会务手册超级详细实操版.docx
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会务手册超级详细实操版
【会务手册】
《新经济产业资本高峰论坛》
中国东莞长安
2021年3月18-21日
致辞
亲爱的伙伴：
很多时候，我们的经验是：
人们会提供协助是出于对这个工作及世界的热爱。
他们的目的是给予生命一种支持及渴望帮助他人。
我们非常感谢您的付出，请体谅我们无法向每一个人一一致谢，然而各位的热情感受与实际参与将会决定此次大会的成功与否。
这次大会，因为有各位参与，必定圆满成功。
大会筹备小组再次感谢所有的工作伙伴，在此敬祝各位顺心且让我们一起圆整的完成这次大会。
大会筹备小组敬上
会务工作人员通讯录
序言
卓越
卓越绝对不是一个意外。
它是一个团体在努力不懈并强调高水平表现下才能达成的境界。
它需要所有工作人员及义工的对活动品质的坚持。
卓越是有传染性的。
它会感染及影响团体里的每一个人。
卓越会为整个活动找到方向，并建立一个计划标准。
它提供团体热情与活力。
一但达成这个境界，卓越就有全方位渗透至团体里的每个生命的能力。
卓越需要团体领导者的承诺与执着奉献。
一但它被接受且被期盼，它就必须时常的被滋养、被复习、被更新。
这是一个永不结束的学习与成长的过程。
它需要激励的精神与无穷的活力，更是创造力与正确计划力的来源。
卓越能激发他人，因为它是带电体。
它能全方位激发团体里每个生命的潜能。
它也释放每一个活动、每一个课程、每一个会议、每一个工作人员所可能带来的影响与冲击。
要将它灌输至团体里是很困难的，而去支持它更难。
它需要适应力、想象力和元气。
但最重要的是，它需要领导者持续的自我发现与自我要求。
卓越是一个组织的生命线。
它是冷漠与懒惰最清楚的解答，因为它能激励并注入心脏活力。
一但它成为被期盼的表现水准，它就会发展成非常正面积极的人生观。
卓越是一种行动时需要的心态，也是成功的指针。
当卓越的气侯形成时，所有的事包括工作人员、义工领导、财务、活动都会变得更简单。
卓越在一个团体里是非常重要的，因为它是所有成功的源头。
工作人员会前注意事项：
1.我们将于召开工作行前说明会，务必准时前来参与；
2.请于说明会前先行将此份工作手册详读一遍，以利于说明会顺利进行；
3.所有工作人员将于报到时领取工作证及会务制服；
温馨提示：
各位家人，管好自己的财物，出于安全考虑，少带现金，尤其是身份证不要忘记随身携带，身份证不要与银行卡放在一起。
工作人员现场注意事项：
1.全力展现我们的热情与活力；
2.全力将我们负责的事做到最好；
3.兼顾效益与效率（在每一刻都保持乐观）；
4.随时确定您的职位（或角色）是有人可代替的；
5.活动中随时纪录对活动有益之建议交予大会总监；
6.请穿着大会规定之服装，并保持整齐清洁；
7.请于规定时间就定位；
8.请随时向总监报告去向，以便不时之需及突发状况之处理；
9.请随时保持微笑及热情；
10.请主动热情招待大会贵宾；
11.请于规定时间内用餐及休息；
12.请随时带上工作人员证；
13.迟到一分钟罚款50元，现金缴纳。
谢谢您的合作！
协议书
1.随时保持微笑；
2.说正面积极支持性的话语；
3.清楚知道无论何时讲者都是真诚的沟通；
4.达成您的协议（负责任）；
A.做出您愿意并一定保持的协议；
B.在最恰当的第一时间沟通任何可能会破坏协议的潜在危机；
C.在最恰当的第一时间除去任何可能会破坏协议的潜在危机；
5.如果发生任何问题，请在最恰当的第一时间向能处理此事件的人沟通；
6.兼顾效力与效率（在每一刻都保持乐观）；
7.乐意去赢并让别人也赢（双赢）；
