精编推荐财务网上报销系统用户使用手册版.docx

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精编推荐财务网上报销系统用户使用手册版

【精编推荐】财务网上报销系统用户使用手册版

中国石油财务网上报销系统

用户使用手册

网上报销项目组

2010年5月

1.概述

1.1目的及意义

本手册对中国石油财务网上报销系统用户使用进行规范性说明，使用本系统的有关用户可参照此手册进行相关操作。

以便更快的熟悉掌握系统使用方法，提高工作效率。

1.2适用对象及范围

中国石油财务网上报销系统普通人员、部门审批及财务人员。

2.系统登录

中国石油财务网上报销系统登录方式分为二种，一是通过中国石油门户网站：

pc，点出网上报销连接，登录到系统；二是启动IE浏览器，在地址栏中输入http:

//expenselocal.petrochina，敲击键盘“Enter”或者点击界面中的“登录”即进入系统登陆页面：

注意：

1、本系统对中国石油CNPC域或PTR域注册用户开放（用户需具有CNPC邮箱或Petrochina邮箱），如用户注册的是CNPC邮箱则用户类型选择CNPC；用户注册的是Petrochina邮箱则用户类型选择PTR，输入中油CNPC或PTR域用户名和密码,登录网上报销系统并进入系统界面。

2、本系统会提示系统的更新说明或通知。

3、本系统管理办法和培训教材。

4、本系统的联系方式和培训系统和正式系统等地址。

3.任务管理

3.1待办单据列表

系统欢迎界面即为待办单据列表页面：

使用说明：

1、待办单据列表显示登录用户待处理（临时保存、待修改、删除、待审批、待审核）的单据待办单据陈列在本页面的待办单据列表下，用户通过点击“报销事由”对被选择单据进行操作。

