档案管理办法.docx

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档案管理办法

档案管理办法

第一章总则

第二章归档

第一节归档范围与保管期限

第二节归档时间及程序

第三章档案整理

第四章保管利用

第一节保管

第二节利用

第五章销毁

第六章其他

第七章附则

第一章总则

第一条为了规范和加强档案管理，有效保护和利用档案，保障企业安全规范高效运行，制定本办法。

第二条本办法所称档案，是指集团公司和下属单位在研发、生产、经营、管理等各项活动中形成的具有保存利用价值的各种文件材料。

第三条档案载体形式分为纸质和特殊载体形式。

特殊载体形式包括磁带、磁盘、光盘、照片、实物等。

第四条公司档案根据管理职能，结合档案内容及其形成特点，分为生产经营类、技术类、产品类、行政管理类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、员工档案类、党群类、特殊载体类等。

第五条公司档案实行集中统一管理。

（一）秘书处为档案工作管理部门，内设文印档案管理科，负责管理集团公司和下属单位档案（员工档案除外），并对部门、单位档案工作实施督导。

（二）人力资源处负责管理员工档案。

（三）财务处负责对会计年度终了后形成的会计档案保管2年，2年后移交秘书处文印档案管理科管理；下属单位（包括视同单位管理的部门，下同）负责保管本单位设备仪器类档案及其他常用档案。

第六条秘书处文印档案管理科须配备专职文印档案管理员，其他部门、单位须配备兼职文印档案管理员（财务会计处兼职文印档案管理员不得由出纳人员担任）。

（一）专职文印档案管理员负责档案归档、整理、保管利用、及销毁统计等工作。

（二）兼职文印档案管理员负责本部门、单位档案归档、整理、保管利用及移交工作。

（三）兼职文印档案管理员接受所在部门、单位和秘书处双重管理，部门、单位负责行政管理，秘书处负责业务培训与工作督导等。

第七条集团公司总经理和部门、单位负责人为公司和本部门、单位档案工作第一责任人，负责安排督促做好档案管理工作。

第八条员工为档案工作直接责任人，负责按规定及时将工作中形成的档案收集整理后移交有关人员集中管理。

第九条本办法适用于集团公司各部门、单位。

第二章归档

第一节归档范围与保管期限

第十条下列具有保存价值的文件材料均须进行归档：

（一）公司内部形成的文件材料；

（二）公司引进或参与的项目、外购设备等带来的文件材料；

（三）需要公司执行、办理的外来文件材料；

（四）其他有保存利用价值的文件材料。

第十一条档案的保管期限分为永久、定期两类。

定期保管期限一般分为10年和30年。

（一）凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的、对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管；

