030101采购政策确定.docx
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030101采购政策确定
采购政策
1.0目的
本制度规定了公司在采购方面的各项管理政策，旨在规范采购工作，指导采购活动，以期获得质量、服务和价格最优的产品、材料或服务，防范各类采购风险。
本程序适用于公司所有生产性材料、非生产性材料等所有货品采购以及服务采购活动；固定资产、工程建设和无形资产采购参见《030501项目投资管理》。
2.0制度要求
2.1定义
2.1.1采购委员会：
公司建立采购委员会。
采购委员由总经理、内控主管、采购主管、财务主管、业务主管等人员组成，其中采购主管列席，但无表决权。
当进行投票表决时，三分之二及以上委员会成员同意视为表决通过。
采购委员会主要职责和权限如下：
⏹对采购金额超过10万元的各类采购做出采购评估和审批；
⏹对开发、选择重大供应商（如：
合作时间超过一年的长期供应商、合同金额超过10万元的大额采购供应商）做出评估；
⏹评估关联交易并接受股东、执行董事质询；
⏹评估委托外协供应商生产、加工现有产品的建议；
⏹评估10万元以上的重大采购项目的供应商和承包商的投标报价；
⏹对采购计划评估审批；
⏹紧急采购的评估审批；
⏹对《月度采购资金付款计划表》（详见《030103采购管理程序》5.0表单）进行讨论，并提出调整修改意见；
⏹评估和讨论修订采购管理所有程序；
⏹淘汰供应商的决策；
⏹讨论评估其他重大采购决定。
公司原则上不实行采购绿色通道。
特殊情况下，申请人必须提出书面理由，紧急采购得到采购委员会三分之二以上成员的批准。
2.1.2单一货源：
因采购申请人或客户要求特殊的来源或品牌而指定特定供应商供货。
2.2采购政策程序
2.2.1采购部根据股份《采购政策》要求，结合本公司实际制定本程序。
并对采购委员会及采购岗位的设置，职责，审批权限、采购不相容职务分离、采购人员政策、采购文件和资料的处理、公开市场价格标准的持续归集、供应商政策、采购合同政策、付款政策、采购的主要风险和关键控制点等予以明确。
2.2.2本程序经采购委员会讨论通过，总经理签字、执行董事批准后方可执行。
2.2.3采购部是采购管理的主管部门，其它任何部门或个人没有选择供应商和与供应商签订采购合同或下达采购订单的权力。
财务部、业务部、单证部等部门积极配合执行本程序。
2.2.4综合办会同内控部、采购部共同组织各部门管理人员和有关业务人员进行本程序培训，直至掌握本程序。
2.2.5内控部每年对本制度有效性进行评估，并负责对本程序的执行进行检查监督，并将检查监督结果每年至少一次以书面形式递交总经理和执行董事。
2.3具体采购目标
⏹以公平且具有竞争力的价格采购到质量和数量得到保证的、在规定时间和地点交货的物资
⏹采购质量符合客户要求和国际质量管理标准
⏹减少采购延误，防止供应不足
⏹尽量减少库存，优化库存周转
⏹满足本公司规定的、行业要求的及国家法定的安全、健康和环保的标准和要求
⏹减少重复采购、浪费和报废损失，降低存货成本
⏹维护公司商业信誉，与供应商共同发展，提高公司市场竞争力
⏹收集市场信息，努力寻求新的经济增长点
⏹合理扩散高成本生产项目
2.4集中采购
采购部负责统一采购所有物品，如：
原材料、面料、辅料、成衣、车辆、燃油料、办公用品、办公家具等。
对于涉及特殊专业知识的采购，如：
面料、辅料、成衣等，可由业务部的专业质检人员协助采购人员联合参加采购谈判。
采购部对面料、辅料、成衣进行准确划分，并上报采购委员会备案。
2.5采购审批权限
⏹占公司上年采购总额85%或以上的物品的采购需报采购委员会批准。
⏹对于面料、辅料、成衣的采购，无论金额大小、一律报采购委员会批准。
⏹一次性5000元以上（含5000元）非生产性物品（固定资产、办公用品、办公家具、车辆、燃油料等）的采购，由各部门提出书面申请，上报采购委员会批准，总经理签字，提交执行董事批复后，采购部统一采购。
⏹一次性5000元以下非生产性物品（主要是办公用品）的采购，由各部门提出书面申请，经综合办审核，总经理签字批准后，采购部负责统一采购。
2.6采购不相容职务分离
采购业务中必须做到以下不相容职务分离：
⏹请购人与请购审批人
⏹请购人与采购实施人
⏹请购审批人与采购实施人
⏹询价人与确定货源审批人
⏹确定货源审批人与验收人
⏹验收人与采购实施人