8.集中焦点于正在发生的每件事；
9.同意去达成协议；
10.随时确定您的职位（或角色）是有人可代替的；
11.在最后期限前将您的工作完整的处理，并清楚提出您对工作的描述和职务所在，并且在活动第一天开始前一个小时就定位，和组长顺流程；
12.在活动中不只是工作，应随时记录下对活动有益的任何建议，将它写下后请交给外场组长，并务必将这些差异更新至外场活动手册，以作为下次改进之用；
13.随时遵守协议；
14.在任何时间请维持专业的举止；
15.能处理学员的沮丧反应。
请随时向组长报告您的去向，以便不时之需与突发状况
请随时清洁会场环境及工作人员区域的清洁
谢谢您的合作！
！
论坛会活动信息
一、论坛会日期
1）、2019年3月18-21日（星期一至星期四）
2）、8:
00签到，9:
30开始
二、进、退场时间：
A、论坛会布场时间—2019年3月17日；
B、论坛会集合时间—2019年3月17日；
C、论坛撤场时间—2019年3月21日19:
00后开始进行各组撤场作业及大型物（背景板、椅子、灯光、音响）撤场作业。
三、论坛会会场信息
酒店：
君源铂尔曼酒店
地址：
东莞长安
会务总负责人：
余少华
大会执行人：
梁智勇，蒋玉菡
大会场外负责人：
王建华
内场负责人：
胡静玥（助理：
郝瑞婷）
大会协调人：
胡静玥，闫书铭
论坛会会活动流程
日期
时间
3月18日
3月19日
3月20日
3月21日
上午
下午
晚上
论坛会主讲嘉宾
嘉宾：
嘉宾：
航班起航时间：
航班起航时间：
航班返航时间：
航班返航时间：
备注：
备注：
嘉宾：
嘉宾：
航班起航时间：
航班起航时间：
航班返航时间：
航班返航时间：
备注：
备注：
嘉宾：
嘉宾：
航班起航时间：
航班起航时间：
航班返航时间：
航班返航时间：
备注：
备注：
嘉宾：
嘉宾：
航班起航时间：
航班起航时间：
航班返航时间：
航班返航时间：
备注：
备注：
论坛会会务沟通流程图
现场沟通流程图
论坛会工作明细表
工作职称
工作项目
组长
组员
执行长
●裁策重要突发状况
余少华
大会总监
●整场大会主协调
●大会紧急状况处理
梁智勇蒋玉菡
内场总监
●内场所有事务管理、协调
●内场紧急状况处理
●与外场的沟通协调
胡静玥（助理：
郝瑞婷）
内场跑麦
●准确快速地将话筒传递到需要发言的学员手中
2，3,4，5,6桌，桌长
内场助理
●讲台助理老师茶水
李莉
文书琴
外场总监
●负责外场所有事务管理、协调
●负责公司展台、异议处理台、产品展示台
●负责外场紧急状况处理
王建华
内场引导员
●欢迎、指引学员入场报到
●维持学员进场秩序
●引导学员往前座勿占嘉宾席及位子
●休息时保持座位及课室（会场）环境整齐
郝瑞婷
全体桌长
内场站位组
●时刻保持微笑，站立姿势，向客户点头问好
全体桌长
外场引导员
●大堂，电梯门口，会场走廊
●时刻保持微笑，站立姿势，向客户点头问好
●欢迎、指引学员签到
梁智珍
陈明泉
内场销售
●大会前准备所有课程（招商）资料、报名表
●配合大会中所有课程
●产品销售
●在会场最后设置固定的销售区域做产品展示和课程报名（咨询处）
●在销售之前1小时由销售总监做定位培训
胡静玥
周嵘、苏静、闫书铭、苏靖杰、胡静玥、马涛、梁智勇、蒋玉菡、胡圣浩、欧斌、余霖峰、刘嘉鸣、房麟嘉、张裕翔、周子宸、管红梅、张朝江、田智明、李建军、栗宇、蔡奇、杨基斌、魏飞报、涂鹏程、高麒骅、余建虹、熊联企、张冰、章宁军、李伟、孙海瑞、李添昌、李绪明、吴和臻、李莉、许人元、李娇媚、龚泓润、闫杰伦、徐祥、廖子
外场销售
●产品销售
●负责产品展示区
●产品的保管和清点（贮存室）
●列产品清单（名称、数量、原价、优惠价、套装产品）
