试论秘书人员的角色意识.docx
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试论秘书人员的角色意识
试论秘书人员的角色意识
试论秘书人员的角色意识
摘要
随着经济社会及现代科技的迅猛发展，秘书人员所面临的挑战越来越多。
面临新形势，秘书如何才能更好地承担起参与处理事务和为领导提供服务的职能，真正起到秘书的作用？
最重要的一个方面就是要具备正确的角色意识。
秘书人员的角色意识决定秘书从业人员的的工作态度，对秘书工作有重要意义。
随着资历的不断提高，意识也会随着相应变化，要冲破传统秘书的束缚，转换角色以更适应工作的需要。
把握秘书的角色特征，调整秘书的角色定位，是秘书教育和培养的一个重要内容。
关键词：
秘书角色意识角色转换培养
Abstract
Witheconomicsocietyandtherapiddevelopmentofmodernscienceandtechnology,thesecretarypersonnelchallengesfacingmoreandmore.Facingthenewsituation,howcanwesecretarybetterundertakeinvolvedinhandlingaffairsandleadershipprovideserviceforthefunctions,playstheroleofrealsecretary?
Themostimportantaspectistohavetherightroleconsciousness.Theconsciousoftheroledeterminethesecretary'sworkingattitude,veryimportant.Withtheaccumulationofexperienceandrisingqualification,one'sconsciouschangealso.ASasectaryinmodernsociety,havetochangeone'sroleinordertoadapttothejob,andbreakthroughtheboundoftraditionalsectaryrole.Graspingtheroleofthesecretaryoffeaturesandadjustingtheroleofsecretary,isaimportanttrainingcontentoftheeducationandtrainingofsecretary.
Keywords:
secretaryroleconsciousnessrolechangetraining
1引言
秘书作为党政机关、社会团体、企事业单位等各个部门中的一个特定群体，他们的工作具有不同于其他群体工作的属性。
广义的秘书定义是：
“位居领导人身边或领导机构中枢，从事办公室事务，办理文书，联系各方，保证领导工作正常运转，直接为领导工作服务的助手”。
秘书是一个单位的枢纽，起着承上启下、协调内外的作用，工作关联度高、辐射面广。
领导工作少不了秘书,而要做好一个秘书就必须顺利完成领导交给的各项工作。
所以，了解秘书角色和角色意识，注重培养秘书的角色意识，加深秘书对自己的认识，对开发自身潜能，促进领导活动，改善机关作风，提高办公效率，都具有很强的现实意义和理论意义。
2秘书工作和秘书角色
2.1秘书工作的属性和工作特点
2.1.1工作内容
（1）辅助决策：
在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。
（2）协调关系：
秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。
（3）处理信息：
处理客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。
