会务手册超级详细实操版.docx

1、会务手册超级详细实操版【会务手册】新经济产业资本高峰论坛中国东莞长安2021年3月18-21日致辞亲爱的伙伴： 很多时候，我们的经验是：人们会提供协助是出于对这个工作及世界的热爱。他们的目的是给予生命一种支持及渴望帮助他人。我们非常感谢您的付出，请体谅我们无法向每一个人一一致谢，然而各位的热情感受与实际参与将会决定此次大会的成功与否。这次大会，因为有各位参与，必定圆满成功。大会筹备小组再次感谢所有的工作伙伴，在此敬祝各位顺心且让我们一起圆整的完成这次大会。 大会筹备小组敬上会务工作人员通讯录序言卓 越卓越绝对不是一个意外。它是一个团体在努力不懈并强调高水平表现下才能达成的境界。它需要所有工作人

2、员及义工的对活动品质的坚持。卓越是有传染性的。它会感染及影响团体里的每一个人。卓越会为整个活动找到方向，并建立一个计划标准。它提供团体热情与活力。一但达成这个境界，卓越就有全方位渗透至团体里的每个生命的能力。卓越需要团体领导者的承诺与执着奉献。一但它被接受且被期盼，它就必须时常的被滋养、被复习、被更新。这是一个永不结束的学习与成长的过程。它需要激励的精神与无穷的活力，更是创造力与正确计划力的来源。卓越能激发他人，因为它是带电体。它能全方位激发团体里每个生命的潜能。它也释放每一个活动、每一个课程、每一个会议、每一个工作人员所可能带来的影响与冲击。要将它灌输至团体里是很困难的，而去支持它更难。它需

3、要适应力、想象力和元气。但最重要的是，它需要领导者持续的自我发现与自我要求。卓越是一个组织的生命线。它是冷漠与懒惰最清楚的解答，因为它能激励并注入心脏活力。一但它成为被期盼的表现水准，它就会发展成非常正面积极的人生观。卓越是一种行动时需要的心态，也是成功的指针。当卓越的气侯形成时，所有的事包括工作人员、义工领导、财务、活动都会变得更简单。卓越在一个团体里是非常重要的，因为它是所有成功的源头。工作人员会前注意事项：1.我们将于 召开工作行前说明会，务必准时前来参与；2.请于说明会前先行将此份工作手册详读一遍，以利于说明会顺利进行；3.所有工作人员将于报到时领取工作证及会务制服；温馨提示：各位家人

4、，管好自己的财物，出于安全考虑，少带现金，尤其是身份证不要忘记随身携带，身份证不要与银行卡放在一起。工作人员现场注意事项：1.全力展现我们的热情与活力；2.全力将我们负责的事做到最好；3.兼顾效益与效率(在每一刻都保持乐观)；4.随时确定您的职位(或角色)是有人可代替的；5.活动中随时纪录对活动有益之建议交予大会总监；6.请穿着大会规定之服装，并保持整齐清洁；7.请于规定时间就定位；8.请随时向总监报告去向，以便不时之需及突发状况之处理；9.请随时保持微笑及热情；10.请主动热情招待大会贵宾；11.请于规定时间内用餐及休息；12.请随时带上工作人员证；13.迟到一分钟罚款50元，现金缴纳。谢谢

5、您的合作！协议书1.随时保持微笑；2.说正面积极支持性的话语；3.清楚知道无论何时讲者都是真诚的沟通；4.达成您的协议（负责任）；A.做出您愿意并一定保持的协议；B.在最恰当的第一时间沟通任何可能会破坏协议的潜在危机；C.在最恰当的第一时间除去任何可能会破坏协议的潜在危机；5.如果发生任何问题，请在最恰当的第一时间向能处理此事件的人沟通；6.兼顾效力与效率（在每一刻都保持乐观）；7.乐意去赢并让别人也赢（双赢）；8.集中焦点于正在发生的每件事；9.同意去达成协议；10.随时确定您的职位（或角色）是有人可代替的；11.在最后期限前将您的工作完整的处理，并清楚提出您对工作的描述和职务所在，并且在活

