基建工程项目文件管理细则.docx

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基建工程项目文件管理细则

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基建工程项目文件管理细则

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YCZD

华能应城热电有限责任公司管理制度

HYC3-152-JG43

基建工程项目文件管理细则（试行）

2013-11-01发布2013-11-01实施

华能应城热电有限责任公司发布

华能应城热电有限责任公司

基建工程项目文件管理细则（试行）

总则

为了规范华能应城热电有限责任公司（以下简称“公司”）工程建设项目全过程活动中项目文件的归档工作，保证公司工程建设项目档案真实、完整、准确、系统地反映项目建设的实际情况，根据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《火电建设项目档案管理规范》及《华能火电建设项目文件材料归档制度》等，结合公司工程建设项目的实际情况，特制订本细则。

本细则适用于公司基建工程项目。

术语和定义

项目文件：

指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件，包括项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等。

项目前期文件：

指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。

项目竣工文件：

指项目竣工时形成的反映施工（指建筑、安装）过程和项目真实面貌的文件，主要由项目施工文件、项目调试文件、项目竣工图和项目监理文件组成。

项目施工文件：

指项目施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件。

项目调试文件：

指项目建设过程中形成的反映项目调试情况的文件。

项目竣工图：

指项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸。

项目监理文件：

指监理单位在履行监理服务过程中形成的对项目工程质量、进度和建设资金使用等进行控制的文件。

项目竣工验收文件：

指项目竣工后试运行中以及项目竣工验收时形成的文件。

项目文件鉴别：

指项目文件完整性、准确性鉴别；项目文件属性鉴别；项目文件密级鉴别；项目文件保管期限鉴别。

项目文件归档：

项目文件执行完毕，由项目部门或参建单位将具有保存价值的文件整理成规定的保管单位，移交给档案部门集中保存，称为项目文件归档。

基本建设项目档案：

整个建设项目从酝酿、决策、立项到建成投产全过程活动中形成的，经过专业技术人员鉴定、整理，以不同载体形式记录，应当归档保存以备查考的文件。

其内容包括基本建设项目的提出、可行性研究、评估、环境预测、计划、勘察、设计、施工、调试、监理、生产准备、满负荷试运以及半年生产考核期等工作中形成的文字材料、图纸、图表、计算机光盘、声像材料等。

项目建设单位：

华能应城热电有限责任公司。

档案部门：

公司安质部档案室。

项目部门：

公司工程部、计划部、安质部、物资部、生产准备部、行政部、财务部及相关部门。

项目人员：

项目部门参与项目建设工作的专业技术人员及管理人员。

参建单位：

参加项目建设的所有单位，包括：

设计单位、施工单位、设备（材料）供货单位、设备监造单位、锅炉压力容器监检单位、设备（材料）试验检测单位、监理单位、调试单位等。

依据

《建设工程文件归档整理规范》GB/T50328

《科学技术档案案卷构成的一般要求》GB/T11822-2008

《重大建设项目档案验收办法》国家档案局档发[2006]2号

《电力工程竣工图文件编制规定》DL/T5229-2005

《火电建设项目文件收集及档案管理规范》DL/T241-2012

《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》DA/T28-2002

《企业档案工作规范》DA／T42-2009

《火电工程建设考核标准》（2008版）HZD-128-GC16

《照片档案管理规范》GB/T11821

《华能火电建设项目文件材料归档制度》

《电子文件归档与管理规范》GB/T18894

《华能集团重大建设项目档案专项验收实施细则》华能办[2007]124号

项目文件工作

工程建设项目文件工作就是科学地管理工程项目文件，做好工程项目文件的形成、积累、整理、归档工作，充分发挥工程建设项目文件的工具作用。

工程建设项目文件工作是工程建设的组成部分，是工程建设项目管理的一项重要内容。

第五章管理体制、组织机构及职责

工程建设项目文件工作应纳入公司工程建设基建工作程序；纳入工程建设工作计划；纳入工程建设有关部门和有关人员的职责范围。

建立由公司总经理挂帅，基建各部门负责人、各参建单位负责人及各单位技术专工、兼职档案员组成的基建工程项目档案管理网络（详见附录一：

基建工程项目档案管理网络）。

按照统一领导、统一管理的原则，由公司全面负责协调参加工程项目建设的各单位完成对项目档案资料的收集、整理、审查、验收、归档等工作，保证工程档案的完整、准确、系统和有效利用。

安质部档案室人员配备要求及工作职责。

（一）安质部档案室是公司基建项目工程档案归口管理部门。

档案管理人员的配备要满足工作需要，由具有档案专业知识或工程技术专业知识、有一定工作经验的专业人员担任。

（二）认真宣传、贯彻执行国家和上级主管部门有关档案工作的方针、政策、法规，制定公司

工程项目文件管理制度，统一档案工作业务标准，将项目文件的形成、收集、整理及归档要求纳入公司基建各部门及各参建单位的工程管理程序中，明确责任，确保项目档案管理与项目建设同步。

（三）将项目文件收集、整理和档案移交内容纳入合同管理。

在合同中设立专门条款，明确各

参建单位竣工文件的编制质量、移交的内容、时间、套数及违约责任。

（四）负责对各参建单位的项目档案工作进行监督、检查、指导和协调，及时指出项目文件形

成、积累、整理中存在的问题，并责成相关单位限期整改。

（五）负责工程项目施工图、设备图纸资料的接收、发放工作。

（六）参加设备开箱、基建项目竣工验收等，做好相关文件的收集工作。

（七）从档案管理角度，检查、验收、接收设计、施工、调试、监理等单位送交的项目文件和竣工图，检查其内容是否齐全、完整，是否经有关部门审核，是否符合档案规定要求，对不符合要求的档案有权拒收，要求其整改。

