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公文是各级各类国家机构、社会团体和企事业单位在处理公务活动中有着特定的效能和广泛的用途的文书，它能够超越时空的限制，为国家管理提供所需的信息。

编辑摘要

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什么是公文？

自古以来定义甚多，众说纷坛，见仁见智。

取其共识，公文乃公务活动的产物和工具，是公府所作之文，是公事所用之文。

换言之，公文是各级各类国家机构、社会团体和企事业单位在处理公务活动中有着特定的效能和广泛的用途的文书，它能够超越时空的限制，为国家管理提供所需的信息。

认识公文的特点、内涵是写好公文的先决条件。

公文处理是围绕公文形成并产生效力的整体过程，它涉及了国家机关和社会组织的各级各类人员。

公文-含义

公文：

是指行政机关在行政管理活动中产生的，按照严格的、法定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体。

公文-公文种类

2001年实行的《国家行政机关公文处理办法》对“公文”是这样规定的：

（一）命令（令）

适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。

（二）决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

（三）公告

适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

（四）通告

适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

（五）通知

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

（六）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（七）议案

适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

（八）报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

（九）请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

（十）批复

适用于答复下级机关的请示事项。

（十一）意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（十二）函

适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（十三）会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

公文-公文的作用

公文具有册令作用、联系作用和凭证作用，从而体现了国家行政机关的管理职权。

（1）具有册令作用

即通过公文将党和国家的方针、政策、本机关的决策意图，传递给其他社会组织及其成员，达到统一行动的目的；如法律、法规和规章，具有规范人们行为的作用。

（2）具有联系作用

即公文可对上下级组织之间进行协调和沟通，可在平级和不相隶属的组织之间交流信息、通报情况、商洽事务、取得配合，公文是沟通上下左右的纽带。

（3）具有凭证作用

即公文反映了制发机关的意图，具有现行效用，受文单位要以此为工作的依据。

公文-公文的体式

公文的规范体式，一是指撰写公文所采用的语体，即现代汉语语体；二是指文件的格式，即公文结构与公文各组成部分的文字符号在载体排列上的规定形式。

公文的拟制必须遵循规范化的体式，其目的是为了维护公文的法定效力和机关的权威性，也是为了实现公文工作标准化，提高工作效率。

1.公文的作者

公文的法定作者指依法成立并能以自己的名义行使职权和担负义务的机关或组织。

撰写和制发公文不是个人行为，所代表的是机关或组织。

因此，它的内容受法律、工作需要和领导人指示的制约，其法定作者的制发公文的权利和名义受法律的保护。

需要注意的是，在机关中起草公文的工作人员和签发公文的领导人都不能称为公文的作者。

2.文头

文头是通俗的说法，指出公文页面的眉首部分。

公文的眉首部分包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等项。

3.份号

份号，称为公文份数序号。

它将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。

如需标识公文份数序号，应用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。

4.密级

密级指公文的秘密等级。

涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中绝密、机密级公文还应标明份数序号。

如需同时标识秘密等级和保密期限，它们之间用“★”号隔开。

5.紧急程度

紧急程度指对公文送达和办理的时间要求，分特急和急件。

紧急程度要顶格标识在版心右上角第2行。

6.发文机关标识

发文机关标识指在文件眉首部分中印制的“发文机关全称或规范化简称并加文件”。

例如：

“××××机关文件”。

7.发文字号

发文字号由机关代字、年份、序号组成。

机关代字，指用一到两个汉字表示发文的机关。

例如：

“国办发”表示国务院办公厅制发。

年份表示制发文件的纪年，应标全称，用六角括号“〔〕”括入。

例如：

〔2000〕表示文件是2000年制发的。

序号表示某年依次制发的文件的号码，不能编虚位，不能加“第”字。

联合行文，只标明主办机关发文字号。

8.受文机关

受文机关指主送机关和抄送机关。

9.主送机关

主送机关指公文的主要受理机关，即答复或办理公文事项的机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

其位于标题之下、正文之上，要求左顶格书写。

10.抄送机关

抄送机关指除主送机关外应知晓公文的内容其他机关，应当使用全称或是规范化简称、统称。

抄送机关书写在主题词下一行，抄送机关如有多个，它们之间要用逗号隔开。

公文-公文写作

1.公文标题

公文标题一般由发文机关名称（作者）、文件的主题（事由）及文种（文件名称）三部分组成。

位于文件首页发文字号之下，可分一行或多行居中书写。

在撰写标题时，发文机关的名称要写全称或规范化简称，如果文件首页具有制发机关的标识（文头），其标题中可省略发文机关名称。

事由是标题的主体部分，应准确、简要地加以概括。

文种是公文文体的名称，用以概括揭示公文的性质与制发的目的。

正确使用文种，有利于及时、准确地处理文件。

发文机关名称之后用介词“关于”引出文件主题，用助词“的”与文种相连接，以文种为中心词构成偏正词组。