6、动第一天开始前一个小时就定位，和组长顺流程；12.在活动中不只是工作，应随时记录下对活动有益的任何建议，将它写下后请交给外场组长，并务必将这些差异更新至外场活动手册，以作为下次改进之用；13.随时遵守协议；14.在任何时间请维持专业的举止；15.能处理学员的沮丧反应。请随时向组长报告您的去向，以便不时之需与突发状况请随时清洁会场环境及工作人员区域的清洁谢谢您的合作！论坛会活动信息一、论坛会日期1）、2019年3月18-21日（星期一至星期四）2）、8:00签到，9:30开始二、进、退场时间：A、论坛会布场时间2019年3月17日；B、论坛会集合时间2019年3月17日；C、论坛撤场时间2019

7、年3月21日19:00后开始进行各组撤场作业及大型物（背景板、椅子、灯光、音响）撤场作业。三、论坛会会场信息酒店：君源铂尔曼酒店地址：东莞长安会务总负责人：余少华大会执行人：梁智勇，蒋玉菡大会场外负责人：王建华内场负责人：胡静玥（助理：郝瑞婷）大会协调人：胡静玥，闫书铭论坛会会活动流程 日期时间3月18日3月19日3月20日3月21日上午下午晚上论坛会主讲嘉宾嘉宾：嘉宾：航班起航时间：航班起航时间：航班返航时间：航班返航时间：备注：备注：嘉宾：嘉宾：航班起航时间：航班起航时间：航班返航时间：航班返航时间：备注：备注：嘉宾：嘉宾：航班起航时间：航班起航时间：航班返航时间：航班返航时间：备注：备注

8、：嘉宾：嘉宾：航班起航时间：航班起航时间：航班返航时间：航班返航时间：备注：备注：论坛会会务沟通流程图现场沟通流程图论坛会工作明细表工作职称工作项目组长组员执行长裁策重要突发状况余少华大会总监整场大会主协调大会紧急状况处理梁智勇 蒋玉菡内场总监内场所有事务管理、协调内场紧急状况处理与外场的沟通协调胡静玥（助理：郝瑞婷）内场跑麦准确快速地将话筒传递到需要发言的学员手中2，3,4，5,6桌，桌长内场助理讲台助理 老师茶水李莉文书琴外场总监负责外场所有事务管理、协调负责公司展台、异议处理台、产品展示台负责外场紧急状况处理王建华内场引导员欢迎、指引学员入场报到维持学员进场秩序引导学员往前座勿占嘉宾席及

9、位子休息时保持座位及课室(会场)环境整齐郝瑞婷全体桌长内场站位组时刻保持微笑，站立姿势，向客户点头问好全体桌长外场引导员大堂，电梯门口，会场走廊时刻保持微笑，站立姿势，向客户点头问好欢迎、指引学员签到梁智珍陈明泉内场销售大会前准备所有课程（招商）资料、报名表配合大会中所有课程产品销售 在会场最后设置固定的销售区域做产品展示和课程报名（咨询处）在销售之前1小时由销售总监做定位培训胡静玥周嵘、苏静、闫书铭、苏靖杰、胡静玥、马涛、梁智勇、蒋玉菡、胡圣浩、欧斌、余霖峰、刘嘉鸣、房麟嘉、张裕翔、周子宸、管红梅、张朝江、田智明、李建军、栗宇、蔡奇、杨基斌、魏飞报、涂鹏程、高麒骅、余建虹、熊联企、张冰、章宁

