我们在相会欢送毕业生晚会策划书.docx
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我们在相会欢送毕业生晚会策划书
湖南工学院经济与管理学院
欢送毕业生晚会
策
划
书
举办时间：
2012年5月
主办单位：
经济与管理学院
承办单位：
团总支学生分会
一活动前言
二活动主题
三活动时间
四活动机构
五活动安排
六前期彩排
七注意事项
八经费预算
一、晚会主题：
我们“在”相会
二、晚会目标：
欢送毕业生、博采众长、繁荣校园文化、
三、举办时间：
2012年5月28日
举办地点：
湖南工学院南校区足球场
四、举办单位：
湖南工学院经济与管理学院
五、承办单位：
湖南工学院经济与管理学院团总支学生分会
六、赞助单位：
（待定……）
七、特邀媒体：
（待定……）
九、活动组委会:
活动总顾问：
袁勤杨凤鸣黄春喜赵少平赵晓军李玲英舒畅戴秋菊曹丽慧张勇
筹委会主任：
王雪舟
筹委会副主任：
胡磊王佳惠杨白沙金雷周婷胡俊
总策划：
杨白沙
副总策划：
胡召文、刘紫玮
前期准备
┌───────┐
节目类型（编排及筛选）后勤
││
┌──┬──┬──┬──┬──┬──┐┌─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┐
歌舞乐毕及语T社主台宣外礼舞安接財外
曲蹈器业老言台团持词传联仪台全待务购
类类类生师类类类组组组组组组组组组组
具体安排
一、节目块
负责人：
王佳惠
副负责人：
刘紫玮、蔡力蓓
节目来源形式：
本系指定和外系邀请
节目类型及其对应的组长：
1、歌曲类组长：
黄惠敏
附：
（建议采取串烧形式，尽量大一、大二、大三的学生都有）
2、舞蹈类组长:
刘紫玮
副组长：
崔鹏杨、易晓玲、罗惠文
A舞蹈负责人：
崔鹏杨
B舞蹈负责人：
易晓玲
C舞蹈负责人：
罗惠文
附：
（建议准备着三个舞蹈，一个由大一构成，一个由本系以外的团体出演，一个则可考虑人多有气势的名族舞蹈）
3、乐器类组长：
蔡力蓓
附：
（建议考虑乐器合奏或融合）
4、毕业生和老师块：
毕业生块组长：
程颖
组员：
学习部全体成员
老师块组长：
易语薇
组员：
就业创业部全体成员
附：
（考虑师生合唱以及老师同台对唱）
5、语言类组长:
谭伊舒
详细如下：
相声组长：
谭伊舒
情景剧组长：
刘勇
6、T台秀组长：
何石佳厉圆（礼协）
7、社团类组长：
胡召文
工作安排:
1. 在系内部全程负责节目的进度和质量
2. 联系院里其他表演团体的表演节目
3. 在社会上邀请专业表演团体的表演节目
在此阶段节目组成员要分工合作各负其责，并且会不定期召开会议（依工作进展情况而定）
4. 完成所有节目与音乐的收集。
二、后勤块
负责人：
金雷
副负责人：
周婷胡俊
1、主持组：
组长：
周婷
副组长：
程颖
工作安排：
1.4月27日（暂定）选定主持人
2.对主持人进行培训
2、台词组：
组长：
刘芳菲
副组长：
吴玉婷
组员：
广播站成员
工作安排：
负责晚会台词编写
3、宣传组：
组长：
胡磊
副组长：
班仕威程颖沈爱芳
组员：
宣传部、学习部、记者团全体组员
工作安排:
1. 负责晚会前各种形式的宣传（横幅、海报、POP等）
2. 负责晚会入场券的制作
3. 负责晚会前的各种跟踪报道及摄影
4、外联组：
组长：
杨白沙
副组长：
杨薏菁赵乾许宏腾
组员：
外联部、工管论坛、青协
工作安排：
向社会拉取赞助商，并负责赞助事宜
5、礼仪组：
组长：
周婷
副组长：
何石佳
组员：
礼仪协会成员
工作安排：
负责晚会前的礼仪先生,礼仪小姐的选拔及培训
6、舞台组：
组长：
杨白沙
副组长：
谭伊舒熊丽娜
组员：
活动部、女生部全体成员
工作安排：
1.负责彩排期间音响设备的调控及彩排场地的布置
7、安全保卫组：
组长：
金雷
副组长：
吴晖陈俊羽潘康东许宏腾赵乾刘洁
组员：
体育部、自律部、生活部、青协、工管、英协及宿管组所有人
工作安排：
1.负责观众区域的划分
2.负责会场卫生的打扫
3.提前负责晚会当天凳子，椅子的收集
8、接待组：
组长：
胡磊
副组长：
刘芳菲、陈红梅
组员：
组织部、心理部成员
工作安排：
负责邀请并接待嘉宾及请帖的发送
9、道具组：
组长：
胡俊
副组长：
蔡力蓓汪雪
组员：
办公室、勤工部成员
工作安排：
负责物资道具的保管，包括晚会当天物资的搬运管理
10、财务、外购组：
组长：
胡磊
