调整饭菜的数量、结构和品种。

3、编制会议食谱，既要突出地方的饮食特色，又要尽量满足众多与会者的不同要求，力求风格多样化。

4、尊重与会者的特殊饮食习惯和宗教信仰，对特定群体和人员单独制定食谱、单独安排就餐。

5、早餐要讲究营养；午餐可安排自助餐，让就餐者有较多的选择余地；晚餐要力求丰富，让与会者有充分的时间去品尝和享用。

6、会议期间主办方举行的欢迎酒会或欢送酒会，要事先对宴会厅进行布置，可悬挂横幅、彩带、气球，摆放鲜花等，以增加气氛；餐桌摆上与会者的名签，有服务员引导就座，以避免混乱；安排主办方领导致欢迎辞和与会者代表致答谢辞，以融洽气氛，体现诚意。

（三）接站接机服务

搞好接站接机服务，是组织跨区域性会议的第一个环节，是给与会者留下的第一印象。

从接机接站开始，意味着大会的序幕已经拉开，会议工作人员要从第一环节、第一印象做起，搞好会议服务工作。

1、准确掌握与会者抵达的信息。

根据与会人员反馈的抵达信息，掌握来宾姓名、年龄、职务和所乘坐的火车车次、飞机航班以及抵达的时间，编制接站接机信息图表，并排好车辆和人员；对重要的来宾应由领导亲自去接机接站；随时掌握已经报到的人员名单和人数，掌握发生变化的信息，如飞机或火车晚点等，以避免漏接现象发生。

2、在机场和火车站出口处，应竖立鲜明醒目的标志。

可用标牌或横幅，上面写明“××会议接待处”，或“××公司热烈欢迎来自全国各地的专家、学者”等字样，以便与会者识别。

三、会务组的会务工作

（一）选择会议地点及布置会场

例会性的会议属内部的、封闭式的会议，往往安排在公司会议室或会议中心召开；非例会性的会议情况比较复杂，在选择时应当考虑以下因素：

1、会议地点要与会议内容相适应

研究决定重大问题的会议或研讨性质的会议，宜安排在培训中心、会议中心或比较宁静的度假村举行，以便于排除干扰、静心思考，也宜于激发灵感；

公司的年会以及带有联谊、推介性质的会议，应安排在交通比较方便、功能比较完善、服务比较优良的大酒店举行，以增加喜庆祥和的气氛、体现公司的实力；

重要的工作会议、纪念大会、表彰大会，适宜于在设施比较完善、档次比较高的会议中心举行，给人以隆重而大气的感觉。

2、会场大小要适中、设施要齐全

会场以每人2—3平方米为宜。

会场过大，会显得缺乏人气，缺少庄重严肃的气氛；会场过小，会场的空气就不会好，也不利于集中精力开会。

如果会议期间要进行分组讨论，还需要考虑有若干个小组讨论的会议室。

会议室的大小和设施条件应无大差异，以便于分组。

会场的照明、通风、调温、通信、录音、扩音、卫生、影象、多媒体等服务设备和设施要完善、齐备，有与会议规模相配套的停车场。

如果有贵宾出席，应安排贵宾休息室。

在会场外，应设立专门的休息区和吸烟区。

3、会场的布置要突出主题

不同的会议有不同的会场布置形式，从大会会标到座椅的安排以至整个环境，都要服从于会议的主题。

工作会议要求规范大方，代表会议要求庄严隆重，庆祝大会要求喜庆热烈，追悼会要求简洁肃穆，座谈会要求和谐融洽，纪念性会议要求隆重典雅，日常的例会要求简约实用。

会标是是会议主题的标志，位于主席台上方或主席台台幕上。

会标的字体、颜色、字号的大小要与主席台的台口宽度和会议主题相适应，工作性质的大会会标应明快、大方，以宋体字、黑体字为宜。

制作会标时，每个字的规格可按下列公式进行计算：

会标每个字的规格＝（台口宽度－间隔）÷（字数＋2）

台幕。

大型的、重要的研讨会、展销会、洽谈会等适宜用主席台的台幕来加以标识，台幕一般用紫红色或湖兰色面料制作。

红色调热烈欢快，兰色调稳定宁静，可视会议性质分别选用。

会徽。

对于一些有会徽的会议，要将会徽挂设在主席台台幕上，位于黄金分割线偏上位置。

有的可挂设企业形象标识。

花卉。

花卉是有语言的，不同的鲜花传递着不同的感情信息，对人们的心情产生不同的影响。

要根据会议的内容和性质摆放不同的花卉。

比较庄重的会议，适宜摆放君子兰、棕榈、万年青等大叶长青花卉，给人以稳定、恒久的感觉；一般性会议则应选择月季、百合、扶桑等观赏类花卉，可以表现愉悦的心情和轻松的气氛。

对会场进行装饰性布置并不是会议的必要条件，但可以对会议产生好的辅助效果，如旗帜、灯饰、壁画、工艺品以及色彩的搭配与基本色调的确定等。

这些辅助性因素一是要与会议的整体风格相融洽、相协调，二是要能够起到烘托、渲染会议主题的作用。

4、主席台座位的排列要符合规范

主席台座位的排列，是一个非常敏感、非常重要的工作，不能出现任何疏漏。

按照国内的排列规则，居中为尊，以左为尊；而按照国际上的排列规则，居中为尊，以右为尊。

主席台座位排列的规范是：

首先确定在主席台上就座的领导人名单，根据其职务确定排列顺序；然后根据居中为尊、以左为尊的排列规则，准确地摆放名签。

5、会场的排列形式要烘托气氛

例会会议应布置成一字形、口字形、回字形等，以体现恒定和庄重的气氛；工作会议的会场应以长方形、正方形、而字形为主，体现规范和庄重；座谈会、讨论会的会场应布置成圆形、马蹄形、回字形、六角形等，给人以亲和、平等的感觉；茶话会、团拜会、联谊会的会场布置成星点式、众星拱月式为好，以烘托祥和团结的气氛。