信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容
（4）办理事务：
办理一切同领导工作有关的日常具体工作。
2.1.2工作特点
（1）中介性：
秘书部门的这种中介性特征一方面决定了秘书工作的"纽带"和"桥梁"的作用，另一方面也决定了秘书工作是非独立性的辅助工作。
（2）直接性：
秘书工作的直接性体现在：
在行政组织上，在岗位设置上，在工作程序上
（3）全面性：
是体现在职能辅助的全面性上和过程辅助的全面性上
（4）服务性：
人们把秘书工作比喻为"上管天文地理，下管鸡毛蒜皮"，把秘书工作说成"没大没小，没完没了"。
（5）被动性：
要求秘书人员一定要不越权、不越职，秘书应在辅助性被动性的工作中发挥创造性和主动性
（6）潜隐性：
秘书工作的潜隐性表现在三个方面：
活动名义的假借性；活动过程的幕后性；劳动成果的潜在性。
2.2秘书的社会角色
2.2.1领导的助手
协助领导处理事务，以及在领导的授意下处理事务；为领导解决，协助领导做重要的事；让领导从繁杂的事务中脱身，有更多时间开展领导活动和决策思考。
2.2.2领导的脑筋
秘书是领导的咨询人员和决策参谋。
秘书的思维往往是领导思维的前导和补充。
2.2.3政策活动中的纽带
在上级与平级、下级，在领导与员工的关系中，秘书是传达文件和沟通的关键。
秘书负责沟通政务渠道，加强联系，使上情下达，下情上传，起到桥梁和纽带的作用。
2.2.4决策中的监督员
在领导的决策、决定颁布实施以后，秘书具有负责检查、督办、催办落实的义务和权利。
2.2.5领导的资料库
秘书具有搜集、掌握、储存经济、行政、社会方面的信息，及时向领导提供必要的信息，管理单位的档案和文书，保管与工作相关资料的责任。
2.2.6领导的随员和具体事务的组织者
秘书是领导的组织者，在正式活动场合要做好领导的随员，在公关形态的表现中领导活动和事务活动，比如：
宴请、接待来访、应酬等。
2.2.7领导的帮手
秘书可以处理在单位领导与领导发生的有关部门活动。
为领导解决，协助领导做重要的事。
让领导从庞杂的事务中脱身，有更多时间开展领导活动和决策思考。
总之，秘书的工作特点决定其社会角色，秘书在社会实践活动中，必然会由其工作中产生对自身职业所处社会角色的思考与定位。
当秘书在工作中对自身行为模式和规范有了确定的意识系统时，就会把自身对职业的角色定位出明确的认识。
3秘书工作中的角色定位与转换
3.1影响角色定位的条件
3.1.1自然生理条件
（1）年龄条件：
就秘书的角色特征和工作职责看，秘书应该年轻化，秘书班子的年龄应当低于同级领导班子的年龄。
（2）性别条件：
在整个秘书队伍中女性比男性人数更多，但在不同的层次和性质的单位，对秘书性别的要求又有所区别。
（3）健康条件：
秘书人员健康条件有三方面的基本要求：
一是发育正常，五官端正。
二是体魄强健，精力充沛。
三是情绪稳定，沉着冷静。
3.1.2文化知识条件
知识化与专业化，是现代社会对公民素质的一个基本要求，秘书角色作为文职人员，从事的是精神生产，这就要求秘书人员比其他社会角色的文化知识条件更高。
一般需要大学以上学历。
如果学历层次与知识水平、知识结构的发展不平衡时，较高的知识水平、知识结构的比较高的学历层次更重要，更能胜任秘书工作。
3.2角色错位的原因分析
3.2.1“钦差大臣”自居
即在开展协调和督办工作时，不深入实际调查研究、不了解事情的原委、进展及有关方面的需求，而居高临下发号施令，凭一个电话，一纸公文“派任务”，“压任务”这种只行使权利不履行义务的做法，无疑会减弱亲和力，在上级、同级、下级之间造成隔阂。
这种现象在政府部门尤其突出，许多秘书人员跟着领导喝东家吃西家，天天忙得不亦乐乎！
办起事来只知道偷工减料，根本不去调查了解情况，只是凭电话和公文办事，还美其名曰：
“电话办公高效率，省时又省事”。