2、“筛选条件”分为全部、待本人审批、待本人修改、临时保存，选择不同的单据状态查询，满足用户的不同查询需求，不同筛选条件下，单据列表显示的单据类型也各不相同。

也可通过“单据编号或用户姓名”进行精确查询。

3、单据列表中点击状态、报销事由、提交人、总金额、单据编号、报销类型、提交时间可以对待办单据进行排序查询。

4、在线帮助功能（注销旁边的帮助按钮），点击弹出当前功能的帮助信息。

5、提交人如有未核销借款和未核销机票，待办单据列表显示出用户未核销借款和未核销机票提示。

如果需要查看具体的单据信息，可以点击“未核销借款”或“未核销机票”，将跳转到查询功能中的“个人借款查询”或“个人机票查询”如图：

提交人可以选择查询条件，然后点击“查询”。

本查询支持多组合条件查询。

3.2提交单据列表

使用说明：

1、点击任务管理菜单下“提交单据列表”，进入提交单据界面。

2、单据列表陈列用户已经提交的单据，用户可以查看到自己已提交单据的流转状态（待审批、待审核等）。

3、单据列表中点击状态、报销事由、提交人、总金额、单据编号、报销类型、提交时间可以对已提交的单据进行排序查询。

4、单据列表中撤销功能，只要没有完成的单据，提交人可以随时撤销单据。

3.3单据审批委托

使用说明：

1、点击任务管理菜单中的“单据审批委托”进入到委托管理界面。

2、选择受托人及委托有效时间。

3、点击“授权委托”，授权成功。

4、同时在历史委托记录栏内显示委托记录。

5、在委托时间到的情况下,如果领导想更改受托人,则在选择更/改受托人中选择受托人及委托有效时间后,点“更新委托”。

6、点击“取消委托”，完成取消委托。

注：

单据审批委托适用于各个审批领导，在无法进行审批单据，出差等情况下，委托给他人带本人审批单据的一种功能。

3.4修改本人信息

使用说明：

1、点击任务管理菜单中的“修改本人信息”进入到用户详细信息界面。

2、可以查看个人的权限。

3、点击“修改”进行本人信息修改。

如果用户是变更部门可以选择默认登陆机构，还可对是否使用Message进行选择。

4、在常用语栏内输入本人常用批语，点添加常用语。

4.系统操作流程介绍

本系统报销流程分为填报、审批、审核三步，如图所示：

1、普通用户——填写、修改、删除、提交报销单；

2、部门审批者——审批所属部门、单位员工的报销事宜，使用“通过”按钮将单据传递至下一流程，使用“退回”按钮将单据传递回填报人处待修改或删除；

3、财务审核人——审核原始票据的合法性、合规性、真实性，使用“通过”按钮将转至财务帐务处理环节，使用“退回”按钮将单据传递回填报人处待修改或删除；

单据流转方向如图所示：

5.功能模块说明

网上报销系统提供自主、灵活的功能配置，使用单位根据需求自行配置功能模块。

本手册将从填报、审批、审核三个环节详细讲述系统各模块的使用方法。

5.1业务申请

本模块共包含出差申请、机票申请、招待费申请、国内机票查询及订购四个子模块，菜单如下：

5.1.1出差申请

1、用户填单

用户填单说明：

●单据各项信息请用户如实填写，出差事由中的申请事由手工填入，起止时间、“行程计划”下的地点、时间、申请交通工具均为选择填入，不必手工填入。

●人员安排默认为系统登录用户，多人出差情况下，分别按照正式员工和临时员工两类进行添加。

正式员工为系统注册用户，临时人员为非系统用户。

（注：

多人报销的情况下，只有提交出差申请的人可以使用该申请进行差旅费报销，其他出差申请中一起出差的人均不可以使用该申请进行报销。

）

●借款申请为满足差旅费借款需求而设定，如发生借款，请选择支持方式，输入支付金额并填写相应的支付信息（支付金额、票据类型、收款人收款单位、收款人帐号、汇入地点、汇入行）。

当支付方式为网银时，可以选择其他领款人。

●审批流程下，审批环节为实表示该环节可选，为灰表示该环节为必选，根据流程环节选择相应的审批领导。

●“提交”为提交单据按流程流转单据，“临时保存”为暂时保存单据，等待进一步修改或稍后提交。

●出差申请单为事前申请，同出差报销单关联。

填写差旅费报销单时请选择相应出差申请单。

2、领导审批：

领导审批说明：

●审批人可以通过勾选“批准”列对行程计划逐条进行审批，选中表示批准该项申请或出行人员，取消表示否决该项申请或出行人员，系统自动计算批准金额合计。

●审批人可以输入或选择常用语加入审批意见。

●“通过”将单据传递至下一环节，“退回”将单据退回提交人“待处理单据”列表，由提交人修改后再提交或删除单据。

“转批”表示同意并将该单据转给另一审批人审批单据。

“返回至待办”则返回待办单据列表。

●如领导有软证书认证，点“转批”、“通过”或“退回”都需要证书验证确定，才能进行审批。

如图所示：

3、财务审核：

审核说明：

●审核人员有权对提交人提交的出差申请中的支付方式及借款金额进行修改，但是核定的金额规则为改小不改大。

●审核人员可以选择常用语或者手工输入审批意见。

●“通过”将单据传递至下一环节，“退回”将单据退回提交人“待处理单据”列表，由提交人修改后再提交或删除单据。

“转批”表示同意并将该单据转给另一审批人审批单据。

“返回至待办”则返回待办单据列表。

5.1.2招待费申请

1、用户填单：

用户填单说明：

●单据中“基本信息”、“来访人情况”请用户如实填写。

●“接待费用安排”下的差旅费项和业务招待费项请填入拟安排事宜，

●审批流程下，审批环节为实表示该环节可选，为灰表示该环节为必选，根据流程环节选择相应的审批领导。

●“提交”为提交单据按流程流转单据，“临时保存”为暂时保存单据，等待进一步修改或稍后提交。

2、领导审批：

审批说明：

●审核人从财务职责角度对接待费用安排下的差旅费和业务招待费支出的合理性作出审核判断。

审批人可以通过勾选逐项审批接待费用安排下的差旅费和业务招待费，选中表示批准该项支出，取消表示否决该项支出，系统自动计算批准金额合计，并能够修改住宿标准和招待标准，系统自动计算批准金额。