（二）凡是反映公司一般活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为30年保管；

（三）在较短时间内对公司有参考利用价值的档案，列为10年保管。

（四）档案的保管期限,从归档之日起计算。

第十二条文件材料具体归档范围及保管期限由秘书处会同部门、单位规定。

第二节归档时间及程序

第十三条文件材料归档时间

（一）生产经营类、技术类、行政管理类、党群类管理性文件材料应在办理完毕后的第二年第一季度归档，合同协议、资质证照及员工外出考察学习等获得的重要资料应随时归档。

（二）产品类、基本建设类文件材料应在项目鉴定、财务决算后三个月内归档，周期长的项目应分阶段归档。

（三）设备仪器类文件材料应在安装调试完毕后归档。

（四）会计档案类文件材料应在会计年度终了后由财务会计处归档，管理两年后向秘书处移交。

（五）员工档案类文件材料应随时归档。

（六）特殊载体类文件材料应随同纸质档案归档或在工作结束后随时归档。

（七）下列文件材料应随时归档：

1.变更、修改、补充的文件材料。

2.公司组织机构调整和员工调动、离职时留在部门或员工个人手中的文件材料。

3.公司产权变动过程中形成的文件材料。

4.其他临时活动中形成的文件材料。

第十四条文件材料归档程序

（一）随时归档的文件材料

1.经办人对文件材料整理后，报部门（单位）负责人审核后，送交档案管理部门。

2.档案管理部门对送交的档案审核，确认后，填写《档案交接表》，交接双方共同签字确认；《档案交接表》一式两份，交接双方各持一份。

（二）分阶段或定期归档的文件材料

1.兼职档案管理员对文件材料整理并编制档案清单，报部门（单位）负责人审核后，送交档案管理部门。

2.档案管理部门对送交的档案审核确认后，填写《档案交接表》（附档案清单），交接双方签字确认；《档案交接表》一式两份，交接双方各持一份。

第十五条文件材料归档要求

（一）归档的文件材料必须完整、准确、系统，载体应利用长久保存，图文字迹应清晰。

1.载体一般不得使用复写纸、热敏纸等，如使用复写纸、热敏纸等，应复印后将复印件一并保存。

2.文件材料须用碳素或蓝黑墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水书写。

3.已破坏的文件材料应修整后归档。

（二）归档的文件材料应为原件，因故无原件的可将具有凭证作用的复制件归档，但须标明原件去向。

（三）文件材料一般归档一份，重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数，反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。

（四）文件材料归档时，须以件为单位进行整理

1.一般以每份文件材料为一件，正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。

2.排列时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。

（五）属于保密的文件材料，归档时须注明密级。

（六）特殊载体文件材料归档须遵守下列要求：

1.载体必须完好、清洁、无划痕、矫变、斑点、霉变等。

2.磁带、磁盘、光盘等载体文件材料须至少归档两套（一套封存保管，一套供利用）。

3.同一项目、同一类别的文件材料应储存在同种磁性载体上。

4.电子文件的存储格式应为通用格式，无法转化为通用格式时，须将相应软件一并归档。

5.磁带、磁盘、光盘等载体文件材料需注明文件材料内容、存储格式、运行软硬件环境、版本号等，实物需注明名称、来源、事由、时间等。

第十六条部门、单位负责人必须高度重视档案归档工作，及时安排有关人员按规定向档案管理部门移交档案；如因部门、单位负责人不负责任，致使档案不能按时归档或遗失，严肃追究责任。

第十七条档案管理部门须督促部门、单位及时交回档案，对于拖延或拒绝移交的，报内控部门追究责任。

第三章档案整理

第十八条档案管理部门须对归档的文件材料及时进行整理。

每年第四季度前完成上一年度文件材料整理工作。

第十九条纸质档案（除员工档案、会计档案）整理方法

（一）装订

1.文件装订前需对归档文件进行必要的修整

（1）修裱破损文件。

破损文件采取补缺和托补的方式进行修补；对幅面过小或不规则的文件装订时需采取在其一面或两面用粘合剂托上一张纸的方式进行托裱。

（2）复制字迹模糊或易退变的文件。

（3）超大纸张按A4（297mm×201mm）型规格折叠，较多时单张折叠。

（4）去除易锈蚀的金属物。

2.文件的装订

（1）件的确定：

归档资料须按件进行装订，一般以每份文件为一件。

正文与文件处理单为一件；

文件正本与定稿（发文稿纸）为一件；

正文与附件为一件；

原件与复制件为一件；

转发文与被转发文为一件；

重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；

来文与复文（指请示与批复，报告与批示，函与复函）为一件；报表、名册、图册等按其原来的装订方式，一册（本）为一件;

会议纪要以一次会议为一件；

介绍信存根可以一本为一件；

调资表以一次为一件;

工资表以一月为一件。

（2）件内排列：

文件处理单在前,正文在后；

正文在前,定稿在后；

正文在前,发文稿件在后；

正文在前,附件在后；

原件在前,复制件在后；

转发文在前,被转发文在后；

来文与复文为一件时，复文在前，来文在后;

