人员整体编制管理手册.docx
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人员整体编制管理手册
人员编制管理规定
1、目的
编制管理是企业人力资源管理的一项重要基础性工作，是调整和理顺企业内各类人员结构、优化劳动组合、提高经营效益的重要保证。
为了适应企业发展的需要，规范公司编制管理，有效配置人力资源，增强企业活力，提高经营效益与管理水平，合理的制定和使用编制，控制人力资源成本，形成自我约束机制，特制定本规定。
2、范围与名词解释
2.1范围：
集团现行机构和筹备机构。
2.2名词解释：
2.2.1岗位编制
定岗也称为岗位编制，是指公司或部门为实现某一个目标、完成某一项任务，在一定时期内和一定技术组织条件下，设计并规定岗位，包括岗位数量、结构设置、层级划分等，以此作为人员编制的基础。
2.2.1人员编制
人员编制是指公司或部门为实现目标、完成任务，在一定时期内和一定技术组织条件下，根据组织结构、岗位编制情况，预测并规定公司必须配备的各类人员的数量、质量及结构。
借此表明公司为正常经营活动需要员工数量及具体任职资格；以利于控制公司或部门的人员规模，节约人工成本。
3、编制管理的原则
3.1以发展规模、调整结构、理顺关系、保证重点、精简人员、提高效益为基本原则；
3.2按照高效、精干的原则，合理、科学地调整业务职能部门和门店机构；
3.3优化员工队伍，促进人才合理流动，建设一支精干高效、结构合理、充满活力的员工队伍；
3.4实行结构比例宏观控制，计划调节，动态核算。
4、编制管理的基本思路
4.1以企业发展规划为指导，通过工作分析确定组织机构设置；
4.2以机构任务为依据，合理配置岗位设置；
4.3以工作绩效为目标，科学确立岗位人员任职资格与基本人数；
4.4以计划调节、动态核算为措施，严格按编制执行机构设置与人员调配管理工作。
5、组织机构设置与岗位配置
5.1组织机构设置是企业编制管理的基础工作之一。
以企业发展规划为指导，通过科学的工作分析，对各级、各类机构设置进行合理规划，对各级机构设置的科学性、合理性与可行性进行研讨、评估和论证，以确保机构设置符合企业发展需要。
机构设置内容包括机构设置分类管理、机构设置规范化管理和机构设置审批流程等内容。
5.2机构设置分类管理
根据机构职能、业务关联与管理体制的不同分为两大类，即业务单元与支持中心（见下图）。
机构
类别
定义
管理
模式
部门归类
业务
单元
为企业主营业务提供直接的效益的机构。
直线
管理
门店、市场营销部、招商部
支持
中心
为企业综合管理工作提供监督、执行、咨询等辅助职能服务的部门。
综合
管理
总裁办、财务部、人力资源中心等
5.3机构设置规范化管理
5.3.1机构名称规范化
企业机构设置必须使用统一、规范的机构名称。
根据公司实际，机构设置名称包括：
中心，部、办，组，店等名称。
机构组建以公司正式文件命名，全公司必须使用经过正式命名的机构名称。
为避免企业组织机构管理混乱，严禁随意修改机构名称。
特别在企业发文、电子系统管理、各类档案管理中，必须使用统一、规范的机构名称。
5.3.2机构类别规范化
在对外宣传或扩大品牌概念的情况下，公司允许设置一些对外名称，但是企业内部名称必须根据机构类别，进行集中分类管理。
5.4机构设置评估论证
机构设置通常是企业决策行为的体现，是企业基于战略与发展，为确保企业目标与任务实现而采取的一项措施。
因此，企业各级、各类机构设置，应在充分评估和论证的基础上制定机构设立方案，并经公司最高领导集体研究决定。
机构设立方案主要包括下列事项：
1、设立机构的必要性和可行性；
2、机构的类型、名称和职能；
3、与业务相近的机构职能的划分；
4、内设机构的名称和职能；
5、机构的人员编制和人员结构比例；
6、机构领导职数和内设机构领导职数。
增设内设机构，应当参照以上内容制定方案。
6、岗位配置与定编管理
6.1岗位配置与定编管理基本原则
6.1.1“流程整合”原则，即本着效率原则，尽可能地按工作流程进行整合归纳，减少不必要的工作衔接，便于岗位工作高效、顺利地开展；
6.1.2“工作量适度”原则，即岗位工作的设定应考虑到岗位人员基本的精力、体能要求，尽可能实现专人专岗，既不提倡“一岗多人”，也不主张“一人多岗”；