公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

公文标题的三个组成部分一般要写完整，也有部分省略的情况：

一是法规类、单位内部使用的公文，标题中可省略发文机关；二是省略事由，有些公文内容单一，正文较简单，就可以在标题中省略事由，如《中华人民共和国主席令》。

文件标题应当准确、概括、简要，以便于公文的检索与处理，便于读者理解公文的内容与行文的目的。

2.正文

公文正文是公文的主体或中心，用来表达公文的具体内容。

正文结构一般包括导语、正文主体和结尾三部分。

导语部分用来表明制发公文的依据、目的或原因。

主体是公文的核心部分，其结构安排要有逻辑性、条理性。

因各文种的发文目的等方面不同，其写作要求也不同。

结尾部分，各种公文一般有与文种相适应的习惯结束语。

3.公文导语

公文导语是在正文开端处，以简明的文字说明制发公文的依据、目的或原因。

需要注意，写回复性公文时，在导语的开头要引述来文的标题和发文字号。

4.主体

主体指公文正文的核心部分。

它是公文导语的展开部分，要注意紧密围绕制发公文目的，要写得具体可行。

如果是分条列项的结构，还要注意事项内容不能交叉，条理要清楚。

5.结尾

公文的结尾一般使用与该文种相适应的习惯结束语。

如：

“特此报告”、“如无不妥，请批复”、“此令不得有违，着即执行”等。

6.落款

落款指文件的署名或盖印和成文日期。

7.署名

署名指以国家领导人名义发布的文件，在落款处要领导人签字。

领导人署名，要在姓名之前冠以职务名称。

8.成文日期

成文时间指文件落款处的时间。

该时间不是指印刷时间或起草时间，一般文件，以负责人签发日期为准；经会议讨论通过的文件，以通过日期为准；法规性文件以批准日期为准，联合发文，以最后签发机关（部门）的负责人签发日期为准；电报以发出的日期为准。

行政公文的成文时间用汉字书写，要将年、月、日标全，“零”写为“○”。

10.附件

附件指与公文内容有关的随文发送的文件、材料等。

如有附件，在正文下空一行、空两格标识“附件”字样，说明所附材料名称及份数。

11.主题词

主题词指标识公文主题、文件类别的并经过规范化处理的名词或名词性词组。

标引主题词必须从有关主题词表中选用，如《国务院主题词表》、《教育类公文主题词表》等。

主题词的位置在附注下方，文尾横线上端。

一份文件选用2～3个主题词，最多不超过5个，词与词之间各有一个字的间距。

12.印发说明

印发说明，用来标识印刷机关和印发时间。

印发机关指负责把公文文稿印成正式公文的机关。

印发时间是指把公文文稿送往印刷的日期。

位于抄送机关之下（无抄送机关位于主题词之下）占1行位置，印发机关左空1字，印发时间右空1字。

印发时间用阿拉伯数码标识。

13.此页无正文

指公文生效标识未与正文同处一页时所作的说明。

在载有生效标识的页面左上角标写“此页无正文”（外加圆括号），其作用在于维护公文的完整性和有效性，以防伪造或添加内容。

14.签发人

签发人指上报公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。

如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第一行，其他签发人姓名从第二行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排。

16.公文生效标识

公文生效标识指出印章和签署。

加盖印章一般要求“下压日期，上不压正文”。

单一机关制发公文时，也可不签署发文机关名称，只标识成文时间。

成文时间右距离边沿空4个字，加盖印章；当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，主办机关印章在前，两个印章均压成文时间；当联合发文需加盖3个以上印章时，应将各发文机关名称排在发文时间与正文之间。

主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版芯，最后一排如余一个或两个印章，均居中排布。

印章之间互不相交相切。

17.公文的法定效力

公文的法定效力，指公文的权威性和约束性。

公文是机关或组织在职能活动中形成的，是职能活动的直接产物。

它代表制发机关颁布法律、命令、决定，下发通知或者报送请示、报告，传达制发机关的决策与意图，能对受文者的行为产生不同程度的强制性影响。

公文在办理过程中所发挥的法定效力也是现行效用。

当公文执行办理完毕，其现行效用消失后，将转化为档案文献，成为历史的凭证。

公文-公文行文规则

为了确保公文迅速而准确地传递，避免行文紊乱，《办法》第13条、第14条指出：

“行文应当确有必要，注重效用。

行文关系根据隶属关系和职权范围确定。

”具体的行文规则有：

（1）下行文规则

①政府各部门依据部门职权可以互相行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。

②部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。

如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。

③上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。

④向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。

（2）上行文规则

①“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。

②“报告”不得夹带请示事项。

③一般不得越级请示和报告。

④除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

⑤受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。

（3）联合行文规则

①同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；

②政府与同级党委和军队机关可以联合行文；

③政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；

④政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。

（4）其他行文规则

①属于部门职权范围的事务，应当由部门自行行文或联合行文。

联合行文应明确主办部门。

须经政府审批的事项，经政府同意也可以部门行文，文中应注明经政府同意。

②属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。