不同文字的文本，中文本在前，外文本在后。

（3）根据每件归档资料的特征采用线装、粘接式、穿孔式等方式在左上角或左侧进行装订。

采用左上角装订的须将左上侧对齐，采用左侧装订的须将左下侧对齐；具体装订方式依据实际需要选择。

一般以件为单位装订，会议记录、会议材料等成套性的可装订在一起。

永久、30年保存的文件需换不锈钢钉,较厚的可三孔一线装订。

文件较薄的，可以用胶水粘好为一件。

成册不易拆封且保管期限10年内的文件不需要进行重新装。

（二）分类

将归档资料按照公司档案分类标准与保管期限表进行分类。

（三）排列

归档资料在分类方案的最低一级类别内，按事由结合时间、重要程度等进行排列。

会议文件、统计报表、内部刊物等成套性资料须集中排列。

1.同一事由内的归档资料按形成时间的先后顺序进行排列。

2.不同事由间的归档资料排列时按下列情况办理：

（1）资料形成时间明确的按事由办结时间的先后顺序进行排列。

（2）资料形成时间不明确的按事由的重要程度进行排列，即将主要职能或重要活动形成的文件材料排在前面，其他工作形成的文件材料排在后面。

3.当零散文件须排入已整理完毕的归档资料内时，应将零散文件排列在相应类别归档文件的最后，并在备考表内注明，同时补填在归档文件目录中。

4.确定资料时间时按下列规定办理。

（1）一般文件材料以签署日期（即落款日期）为准。

（2）几份文件材料为一件时，时间以排在前面的文书日期为准。

（3）无具体日期的文件材料，须考证其所属年度，将其归入可能性最大的相关年度。

（4）学校教学过程中形成的文件材料，按教学年度时间为准。

（四）编号

1.将归档资料按照分类方案和排列顺序逐件编号，在资料首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。

归档章设置全宗号、类别号、年度、保管期限、件号、页数、密级、互见号。

填写归档章内容时须符合下列要求：

全宗号：

填写公司档案室给立档单位编制的代号。

类别号：

填写分类方案类别的代号。

年度：

填写文件形成的年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年。

保管期限：

填写归档文件保管期限的简称。

件号：

填写文件的排列顺序号。

页数：

填写每一件的总页数。

密级：

填写归档文件保密级别的代码。

互见号：

填写同一内容其他载体档案保管的档号。

归档章的规格为长44毫米，宽16毫米，分为均匀的8格。

示意图如下：

全宗号

年度

件号

密级

类别号

保管

期限

页数

互见号

4×11mm

2.档号的编制

档号由全宗号、类别号、件号和斜线“/”、件内流水号组成，档号中左边的上位代码与右边的下位代码连写时，之间用间隔符“·”相隔。

具体编制方法为：

（1）全宗号是以“凌”的拼音首字母“L”加数字组合构成立档单位的全宗代码，全宗属类内的各个全宗按排列次序流水编号且不得重复。

如“L000”代表山西凌志能源投资有限公司，其他立档单位的全宗号详见附表。

（2）类别号统一用阿拉伯数字标识，不同级位类别之间用斜线“/”分开。

（3）件号是在分类方案的最低一级类目内按文件排列次序用阿拉伯数字从“1”开始流水编号，不得有空号。

（4）件内流水号是每一件内按文件排列次序从“1”开始逐份流水编号，不得有空号。

档号结构为：

“全宗号·类别号·件号/件内流水号”，示意图如下：

XXXX·X……n·XX/XX

┃┃┃┃

┃┃┃┗━━━━件流水号

┃┃┗━━━━━━━━件号

┃┗━━━━━━━━━类别号

┗━━━━━━━━━━━━全宗号

档案编号（档号）标识

（五）编目

根据档案分类方案和件号顺序逐件编制归档文件目录。

归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等七项，目录内容须与盒内文件相符，并将其置于案盒文件最前面。

填写归档文件目录时须符合下列要求：

1.件号。

填写文件编制的件号码。

2.责任者。

填写制发文件的署名者或发文单位，使用全称。

3.文号。

填写文件的发文字号。

4.题名。

填写文件标题。

没有标题、标题不规范的或标题中未标明本单位活动事项的需自拟标题，并加“[]”。

文件标题由责任者、问题、文种三部分组成。

5.日期。

填写文件的成文时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如“20160501”。

6.页数。

填写每一件归档文件的页数。

文件中有图文的页面为一页，空白页不计算页数。

多份文件为一件时，按各文件页数相加一起计算。

7.备注。

注释文件需说明的情况。

（六）装盒

将归档资料按件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。

装盒时不同类别、不同年度、不同保管期限的资料不得装入同一档案盒内。

1.档案盒封面填写全宗名称，用全称标明；

2.档案盒根据摆放方式不同，在盒脊或底边设置全宗号、类别号、年度、起止件号、保管期限等，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“－”连接。