无
颁奖仪式
周禹
奖杯准备：
吴和臻礼仪组员：
王静文书琴李娇媚刘姣姣王建华吴若雲梁智珍余珊红陈明泉
守门员
●提醒学员必须佩戴胸卡，没领资料的学员让他们到报到处领资料
●仔细核对学员的胸卡和门票（邀请函），没有胸卡和门票（邀请函）不能进入会场
●开门时间等总监指示
●每次进场前都需要检票（邀请函）才能进场。
李绪明
闫臣伦组员
讲师接待
●讲师的接送机工作，讲师的住宿、餐饮
●讲师授课或活动所需器材的确认
●讲师授课完，献花，安排调配礼仪小姐
李莉
文书琴李娇媚
签到组
●前一天准备大会资料袋（笔，水，手册）
●提醒学员完整填写门票（邀请函）上的个人信息
●撕下学员信息表，并发放贵宾胸牌和资料袋
●提醒学员佩带胸卡
●维持报到处次序，如没有票（邀请函）请指示学员于异议处理台处理
王建华
吴若雲吴和臻刘姣姣余珊红叶敏王静陈少琼李娇媚
内场财务
●常规刷卡由四名财务完成
●爆场刷卡，外加四名临时人员
●填单人员需保持字迹工整、准确，面带笑容
郝瑞婷
余珊红（统计）陈明泉
梁志珍刘姣姣吴和臻张承爱全体桌长
赞助/合作商接待
●负责前期与所有协办、赞助单位以及媒体联系、确认
●负责大会现场所有协办、赞助单位以及媒体接待
●负责外场展位
王建华
服务中心
●学员酒店住宿以及三天早餐、午餐、晚餐的建议安排
（在报到处张贴海报告之学员）
●学员会前、会后短信服务
刘姣姣
叶敏会无忧两人
餐饮
●工作人员餐饮、住宿、车旅按排
刘姣姣
叶敏会无忧两人
主持
●引荐讲师
●大会精神宣导
●各种信息传达
●控制论坛时间进度
●营造峰会气氛及会议成交促成
●调动学习积极性
胡静玥
闫书铭
舞台区
●音控
●电脑/投影仪连接、海报更换
●表演活动与舞台布置
●舞台所有一切的掌控、舞台上的灯光
周禹
余军舒俊
白板组
舞台纸张笔墨海报
田智明
李绪明闫忠伦
产品/器材组
●活动器材清点确认
●随时调配及支持工作人员补充器材
●设站/撤站/器材货品运送
●随时调配及支持销售工作人员销售需的产品
●销售产品清点确认及保管
叶敏
吴若雲
异议处理服务台
●现场领票、现场买票（做准确的报道单）
●受邀学员领票（必须要学员出示邀请函传真件和学员证件）
●提醒学员完整填写门票（邀请函）上的个人信息
●撕下学员信息表，并发放贵宾胸牌和资料袋
●提醒学员佩带胸卡
●负责学员开发票，现金处理
●在异议台准备需求答复单，碰到有异议的学员请他们填写此单，并做答复
●处理异议要避免正面与学员发生冲突
王建华
吴若雲
采购
●大会中所需物品的采购
叶敏
文字处理
门票管理成交统计
余珊红
陈明泉张承爱
士气展示组
梁智勇
中铭智全体高管
护送组
VIP
桌长
贵宾室成交
●各类产品合同
●刷卡机
●签字笔
●集团宣传册子
●四联单
蒋玉菡
王静
VIP会员培训
●专场招商会，排场
●拉群
●学习9号文件
●甄选城市总经理
●VIP名册
蒋玉菡
中铭智全体高管
执行长：
工作职责：
●裁策重要突发状况
大会总监：
工作职责：
●整场大会主协调
●大会紧急状况处理
主要成员：
内场总监：
工作职责：
●内场所有事务管理、协调
●内场紧急状况处理
●与外场的沟通协调
主要成员：
外场总监：
工作职责：
●负责外场所有事务管理、协调
●负责公司展台、异议处理台、产品展示台
●酒店接洽沟通工作
●负责外场紧急状况处理
●机动采购
主要成员：
外场引导员：
●欢迎、指引学员入场报到
内场引导员：
工作职责：
●欢迎、指引学员入场
●维持学员进场秩序
●引导学员往前座勿占嘉宾席及位子
●休息时保持座位及课室（会场）环境整齐
话术：
开场：
欢迎参加《新经济产业资本高峰论坛》
结束：
路上平安！
明天见!