⏹付款申请人与付款审批人
⏹付款审批人与付款人
⏹付款人与付款申请人
⏹付款人与采购实施人
2.7采购人员政策
2.7.1利益冲突回避
原则上，总经理、财务部长、业务主管、采购主管等的亲戚不得担任采购相关岗位（采购主管、采购员、质检人员等），若已存在这种情况，须向股份公司充分披露此类情况。
2.7.2个人行为准则
所有采购人员须以最高道德标准开展业务活动，遵守《采购人员保证书》（详见5.0表单）各项要求，并努力避免发生与公司利益相冲突的行为，高度重视并以实际行动维护和提高公司信誉，从整体利益出发从事采购业务。
2.7.3采购人员保证书
公司每年与负责采购的所有相关人员（包括采购主管、采购员、质检员等）签订《采购人员保证书》，并接受内控部和综合办安排的利益冲突调查。
新任采购人员必须签署此保证书后方可上岗工作。
2.7.4采购人员轮岗
同一采购员向同一供应商购买物资/服务的时间不得超过3年。
综合办和内控部协助采购部制定采购人员轮岗计划。
采购部根据工作需要在规定的时间内对采购人员实行内部或外部轮换调岗。
2.8采购文件和资料的处理
采购人员不得将属于保密性质的采购计划、竞价、供应商资料和其他有关信息泄露给非本公司人员，特别是竞争对手。
采购人员须通过尊重供应商的报价和其他信息的机密性来提高公司的对外形象，维护双方的共同利益。
采购环节中的所有记录，采购主管需最迟于下月15日前送交综合办保存。
（详见《010102资料与记录保存》）。
2.9公开市场价格标准的持续归集
采购部持续收集所采购标的的平均市场公开价格信息，并以书面形式记录，实际采购价格须与该标的平均价格持续对照并进行差异分析（详见5.0表单《货物采购价与市场平均价对比表》），作为采购委员会进行审核时的备查材料。
2.10供应商政策
2.10.1阳光协议
为努力达到公正、公平、公开和诚实无欺的合作境界，公司要求与供应商签订采购合同/协议之前必须先签订《阳光协议》（详见5.0表单）。
2.10.2公平对待供应商
一切不危害公司利益的供应商及其代表，在任何正当交易中，都享有全部的、平等的、公正的待遇，不得对其有任何歧视和偏见；没有供应商（包括关联交易方）享有除质量、服务、价格以外的特权。
2.10.3供应商选择过程
任何采购决定原则上在货比三家的基础上做出。
所有重要采购须由采购部或相关采购人员向采购委员会提出推荐并经讨论评估后报总经理批准。
采购委员会对选择供应商的评估建议须基于下列考虑：
⏹确保最大限度地集中采购，以便达到规模经济，得到最佳的质量、服务和价格；
⏹保护全体投资者的利益；
⏹在公开环境中做出采购决定，提高透明度、避免暗箱操作。
2.10.4供应商质量体系
所有供应商须在3年内达到《030102供应商管理》中关于供应商供货业绩评定的相应水平。
2.10.5环境保护
为推行环境保护方针政策，积极倡导绿色产品，公司要求所有供应商提供经过绿色产品认证的原材料等；在同等条件下或特定条件下优先选择已经通过相关环境质量体系认证的供应商的产品。
2.10.6供应商黑名单
为提高供应商对质量问题的重视程度，达到“双赢”，如供应商违反《阳光协议》、进行商业欺诈或质量问题长期得不到解决，则将被列入《供应商黑名单》（详见《030102供应商管理》中5.0表单）。
凡列入黑名单的供应商，将受到支付违约罚款、停止下达定货单、终止合同及追究经济损失的处罚。
2.11单一货源采购
当请购人或客户要求特殊物品或品牌而指定了供应商（限制了货比三家）时，请购人须提出《单一货源采购申请表》（详见《030103采购程序》5.0表单），经所在部门负责人、总经理和财务部长的批准后执行。
2.12采购合同政策
2.12.1采购部在采购推荐获得批准后与供应商签订采购合同，并负责妥善保管好合同。
所有采购承诺以及对采购合同或协议的修改都须由采购部办理，并在合同、订单或其他经过批准的表格上记录下来。
采购承诺包括：
价格、支付条件、工作范围、装运条款、包装、合同期限等。
⏹对所有货品（包括面料、辅料、成衣）的采购，均须签订合同；
⏹对其他物品（车辆、办公用品、办公家具等）的采购，原则上当金额大于5000元时须签订合同。
2.12.2合同条款须统一采用公司制定的采购条款。
合同条款及付款条件等经双方最后确定后，须如期兑付。
买卖双方应互尽义务、互相尊重、恪守承诺。