具体位置如下图所示：

全宗号

类别号

年度

起止件号

保管期限

全宗名称

3.备考表置于档案盒（袋）内资料之后，备考表内设置档案盒（袋）内文件情况说明、整理人、检查人、日期、互见号等五项内容。

填写备考表时须符合下列要求：

（1）档案盒（袋）内文件情况说明：

填写档案盒（袋）内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

（2）整理人：

填写负责整理归档文件的人员姓名。

（3）检查人：

填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。

（4）日期：

填写归档文件整理完毕的日期。

（5）互见号：

填写反映同一内容其他载体档案保管的档号，并注明其载体类型。

第二十条员工档案整理方法

（一）装订。

按照第十九条第一款执行。

（二）分类。

员工档案须以个人为单位进行整理（即一人一档），将个人档案材料按员工档案分类标准进行分类。

（三）排列。

按照员工档案分类标准将个人档案材料依次排列。

（四）编号

1.编顺序号包括件号和件内流水号，件号按照员工档案所划分的大类号编制，件内流水号按照每类下面各件的排列号编制。

2.编制档号。

按照员工档案分类标准编制个人档案档号。

（五）编目。

根据员工档案分类方案和件号顺序编制归档文件目录，内容包括件号、材料名称、日期（建档时间）、件数、页数、备注等六项，目录内容须与袋内文件相符，并将其置于袋内文件最前面。

（六）装袋。

按照个人档案材料排列顺序装入档案袋内，并填写档案袋封面和备考表。

档案袋封面须填写员工姓名、所在部门（单位）的名称、档号等内容。

备考表的填写内容同第十七条第六款。

第二十一条会计档案整理方法

（一）装订

1.会计档案采用胶装或“三孔一线”的方式以件进行装订。

装订时会计凭证一本为一件，按时间和原始凭证号顺序排列组件；会计账簿一本为一件，按照账簿的种类以会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、该账簿按页数顺序排列的账页、会计账簿装订封底的顺序排列组件；会计报表按照报表封面、会计报表编制说明、明细报表、会计报表封底的顺序依次排列组件，年度决算报表单独组件；其他类材料按时间顺序排列分别组件，如银行余额调节表和银行对账单。

2.装订前须对装订材料进行核对，会计凭证检查日数、编号是否齐全，凭证顺序号排列是否正确，附件是否漏缺；会计账簿按账簿启用表的使用页数核对各个账户是否相符，账页数是否齐全，序号排列是否连续；会计报表按编报目录核对是否齐全。

会计凭证装订厚度不大于3厘米，装订后的材料须牢固、平整，不得有拆角、错页、掉页、加空白纸的现象。

3.修整。

按照第十九条第一款执行。

（二）分类。

会计档案按会计档案分类标准进行分类。

（三）编页码。

单面书写的材料在其右上角编写页号；双面书写的材料，正面在其右上角编写页号，背面在其左上角编写页号。

会计凭证不编页码；会计账簿按已有填写内容的页面编顺序号，或在使用前已编上连续页号，直接利用原有页号；财务报告与其他类材料在材料的右上角编页号，页号从“1”开始，每件单独编号。

（四）编制件号。

会计凭证在装订后的每本凭证的右上角编号，号码按年度依次编流水号，一本凭证编一个流水号；会计账簿在同一年度按分类依次编流水号，一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存款日记账、分类明细账；财务报告与其他类材料件号的编制方法参照会计凭证。