●审批人能够通过查看历史审批记录为自己的审批提供参考。

●审批人员可以选择常用语或者手工输入审批意见。

●“通过”将单据传递至下一环节，“退回”将单据退回提交人“待处理单据”列表，由提交人修改后再提交或删除单据。

“转批”表示同意并将该单据转给另一审批人审批单据。

“返回至待办”则返回待办单据列表。

●如领导有软证书认证，点“转批”、“通过”或“退回”都需要证书验证确定，才能进行审批。

如图所示：

3、财务审核：

审核说明：

●“通过”将单据审批完成，“退回”将单据退回提交人“待处理单据”列表，由提交人修改再提交或删除单据。

“转批”表示同意并将该单据转给另一审批人审批单据。

“返回至待办”则返回待办单据列表。

5.1.3机票申请

1、用户填单：

填单说明：

●单据各项信息请用户如实填写，出差事由中的申请事由手工填入，起止时间、“行程计划”下的地点、时间、申请交通工具均为选择填入，不必手工填入。

特殊事项请在备注中说明。

●人员安排默认为系统登录用户，多人申请情况下，请分别按照正式员工和临时员工两类进行添加。

正式员工为系统注册用户，临时人员为注册在系统内的用户。

●审批流程下，审批环节为实表示该环节可选，为灰表示该环节为必选，根据流程环节选择相应的审批领导。

●“提交”为提交单据按流程流转单据，“临时保存”为暂时保存单据，等待进一步修改或稍后提交。

2、领导审批：

审批说明：

●审批人可以通过勾选逐项审批行程计划，选中表示批准本段飞行计划，取消表示否决，并可以修改“申请交通工具”。

●审批人能够通过查看历史审批记录为自己的审批提供参考。

●审批人可以输入或选择常用语加入审批意见。

●“通过”将单据传递至下一环节，“退回”将单据退回提交人“待处理单据”列表，由提交人修改后再提交或删除单据。

“转批”表示同意并将该单据转给另一审批人审批单据。

“返回至待办”则返回待办单据列表。

●如领导有软证书认证，点“转批”、“通过”或“退回”都需要证书验证确定，才能进行审批。

如图所示：

5.1.4国内机票查询及订购

使用说明：

●选择“业务申请”菜单下的“国内机票查询及订购”登陆到“国内机票及查询”界面。

●输入用户名、密码及验证码点“查询及预订”进行登录。

●输入出发城市、到达城市及出发日期、时间等相关信息，点击查询及预订按钮，进行机票信息查询。

5.2报销业务

本模块共包含借款填报、差旅费报销、探亲费报销、专项业务支出报销、日常办公报销、会议费报销、招待费、运输仓储费报销、医疗报销、付款申请、还款申请十一个子模块，菜单如下：