3.2.2代别人种田
即为了促使某些部门完成工作任务，从文件起草、会议准备到内外联系统包统揽。
这种将义务泛化的结果是办了许多不该办、办不了、办不好的事。
不仅不利于其他部门工作水平的提高，而且“荒了自家的地”该做的没做。
以办文办事来说秘书自己什么都一手包揽了，不管是不是需要自己做办文势必从写稿到领导同意后的定稿打印全都给办了，办事呢无论大小都自己亲自如从传达到办具体的事都没落下。
3.2.3上下不分家
即领导事必躬亲，秘书人员以下代上发号施令。
这种权力的过度延伸将导致一方面的触角过长过密，使对方的机会减少，空间缩小。
工作陷入被动局面，即不利于团结，也不利于发展。
秘书经常代替老板行使职权，往往会使秘书不能正确评价自己，以为自己和领导一样握有同样大的权力，这是秘书成长道路上最可怕的陷阱。
也是秘书之所以不能正确定位自己角色的原因。
3.3秘书角色的正确定位
秘书人员如何角色定位呢？
这要从秘书的工作的辅助性来看。
秘书地位的从属性，秘书工作是伴随着领导活动，依照领导活动需求的发展变化而变化的。
先有领导的活动才有为领导活动直接服务的秘书工作，离开了领导活动，就不存在独立的秘书工作。
在机关单位中，居于主导地位的是领导，决策与管理是领导的基本职能。
秘书工作只能起辅助作用，决策指挥、统筹全局的是领导不是秘书。
所以作为一名秘书工作人员，除了要明确秘书的工作性质外，还要明确自己的职责，才能正确定位自己的角色。
3.3.1明确“对位”知道“该做什么”
作为具体的操作者，秘书要经常思考这样一个问题，如何保质保量地完成工作任务要解决这个问题，一要做到“三勤”：
勤学、勤想、勤干。
二要做到“三熟”：
政策规定—熟知，工作环境——熟悉，业务技能——熟练。
三要做到“三清”：
清楚内外关系，清楚工作重点，清楚领导意图。
秘书不应满足于做好领导交办的事情，而要在当好领导的参谋和助手方面发挥主导性，并努力掌握做好秘书工作所必需的知识和技能，增强示范能力，协调能力，应变能力，创造性思维能力，主动适应不同种类，不同性质的工作需要，高质量地完成工作任务。
3.3.2提前“就位”知道“先做什么”
在纷繁复杂的秘书工作当中，如果分不出轻重、主次、缓急、就会因小失大。
所以秘书在工作中不能眉毛胡子一把抓。
以目前迫切需要和必须解决
的问题为急。
这样就能理出工作主线，有条不紊地做好各项工作；不急于办的事务可以缓办，为其他事情让路。
日常工作要按时完成，以减少“塞车”现象。
3.3.3灵活移位，知道“不做什么”
秘书在履行督办，协调等职能时一定要明确督办不等于发号施令，协调不等于包办代替。
科学管理之父泰勒认为，管理就是“确切地知道你要别人去做什么，并且让他使用最好的方法去完成”。
所以，秘书在督办和协调时恰当地转换角色,以巧取胜。
3.4秘书角色的转换
3.4.1变被动机械的服务为主动的智囊服务
在传统的秘书角色意识中,办公室秘书各司其职、按时按质按量完成本职工作、不折不扣地做好领导交办的事情就是一个称职的秘书。
然而,随着社会主义市场经济的逐步建立和完善以及高校人事制度改革的不断深人、传统的秘书的角色已不育目查应社会对高校培养人才的管理模式的需求而受到极大的冲击,使秘书这一特殊的职业从使命到职责者隆历着深刻的变革,使服务的形式和内容都发生了根本的变化。
如何变被动为主动呢？
这需要三个方面的意识：
争取了解全局性工作；争取了解和掌握一个时期的中心工作,分清工作的轻重缓急,主动排除干扰中心工作的因素；研究领导工作的思路分析领导的意图,并加以理解、完善和落实。
有了这几个方面的意识,在工作中才能主动理解领导的思路,才有可能在工作中提出合理化的建议。
日常工作中,要善于将领导的决策内容、实施方案和一个时期的中心工作进行分解、立项,明确先做什么、后做什么和怎样做的措施等。
智囊型服务是指足智多谋地为教学科研服务。