10、军、李伟、孙海瑞、李添昌、李绪明、吴和臻、李莉、许人元、李娇媚、龚泓润、闫杰伦、徐祥、廖子外场销售产品销售负责产品展示区产品的保管和清点（贮存室）列产品清单（名称、数量、原价、优惠价、套装产品）无颁奖仪式周禹奖杯准备：吴和臻 礼仪组员：王静 文书琴 李娇媚 刘姣姣 王建华 吴若雲 梁智珍 余珊红 陈明泉 守门员提醒学员必须佩戴胸卡，没领资料的学员让他们到报到处领资料仔细核对学员的胸卡和门票(邀请函)，没有胸卡和门票（邀请函）不能进入会场开门时间等总监指示每次进场前都需要检票（邀请函）才能进场。李绪明闫臣伦组员讲师接待讲师的接送机工作，讲师的住宿、餐饮讲师授课或活动所需器材的确认讲师授课完，献花

11、，安排调配礼仪小姐李莉文书琴 李娇媚签到组前一天准备大会资料袋（笔，水，手册）提醒学员完整填写门票（邀请函）上的个人信息撕下学员信息表，并发放贵宾胸牌和资料袋提醒学员佩带胸卡维持报到处次序， 如没有票（邀请函）请指示学员于异议处理台处理王建华吴若雲 吴和臻 刘姣姣 余珊红 叶敏 王静 陈少琼 李娇媚内场财务常规刷卡由四名财务完成爆场刷卡，外加四名临时人员填单人员需保持字迹工整、准确，面带笑容郝瑞婷余珊红（统计）陈明泉梁志珍 刘姣姣 吴和臻 张承爱 全体桌长赞助/合作商接待负责前期与所有协办、赞助单位以及媒体联系、确认负责大会现场所有协办、赞助单位以及媒体接待负责外场展位王建华服务中心学员酒店住

12、宿以及三天早餐、午餐、晚餐的建议安排（在报到处张贴海报告之学员）学员会前、会后短信服务刘姣姣叶敏 会无忧两人餐饮工作人员餐饮、住宿、车旅按排刘姣姣叶敏 会无忧两人主持引荐讲师大会精神宣导各种信息传达控制论坛时间进度营造峰会气氛及会议成交促成调动学习积极性胡静玥闫书铭舞台区音控电脑/投影仪连接、海报更换表演活动与舞台布置舞台所有一切的掌控、舞台上的灯光周禹余军 舒俊白板组舞台纸张 笔墨 海报田智明李绪明 闫忠伦产品/器材组活动器材清点确认随时调配及支持工作人员补充器材设站/撤站/器材货品运送随时调配及支持销售工作人员销售需的产品销售产品清点确认及保管叶敏吴若雲异议处理服务台现场领票、现场买票（做

13、准确的报道单） 受邀学员领票（必须要学员出示邀请函传真件和学员证件）提醒学员完整填写门票（邀请函）上的个人信息撕下学员信息表，并发放贵宾胸牌和资料袋 提醒学员佩带胸卡负责学员开发票，现金处理 在异议台准备需求答复单，碰到有异议的学员请他们填写此单，并做答复 处理异议要避免正面与学员发生冲突王建华吴若雲采 购大会中所需物品的采购叶敏文字处理门票管理 成交统计余珊红陈明泉 张承爱士气展示组梁智勇中铭智全体高管护送组VIP桌长贵宾室成交各类产品合同刷卡机签字笔集团宣传册子四联单蒋玉菡王静VIP会员培训专场招商会，排场拉群学习9号文件甄选城市总经理VIP名册蒋玉菡中铭智全体高管执行长：工作职责：裁策重

14、要突发状况大会总监： 工作职责：整场大会主协调大会紧急状况处理主要成员：内场总监：工作职责：内场所有事务管理、协调内场紧急状况处理与外场的沟通协调主要成员：外场总监：工作职责：负责外场所有事务管理、协调负责公司展台、异议处理台、产品展示台酒店接洽沟通工作负责外场紧急状况处理机动采购主要成员：外场引导员：欢迎、指引学员入场报到内场引导员：工作职责：欢迎、指引学员入场维持学员进场秩序引导学员往前座勿占嘉宾席及位子休息时保持座位及课室（会场）环境整齐话术：开场：欢迎参加新经济产业资本高峰论坛结束：路上平安！明天见!内场销售：原内场工作人员工作职责：大会前准备所有课程（招商）资料、报名表配合大会中所有

