费用报销制度.docx

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费用报销制度

费用报销细则

1.为进一步加强财务管理，规范财务报销及结算手续，方便各岗位工作人员办理报销手续，提高工作效率，根据公司的实际情况，特制定本细则，请严格按照执行。

2.根据公司实际情况，财务报销分为日常费用报销、借款支出及借款销账等。

（其中日常费用报销包括：

项目部伙食费、办公费（邮寄费、文印费、办公用品）、交通费（燃油费、过桥过路费、其他）、差旅费（交通、住宿、餐费）、招待费、租赁费、水电费、通讯费、修理费、购买固定资产以及项目伙食费；借款支出包括：

项目材料借款、个人差旅费借款、其他）

3.日常费用报销单及收据、发票的要求：

3.1日常费用报销时，应填写《费用报销单》，将发票及相关原始凭证分类粘贴在相应原始凭证粘贴单上，以便财务复核；发票粘贴必须整齐有序，并在票据的右下角背书费用发生的原因，时间，以及当事人签字，报销单据必须有经办人（报销人）签名、会计复核、财务部门负责人审批、总经理签署等。

3.2报销单据要求：

3.2.1发票：

必须使用税务部门正规发票（增值税专用发票、普通发票、机打发票、定额发票、手写发票），并加盖发票专用章或财务专用章。

　　3.2.2收据：

必须使用统一票据规范书写（不得使用白条），由收款人签字，并加盖收款单位公章或者财务专用章。

　　3.2.3发票或收据必须注明收款单位名称、付款单单位名称、填制日期、业务内容、计量单位、数量、单价、金额；金额大小写必须一致，不得涂改和挖补。

　　3.2.4原始单据有错误的或者字迹模糊不清楚的，不能作为报销凭据，应由出具单位重新开具。

3.2.5从外单位取得的原始票据如有丢失，原则上应当取得原开出单位盖有财务公章的证明及发票存根联复印件（盖发票专用章），并由经办单位经手人、会计、财务负责人和单位负责人签字。

无法取得上述凭证的，由丢失人书面补写原始凭据补录单写出详细情况，按报销程序报销。

注:

《费用报销单》模板及填写要求规范详见附件1

《原始凭据补录单》模板及填写要求规范详见附件2

4.借款支出及借款销账相关要求

4.1发生差旅费或者材料款借款支出时需填写《借款单》，写明借款日期、借款用途、金额、付款方式、收款单位名称（个人姓名）、账号以及还款日期，并由经办人签字，经部门负责人核实，交财务经理审核，总经理核准后，由出纳付款。

借款必须在还款日期之内进行销账，超过还款日期10以下的处以20元罚款每次，超过10以上的处以50元罚款每次。

4.2从财务借支发生费用后应及时取得发票或其他相关用款依据，填写费用报销单进行销账。

借款理由应与后续报销清账内容应相符；金额的大小写应相符，不得涂改

4.3按“当月发生的费用当月报销”的原则清账，当月发生的费用，需在次月15日之前将费用报销单提交财务。

有些特殊的费用需跨时的，应向财务部门书面申请，说明情况。

否则财务有权根据费用发票时间确定报销额度：

超过一个月报销的，报80%，超出两个月报销的，报50%；超出三个月报销的，报20%；

注：

《借款单》模板以及填写要求规范详见附件3

5.报销的手续要求及标准

办理支出报销业务，必须按规定取得或者填制合规合法的原始凭证，否则不予办理。

报销的各类单据，必须注明支出用途和列支项目。

在遵守国家财经法规和公司规定的前提下，财务部门对各类支出按规定标准和开支渠道予以报销。

5.1项目部伙食费：

原则上，项目部提供食宿，没有特殊原因，不予报销；实在因工作原因或者晚加班外出就餐的，经项目负责人同意，财务部门核实，总经理签署之后可给予报销，另外如项目进入尾声，在公司不提供食宿的情况下，项目部人员以12元/餐，每天2餐的形式给予补贴，同工资一同发放。

5.2办公费报销：

日常办公用品、低值易耗品等大额或批量采购，需事前申请，制作《办公用品采购清单》（列名申请买入物品名称、数量、单价、型号），由行政部审核，结合实际需求量以及已有库存量确定购买数量，并安排人员负责采购及报销，报销时填写《费用报销单》，根据实际采购数量、金额等修改《办公用品采购清单》，并作为报销依据。

5.3邮寄费报销：

原则上，普通文件在时间不紧急的情况下，一般使用圆通、申通等快递寄出，紧急情况下可使用顺丰快递，特殊情况下可随汽车寄出（需要注明原因），报销实需要提供快递单以及发票作为附件。