5.2.1借款申请

1、用户填单

填单说明：

●基本情况为必填项，请用户据实填写事由，特殊事项请在备注中说明。

●请选择支持方式，输入支付金额并填写相应的支付信息（支付金额、票据类型、收款人收款单位、收款人帐号、汇入地点、汇入行）。

当支付方式为网银时，可以选择其他领款人。

●审批流程下，审批环节为实表示该环节可选，为灰表示该环节为必选，根据流程环节选择相应的审批领导。

●“提交”为提交单据按流程流转单据，“临时保存”为暂时保存单据，等待进一步修改或稍后提交。

2、领导审批：

审批说明：

●审批人可以输入或选择常用语加入审批意见。

●“通过”将单据传递至下一环节，“退回”将单据退回提交人“待处理单据”列表，由提交人修改后再提交或删除单据。

“转批”表示同意并将该单据转给另一审批人审批单据。

“返回至待办”则返回待办单据列表。

●如领导有软证书认证，点“转批”、“通过”或“退回”都需要证书验证确定，才能进行审批。

如图所示：

3、财务审核：

审核说明：

●审核人有权通过勾选“是否支付”列对借款逐条进行支付审核，选中表示批准支付该项借款，取消表示否决。

●审核人员有权对提交人提交的出差申请中的支付方式及借款金额进行修改，但是核定的金额规则为改小不改大。

●审核人员可以选择常用语或者手工输入审批意见。

●“通过”将单据审批完成，“退回”将单据退回提交人“待处理单据”列表，由提交人修改或删除单据。

“转批”表示同意并将该单据转给另一审批人审批单据。

“返回至待办”则返回待办单据列表。

5.2.2差旅费报销

1、用户填单：

填单说明：

●提交人必须选择所属预算，否则无法提交单据，基本信息下的出差目的为必选项、出差事由为必填项，请提交人据实填写。

●出差人员默认为系统登录用户，多人出差情况下，请选择正式员工和临时员工进行添加。

正式员工为系统已注册用户，临时人员为非系统用户。

●“交通费用”下的人员、票据类型、出发地、目的地、日期均为选择录入，票据单价、票据张数为手工录入，系统自动计算小计金额。

如是订构机票，在选择下勾选机票，可选改签日期。

（注意：

选择过订构机票，不用再重复手工录入费用。

）

●“住宿费用”下的“填写单据”票据单价、票据张数为手工录入，系统自动计算小计金额；“分配金额”下的出差人员、城市为选择录入，协议宾馆为可选录入，地区为选择录入，住宿天数和申请金额为手工录入，规定金额则根据地区不同，系统自动显示出住宿标准。