传统的角色意识只注重责任意识泪侧灾意识和单一的服务意识,而智囊服务不仅仅是传统角色中的全心全意为人民服务,而是在此基础上实现多元化、高层次、高技能的服务。
能协助领导对行政管理提出建设性的意见,对办公室秘书的工作提出创新性建议,这要求秘书具有丰富的工作经验和广博的学识。
要实现主动的智囊型服务首先要具备参谋意识。
随着力学形式的多样化和社会对人才的需求的不断变化,办公室管理不断出现新情况和新问题,办公室秘书不再是办文办事的机器和抄抄写写的打字员,而是面对复杂多变的情况做出正确的思考和判断。
在办公室的日常管理中要有清晰的思路和正确的方法,要积极为教学科研管理出谋划策、为领导、教师、学生、社会提供最佳的服务。
包括积极、正确地进言和建议,行之有效的参谋措施。
其次是要树立法规意识。
随着高校科学技术的发展以及与社会联合办学的增多,秘书人员在处理政务与参与管理中必须懂得一些相关法律知识,如专利法、合同法、著作权法等。
用法律意识指导自己的管理工作和约束自己的社会行为。
第三,要具有一定的应变能力,应变能力体现着一个人的敏捷和智慧,这里的应变是指在掌握原则的前提下,准确判断事态的发展而采取正确、果断的行为,处理突发事件的能力。
这是智囊服务的最高素质功、公室秘书要善于培养自己处理各种复杂关系和突如其来的情况,独挡一面、化难为易、化险为夷的能力。
3.4.2变传统的职能者为拥有现代科学技术的管理者
传统的办公室秘书角色意识中只强调办事能力和文字表达等一般能力,随着办公管理现代化的发展使办公管理加快了现代化步伐,传统的秘书职能已不能胜任现代秘书工作,不具备适应形势的科学技术和管理能力很难有立足之地。
所以,一要具有学习现代科学技术的意识、二要具有统筹管理的意识、三要具有组织协调的意识。
首先要具有学习现代科学技术的意识,作为办公室秘书不但要有从事秘书职业的专业知识和社会知识,而且还要不断学习现代管理技术,如常用的计算机软件的安装、操作和使用技巧。
并有意识也运用于日常管理工作中,实现规范、自动管理。
其次要具有统筹管理意识,在纷繁的事务中,办公室秘书要善于培养自己行于其内思于其外的能力,也就是不能被事务牵着鼻子走。
在应付繁杂的事务工作的同时,更要统筹与策划工作的进度,使力讼室工作井然有序,忙而不乱。
在工作中树立“三早”意识,一要早思考,凡事预则立,了解当前工作的重点是什么,如何配合,构思成熟二要早请示,请示领导,把牺红二作的大方向,明确工作思路三要早行动,首当其冲,率先投人到工作中,与合作的同事共同商量,把可能出现的问题及如何解决并提出来,通过民主的可时决定开展工作的步骤。
再次,要具有组织协调的意识。
办公室秘书身处各种关系的热点和辐射中心,是单位的窗口,这就需要秘书具备应有的公关能力,包括学识、技巧、阅历、经验及相关礼仪。
秘书工作处于上下左右的中心位置,协调各种关系尤为重要,协调的原则是明确工作目标和意义、消除误会和隔阂、调动一切积极因素开展工作。
3.4.3挖掘职能优势,建立管理信息平台,实现资源共享
在传统的秘书角色中,为了完成上级部门下达的任务,随时都要统计城十算、填写各种教学科研报表。
任务完成后又未能很好地规范管理这些资料。
传统秘书角色思路狭窄、信息闭塞。
从而制约了秘书能力的发展。
随着知识经济全球化、一体化和信息化的发展以及网络技术的普及和深入,社会对毕业生需求的不断变化。
为了实现资源共享加强交流,办公室秘书应充分发挥职能优势,合理、规范地收集好各种信息。
首先要具有收集信息的意识,面对信息的海洋,选择实用的有价值的信息,包括与所做工作有关的政策、法规、与本单位职工息息相关的信息。
按办公室秘书的分工不同而组建不同的信息,使信息内容专业化、规范化、科学化。
然后把这些信息汇人局域网并定期维护,供领导、员工共享,让网络信息缩短时空的距离实现教学利研的纵横交流。
其次,要充分利用共享资源为自己的秘书工作服务。
共同享有资源能给自己的工作和学习带来极大的方便,大大提高工作效率和工作质量。