副组长：
潘康东、蔡力蓓
组员：
生活部、办公室全体成员
工作安排：
1.负责购买活动所需物品等
2.负责租用所需器材等
11、技术组：
组长：
潘康东
副组长：
班仕威、朱盛
工作安排：
1.负责舞台背景、门票的设计制作
2.负责视频的制作及改善
附：
各节目所需物品的租借与购买，一律由本节目负责人报账到所属类型总负责人，所属类型总负责人交由后勤总负责人金雷处签字后将于总策划杨白沙批予大部分经费，紧急情况视情况而定。
晚会当天工作安排
具体分工图
┌──┬──┬──┬──┬──┬──┬──┐
安会礼舞节宣临流
全场仪台目传时动
保布接协组组组协
卫置待调调
组组组组组
人员安排及主要工作
总负责人：
杨白沙
主要工作：
统筹晚会的进程，负责晚会当天一切事宜
1、后勤工作组
组长：
金雷
副组长：
吴挥、陈俊雨、潘康东、许宏腾赵乾
组员：
体育部、自律部、生活部、青协、工管论坛及宿管组全体成员
工作安排：
1，协助舞台的搭建
2，负责晚会当天凳子椅子的收集摆放和归还
3，引导观众入场并对入场券进行审查
4，维护现场的秩序及时处理突发问题，保证晚会安全顺利进行
5，区域划分
6，搭建帐篷
2、会场布置组：
组长：
胡俊
副组长：
熊丽娜、陈红梅
组员：
女生部、心理部全体成员
工作安排：
负责全部会场布置
3、礼仪接待组
组长：
周婷
副组长：
何石佳
组员：
所有礼仪先生及礼仪小姐
工作安排：
1,负责接待和安排来宾的休息及入住工作（当天上午会按照晚会时的要求模拟一次）
2,负责现场食品及饮料的发放
3,引导领导老师及嘉宾入场就坐
4、舞台协调组
组长：
杨白沙、胡俊
副组长：
蔡丽蓓、谭伊舒
组员：
办公室、活动部所有成员
工作安排：
1,负责所有道具的看护以及摆放上台、下台
2,协助调好音响、灯光
3,负责播放音乐以及视频
5、节目组
组长：
王佳惠
副组长：
刘紫玮、刘芳菲、易语薇
组员：
文艺部、组织部、就业创业部全体成员
工作安排：
1,A组在休息候场区甲清点演员人数以节目为单位
2,B组在候场区以清点演员人数（当一个节目在表演时，候场区乙要有接下来的两个节目的表演演员所在）
3,C组负责在音响设备区负责音乐舞台的控制。
以上ABC三组负责人及组员待定）
6、宣传组
组长：
胡磊
副组长：
班仕威、沈爱芳
组员：
宣传部、记者团全体成员
工作安排：
负责晚会现场记录及摄影
7、造型组
组长：
周婷
副组长：
杨薏菁
组员：
外联部、学习部全体成员
工作安排：
1，负责主持人的化妆及服装
2，负责演员化妆及造型
8、流动协调组
组长：
胡磊
副组长：
汪雪
组员：
勤工部全体成员
工作安排：
随时待命
9、临时组
组长：
杨白沙
副组长：
胡召文、程颖
组员：
社团部全体成员
具体时间流程
9：
00---12：
00
舞台搭建完毕，音响、灯光等设备调试完毕
9：
00---14：
00
根据划分的区域，现场的凳子，椅子摆放完毕
13：
00---16：
00
完成第一次走台
16：
00---18：
00
完成所有东西的收集及摆放（要求：
细致不落下一样与晚会相关的东西）
18：
00---18：
40
观众入场完毕，一切准备就绪
19：
00---22：
00
晚会正式开始到晚会结束
22：
00---23：
00
完成所有清理工作
晚会具体流程：
待定
节目单：
待定
应急控制：
（1） 若晚会前停电，晚会最多推迟一小时至20：
00举行，如果在20：
00仍没有正常供电（可考虑用发电机），则由主持人宣布晚会改天举办
（2）在晚会前半部分之间停电超过10分钟后则由主持人宣布晚会改天举行，在晚会后半部分之间停电超过10分钟则由主持人宣布晚会闭幕
（在停电期间由后勤保障组负责演员的组织与服装道具的看管工作；由礼仪组和接待组负责领导及来宾的服务工作；由舞台组负责舞台、音响设备、灯光设备等的看管；由场地布置和秩序维护组负责现场秩序维护）
（3）如音响出现问题则由技术员及时修理，若10分钟之内无法修理好则按所处时段作出决定，（A若在晚会前半部分之间，出现问题则由主持人宣布晚会改天从新举行，B在晚会后半部分之间，出现问题则由主持人宣布晚会闭幕，）
（4）若灯光出现问题则依据问题的大小决定，（A若问题不大不影响晚会的进行则晚会照常进行，B若问题严重，晚会无法进行，则依所处时段作出决定a若在晚会前半部分之间，出现问题则由主持人宣布晚会改天从新举行，b在晚会后半部分之间，出现问题则由主持人宣布晚会闭幕，）