票据分配总金额不得大于填写票据总金额，但可以小于或等于填写票据总金额。

●“补助情况”由提交人填写住勤补助天数、火车补助小时数，系统自动计算小计金额。

（次数可填写小数）

●提交人如果在系统中有借款记录的，需在借款冲销下勾选“核销”列将报销金额的全部或部分冲抵，并填写本次冲销金额。

（注意：

以网银、POS方式支付的借款可以分多次冲销；以限额支票支付的借款可以透支，但只能冲销一次，部分冲销的支票不再列为未核销借款。

）

●请选择支持方式，输入支付金额并填写相应的支付信息（支付金额、票据类型、收款人收款单位、收款人帐号、汇入地点、汇入行）。

当支付方式为网银时，可以选择其他领款人。

票据号由会计填写。

●审批流程下，审批环节为实表示该环节可选，为灰表示该环节为必选，根据流程环节选择相应的审批领导。

●“提交”为提交单据按流程流转单据，“临时保存”为暂时保存单据，等待进一步修改或稍后提交。

2、领导审批：

审批说明：

●审批人能够从所属预算项中直观的看到本项预算所剩余额。

●审批人有权通过勾选“批准”列对交通费用、住宿费用、其他费用逐条审批，并在灰色超标行勾选“核准超标”列对住宿超标进行审批，选中表示批准超标部分，取消表示否决。

同时相应合计金额也发生改变，由系统自动计算。

●审批人能够查看到该单据历史审批意见和出差申请的历史审批意见。

●审批人员可以选择常用语或者手工输入审批意见。

●“通过”将单据传递至下一环节，“退回”将单据退回提交人“待处理单据”列表，由提交人修改后再提交或删除单据。

“转批”表示同意并将该单据转给另一审批人审批单据。

“返回至待办”则返回待办单据列表。

●如领导有软证书认证，点“转批”、“通过”或“退回”都需要证书验证确定，才能进行审批。

如图所示：

3、财务审核：

审核说明：

●审核人能够从所属预算项中直观的看到本项预算所剩余额。

●审核人有权修改“核定张数”及各项费用的核定金额，补助天数支付方式等。

注：

核定金额只能改小不能改大，补助天数可以改小或改大，其他补助对金额可改小或改大。

●审核人有权通过勾选“核销”列来冲销报销借款，取消表示不在本次报销中冲销。

●审核人可以输入或选择常用语加入审批意见。

●“通过”将单据审批完成，“退回”将单据退回提交人“待处理单据”列表，由提交人修改再提交或删除单据。

“转批”表示同意并将该单据转给另一审批人审批单据。

“返回至待办”则返回待办单据列表。

5.2.3探亲费报销

1、用户填单：

填单说明：

●选择所属预算，据实填写基本情况信息。

●明细下的费用类型、出发地、目的地、日期、票据单价、票据金额据实填写，系统自动计算小计金额。

●提交人如果在系统中有借款记录的，需在借款冲销下勾选“核销”列将报销金额的全部或部分冲抵，并填写本次冲销金额。

（注意：

以网银、POS方式支付的借款可以分多次冲销；以限额支票支付的借款可以透支，但只能冲销一次，部分冲销的支票不再列为未核销借款。

）

●请选择支持方式，输入支付金额并填写相应的支付信息（支付金额、票据类型、收款人收款单位、收款人帐号、汇入地点、汇入行）。

当支付方式为网银时，可以选择其他领款人。

票据号由会计填写。

●审批流程下，审批环节为实表示该环节可选，为灰表示该环节为必选，根据流程环节选择相应的审批领导。

●“提交”为提交单据按流程流转单据，“临时保存”为暂时保存单据，等待进一步修改或稍后提交。

2、领导审批：

审批说明：

●审批人能够从所属预算项中直观的看到本项预算所剩余额。

●审批人有权通过勾选“是否批准”列对明细逐条审批。

同时相应合计金额也发生改变，由系统自动计算。

●审批人能够查看到该单据历史审批意见。

●审批人员可以选择常用语或者手工输入审批意见。

●“通过”将单据传递至下一环节，“退回”将单据退回提交人“待处理单据”列表，由提交人修改后再提交或删除单据。

“转批”表示同意并将该单据转给另一审批人审批单据。

“返回至待办”则返回待办单据列表。

●如领导有软证书认证，点“转批”、“通过”或“退回”都需要证书验证确定，才能进行审批。

如图所示：

3、财务审核：

审核说明：

●审核人能够从所属预算项中直观的看到本项预算所剩余额。

●审核人有权通过勾选“核定张数”列修改核定张数，支付方式等。

注：

核定张数只能改少不能改多。

●审核人有权通过勾选“核销”列来冲销报销借款，取消表示不在本次报销中冲销。

●审核人可以输入或选择常用语加入审批意见。

●“通过”将单据审批完成，“退回”将单据退回提交人“待处理单据”列表，由提交人修改或删除单据。

“转批”表示同意并将该单据转给另一审批人审批单据。

“返回至待办”则返回待办单据列表。

5.3.4专项业务支出报销

1、用户填单：

填单说明：

●基本情况中的事由为必填项，提交人可根据报销实际情况选择填写批准文号，并选择专项预算。

如有对此报销单据进行说明，可在备注中填写。

●费用明细下的报销类别、单价、张数据实填写，系统自动计算小计金额。

其中小计金额为税前小计，税金单独填入“增值税”列。

如有对此报销费用进行说明，可在说明中填写。

●附件信息为上传电子审批文件、电子合同等信息附件。

●提交人如果在系统中有借款记录的，需在借款冲销下勾选“核销”列将报销金额的全部或部分冲抵，并填写本次冲销金额。