6、座位的排列要体现规则

（1）一般性会议的座位排列规则是：

中间为尊，面门为尊，左为尊。

以日常例会的会场为例，如果是条形会议桌，会议的主持人应面门居中而坐，或坐在条形桌的左端，其他人员按职位大小分列左右，列席人员则分坐于四周。

（2）大型会议的座位排列规则是：

按照正式委员（代表）、候补委员（代表）、列席人员的顺序排列；

按照代表团的既定顺序排列；

按照地区、行业、界别等类型进行分区排列；

按照选举得票的顺序排列，得票数一样的，以姓氏笔画为序排列先后；

按照姓氏汉语拼音字母字头为序排列；字头相同的，依次以第二、第三字为序；

按照姓氏笔画顺序排列，笔画相同的，按照横、竖、撇、捺、点的顺序排列；姓氏相同的，依次以第二、第三个字笔画为序排列。

（3）排列座次的方法：

横排法：

即按照由前到后、由左到右的横向顺序依次排列；

竖排法：

即按照纵向的顺序从前到后依次排列，如以代表团为单位，代表团团长、副团长位于第一、第二排，后面依次是正式代表、候补代表、列席代表；

居中排列法：

即以会场或主席台中心为基点，按照左右、左右的顺序依次排列；

混坐法：

即在确定了主要领导的座位之后，其他参加会议的人员自由入座。

7、做好开会前的检查确认

开会前大会秘书长要对会场进行最后的检查和确认。

检查的重点是：

（1）会标是否醒目、居中、正确，字体、字号和颜色是否合适；

（2）会场的照明、通风、温度是否适宜，空气是否清新；

（3）麦克够不够用，音质、音度是否适宜，大屏幕上的图象是否清晰、真实，会间播放的音乐如国歌、颁奖曲等是否准备好；

（4）会场的安全、消防设施是否齐全有效、方便使用，人员安全出口和通道是否畅通；

（5）桌牌和名签的摆放是否准确、整齐，特别是主席台人员的名字是否准确，座位排列是否规范。

（二）发送会议通知

1、内部会议通知

内部例会由于定期举行，参加会议的人员相对稳定，通知的形式比较规范。

企业一般都有固定格式的会议通知单，内容包括会议议题、时间、地点、参加人员、列席人员。

常用的通知形式有，书面通知、电话通知、网上通知等。

书面通知是一种比较规范的通知形式，会议基本要素确定后，由办公室印制会议通知表发送给相关人员。

电话通知是一种比较常用和传统的通知形式，应注意的问题是：

（1）事先将通知要点拟写在电话通知单上，并认真填写电话通知记录，以便备查；

（2）电话通知结束前，对重要的通知内容，应请受话人复述，以免出现差错。

利用局域办公网进行通知，是一种比较便捷、准确的通知形式。

但这种通知形式是一种单向的信息传输，秘书要利用电话做好告知确认的工作，以保证信息的有效传递。

2、外部会议通知

（1）会议通知发送的形式

外部的会议通知有多种发送形式，如电话通知，电子邮件通知，发邀请函、请柬等。

发邀请函、请柬和信函的形式比较正规，不但可以使会议的基本要素准确表达，还能够使被通知人感受到尊重，也起到备忘的作用。

但即使是用信函或电子邮件通知，也要在会前用电话加以确认。

（2）会议通知发送的时间

外部会议通知的发送时间应以与会者接到通知后，能够比较从容地做好赴会的准备工作，并按时参加会议为宜。

如需要对方回复的会议通知，则需要早些发送，以便给对方留出回复的时间。

如以信函的形式发送，信封上最好标注“会议通知”的字样，以免延误。

（3）拟写与发送会议通知应注意的问题

从会议组织者的角度出发，为了保证参加会议的人数，达到会议的预期目的，在信函通知时，最好要求对方复函。

复函中应注明：

参加会议人员的姓名、性别、职务或职称，是否有随行人员以及联系方式；到达的时间、车次（航班号）；是否参加会议统一组织的参观、旅游活动；何时返回，返回的地点、车次（航班）；对食宿安排是否有特殊要求等。

从与会者的角度出发，会议通知应写清楚与会者关心的实际问题。

除了会议的时间、地点、议程外，交通问题、收费问题、活动安排问题、参加人员问题以及会议的权威性问题等，都是与会者关心、关注的重要因素，应在通知中交代清楚，避免含混不清。

如会议不安排接站接机，应特别交代清楚会议详细地址及交通路线、交通工具等相关信息，为与会者提供方便。

四、课上小结

强调本节重、难点知识，对学生的实际意义，一些特别提示等。

本节主要介绍了会务工作筹备阶段的主要工作；介绍了会议资料的贮备、会议食宿的安排、会场的布置和会议通知书的拟写。

文秘专业学生应该做好会前的筹备阶段的工作。

五、学习建议

1、课堂认真听讲，配合教师讲授。

2、进行会议筹备阶段的各项工作的操作，提高实践能力。