2.12.3与外协供应商签订《加工承揽合同》时，须要求此类供应商在合同中特别声明在一定期限内决不生产、销售相同或类似的产品，对接受公司提供的款式样板、产品设计图纸等做出保密承诺，保证不直接或间接向竞争对手提供。
2.12.4具体采购合同签订详见《030103采购程序》2.5采购合同的签订和评审。
2.13付款政策
2.13.1供应商应付账款确认
采购部、业务部、单证部根据《030103采购程序》2.7采购付款规定协助财务部办理供应商账款入账手续。
2.13.2定金
公司原则上不向供应商支付定金。
特殊情况确实必须支付时，必须按照授权经采购主管、财务部长和总经理的书面批准。
2.13.3预付款和付款
公司原则上不向供应商支付预付款。
特殊情况下（如：
向初次采购的供应商或国外客户指定的供应商购买面辅料等）必须支付预付款时，须按照授权经采购主管、财务部长和总经理的书面批准。
所有采购人员不得代替或受供应商委托为供应商到财务部催收货款。
支付供应商的所有货款由财务部根据《030108采购付款》规定直接安排支付给供应商。
3.0政策
3.1主要风险：
3.1.1法律风险：
采购行为违反国家法律法规、股份公司和公司规章制度的规定，可能遭受到有关部门的处罚，造成经济损失和信誉损失。
3.1.2越权风险：
采购未经适当审批或超越授权审批，可能因重大差错、舞弊、欺诈而导致损失。
3.1.3不合理采购：
请购依据不充分、不合理，相关审批程序不规范、不正确，可能扰乱本公司的存货结构，导致资产损失、资源浪费或发生舞弊。
3.1.4供应商管理风险：
不规范的供应商管理及询价，可能导致采购价格过高，采购商品质量不合格，采购人员回扣，向未被授权的供应商采购等风险。
3.1.5验收风险：
验收程序不规范,可能造成采购商品质量低,采购商品和验收商品不一致,实际数额和批准数额不一致,实际库存与账面记录不一致等风险。
3.1.6付款风险：
付款方式不恰当、执行有偏差，货款支付业务没有记录，可能导致错误付款，资产流失，导致负债和资产高估，造成资金损失或信用受损。
3.2关键控制点：
3.2.1不相容职务分离：
明确相关部门职责、岗位职责、审批程序和权限，确保办理采购与付款业务的不相容职务分离、制约和监督。
3.2.2授权审批：
明确审批人对采购与付款业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，明确经办人办理采购与付款业务的职责范围和工作要求。
3.2.3采购预算管理：
实行采购预算管理，对预算内采购，采购部必须严格按照预算执行进度办理请购手续；对超预算和预算外采购，采购部负责人须对需求部门提出的申请进行审核后再行办理请购手续。
3.2.4请购申请与审批：
依据购置物品或劳务类型，确定归口管理部门，授予相应的申请权，并明确相关部门及人员的职责权限及相应的申请程序。
3.2.5验收管理：
对采购方式确定、供应商选择、验收程序等明确规定，确保采购过程的透明化。
3.2.6付款管理：
遵循国家法律法规和企业规章制度的规定办理采购付款业务，明确采购付款方式和程序、与供应商的对账办法。
3.2.7监督检查：
明确内控部及人员的职责权限，定期或不定期进行检查。
经常通过实施符合性和实质性测试检查制度是否健全，各项规定是否有效执行。
3.3其它
3.3.1本程序未涵盖事项或与规定不同的新情况出现时，采购人员必须用自己的常识、商业判断和创造性摸索出方法，最大限度地保护公司利益，并及时向总经理汇报，一切例外或者紧急事件需经采购委员会批准后方可处理。
3.3.2本程序的成功执行有赖于除采购部外的其它相关部门，如：
财务部、业务部、单证部等的支持与配合。
3.3.3采购管理政策是经营管理的重要组成部分。
采购人员必须具有一定的专业知识，采购部、内控部、财务部必须适时根据形势变化，与时俱进，不断增加新管理控制政策，防范新风险。
3.3.4所有采购制度中涉及的数量单位必须严格按照国家有关规定设置，若无相关规定由采购部自行设定交总经理，并经采购委员会审核通过后方可。
3.3.5本制度原则上每年修订一次，遇特殊情况经总经理审批后可随时修订（详见《010101程序文件颁发》2.6程序文件修订）。
本制度最终解释权归属总经理办公会。
4.0流程图（无）
5.0表单
SSBL-030101-01采购人员保证书
SSBL-030101-02阳光协议
SSBL-030101-03货物采购价与市场平均价对比表
采购人员保证书
SSBL-030101-01