●请选择支持方式，输入支付金额并填写相应的支付信息（支付金额、票据类型、收款人收款单位、收款人帐号、汇入地点、汇入行）。

当支付方式为网银时，可以选择其他领款人。

票据号由会计填写。

●审批流程下，审批环节为实表示该环节可选，为灰表示该环节为必选，根据流程环节选择相应的审批领导。

●“提交”为提交单据按流程流转单据，“临时保存”为暂时保存单据，等待进一步修改或稍后提交。

2、领导审批：

审批说明：

●审批人能够从所属预算项中直观的看到本项预算所剩余额。

●审批人有权通过勾选“是否批准”列对明细逐条审批。

同时相应合计金额也发生改变，由系统自动计算。

●审批人有权对上传的附件信息进行审阅。

●审批人能够查看历史审批记录。

●审批人可以输入或选择常用语加入审批意见。

●“通过”将单据传递至下一环节，“退回”将单据退回提交人“待处理单据”列表，由提交人修改后再提交或删除单据。

“转批”表示同意并将该单据转给另一审批人审批单据。

“返回至待办”则返回待办单据列表。

●如领导有软证书认证，点“转批”、“通过”或“退回”都需要证书验证确定，才能进行审批。

如图所示：

3、财务审核：

审核说明：

●审核人能够从所属预算项中直观的看到本项预算所剩余额。

●审核人有权通过勾选“核定张数”列修改核定张数，支付方式等。

注：

核定张数只能改少不能改多。

●审核人有权通过勾选“核销”列来冲销报销借款，取消表示不在本次报销中冲销。

●审核人员可以选择常用语或者手工输入审批意见。

●“通过”将单据审批完成，“退回”将单据退回提交人“待处理单据”列表，由提交人修改或删除单据。

“转批”表示同意并将该单据转给另一审批人审批单据。

“返回至待办”则返回待办单据列表。

5.2.5办公费报销

1、用户填单：

填单说明：

●所属预算必须选择，事由必须据实手工录入。

如有对此报销单据进行说明，可在备注中填写。

●费用明细下的报销类别、单价、张数据实填写，系统自动计算小计金额。

其中小计金额为税前小计，税金单独填入“增值税”列。

如有对此报销费用进行说明，可在说明中填写。

●附件信息为上传电子审批文件、电子合同等信息附件。

●提交人如果在系统中有借款记录的，需在借款冲销下勾选“核销”列将报销金额的全部或部分冲抵，并填写本次冲销金额。

（注意：

以网银、POS方式支付的借款可以分多次冲销；以限额支票支付的借款可以透支，但只能冲销一次，部分冲销的支票不再列为未核销借款。

）

●请选择支持方式，输入支付金额并填写相应的支付信息（支付金额、票据类型、收款人收款单位、收款人帐号、汇入地点、汇入行）。

当支付方式为网银时，可以选择其他领款人。

票据号由会计填写。

●审批流程下，审批环节为实表示该环节可选，为灰表示该环节为必选，根据流程环节选择相应的审批领导。

●“提交”为提交单据按流程流转单据，“临时保存”为暂时保存单据，等待进一步修改或稍后提交。

2、领导审批：

审批说明：

●审批人能够从所属预算项直观的看到本单位本项预算余额。

●审批人通过勾选有权对费用明细项目逐项审批,在批准列加入表示批准同意该项费用支出，取消表示否决该项费用支出，同时相应合计金额也发生改变，由系统自动计算。

●审批人能够查看历史审批记录。

●审批人员可以选择常用语或者手工输入审批意见。

●“通过”将单据传递至下一环节，“退回”将单据退回提交人“待处理单据”列表，由提交人修改后再提交或删除单据。

“转批”表示同意并将该单据转给另一审批人审批单据。

“返回至待办”则返回待办单据列表。

●如领导有软证书认证，点“转批”、“通过”或“退回”都需要证书验证确定，才能进行审批。

如图所示：

3、财务审核：

审核说明：

●审核人能够从所属预算项中直观的看到本项预算所剩余额。

●审核人有权通过勾选“核定张数”列修改核定张数，支付方式等。

注：

核定张数只能改少不能改多。

●审核人有权通过勾选“核销”列来冲销报销借款，取消表示不在本次报销中冲销。

●审核人可以输入或选择常用语加入审批意见。

●“通过”将单据审批完成，“退回”将单据退回提交人“待处理单据”列表，由提交人修改或删除单据。

“转批”表示同意并将该单据转给另一审批人审批单据。

“返回至待办”则返回待办单据列表。

5.2.6会议费报销

1、用户填单：

填单说明：

●所属预算必须选择，基本信息必须据实手工录入。

如有对此报销单据进行说明，可在备注中填写。

●费用明细下的报销类别、单价、张数据实填写，系统自动计算小计金额。

如有对此报销费用进行说明，可在说明中填写。

●提交人如果在系统中有借款记录的，需在借款冲销下勾选“核销”列将报销金额的全部或部分冲抵，并填写本次冲销金额。

●请选择支持方式，输入支付金额并填写相应的支付信息（支付金额、票据类型、收款人收款单位、收款人帐号、汇入地点、汇入行）。

当支付方式为网银时，可以选择其他领款人。

票据号由会计填写。

●审批流程下，审批环节为实表示该环节可选，为灰表示该环节为必选，根据流程环节选择相应的审批领导。

●“提交”为提交单据按流程流转单据，“临时保存”为暂时保存单据，等待进一步修改或稍后提交。

2、领导审批：

审批说明：

●审批人能够从所属预算项中直