（5）若台上一个节目演出时，演员出现突发状况，则由主持人宣布该节目表演结束下个节目跟上
（6）若候场的两个节目前者演员没到位，或出现突发状况，负责人及时向工作人员反映，在由工作人员迅速向主持人反映，则由主持人宣布下一个节目现上场表演，如出现的问题到晚会临近结束时都无法解决，则取消该节目。
（7）如发现有闹事者，秩序维护组先自行解决，若无法解决的话及时向上级反映，并要求其推出会场
（8）如在晚会当天下雨则依情况而定是否取消该天晚会，若在晚会开始时天气好转则晚会依情况而定是否照常进行（若先前下雨严重影响会场则晚会改天进行，若先前下雨对于会场影响不大则晚会正常举行），若晚会开始时仍下雨，则晚会改天进行
（9）若主持人在台上主持时出现突发状况，则由预备主持人代替他进行晚会主持，（若该主持人情况严重则由预备主持人代他完成整场主持，若该主持人情况好转则换掉预备主持人），若主持人在台下出现突发状况，同上。
（10）若舞台出现问题则依情况而定（若问题不大经过短时的处理可以解决则晚会照常举行，若问题严重，无法及时的处理，严重影
响演员的表演，则依照所处时段而定a若在晚会前半部分之间，出现问题则由主持人宣布晚会改天从新举行，b在晚会后半部分之间，出现问题则由主持人宣布晚会闭幕.
经费预算
项目名称
物资名称
数量
单位
单价（元）
总价（元）
备注
前期用品
瓶装水费
6
箱
30
180
整个活动中所需用水
桶装水
10
桶
8
80
节目道具费
3000
包括所有节目道具要求，每个节目交清单统计
横幅
4
条
5元／米
140
包括前期宣传、晚会当天及后期宣传
相片冲洗
30
张
2
60
包括前期宣传、后期宣传板报所用
晚会布置及用品
花篮
1
对
180
180
气球
5
包
12
60
礼炮
6
个
10
60
礼花
4
个
150
600
鲜花
5
束
50
250
幕布
舞台灯光
热气球
彩球
石灰粉
4
袋
20
80
划分区域
小卷纤维绳
15
个
1
15
标签
20
张
3
60
登记姓名
工作餐
150
份
7
1050
包括所有演职人员
必要药品
200
手拍掌
40
个
5
200
活跃气氛
荧光棒
12
盒
18
216
活跃气氛
奖品
500
服装、化妆费
2000
演员、主持人所需
邀请函
30
张
2
60
现场经费
冷烟花
门票
300
杯子
20
袋
10
200
小吃、水果
30
份
5
150
评委老师
其他
200
双面胶、透明胶、电池等必备杂物
车费
400
日常用品
200
总计
10441
主办部门
负责人
电话
审批意见
签章
办公室
团总支书记
附：
2012欢送毕业生晚会工作日程（初稿）
4月27日——5月1日：
1、征集节目海报进行公布宣传。
2、召开外联组会议，外联工作正式开展（服装、奖品、化妆）
3、学生会群舞和合唱开始排练。
4、策划书的修改，主题的征集和确定，预算的确定。
5月2日——5月3日：
1、进行主题晚会幕布的设计。
2、开始门票的设计。
3、召集节目块组长会议
4、选定节目主持人，并进行主持稿的创作。
5月4日——5月5日：
1、进行幕布和门票的确定
2、将以征集节目（外拉节目）进行整合，准备第一次筛选。
3、与毕业生进行联系，确定毕业生节目的是否参演。
4、与老师联系，确定老师节目是否参演。
5月6日——5月10日1、召开后勤组会议，进行后勤物资的采购。
2、召开宣传组会议，开始进行晚会的宣传。
3、进行节目的第一次筛选，选出大致节目结构。
5月11日——5月15日1、确定毕业生回校观看演出人数，进行门票与幕布的制作。
2、进行视频的拍摄与后期制作。
3、核对后勤物资，进行第二轮补购
4、了解外联情况（服装，化妆，奖品）
5、进行节目的第二次筛选，选出晚会初定节目。
5月16日——5月18日1、进行门票的发放（主要毕业生）
2、定出晚会当天工作安排，进行具体分组。
2、进行节目的第一次彩排，并请主持人参加，定出晚会节目，并调整顺序。
5月19日——5月20日1、确定晚会当天到场人数，进行座位的安排与设计，邀请老师与领导。
2、进行节目的第二次彩排
5月22日节目第三次彩排，
5月24日1、节目第四次彩排，
2、召集各块会议，进行晚会当天工作安排
5月25日节目第五次彩排
5月26日走台，晚会开始，进行晚会当天工作。
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