本人申明，根据与公司签署的《劳动合同》要求，我已经全面阅读了公司制定的采购政策、内控管理规定等有关文件资料。
我已经清楚地了解了公司的上述规定。
为此，我保证在履行工作，执行采购业务过程中做到以下几点：
1．严格遵守公司制定的各项采购工作制度和政策；
2．不接受供应商提供的任何形式的回扣；
3．不接受供应商提供的任何礼品、纪念品、购物券、有价证券、费用报销、豪华宴请和娱乐健身活动等；
4．要求自己的亲属不接受供应商提供的工作安排；
5．不向供应商直接提出或间接暗示索取各种形式的实物好处或免费服务；
6．诚实填报公司发出的利益冲突调查表。
在采购对象中，如涉及到自己的亲属或有直接利益冲突关系的人员时，应及时、主动向主管报告，并予以回避；
7．不以任何理由非法和故意刁难供应商；
8．保守公司机密（包括公司核算的成本价格、未经公布的图纸、规格或经营特点、其他供应商的价格、数量以及公司标有“机密”的文件等）；
9．不向供应商的竞争对手扩散该供应商的商业秘密；诚实守信，努力维护公司形象；
10．在任何情况下，包括已知道自己将根据轮岗安排或将要离开采购岗位时，不利用权力和职务之便，从事任何有损公司利益的话动；
11．如违反上述条款，我愿意按照公司有关规章制度规定，接受公司的任何处分，包括辞退和开除；
12．本保证书一式两份，公司及个人各执壹份。
员工签字：
日期：
年月日
阳光协议
SSBL-030101-02
甲方：
（公司）
乙方：
（供应商）
为加强公平竞争，防止腐败，增加采购过程中的透明度，保障企业和供应商的共同利益，甲乙双方达成如下协议：
1．乙方承诺将严格按照合同条款要求向甲方供货。
乙方保证在其计划向中方供货或已经向甲方供货的任何时间内，不得给予甲方下述人员：
⏹采购人员、采购部负责人、业务主管、总经理、执行董事
⏹财务部应付账款管理会计、财务部长
⏹仓库收货和保管人员、库房主管
⏹收货品质检验人员、具有权力评定供应商产品质量和决定使用供应商产品配额的相关人员
⏹其他可能给乙方供货或付款或检验收货或非法排挤乙方竞争对手提供方便或支持的人员
在本协议第2条所列的任何形式的现金或实物回扣、无偿服务等。
2．乙方承诺其工作人员将不得以任何理由向甲方上述人员包括其家属提供宴请（普通工作餐除外），免费或象征性收费的旅游、休闲娱乐和保健的活动，赠送任何礼品、纪念品、购物券、年终奖金等；为甲方上述人员家属安排工作、合伙经商办企业牟利；实施其他能使甲方上述人员在采购过程中获利的行为。
3．乙方承诺当甲方上述人员主动直接或间接暗示要求其提供第2条所禁止的各项好处时，在证据确凿的情况下，主动向甲方人员的上级主管、总经理和监事报告，并积极配合甲方人员进行调查，提供相关认据。
4．甲方上述人员如因乙方拒绝提供满足其提出的上述第2条要求时，而对乙方供货进行各种形式的故意刁难，乙方应直接向甲方企业或其主管上级举报，甲方将对举报人姓名保密并给予举报人奖励。
5．甲方接受举报的有关人员电话和通讯地址：
总经理：
电话：
内控部长：
电话：
对乙方举报情况经过调查，如果证据确凿，情况属实，甲方将对其相关人员或主管进行严肃处理。
处分包括但不限于：
调换岗位、辞退开除、直至移交司法机关处理。
6．甲方有关方面如接到举报，乙方及其工作人员违反本协议第2、3、4条规定并经调查属实，甲方将以乙方采取了不正当竞争手段为由立即取消乙方供货资格，并有权在任何时候以任何方式终止甲乙双方的供销合同，同时甲方保留对所造成损失进行索赔的权力。
7．甲方财务部有权定期与乙方财务部核对往来账款数额；乙方财务部应当主动配合甲方对账工作。
8．本协议对甲乙双方之间发生的任何一项采购活动均有效。
9．本协议须在更新年度采购合同或签订新的采购合同之前、定期供应商评审之后签订。
10．本协议由甲方总经理与乙方总经理签署。
11．本协议一式四份，甲乙双方各执两份。
自甲乙双方签字盖章之日起生效。
12．本协议作为采购合同或订单的补充协议，具有同等法律效力。
甲方（盖章）：
乙方（盖章）：
签字：
签字：
日期：
年月日日期：
年月日
货物采购价与市场平均价对比表
SSBL-030101-03
货物名称
货物规格、成份
采购价
采购日期
市场平均价格
采集日期
信息来源
差异原因分析
填表人/采购员（签字）：
填表日期：
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