6.1.3“能力匹配”原则，设定岗位任职资格坚持“能力匹配”原则，决不盲目追求高学历、高技能，也不迁就岗位能力不足者凑合了事。
6.2岗位配置与定编审批流程
一般情况下，岗位配置方案应包含在机构设置方案中一并提交公司决策集体审定。
因临时性任务或因工作需要增设的岗位，由机构负责人编写《岗位说明书》，经人力资源中心审核后，上报公司决策集体讨论决定，经过人力资源中心正式发文确定后，纳入公司岗位系列，进行编制管理。
（如图所示）
需求增设岗位部门
编制《岗位说明书》
人力资源中心
进行审核
部门增设岗位申请
经营决策委员会
研究决定
纳入公司岗位系列
与人员定编管理
人力资源中心
发文正式确定
6.3定编管理
企业机构设置与岗位配置应进行统一汇编，结合公司职位等级体系，形成统一的公司组织机构设置与岗位配置一览表，将公司所有岗位与岗位人员定编进行系列化排列，以此作为公司编制管理的基础依据。
岗位配置与人员定编系列化工作，应通过全面清理后，纳入公司人员编制管理，每半年进行一次审核修订。
7、人员编制管理
7.1人员编制管理部门
7.1.1人力资源中心为公司人员编制主管部门，编制管理职责如下：
1）严格按公司审定的岗位系列与人员定编执行岗位人员增减调配工作；
2）负责各部门增设岗位的《岗位说明书》及人员编制增减申请的格式审核，并提交公司经营决策委员会审定；
3）及时整理公司机构设置、岗位配置与人员编制一览表，每月汇总并提交编制执行情况报表，接受公司主管领导及经营决策委员会监督；
4）负责定期提供公司各部门编制执行情况总结，参与半年度公司编制审查会议，签收编制审定方案并执行。
7.1.2公司各部门为本部门编制管理执行部门，编制管理职责如下：
1）按公司核定编制进行部门人员及岗位调配；
2）按流程进行岗位配置或人员定编增减申请，并编制新增岗位《岗位说明书》；
3）审核下属机构、门店相关岗位配置与人员编制计划与申请，并按流程呈报审定；
4）每半年按期提交部门编制执行情况汇总，接受公司经营决策委员会考核；
5）部门领导提交部门编制计划与增减变更申请，参与半年度公司编制审查会议，制定公司编制执行方案。
3、新增门店编制管理工作上级主管部门为运营部，编制管理职责如下：
1）编制新增门店岗位配置与人员定编计划，呈报公司经营决策委员会审定后，报人力资源中心执行；
2）跟进新增门店编制执行情况，新店开业一个月后，根据门店运营情况做出调配方案，报请公司经营决策委员会审定。
7.2人员编制管理政策
7.2.1减员增效
在确定部门、门店编制的情况下，为节约企业人工成本，公司鼓励各部门、各门店整合、理顺管理流程，在不断提高部门、门店工作业绩与营销绩效的前提下，适当缩减人员编制，控制幅度原则上为编制人数的正负5~10%。
7.2.2合理储备
为确保公司发展需要，部门或门店将根据企业战略，有计划地做好必要的人员储备。
公司储备管理人员不计算编制，工资费用由公司承担；
门店储备干部储备期限为三个月试用期，即三个月内的试用期储干，不纳入所在区域或门店编制，享受固定工资，由公司承担；
门店储备员工，储备期限按整月计算为一个月，即从员工入职后的每月月初计算，一个月内的新员工不计算门店编制，工资费用由公司承担。
公司原则上不进行员工储备，根据门店运营规律或新店拓展计划，通常在四月、九月及一月中下旬为“五一”、“十一”及春节黄金周或连续有大中型门店开业的情况下，进行必要的人员储备，销售高峰期之后一个月内完成人员优化，保持合理的人员编制。
7.3人员编制管理流程
7.3.1人员编制变更流程
由于人员编制通常与机构设置、岗位配置增设或削减等变更密切相关。
为简化与整合人员编制审批流程，该“人员编制变更流程”也适用于机构设置与岗位配置增减变更事项。
（如图所示）
A部门提交申请
公司设立或削减机构，部门或门店增减岗位配置与人员定编等工作事项，首先应填写《部门机构设置、岗位配置与人员编制变更申请表》（见附表1）提出申请。
增设机构申请应编写《机构设立方案》作为附件；
增设岗位申请应编写《岗位说明书》作为附件；
B部门主管领导审核
部门主管领导负责对机构设置、岗位配置与人员编制的合理性与可行性进行审核并签署意见。
C人力资源中心审核