15、课程、产品销售 在会场最后设置固定的销售区域做产品展示和课程报名（咨询处）在销售之前1小时由销售总监做定位培训主要成员： 外场销售：由报道组调配工作职责： 产品销售 负责产品展示区 产品的保管和清点（贮存室） 列产品清单（名称、数量、原价、优惠价、套装产品）主要成员：（下课时所有工作人员都是销售人员）守门员：工作职责：提醒学员必须佩戴胸卡 没领资料的学员让他们到报到处领资料仔细核对学员的胸卡和门票（邀请函），没有胸卡和门票（邀请函）不能进入会场开门时间等总监指示每次进场前都需要检票才能进场。主要成员：话术：早上好，欢迎参加新经济产业资本高峰论坛，请出示您的胸卡和门票，谢谢！请往里走讲师接待：工

16、作职责：讲师的接送机工作讲师的住宿、餐饮讲师授课或活动所需器材的确认讲师授课完，献花安排调配礼仪小姐主要成员： 礼仪小姐组、另安排2人做调配签到组：工作职责：前一天准备大会资料袋（笔，水，手册） 提醒学员完整填写门票（邀请函）上的个人信息 撕下学员信息表，并发放贵宾胸牌和资料袋提醒学员佩带胸卡维持报到处次序 如没有票请指示学员于异议处理台处理主要成员： 话术：早上好，欢迎参加新经济产业资本高峰论坛，请出示您的入场券。这是您的席位卷和资料袋，请您随身保管好,这边请.音控视讯区：工作职责：音控-摄影-照相-讲师用餐的全程摄影,老师面对本次论坛的推荐片段、20名学员对本次论坛（活动）的推荐片段、拍照

17、; 8位讲师讲课期间每人20个精彩的舞台镜头；全体员工论坛（活动）现场的合影5张；论坛现场全景10张赞助/合作商接待： 工作职责：负责前期与所有协办、赞助单位以及媒体联系、确认负责大会现场所有协办、赞助单位以及媒体接待负责外场展位主要成员：服务中心： 工作职责：负责与酒店的协调负责讲师的定房、定餐学员酒店住宿以及三天早餐、午餐晚餐的建议安排（在报到处张贴海报告之学员）工作人员定餐、点心学员会前、会后短信服务现场机动采购主要成员： 主持：引荐讲师峰会精神宣导各种信息传达控制论坛时间进度营造论坛气氛调动学习积极性舞台区：工作职责：电脑/投影仪连接、海报更换表演活动与舞台布置，安排跑麦人员舞台所有一

18、切的掌控、舞台上的灯光主要成员：产品/器材组： 工作职责：活动器材清点确认随时调配及支持工作人员补充器材设站/撤站/器材货品运送大会中所需物品的采购随时调配及支持销售工作人员销售需的产品销售产品清点确认及保管异议处理服务台：工作职责：现场领票、现场买票（做准确的报道单） 受邀学员领票（必须要学员出示邀请函传真件和学员证件）提醒学员完整填写门票（邀请函）上的个人信息撕下学员信息表，并发放贵宾胸牌和资料袋 提醒学员佩带胸卡负责学员开发票 现金处理 在异议台准备需求答复单，碰到有异议的学员请他们填写此单，并做答复 处理异议要避免正面与学员发生冲突主要成员： 异议话术：我理解您的感受注意事项销售注意内