内场销售：
原内场工作人员
工作职责：
●大会前准备所有课程（招商）资料、报名表
●配合大会中所有课程、产品销售
●在会场最后设置固定的销售区域做产品展示和课程报名（咨询处）
●在销售之前1小时由销售总监做定位培训
主要成员：
外场销售：
由报道组调配
工作职责：
●产品销售
●负责产品展示区
●产品的保管和清点（贮存室）
●列产品清单（名称、数量、原价、优惠价、套装产品）
主要成员：
（下课时所有工作人员都是销售人员）
守门员：
工作职责：
●提醒学员必须佩戴胸卡
●没领资料的学员让他们到报到处领资料
●仔细核对学员的胸卡和门票（邀请函），没有胸卡和门票（邀请函）不能进入会场
●开门时间等总监指示
●每次进场前都需要检票才能进场。
主要成员：
话术：
早上好，欢迎参加《新经济产业资本高峰论坛》，请出示您的胸卡和门票，谢谢！
请往里走
讲师接待：
工作职责：
●讲师的接送机工作
●讲师的住宿、餐饮
●讲师授课或活动所需器材的确认
●讲师授课完，献花
●安排调配礼仪小姐
主要成员：
礼仪小姐组、另安排2人做调配
签到组：
工作职责：
●前一天准备大会资料袋（笔，水，手册）
●提醒学员完整填写门票（邀请函）上的个人信息
●撕下学员信息表，并发放贵宾胸牌和资料袋
●提醒学员佩带胸卡
●维持报到处次序
●如没有票请指示学员于异议处理台处理
主要成员：
话术：
早上好，欢迎参加《新经济产业资本高峰论坛》，请出示您的入场券。
这是您的席位卷和资料袋，请您随身保管好,这边请....
音控视讯区：
工作职责：
●音控---
●摄影---
●照相---
讲师用餐的全程摄影,老师面对本次论坛的推荐片段、20名学员对本次论坛（活动）的推荐片段、拍照;8位讲师讲课期间每人20个精彩的舞台镜头；全体员工论坛（活动）现场的合影5张；论坛现场全景10张
赞助/合作商接待：
工作职责：
●负责前期与所有协办、赞助单位以及媒体联系、确认
●负责大会现场所有协办、赞助单位以及媒体接待
●负责外场展位
主要成员：
服务中心：
工作职责：
●负责与酒店的协调
●负责讲师的定房、定餐
●学员酒店住宿以及三天早餐、午餐
晚餐的建议安排（在报到处张贴海报
告之学员）
●工作人员定餐、点心
●学员会前、会后短信服务
●现场机动采购
主要成员：
主持：
●引荐讲师
●峰会
精神宣导
●各种信息传达
●控制论坛时间进度
●营造论坛气氛
●调动学习积极性
舞台区：
工作职责：
●电脑/投影仪连接、海报更换
●表演活动与舞台布置，安排跑麦人员
●舞台所有一切的掌控、舞台上的灯光
主要成员：
产品/器材组：
工作职责：
●活动器材清点确认
●随时调配及支持工作人员补充器材
●设站/撤站/器材货品运送
●大会中所需物品的采购
●随时调配及支持销售工作人员销售需的产品
●销售产品清点确认及保管
异议处理服务台：
工作职责：
●现场领票、现场买票（做准确的报道单）
●受邀学员领票（必须要学员出示邀请函传真件和学员证件）
●提醒学员完整填写门票（邀请函）上的个人信息
●撕下学员信息表，并发放贵宾胸牌和资料袋
●提醒学员佩带胸卡
●负责学员开发票
●现金处理
●在异议台准备需求答复单，碰到有异议的学员请他们填写此单，并做答复
●处理异议要避免正面与学员发生冲突
