售后服务客户服务类型确认流程.docx
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售后服务客户服务类型确认流程
（售后服务）客户服务类型确认流程
客户服务类型确认
1.流程说明
此流程描述了责任中心对顾客服务需求的初步处理流程。
对于完款后的顾客服务需求，我们按照服务内容及配合情况分为以下俩种处理流程：
∙当地责任中心能够自己处理的顾客需求（包括有费服务及客诉）：
责任中心助理根据客户提出的需求创建售后服务通知单，于通知单描述顾客需求且进行初步判定需求类型。
若为紧急情况，则责任中心助理通知服务人员和客户确认及时进行现场处理；如不是紧急情况，记录后由助理按时列示客户服务通知单且打印出责任中心服务的工作计划表。
服务人员根据工作计划表制定工作安排进行现场勘察。
如现场服务过程中需报价，于系统中创建服务销售订单（ZFFW），和客户进行报价确认，待顾客确认报价后，填写家具服务单进行现场服务，客户服务验收确认后修改且关闭客户服务通知单且创建系统的服务销售发票（ZFW）。
∙如果是有费服务且需要向总部询报价：
由助理根据服务人员填写的家具服务单修改客户服务通知单。
主管审核批准后，通知相应的区物流协助报价和确定人员配合等事项。
∙如果是完款后客诉且需要向总部寻求支援：
助理需要填写客诉单且修改客户服务通知单，经主管批准后，通知相应的区物流确定配合各事项
对于完款前的客诉，责任中心助理需要填写客诉单且传至区物流，由区物流解决。
对于此流程需要注意以下几方面的问题：
∙完款前创建的客户服务通知单为Z2类型，完款后创建的通知单为Z1类型
∙责任中心传给相应物流部门的手工单上壹定要标明“完款情况”
∙根据流程的进程，应及时更新客户服务通知单的用户状态（即KCWB勘察结束、ZGPZ主管批准、BPZ主管不批准、ZBHF相应部门回复等）
∙明确俩种通知单的栏位填写内容、原则及格式，填写不规范或者不完整会造成关联报表抓取不完整，甚至出错
2.流程图
3.系统操作
3.1.操作范例
例1：
建立服务通知单：
客户叫修—活动柜锁坏
例2:
更改服务通知单：
勘察结束，根据勘察结果更新通知单内容.
主管审批服务通知单
例3:
列示服务通知编辑清单:
列示客户服务通知单,进行工作安排.
例4：
Email服务通知单至相应服务部门。
3.2.系统菜单及交易代码
例1：
客户服务服务处理通知单创建（壹般）
交易代码：
IW51
例2：
客户服务服务处理通知单修改
交易代码：
IW52
例3：
客户服务服务处理通知单编辑清单显示
交易代码：
IW59，ZSMR006-显示工作计划表（系统报表）
例4：
办公室工作台
交易代码：
SBWP
3.3.系统屏幕及栏位解释
例1：
建立服务通知单：
客户叫修—活动柜锁坏
栏位名称
栏位说明
资料范例
通知类型
可根据客户是否完款选择“客户服务通知”（Z1）或“交货异常”（Z2）
Z1
通知单
不用输入由系统自动给号
系统内部给号
参照-通知单
如果需要参照以前已经建立的通知单，可于这里输入以前通知单的号码
按键或者选择进入下壹个画面。
栏位名称
栏位说明
资料范例
通知单描述
对客户需求的简单描述，详细描述需要于通知单长文本描述中记录（具体请见以下栏位说明）
活动柜锁坏
用户状态
针对Z1根据流程进程选择状态，1.缺省初始状态为TZJL（通知建立）2.服务人员勘察结束后更新此状态为KCJS（勘察结束）3.如需和总部联系先更新此状态为ZGPZ（主管批准）4.如主管不批准更新此状态为BPZ（主管不批准）5.ZBHF（相应部门回复）
针对Z2根据流程选择状态，1.缺省初始状态为TZJL（通知建立）2.HFYY（回复营业）3.DDKH（货物送达客户时间）4.THCS（货物送回厂商）此流程不需选择
TZJL
送达方
客户的SAP编号
2110050007（申齐保健食品XX公司）
方案者
填写负责处理顾客需求或者客诉的人员的名字
PO号码
若通知类型是Z1,则填写此报修产品原来的分公司销售订单号码；若通知类型为Z2,则填写总公司对顾客的发货单号码.