（八）组织监理单位对各参建单位提出的变更执行情况进行汇总、审核，并提交设计单位编制竣工图。

（九）按归档范围收集、整理及归档建设单位在项目建设活动中形成的文件，完成这部分项目文件的整理、分类、排列、编页、编目、装订、装盒及编制检索目录等工作，并对设计、施工、调试、监理等参建单位移交的竣工文件汇总整理、系统编目、编制检索工具。

（十）负责组织申报档案专项验收工作，配合做好工程投产达标验收工作、工程项目竣工验收工作及工程创优工作。

基建各部门及相关部门为项目文件工作的责任部门，负责项目文件的形成、积累、收集、整理等管理工作；各部门负责人是本部门归档项目文件的审核人，对项目文件的完整、准确及有效利用负责。

基建各部门应将工程建设项目文件工作，纳入工程建设计划，纳入基建工作程序，纳入工程质量管理体系，纳入工程建设技术人员的岗位职责，明确本部门的兼职档案员，及时做好项目文件的收集、移交、归档工作，保证项目档案工作与项目建设同步进行，保证项目档案能全面真实地反映工程建设及实体质量情况，满足建设项目各项工作以及竣工后生产运行、设备维护、改（扩）建的需要。

各部门应负责的工程档案如下：

工程部：

设计基础材料、设计文件、设计变更、工程联系单、工程招投标、评标文件、工程准备等工程技术文件及反映工程进度和工程建设的隐蔽工程、关键节点、重要工序、施工质量、设备缺陷等内容的照片和录像材料；并负责对施工、调试单位等移交的施工文件、调试文件、土建及安装竣工图等工程技术文件进行审核；

计划部：

工程前期依据性文件、工程管理性文件，包括征地、施工、技术服务等合同、协议、招标投标文件，工程预概算、竣工结算文件等；

物资部：

设备招投标文件、评标文件、采购合同、设备开箱资料、商检报告、材质证明文件、产品合格证、主辅设备台帐、开箱至移交生产各阶段所有设备的消缺、修补更换记录，设备消缺统计台账、备品备件、专用工具交接清单等文件；

安质部：

安全、质量管理性文件、工程质量验收范围划分表、驻厂检验报告、锅炉及压力容器安全性能检验报告、设备及施工质量缺陷处理记录、质监报告及整改记录、不符合项和质量事故处理报告等；并负责对施工、调试单位移交的质量文件进行审核；本工程所有参与单位在建设期间及半年生产考核期间的安全监督管理性文件，事故处理报告等；

生产准备部：

生产管理、技术标准、系统图、运行规程、检修规程、机组性能试验报告、技术经济指标统计、培训教材、半年生产考核期间的运行记录及消缺记录，本工程所有参与单位在建设期间及半年生产考核期间的安全监督管理性文件，事故处理报告等；

行政部：

建设前期，征地、拆迁、平场前等原始面貌；征地、拆迁、平场时现状以及工作会议等形成的照片、录像材料，建设过程中重大事件、重要活动、工作会议等工作照片、录像材料。

本建设工程的收、发文件（包括发文手稿），与基建项目有关的重要会议、纪要等文件，会议决议、文件、纪要、交接书等文件。

财务部：

与基建工程相关的资金管理、融资文件、工程保险等资料。

各施工单位要指定一名项目负责人，负责本单位的项目文件管理工作，并设立与工程档案工作相适应的档案室（组），配备专职人员，配置能满足项目档案管理和档案实体安全保管和利用需求的设备设施，做好施工文件的收集、积累、整理工作，与工程建设同步完成项目文件的整理与归档工作。

施工单位档案室（组）应做到：

（一）基建档案工作必须与工程建设项目同步：

工程建设一开始，档案工作要同步进行；工程建设过程中，项目文件的收集、积累、整理、审定工作要同步进行；工程竣工验收与施工文件的移交工作同步进行。

（二）根据公司和监理单位的归档制度，编制本单位的归档制度；根据承建项目，明确项目文件归档范围，制定承建标段范围内的工程项目文件归档计划。

（三）负责收集承建标段范围内形成的施工文件，检查其内容是否齐全、完整及符合档案保管要求，按照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、华能应城热电有限责任公司《基建工程项目文件管理细则》等的要求进行整理，并经项目技术负责人、监理单位、建设单位审核后，编制本单位施工文件的移交目录，按规定的期限将承建项目的施工文件向公司安质部档案室移交并办理移交手续。

（四）随纸质文件移交相应的工程照片和录像材料。

（五）施工单位应按《电力工程竣工图文件编制规定》DL/T5229-2005规定收集、确认施工中已实施的设计更改文件作为竣工图编制依据。

（六）接受建设单位对项目文件形成、积累、整理、归档等档案工作的监管、检查、指导和协调，并及时整改项目文件中存在的问题。

（七）施工单位对移交归档的项目档案完整、准确、系统及有效利用负责。

（八）配合完成工程档案专项验收及工程达标、工程创优过程中项目文件调卷工作。

（九）做好建设过程中技术资料、施工图纸的收发工作；

设计、调试、监理等单位的项目负责人，负责本单位的档案管理工作，并指定专职人员负责项目文件的收集、积累、整理、移交工作。

设计单位应做到：

（一）及时向公司提供设计文件、设计图纸以及设计文件总目录；

（二）根据建设单位和监理单位的归档制度，编制本单位的归档制度、归档计划。

（三）工程完工后及时向建设单位提交一份完整的设计变更单原件，并根据监理单位提供的设计变更通知单和设计变更执行反馈单，按照《电力工程竣工图文件编制规定》（DL/T5229-2005）文的规定或设计合同，编制设计范围内与建设项目实际情况相符的竣工图，经项目设计总负责人和监理审核后向建设单位