19、容： 1.准备好销售产品，并送达会场；2.向讲师、总监确认销售产品及销售时间；3.培训销售工作人员，安排销售任务；4.负责销售期间的指挥及异议处理；5.负责销售结束的产品汇整及对帐；6.销售开始时，没有分配到工作的人员一起协助到销售环节。工作准备参考1、11月9日14:00-18:00演练报道、内场引位流程及游戏环节的走位；下午14:00开始签到。外场人员装大会手袋(大会手册、笔、水)2、11月10日8:00到9:30分守门员就定位。8：00主持人到场。内场引位员检查现场席位标签，引位员确定并熟悉席位划分。确定音控.舞台布置及器材。8:00讲师助理确认讲师做好准备。准备讲课器材。8：30开始检

20、票，引位人员引导学员入坐。外场确定学员餐饮并温馨提示。主持人告知学员。1：00与主持人沟通主持事宜。讲师助理通知老师做好准备。注意：每次销售完及时与外场财务沟通把销售结果回报大会总监。大会总监与主持人沟通要宣布的事宜。结束所有内场工作人员开会各组长汇总资讯。再次确认要销售的产品及课程（其他）。工作经验温馨提示：1、会前各组长及重要岗位的要工作人员要统一培训。懂得授权，权责分明，每一个岗位描述清楚，把具体任务分配到各个组，定岗定责，纪律明确。2、以后办会吃饭从简，工作餐。吃饭时间控制在半小时。3、服装要统一。4、对于内场引位话术要统一，卡位要严格按席位入坐。反应要灵活和敏锐。5、工作人员在会场不

21、能擅自离岗去服务自己客户。6、各公司及代理商来参加活动也同样要遵守大会要求。讲师助理：会前工作准备：1、确定二天中每天到达的老师，确认接机时间安排接机，并保持休息室干净舒适。2、餐饮方面要确定老师的吃饭时间。（自点还是送到休息室）3、确认二天中每天的每位老师的讲课时间、主讲题目、老师讲课需要的工具，每位老师讲课前半小时带进会场准备（提前要通知老师，安排吃饭），协助老师讲课准备工作。其余不讲课老师要问是否进会场听课，提前准备座位，帮老师准备讲课饮料。4、确认每位老师回程时间机票，安排送老师到机场。5、确认每位老师的房间号、手机号码。(如果有也必须保密，不能对外公布)6、准备老师的鲜花，并分配好礼

22、仪小姐组的工作。讲师助理：注意事项：1、确定大会所有到会讲师的名单和讲师介绍。确定老师电话号码，确定所有老师行程（往返航班时间），安排车。确定老师讲课主题，讲课所需器材。提前帮老师预定房间。2、确定大会每天到的老师，接送老师，安排食宿，告知老师用餐地点。告知老师讲课时间，询问老师我们需为他准备的东西，配合老师讲课。当天讲课的老师要在讲课前半小时通知他进会场。3、老师上课时助理应在旁专心协助，至少有一人在旁盯场，以免老师有特别事宜需处理。4、老师讲课前一天与老师沟通，问一下老师是否会有销售，好让销售组人员配合销售。5、提前准备好大会用的鲜花和老师及主持胸花。课前准备好老师讲课喝的水和饮料。老师离

23、开酒店安排车送并帮老师退房。7、讲师及助理的大交通费，需我公司报销时，必须提供报销凭证原件。守门员：会前工作准备：主要话术：“早上好!欢迎参加新经济产业资本高峰论坛，请按您的席位入座。”守门员：注意事项：1、希望下次会议提前安排轮岗人员，最好明确到每个时间段。2、中午休息时间是否可以提前进场。3、大会门票的设计要更加适合入场检验4、赏罚明确，明确组长赏罚权限。内.外场引导员会前工作准备：所有组员开会，注意事项：1、服装、站姿保持统一、整齐，精神焕发，让学员从进门就能体会到中铭智的精神面貌，专业水准；2、分组（按会场情况），公布各人负责区域，以走廊、门口为区域划分组并选出负责人；3、话述：“早上