5.4交通费报销：

原则上员工外出办事，自行乘坐公交车（凭公交票可予报销），特殊情况需乘坐出租车的，报销时需在票据右下角背书，列明起始地点及打车原因并注明时间以及签名，因特殊情况乘坐黑的的，需要填写《原始凭据补录单》，列明起始地点及打车原因并注明时间以及签名。

特殊用途租车，需事前申请，写明租车时间、租车用途、租车天数、租车金额，并列名出车起点、终点、里程等。

注：

公司用车油费报销：

外聘人员用私车的油费报销按实际出勤的天数予以报销，请假、缺勤的天数不予报销，公司的车实报实销。

5.5差旅费报销：

出差人员需在出差前填写《出差申请表》，列名出差时间、地点、交通工具、所办何事、随同何人等，可填写《借款单》领取差旅备用金，费用发生取得票据后进行报销，报销时附《借款单》、《差旅费明细表》。

预先支取差旅费备用金的，报销时需冲抵借款，多退少补。

凡报销差旅费时因个人原因产生的部分费用不予报销（如出差期间顺道回家或者看望朋友）

5.5.1到本市或外地出差办事的工作人员，原则上不允许乘坐出租的士，特殊情况发生的士费应在报销时列明起始地点及打车原因。

5.5.2凡出外办事发生的住宿费与交通费根据规定《费用报销标准》报销，不属于报销费用之内的不予报销。

5.5.3餐费报销根据《餐费报销标准》

注：

《费用报销标准》详见附件4

《餐费报销标准》详见附件5

5.6招待费报销：

凡进行业务招待，接待费用超过500元的，需事前申报总经理批准，报销时需附《接待费费明细表》列明接待对象、人数、接待地方及接待原因、接待金额等，并附上消费的酒水单。

5.7租赁费报销：

办公室以及项目上大型的设备（打印机、集装箱）租赁必须与供应商签订合同，经行政部门审核、财务部核实、部门负责人签字、总经理签署后，由财务统一支付。

（合同签订时必须与供应商协定，每次付款前需要将收据或者发票寄回财务部才能予以付款）；办公室租金支付，根据合同规定的金额、付款时间、由行政部门申请支付，需取得正规房屋租赁的发票或者收据。

5.8水电费报销：

在合同签订时必须要注明租赁开始时期水电表的读数，水电费报销时，需要附上当段期间内的水、电明细用表以及物业开具的发票或者收据。

5.9办公手机或者座机报销:

办公用座机根据联通发票金额申请支付，特殊人员根据业务使用手机情况，可申请50-300元的话费补贴，话费补贴申请需填写费用报销单，附话费发票作为报销凭证。

5.10修理费报销，各部门设备或者办公用品毁损需修理时应向行政部提出申请，由行政部安排修理，修理费用由行政部统一报销。

5.11设备购置的审批：

固定资产的购置，由需求部门发起申请，填写《资产购置单》，写明设备、物品名称、数量、型号、市场价格等，经财务经理审核、总经理批准后，交由行政部负责购置。

注：

《资产购置单》模板及填写规范详见附件6

5.12材料采购报销：

超过5000元以上的材料采购，必须先签订合同，之后按照合同的方式付款，要求供应商先开具发票或者收据，以及产品清单（盖公章），另报销时必须附有仓库管理人员的入库单，并签字才能予以报销，同时产品清单以及入库单必须注明材料的品牌、规格、型号、单价、数量、单位、金额等。

零星用品采购时不需要签订合同，其他的程序同上。

5.13项目各施工班组的进度款申请，由项目预算人员先测量完工的量，做好《工程量结算单》、《施工队工程款申领单》、《阶段分部验收表》，由经办人签字，交项目负责人审核无误后，交由财务部。

注：

《工程量结算单》模板以及填写规范详见附件7

《施工队工程款申领单》模板以及填写规范详见附件8

《阶段分部验收表》模板以及填写规范详见附件9

5.14小工工资：

由项目部考勤人员负责每天出工的考勤登记，编制《工人记工表》、《施工队生活费申领单》，由经办人确认签名、项目负责人复核，交由财务部审核、总经理签署后再统一发放。

注：

《工人记工表》模板以及填写规范详见附件10

《施工队生活费申领单》模板以及填写规范详见附件11

5.15施工班组生活费：

工人生活费按照实际出工人数60元/天预支生活费，项目考勤人员要如实编制《记工明细单》、《施工队生活费申领单》由经办人员签字、项目负责人审核后，交由财务部复核，总经理签署。