主要成员：
异议话术：
我理解您的感受……
注意事项
销售注意内容：
1.准备好销售产品，并送达会场；
2.向讲师、总监确认销售产品及销售时间；
3.培训销售工作人员，安排销售任务；
4.负责销售期间的指挥及异议处理；
5.负责销售结束的产品汇整及对帐；
6.销售开始时，没有分配到工作的人员一起协助到销售环节。
工作准备参考
1、11月9日
14:
00-18:
00演练报道、内场引位流程及游戏
环节的走位；下午14:
00开始签到。
外场人员装大会手袋（大会手册、笔、水）
2、11月10日
8:
00到9:
30分守门员就定位。
8：
00主持人到场。
内场引位员检查现场席位标签，引
位员确定并熟悉席位划分。
确定音控.舞台布置及器材。
8:
00讲师助理确认讲师做好准备。
准备讲课器材。
8：
30开始检票，引位人员引导学员入坐。
外场确定学员餐饮并温馨提示。
主持人告知学员。
1：
00与主持人沟通主持事宜。
讲师助理通知老师做好准备。
注意：
每次销售完及时与外场财务沟通把销售结果回报大会总监。
大会总监与主持人沟通要宣布的事宜。
结束所有内场工作人员开会各组长汇总资讯。
再次确认要销售的产品及课程（其他）。
工作经验温馨提示：
1、会前各组长及重要岗位的要工作人员要统一培训。
懂得授权，权责分明，每一个岗位描述清楚，把具体任务分配到各个组，定岗定责，纪律明确。
2、以后办会吃饭从简，工作餐。
吃饭时间控制在半小时。
3、服装要统一。
4、对于内场引位话术要统一，卡位要严格按席位入坐。
反应要灵活和敏锐。
5、工作人员在会场不能擅自离岗去服务自己客户。
6、各公司及代理商来参加活动也同样要遵守大会要求。
讲师助理：
会前工作准备：
1、确定二天中每天到达的老师，确认接机时间安排接机，并保持休息室干净舒适。
2、餐饮方面要确定老师的吃饭时间。
（自点还是送到休息室）
3、确认二天中每天的每位老师的讲课时间、主讲题目、老师讲课需要的工具，每位老师讲课前半小时带进会场准备（提前要通知老师，安排吃饭），协助老师讲课准备工作。
其余不讲课老师要问是否进会场听课，提前准备座位，帮老师准备讲课饮料。
4、确认每位老师回程时间机票，安排送老师到机场。
5、确认每位老师的房间号、手机号码。
（如果有也必须保密，不能对外公布）
6、准备老师的鲜花，并分配好礼仪小姐组的工作。
讲师助理：
注意事项：
1、确定大会所有到会讲师的名单和讲师介绍。
确定老师电话号码，确定所有老师行程（往返航班时间），安排车。
确定老师讲课主题，讲课所需器材。
提前帮老师预定房间。
2、确定大会每天到的老师，接送老师，安排食宿，告知老师用餐地点。
告知老师讲课时间，询问老师我们需为他准备的东西，配合老师讲课。
当天讲课的老师要在讲课前半小时通知他进会场。
3、老师上课时助理应在旁专心协助，至少有一人在旁盯场，以免老师有特别事宜需处理。
4、老师讲课前一天与老师沟通，问一下老师是否会有销售，好让销售组人员配合销售。
5、提前准备好大会用的鲜花和老师及主持胸花。
课前准备好老师讲课喝的水和饮料。
老师离开酒店安排车送并帮老师退房。
7、讲师及助理的大交通费，需我公司报销时，必须提供报销凭证原件。
守门员：
会前工作准备：
主要话术：
“早上好!