24、好，欢迎参加新经济产业资本高峰论坛，请您按您的座席入座”；“对不起，你的座席在XX地方，请您跟我到这边，谢谢！”1、每次进场小组工作人员就位维持秩序；2、休息时间小组人员负责将座位调整整齐，保持会场整洁、整齐；内外场引导员：注意事项1、会前一天，分组到位，以走廊线为单位选出小组长，各负其责；2、每次早、中、晚进场时各组人员及时就位，做好负责区域内引位工作；3、组长及小组长有事离开需先找出可替代者方可离开；4、进场时以问好和鼓掌形式表示对学员的热烈欢迎。需要加强之处：1、各座席按席入座方面要做得更准确；2、引位姿势更专业标准。3、不分主次，门口及走廊各引导组同等重要，保持统一、整齐、热情度。内场

25、销售：会前工作准备：人员准备 产品准备 纸袋准备 课程表单 笔准备主要作流程:1、组长按总监的指示,带组员进行内场销售。组员共四分组，前三组配合现场销售，以现场区域划分，销售书籍 分发资料，报名表！另一组灵活负责现场学员交款！ 2、销售组长对小组成员负责。3、在销售前：负责带领组员把书籍分装点数随时做好销售准备。可分配小队长带领组员领书，组长做好记录。4、在销售中：小队长带领组员，在现划分的区域做好准备。5、在销售后：小队长汇报收款，报备剩余产品，做好记录。6、休息注意事项：内场销售人员，轮换休息！小队长负责组员联络！7、所有队员，团结积极完成这次销售任务。内场销售：注意事项内场销售是大会的重

26、要环节，故内场销售人员应遵守以下职责：1、全员应具备，热情积极、认真、配合的工作态度。并在工作区专注听课待命。3、人员，在场内保持职业素养，不得在会时交头结耳，大声说话，坐有坐像，站有站像。4、全员，不得坐学员席位及音控台区。6、全员，离场逐个出入，不得一起走动。8、全员，在每次下课时，主动迅速上前台维护学员与老师的秩序，（尤其在老师签书合影时）。9、内场销售人员，在每次开课时，提前30分钟入场。11、小队长有事宜离场，找代位者报备内销组长，小队长离场时间每次不得超过20分钟，组员不得超过50分钟。12、组员有事离场报备小队长并做好人员替补。13、内销人员轮换休息，内销组长负责联系小组长，小队

27、长负责联系组员。内场销售注意事项售书（其他）注意事项：1、内销组长根据人员按排分组，带领组员进行内场销售。2、内销售组长，对各小队长负责。3、在销售前：内销组长带领小队长及组员把书籍分装点数随时做好销售准备。 小队长带领组员领书，内销组长做好记录。4、在销售中：小队长带领组员，在现划分的区域后方做好准备。（保持会场安静）。5、在销售后：组员把所收款项交于小队长，小队长汇报收款，报备剩余产品，内销组长做好记录。（光盘）现场灵活销售注意事项：1、内销组长及小队长注意听老师提示。2、内销组长安排一队长去库房确定产品数量。3、小队长带领组员听从内销组长指示，搬运产品以便准备销售。4、小队长安排一人发放

28、产品，一人协助老师收款及名片，维护秩序。内场销售课程（其他）销售注意事项：1、在销售前10分钟，请清理交款桌面不需要的东西。（如：水瓶、废纸）2、小组长注意听老师的提示，迅速来内销组长处领取表单。3、组员主动坐到划分区域后方保持安静，小队长分发表单给组员；小队长带领组员做好发表准备；4、给学员发表单过程中，表单不足时，组员随时来内销组长处领取表单，剩余表单组员交给内销组长。5、内销人员要清楚现场课程优惠价格和时间。6、内销组员要加强专业知识与学员交流指导报课填表，并引导收款处交费。7、下课期间，老师让学员来后方时，内场销售人员在场内与学员主动交流，做好咨询准备和维持交款秩序。（比如：问学员，今天的学习怎么样？你有没有更多的收获？你看在课程报名方面你还需要那方的帮助？）8、