人力资源中心负责对相关申请的流程进行监控，同时对编制配置或执行情况进行审核并签署意见。
D公司审定
公司经营决策委员会对各类编制申请进行讨论，做出最终核定，由总裁签署意见确认。
E人力资源中心执行
各类申请通过公司核定后，人力资源中心负责正式发文通告，同时做好资料变更、人员调配及文件存档等管理工作。
7.3.2新店设立及门店筹备编制管理流程
A根据公司新店拓展信息，新店所在区域负责填写《新店设立及开业人员筹备计划表》（见附表2），做好新店筹备工作。
为规范新店开业统筹，加强新店开业工作计划性，整合相关资源，新店设立及开业筹备计划表中，设置了新店基本信息、开业筹备指挥部人员任命、新店人员定编计划、新店开业协助人员计划及相关审批、备案等内容，开业筹备前期，需统筹安排并提交计划。
B运营部审核
运营部须对新店设置计划的合理性及相关要求给予审核并签署审批意见；未能通过的应及时与门店沟通，合理解决实际问题。
运营部审核期限为2个工作日，审核通过后报送人力资源中心。
C人力资源中心审核
人力资源中心对新店设立计划的编制进行审核，结合人员需求提出增补人员来源渠道，由部门主管人员签署意见，并签字确认；如果出现超编而理由不充分的，须及时与门店负责人沟通；
人力资源中心审核期限为1个工作日，审核通过后上报公司主管领导审定。
D公司主管领导审定
公司主管领导对人员增补申请及人力资源中心审核意见进行全面审定；未获批准的，应注明原因，退回人力资源中心，人力资源中心须尽快将领导意见通知相关部门。
公司主管领导审定期限为2个工作日，审定通过的，人力资源中心负责工作落实。
E人力资源中心落实执行
根据《新店设立及开业人员筹备计划表》，人力资源中心负责安排人员异动或组织招聘。
新店开业人员筹备由人力资源中心正式发文为准，同时协同行政管理部做好开业后勤工作安排。
7.3.3门店关键岗位配置与任命
为了更好地贯彻“一切为门店服务”的宗旨，强化公司各职能部门对门店工作的指导、支持力度，落实部门工作责任制，公司全面实行门店岗位归口管理。
A关键岗位划分与管理归口
门店业务岗位划分为营运、物资、财务、保安四大类，对应门店岗位分别由运营、物资采配、财务中心和安保部实行业务归口管理。
门店各个业务岗位在本岗位职责范围内独立开展工作，业务工作对上级业务主管部门负责。
公司各业务主管部门对门店相应岗位业务工作实行直线管理，通过强化培训、指导、监控等工作的力度，为门店运营工作提供业务支持。
门店实行总经理负责制。
店长对门店日常工作实行统一管理，对各个岗位人员工作情况、劳动态度、组织纪律等管理内容行使管理权。
7.3.4人员增补流程
编制外增补人员属计划外增补，计划外增补应首先执行人员编制变更流程；编制内增补人员属计划内增补，执行人员增补流程。
8、附则
本规定由人力资源中心负责解释、应用和修订。
自总裁签发之日起执行。
附表1：
部门机构设置、岗位配置与人员编制变更申请表
申请部门/门店
□增□减
□机构□岗位□人员
变更机构/岗位名称
变更编制数量
人
变更理由
注：
1、增设机构须附《机构设立方案》；
2、增设岗位须附《岗位说明书》；
部门领导
审批意见
签名：
年月日
人力资源中心
审核意见
签名：
年月日
公司经营决策
委员会
核定意见
签名：
年月日
编制管理备案信息
资料变更记录
经手人
人员调配记录
经手人
文件存档记录
经手人
附表2：
新店设立及开业人员筹备计划表
新店信息
新店名称
开业时间
营业面积
新店地址
筹备时间
门店类型
新店开业核心管理团队组建计划
姓名
性别
入职时间
原职务级别
新店职务级别
到位时间
总经理
副总经理
副总经理
总经理助理
新店人员定编计划
岗位
财务
物资
保安
管理人员
服务员
其他
人数
新店定编
人员要求
门店人员
到位时间
宿舍
需求
男
女
门店人员
报到地点/方式
开业协助人员需求计划
开业协助
人员要求
审批流程
营销中心主管领导审核意见
人力资源中心
审核意见
公司主管领导
审核意见
管理备案信息
团队组建记录
经手人
人员调配记录
经手人
后勤服务记录
经手人
文件存档记录
经手人
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