如何共享、利用还需要秘书人员敏捷的捕捉能力和感悟能力,这需要秘书人员以积极的心态培养自己、发现、接受、利用新信息并转化为己有的能力,从而扩大自己的视野、提高自己的能力,使力、公室管理上台阶、上档次。
4秘书角色意识的培养
一名优秀的秘书人员，不仅应具备良好的业务素质，拥有熟练的操作技巧，正确的角色意识更是有助于秘书在工作中获得“事半功倍”的效果。
因为秘书每天要处理的事情很多，要接触的人也很多，只有端正了态度，摆正了位置，有扎实的专业基本功，才不至于犯“角色错位”的错误，才能在纷繁复杂的人和事中做到忙而不乱、从容应对，才能更好地为领导提供及时、准确、高效的服务。
角色意识的培养可以从如下几方面入手：
4.1角色的主动适应培养
所谓主动适应，是指秘书人员以积极的心态自觉地适应社会变革对秘书角色提出的新要求，并成为社会变革的推动力量。
4.1.1具有超前意识
超前意识也就是远见卓识。
具有超前意识的秘书人员，能敏锐地透视历史和预见未来，在充分了解、尊重社会现实状况的同时又能超越现实的局限，预测未来的发展趋势，并从各个方面做好准备主动适应社会发展的历史趋势。
古人讲，凡事预则立，不预则废，没有超前意识就不能根据事务的现实状况预测其发展趋势，也不能及时正确地因势利导，创造性地开展工作，积极主动地为领导、为群众服务好。
在这个意义上说，超前意识是秘书角色主动适应社会变革的必备条件之一。
4.1.2不断自我更新
自我更新，是生命存在和发展的前提。
自我更新包括概念更新和知识更新。
（1）概念更新是秘书人员主动适应社会变革的关键。
过去，人们普遍存在这样一种看法，所谓秘书工作，无非就是“看看报纸写写稿，领导前后跑一跑”这既是社会对秘书工作的刻板印象，也是秘书人员的一种自我意识。
今天，这种观念与全球化时代和市场经济下的秘书工作很不适应。
秘书工作要适应新形势，必须更新观念、转变思想。
具体应树立以下观念：
一是综合效益观念。
追求最佳经济效益是市场经济的出发点。
市场经济的效益观念必将对各行各业产生广泛地影响，包括秘书行业。
从效益观念出发，我们的秘书人员和秘书工作，既要有坚定正确的政治方向，还要有鲜明突出的经济意识；既要主动关心和参与经济建设工作，又要注意经济和社会的和谐发展。
二是竞合观念。
引入竞争合作机制，进行公平竞争，是全球化经济发展的重要动力。
当今时代，“越来越多的人会发现他们能够找到越来越多的合作对象和竞争对手，人们将会在越来越多的工作岗位上竞争和合作，竟会与世界各地越来越多人互相竞争和合作。
在全球化时代和市场经济下的秘书工作必须引入竞合机制。
通过竞争与合作，激发广大秘书人员的积极性、主动性和创造性。
充分实现自我价值和社会价值。
三是开放观念，市场经济下的秘书工作必须从封闭转向开放，由面向机关转向面向社会和大众，面向广阔的经济建设工作和社会发展。
（2）知识更新也是观念更新的一个重要方面。
现代社会，各种新知识、新学说不断涌现，知识更新的周期越来越短，知识老化的速度越来越来快。
特别是在全球化时代，知识更新是知识者普遍面临的重要课题。
知识更新是秘书人员主动适应当前这场伟大社会变革的需要，也是成为一个合格的现代型秘书人才的必备条件。
4.2适应社会变革对职业秘书角色定位的新要求的培养
4.2.1迷人的人格魅力
这是职业秘书从业的前提和基础条件。
所谓人品，就是人的品质和道德修养。
俗话说，做事先学会做人，而在职场上所强调的“做人”的关键环节是职业道德。
秘书职业道德显得尤其重要，秘书是公司领导服务的办公室人员，关键要要以公司为荣，为公司效力，要为公司尽力，就所谓秘书人员“尽仁、尽义、尽礼、尽智、尽信”。
有了这个态度，就决定秘书在本职岗位上将会是兢兢业业，任劳任怨。
享有国际声誉的方法学家、思维学家吴甘霖先生在一次北大总裁班上作了一项调查，请公司老总说出自己所喜欢的员工和最不受欢迎的员标准是什么。
结果五类员工列入最受欢迎的员工，分别是：