注：

《记工明细单》模板以及填写规范详见附件12

另：

为了保证员工和公司的利益，请各施工队负责人领款时自觉出示自己的身份证或者有效信息。

6.报销的审批流程

付款申请（填写《付款申请书》）、费用报销及冲账（填写《费用报销单》）审批流程如下:

经手人员（报销人）填单→部门负责人核准（材料费用、外包费用、施工人员工资等）→会计制单→财务负责人审核→总经理批准→出纳付款。

7.其他

7.1所有费用报销的单据，原则上由报销人整理好票据粘贴整齐后交由财务部会计进行核实

7.2每周二将单据交由财务部，财务部将在总经理签署之后的三个工作日内发放现金或者银行卡上

附件1：

附件2：

附件4：

费用报销标准表

费用类别

费用项目名称

标准

除相关收据、发票外，报销应提交的资料清单

一级

二级

一般职员级

主管级

经理级

总经理级

差旅费

交通费

飞机

总经理特批

总经理特批

经济舱

经济舱

《出差申请表》、《差旅费明细表》

火车

硬卧

硬卧

硬卧

软卧

高铁

二等座

二等座

二等座

一等座

出租车

-

-

-

-

轮船

三等舱

三等舱

二等舱

头等舱

住宿费

一、二级城市

七天、汉庭等连锁酒店标间

凭票实报实销

三级城市及以下

、偏远地区

在七天、汉庭的标间价格内浮动10%内报销

凭票实报实销

两人同房间住宿

不得超过上述标准的30%

凭票实报实销

远途出差未发生住宿费

奖励按七天、汉庭等连锁酒店（相较住宿费较低者）住宿费标间价格的50%，住宿奖励在次月工资发放中一同发放，不列入费用报销中

凭票实报实销

短途出差补贴

泛珠三角地区

30元/天

深圳、珠海

50元/天

长途出差补贴

一、二级城市

30/天

50/天

80/天

凭票实报实销

三级城市及以下

、偏远地区

50/天

80/天

100/天

凭票实报实销

附件5：

餐费报销标准

职务地区

副总及以上（每人）

部门负责人（每人）

其他人员（每人）

其他地区

80元/天

65元/天

50元/天

深圳、珠海、江西

70元/天

45元/天

35元/天

省内地区

50元/天

35元/天

30元/天

附件6

工程量结算单

序号

固定资产名称

规格型号

申购数量

单位

预计单价

总价

1

2

3

4

申请原因：

申请人：

日期：

项目/部门经理意见：

签名：

日期：

行政部负责人意见：

签名：

日期：

财务部负责人签字：

签名：

日期：

总经理意见：

签名：

日期：

工程名称：

施工班组：

日期：

序号

项目内容

项目位置

单位

计算式

工程量

复核工程量

单价

合价

完成比例

应付款

备注

（复核后）

结算总金额

（大写）:

已领工程款

项

质量保证金5％（年月日付清）

项

计工日金额

（大写）:

本次结算应付工程款

（大写）:

测量：

复核：

施工队承包人：

财务：

审定：

附件7

固定资产申购表

附件8：

XMD-002

施工队工程款申领单

工队申请支付工程项目内容的款（大写）万千百拾元整（￥：

元）。

《工程量计算清单》及《阶段分部验收表》详见附件。

领款人：

项目负责人：

日期：

日期：

（注：

该申领单必须附《工程量计算单》《阶段分部验收表》方为有效。

）

附件9：

XMD-013

阶段分部验收表

检查内容

工程名称：

施工班组：

编号：

序号

检查部位

检查情况

检查内容

1

2

3

检查评定结果

施工工长

施工员

评定结果

质检员：

年月日

项目经理：

年月日

注：

检查未达标项各施工班组应按规定整改到位后，方可支付工程款，此单为工程款申领单依据，一式三份，项目部、财务、施工班级各一份。

附件10：

工人记工表

附件11：

XMD-001

施工队生活费申领单

工队申请支付工程年月日至年月日（共计工日）生活费（大写）（￥：

元）。

计工明细详见附件。

领款人：

项目负责人：

日期：

日期：

（注：

该申领单适用于工队入场后领取生活费填写，必须附《计工明细单》方为有效。

）

附件12：

:

XMD-004

计工明细单

工程名称：

工队名称：

序号

时间

施工位置

上工人数

上报人

复核人

签署人

备注

（注：

各施工队如虚报上工人数，视为不良记录，请在备注说明）