于此栏位后紧挨的栏位填写之上单据的时间（请注意不是屏幕上显示的“日期”栏位）
30000075
栏位名称
栏位说明
资料范例
需要的起始
针对Z1起始日期为顾客要求的服务开始时间
针对Z2此栏为原预估组装结束时间（即发生客诉的案子原来预计的正常完成时间）
2001/03/07
预期的终止日期
针对Z1终止日期为责任中心助理预估顾客服务的结案时间
针对Z2此栏为处理客诉部门预估的客诉处理预计结束时间
2001/03/08
主工作中心
工作中心为各责任中心服务或者客诉处理部门的工作中心编码。
根据相应负责的处理部门，填写相应的工作中心。
S4002，F011
负责人
售后服务的负责人为责任中心服务人员；对组装发货的异常处理负责人为客诉处理人员。
202（王敏）
销售范围
选择销售组织，分销渠道，部门。
销售组织填写顾客需求或者客诉发生的所于分公司编码；分销渠道为直销，即10，产品组为家俱服务，即02
F011，10，02
销售办事处
选择顾客需求或者客诉发生的所于责任中心
4002
销售组
选择顾客需求或者客诉发生的相应联络处（非必填项目）
002
功能位置
如果壹个客户有俩个地址，且服务地址没有于客户主数据中维护，责任中心助理需要为该客户创建第二个功能位置。
于这个栏位填写新的客户地址，此地址会于通知单的对象地址中带出，如客户地址和对象地址不同以对象地址为准
2110050027
点击位置-业务范围进入业务范围屏幕
栏位名称
栏位说明
资料范例
业务范围
1001（震旦家具董事会），1002（震旦办公家具事业部）,我们当下只用到1002
1002
点击<合作伙伴>图标进入合作伙伴确定屏幕
栏位名称
栏位说明
资料范例
功能
SH为送达方，VW为负责人，此俩项由前壹界面自动带入。
SP为售达方，需要添加
SP
合作伙伴
输入售达方，壹般即为客户编号
2110050027
点击<返回>图标返回前壹个操作界面，即客户服务通知单主界面
点击<进行处理>图标确认通知单开始进行处理，点击<保存>图标保存客户服务通知单。
于存储后，系统会于屏幕下方出现蓝色提示条，提示建立的通知单号码。
例2:
更改服务通知单：
勘察结束，根据勘察结果更新通知单内容.
主管审批服务通知单
栏位名称
栏位说明
资料范例
通知单
于此栏位中填写需修改的服务通知单号码。
1000021
修改用户状态为“勘察结束”（KCWB）
栏位名称
栏位说明
资料范例
通知单长文本描述
是通知单描述的长文本，于文本中尽可能对客户叫修需求（维修）、客诉情况（换货、退货）、产品损毁情况和处理内容、处理日期等状态进行具体描述，此文本打印后作为和采购、PSI等部门之间的联系文本
活动柜被反锁，抽屉打不开。
抽屉锁缺货、请购。
状态
于此栏位中，修改通知单的状态。
例如：
ZGPZ主管批准状态
ZGPZ
产品类型
选择产品类型，第壹层是产品大类，第二层是产品的具体分类。
06
产品色码
选择产品色码，第壹层是产品的主色码，第二层是产品的辅色码。
A
文本
输入产品型号（新物料）+，+数量。
100056，1
原因代码
选择客户服务原因
1
原因正文
若客诉商品是OEM产品，则于此输入厂商别。
OEM厂商
如果此服务涉及多个项目，如多个物料，点击就能够输入下壹个物料的之上各种信息。
点击<保存>图标保存客户服务通知单。
例3：
客户服务服务处理通知单编辑清单显示
列示客户服务通知单:
责任中心助理列示客户服务,进行工作安排。
选择未结、正于处理的
通知状态；选择通知类型为Z1；选择通知日期为2001/03/09
此屏是根据多种分类方式查找所需要的通知单。
栏位名称
栏位说明
资料范例
通知状态
根据状态栏选择相应的查找状态未结为通知单未处理；延期的为通知单延期处理；正于处理为通知单于处理状态中；已完成为通知单已关闭
未结、正于处理、已完成
通知单
输入查找通知单
1000004
通知类型
输入查找通知类型
Z1
通知日期
输入查找通知日期
2001/03/01到2001/03/09
包含状态
即用户状态，可根据用户状态的类型抓取相应的通知单
ZGPZ
点击图标进入列示通知单。
点击可增加显示栏位。
如用户状态、客户地址、要求的结束时间、主工作中心等。
连续二次点击通知单壹栏的通知单号码可进入具体的通知单显示界面。
制定工作计划：
列示工作计划表
栏位名称
栏位说明
资料范例
日期
输入查找列示通知单的日期
2001/03/01到2001/03/09
责任中心
输入相应的责任中心代码
点击进入工作计划表。
例4：
Email服务通知单至相应服务部门。
点击新邮件进入信箱。
栏位名称
栏位说明
资料范例
标题
输入发件标题
客诉情况
文档内容
描述关联具体客诉内容和通知单号码
客户使用的办公桌有划痕要求退货
接收者
输入收件人
BILLYJIAO
收件人类型
选择收件人类型
SAP
紧急通知
选择紧急通知（选择带“闪电”标志的方框
点击方框
点击发送EMAIL给关联部门。
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