第一类，自动自发的员工；第二类，找办法提升业绩的员工；第三类，从不抱怨的员工；第四类，执行力很强的员工；第五类，能提建设性意见的员工。
而最不受欢迎的员工也有5种，分别是：
第一种，找借口的员工；第二种，损公肥私的员工；第三种，斤斤计较的员工；第四种，华而不实的员工；第五种，受不得委屈的员工。
而最受欢迎的员工的标准，也恰在恰恰道出了现代企业公司所需要秘书人员“尽仁、尽义、尽礼、尽智、尽信”的职业道德。
4.2.2出色的办事能力
职业秘书要着力训练五个方面的能力，即创新能力、执行能力、沟通能力、商业能力，并且能够做到四力合一，形成合力。
（1）创新能力
现代中国十分重视创新能力的培养和推广，不断提出“创新中国”和“创新是动力”等概念。
而秘书作为企业、公司重要的一分子，培养创新能力显的尤其重要，职业秘书的创新能力就是要求熟悉公司情况后，敢于突破传统思维能力，突破条条框框，提出富有创意的思路。
只要平时多动脑筋，就会有思考的习惯；有思考，就会有点子，有点子，就会有业绩。
一个国家需要创新，一个人更需要创新意识，多思考，多研究，多想象，充分发挥自身的潜能。
美国的一位资深企业管理研究者说过，企业员工的创新意识就跟员工要准时上下班一样重要，作为员工的一种职业习惯，企业才有生机勃勃的生机和巨大的潜力。
因此，培养职业秘书的创新意识和创新能力，是现代中国秘书训练的重要课程。
（2）执行能力
组织、协调、协作，构成执行能力的关键要点。
职业秘书如何没有很强的组织、协调、协作能力，作为他们的上司，将会累死职场。
职业秘书的执行能力主要表现在，公司或领导的指明发展方向后，能够牵头制定出完成这个项目具体实施方案。
上司注重的目标管理、业绩管理和结果导向，不太注重项目执行的过程。
例如，比较规范和上规模的公司，每年都会召开年度会议，提出公司的年度目标计划。
这个时候，职业秘书作为上司的左右手，就要协助上司做好目标任务执行过程中的监控，并随时掌握目标任务完成情况，以供上司实时调整决策部署。
在监控过程中，职业秘书需要进行大量组织、协调、协作工作，与客户的协调，与部门的协作，形成一支善于战斗的团队，才能够顺利公司或领导指出的目标任务。
因此，训练是职业秘书的执行力是最棘手课程，职业秘书需要经过长期的训练和升华，才能达到很强执行力的境界。
（3）沟通能力
做生意就是做朋友，做朋友关键是在沟通，秘书沟通的主要有电话、网络、面对面交谈等沟通方式。
作为现代型的企业公司，大量的沟通工作是与客户的沟通，而且大量的工作是由职业秘书完成的，职业秘书沟通不专业，客户就无法信任你；职业秘书沟通不热情，客户只会冷落你；职业秘书沟通时不择机，客户只会烦着你；我一直认为，在商言商，在职言职，秘书要努力去掉口头禅，去年不良的习惯的言语，千万不要婆婆妈妈，喋喋不休。
职业秘书人员电话沟通。
看是很简单的动作，规范起来就比较难了，接电话的职业用语，很大程度上体现了一个公司的整体形象，因此，很多的企业公司要求指定一个前台文员接听电话，职场规范电话接听模式是“自报家门”，这就犹如航空港的播音员小姐，无论是谁在播音，我们听见几乎完全是同一个人在讲话，企业公司的秘书人员能够做到这一点，那么效果会出奇的好，因此，我们始终要保持接电话时的职业语调与规范用语，这是秘书的首要基本功。
再如，电话在两声与三声之间接听，也是职业秘书非常专业的电话接听技巧。
职业秘书面对面沟通，就比电话沟通艰难的多，因为面对面沟通需要的是形象和语言配合，面对面沟通给人的第一印象更重要是形象，其次才是语言技巧，包括口腔语言、肢体语言等。
面对面沟通是个最为复杂的沟通过程，需要反复地实践演练，才能得心就手。
（4）商业能力
公司业务是公司发展壮大的基础，没有业务，公司就没有效益可言，公司也就没有发展可言。
因此，职业秘书要具备很强商业运作
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