（五）编制件内目录。

会计凭证、会计账簿不用编制件内文件目录；财务报告与其他类材料按归档文件整理的方法填写件内目录、财务报告的名称及页数。

（六）编制档号。

按照第十九条第四款执行。

（七）编制封面

1.会计凭证须使用统一标准的“会计档案凭证软封面”，封面上填写凭证种类、起止号码、件号、凭证种类编号、凭证张数，由主管会计和装订人签字或盖名章，并在封面上加盖单位财务专用章。

2.会计账簿封面上填写单位名称、账薄名称、保管期限、所属年度、件号及件内流水号，由主管会计和装订人签字或盖名章，并在封口处加盖单位财务专用章。

单位名称填写全称或规范简称；账薄名称按组件不同分别填写现金出纳账、银行存款账、总账、明细账、日记账；保管期限按《财务管理制度》中规定年限填写；年度和件号用阿拉伯数字标注。

3.财务报告与其他类材料的封面上填写单位名称、题名、保管期限、年度、件号、件内流水号、页数等项目。

单位名称填写全称或规范简称；题名填写财务决算或会计月、季报表；保管期限保管期限按《财务管理制度》中规定年限填写；年度、件号、件内流水号、页数须用阿拉伯数字标注。

（八）编制归档文件目录

归档文件目录编制时，须填写年度、件号、类别、起止时间、凭证起止号、保管期限、件内流水号、页数、经办人、备注等内容。

（九）装盒

1.会计凭证。

会计凭证用凭证盒装，凭证盒背脊须设置全宗号、件号、件内流水号、年度、月份、凭证号等项目内容，并采用阿拉伯数字填写。

2.会计账簿、财务报告和其他类材料

会计账簿、财务报告和其他类材料按分类用会计文书盒装，不得混装。

档案盒正面第一栏空白处填写单位名称。

档案盒正面和背脊须设置全宗号、目录号、类别、年度、件号、保管期限等项目内容。

3.编制备考表。

按照第十九条第七款执行。

第二十二条特殊载体档案整理方法

（一）电子与声像档案

1.分类和组织载体。

将归档的电子或声像资料参照纸质档案的整理要求以件为单位进行整理，并按照公司档案分类标准及保管期限进行分类，结合密级和电子或声像文件类别代码相对集中组织存储载体。

2.编号。

根据第十九条第四款编制电子或声像文件的归档号，并以标签的形式贴在每个存储电子档案的脱机载体上，标签格式及内容同归档章一致。

3.编目。

对归档的电子文书以盘为单位填写《归档电子文件登记表》。

归档电子文件登记表的内容包括电子文件特征、设备环境特征、文件记录特征、文件编号、题名、形成时间、载体编号、互见号、保管期限等，详见附表。

4.开展著录并形成机读目录。

归档的电子或声像文件在保证其真实性、完整性和有效性的前提下进行著录，著录的项目内设置责任者、操作者、背景信息、元数据等。

根据著录结果制成相应的机读目录和纸质目录。

机读目录要求与电子或声像文件题名一一对应，拟写的电子或声像文件题名要写明时间、地点和事由，有电子原文的须做好机读目录与电子原文的链接。

5.装盒。

电子文件在逻辑归档的同时必须完成物理归档，即将机读目录和与之链接的电子原文，拷贝至耐久性好的脱机载体上，设成禁写状态，并装入指定的装具内。

（二）实物档案

1.修整。

对不利于永久保存因素的实物档案要进行去污、加固等措施。

2.分类。

将实物档案按照公司档案分类标准进行分类。

3.排列。

按实物档案形成时间的先后顺序进行排列。

4.编号。

根据第十九条第四款编制实物档案的归档号，并以标签的形式贴在每件实物档案的背面右下角处或正面的左下角处，以不影响实物档案的美观为宜。

5.编目。

按照第十九条第五款执行。

第四章保管利用

第一节保管

第二十三条档案管理部门须配备专门档案库房，档案要在档案库房中保管。

第二十四条档案库房须符合下列规定：

（一）档案库房设置在远离易燃、易爆物品和水、火等存在安全隐患的场所，无特殊保护装置不得设置在地下或顶层。

（二）档案库房楼层地面应满足档案及其装具的承重要求。

（三）档案库房面积应满足档案工作发展的需要，留有存储空间。

（四）秘书处文印档案管理科档案库房需配备自动报警、自动灭火、温湿度调控、防盗监控、消毒柜、加湿器、防光窗帘等保护设备，同时配备档案密集架、档案柜和防磁柜等档案装具。