欢迎参加《新经济产业资本高峰论坛》，请按您的席位入座。
”
守门员：
注意事项：
1、希望下次会议提前安排轮岗人员，最好明确到每个时间段。
2、中午休息时间是否可以提前进场。
3、大会门票的设计要更加适合入场检验
4、赏罚明确，明确组长赏罚权限。
内.外场引导员会前工作准备：
所有组员开会，注意事项：
1、服装、站姿保持统一、整齐，精神焕发，让学员从进门就能体会到中铭智的精神面貌，专业水准；
2、分组（按会场情况），公布各人负责区域，以走廊、门口为区域划分组并选出负责人；
3、话述：
“早上好，欢迎参加《新经济产业资本高峰论坛》，请您按您的座席入座”；
“对不起，你的座席在XX地方，请您跟我到这边，谢谢！
”
1、每次进场小组工作人员就位维持秩序；
2、休息时间小组人员负责将座位调整整齐，保持会场整洁、整齐；
内外场引导员：
注意事项
1、会前一天，分组到位，以走廊线为单位选出小组长，各负其责；
2、每次早、中、晚进场时各组人员及时就位，做好负责区域内引位工作；
3、组长及小组长有事离开需先找出可替代者方可离开；
4、进场时以问好和鼓掌形式表示对学员的热烈欢迎。
需要加强之处：
1、各座席按席入座方面要做得更准确；
2、引位姿势更专业标准。
3、不分主次，门口及走廊各引导组同等重要，保持统一、整齐、热情度。
内场销售：
会前工作准备：
人员准备产品准备纸袋准备课程表单笔准备
主要作流程:
1、组长按总监的指示,带组员进行内场销售。
组员共四分组，前三组配合现场销售，以现场区域划分，销售书籍分发资料，报名表！
另一组灵活负责现场学员交款！
2、销售组长对小组成员负责。
3、在销售前：
负责带领组员把书籍分装点数随时做好销售准备。
可分配小队长带领组员领书，组长做好记录。
4、在销售中：
小队长带领组员，在现划分的区域做好准备。
5、在销售后：
小队长汇报收款，报备剩余产品，做好记录。
6、休息注意事项：
内场销售人员，轮换休息！
小队长负责组员联络！
7、所有队员，团结积极完成这次销售任务。
内场销售：
注意事项
内场销售是大会的重要环节，故内场销售人员应遵守以下职责：
1、全员应具备，热情积极、认真、配合的工作态度。
并在工作区专注听课待命。
3、人员，在场内保持职业素养，不得在会时交头结耳，大声说话，坐有坐像，站有站像。
4、全员，不得坐学员席位及音控台区。
6、全员，离场逐个出入，不得一起走动。
8、全员，在每次下课时，主动迅速上前台维护学员与老师的秩序，（尤其在老师签书合影时）。
9、内场销售人员，在每次开课时，提前30分钟入场。
11、小队长有事宜离场，找代位者报备内销组长，小队长离场时间每次不得超过20分钟，组员不得超过50分钟。
12、组员有事离场报备小队长并做好人员替补。
13、内销人员轮换休息，内销组长负责联系小组长，小队长负责联系组员。
内场销售
注意事项售书（其他）注意事项：
1、内销组长根据人员按排分组，带领组员进行内场销售。
2、内销售组长，对各小队长负责。
3、在销售前：
内销组长带领小队长及组员把书籍分装点数随时做好销售准备。
小队长带领组员领书，内销组长做好记录。
4、在销售中：
小队长带领组员，在现划分的区域后方做好准备。
（保持会场安静）。
5、在销售后：
组员把所收款项交于小队长，小队长汇报收款，报备剩余产品，内销组长做好记录。
（光盘）现场灵活销售注意事项：
1、内销组长及小队长注意听老师提示。
2、内销组长安排一队长去库房确定产品数量。
3、小队长带领组员听从内销组长指示，搬运产品以便准备销售。
4、小队长安排一人发放产品，一人协助老师收款及名片，维护秩序。
内场销售
课程（其他）销售注意事项：
1、在销售前10分钟，请清理交款桌面不需要的东西。
（如：
水瓶、废纸）
2、小组长注意听老师的提示，迅速来内销组长处领取表单。
3、组员主动坐到划分区域后方保持安静，小队长分发表单给组员；小队长带领组员做好发表准备；
4、给学员发表单过程中，表单不足时，组员随时来内销组长处领取表单，剩余表单组员交给内销组长。
5、内销人员要清楚现场课程优惠价格和时间。
6、内销组员要加强专业知识与学员交流指导报课填表，并引导收款处交费。
7、下课期间，老师让学员来后方时，内场销售人员在场内与学员主动交流，做好咨询准备和维持交款秩序。
（比如：
问学员，今天的学习怎么样？
你有没有更多的收获？
你看在课程报名方面你还需要那方的帮助？
……）
8、
升级会员 