（五）其他部门、单位档案库房需配备温湿度计、消防器材、防盗监控、加湿器、防光窗帘等保护设备，同时配备档案柜（或档案密集架）等档案装具。

第二十五条档案存放须符合下列规定：

（一）将整理完毕的档案以全宗为单位，按照全宗号、分类标准和案件的顺序号整齐排列上架（入柜），并在一级类别后预留足够的扩展空间。

存放档案用竖放的方式，对于那些珍贵档案和不宜竖放的档案用平放，平放时堆叠高度不超过四十厘米。

（二）纸质档案选用指定的档案盒存放，规格为长310mm×宽220mm，盒脊厚度一般为20mm、30mm、40mm、50mm、60mm等。

其中，会计档案盒的规格可为310mm×260mm（长×宽），会计凭证盒的规格为275mm×155mm（长×宽），具体档案盒及盒脊厚度根据实际需要选择；员工档案统一装入档案袋中，规格为长350mm×宽250mm，袋脊厚度可根据实际需要选择30mm、40mm、50mm等。

（三）录音带、录像带、计算机光盘、磁带、磁盘等磁性载体文件放入有磁屏蔽的容器或专用防磁柜中。

单片载体须装盒或装袋，竖立存放，且避免挤压、擦、划、触摸记录涂层。

（四）实物档案须单独集中保管在专用柜（架）中，对于利用率低，特别珍贵的实物档案，可采用箱（柜）密闭进行保存。

（五）绝密级档案须与其他档案分开存放，实行专柜专锁保管并由档案负责人专门管理。

第二十六条档案库房根据库房的方位和特征进行编号。

档案柜（架）以库房为单位编流水号，自门口起从左到右，自上而下，依次编柜（排）号、柜架号、格层号，用阿拉伯数字标识。

第二十七条档案管理人员每天对档案库房及库区巡视两次，并做好记录。

巡视内容包括：

（一）测量档案库房内的温、湿度是否达到库房规定的数值要求，并详细记录在《温湿度记录表》上。

纸质档案库房内的温度要控制在14～24℃，日变化幅度不超过±2℃；相对湿度要控制在45%～60%，日变化幅度不超过±5%。

磁性载体档案库房的温度控制在15～27℃，日变化幅度不超过±3℃；相对湿度控制在40%～60%，日变化幅度不超过±5%。

电子档案库房的温度控制在17～20℃，相对湿度控制在35%～45%。

无法达到库房温湿度要求时需采取密闭、通风、空气调节设备等措施进行调控。

（二）检查档案库房的门窗、消防、监控、报警等安全保护设施是否完好，设备运行是否正常，窗帘遮阳是否严密，有无虫霉鼠等有害生物的侵入，档案存放是否整齐有序，库区有无异常现象等。

（三）下班时检查档案库房的门窗是否关好，库房钥匙是否保管妥善，照明电源是否切断。

第二十八条档案管理人员须经常对档案库房进行清洁，做到地面、墙面、天花板及灯具、门窗及窗帘等无灰尘、无杂物、无污痕（垢）、无水渍、无蛛网；档案柜（架）、桌椅及其他设施设备无灰尘、无杂物、无污痕（垢）、无水渍，柜内、架上档案摆放整齐、清洁干净；室内空气清新。

第二十九条整理好的档案须消毒、除尘、去污处理后，存入档案库房。

档案管理部门须按照档案分类标准编制档案检索工具，档案检索工具包括归档文件目录汇编、分类检索目录、全宗名册索引。

第三十条非档案管理人员不得擅自进入档案库房。

第三十一条档案管理部门计算机须设置密码，无关人员不得擅自操作；存储档案的计算机不得联网，维修时须通知技术人员作