物品管理制度.docx
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物品管理制度
物品管理制度
为确保小区的正常维修保养,给业户提供良好的服务,管理处需采购、储存各种工具、备品、备件、材料和原料等货物（以下统称为物品）,物品的申购、采购、入库、储存、出库、借用、归还、使用及报废程序示意如下图:
报废
使用
领用
出库
储存
入库
采购
申购
归还
借用
仓库管理示意如下图:
入库
出库
入库单
借用和归还
仓库管理
出库单
借用人
查询
物品金额
品种设置
物品放置
物品查询
物品有效期
1.物品申购制度
物品申购制度是为了确保以最少的物品储备来满足物业维修保养和服务的需要,尽可能地压缩库存,防止积压,提高资金和仓库的利用率。
1.1根据库存情况和日常维修的消耗记录,设立常用消耗物品库存量,一般以一个月的消耗量的二倍。
1.2各部门所需的物品,均须按月在上月28日前做出下个月采购计划,经经理/主管批准后,由仓库管理员通知供应商按单送货。
1.3若遇突发设备/系统故障急修需要采购物品,可走应急采购流程，由所需部门主管确认报请管理处经理后由仓管安排采购。
临时性采购物品可以向财务内勤借支所需金额进行应急采购或延迟一个月向指定供应商进行结算，采购物品必须履行入库、出库手续方可确认支付该项费用。
1.4当月应急采购物品可以列入下个月的采购计划，仓库管理员负责核实每个月的实际入库物品数量及价格，并按入库清单报财务内勤核定采购费用。
2.物品采购制度
物品采购制度是为了在保证质量的前提下,采购价廉物美实用的物品。
2.1管理处采取市场化合格供应商审定方式，指定符合要求的合格供应商进行本小区维修、更换物料的供应，并且每年最少进行一次市场调查比价，如果物料价格存在较大差别，将采取协商方式在不降低供货品质的前提下进行适当的价格调整。
若不能达成统一意见，则另行选择合格的供应商进行合作。
2.2在紧急突发的情况下需要应急采购且合格供应商无货或得到管理处经理的同意下,可临时选择供应商进行供货。
2.3若是业主指定或安排的采购,需得到业委会的书面指令,并保存归档备查。
2.4凡大批量购进统一品种物料,尤其是定制品,应先取样品或安排样品试用不少于2周,以确认产品符合使用要求，才可进行采购或定制。
3.物品入库制度
物品入库制度是为了确保采购物品的质量,办理完备的入库手续。
3.1入库时需登记的内容为:
日期、时间、名称、数量、品种、有效期及类别等于入库本上（表5）,并要与明细、送货单相吻合。
3.2重要物品入库时需开箱查验物品的质量,若仓库管理员无法鉴别时,可请使用人协助,并对查验的物品签字认可。
3.3仓库管理员需将验收入库的物品分别堆放、编号。
3.4绿化设备、应急发电机等使用的汽油、柴油等燃料,不需入库,但油料采购到货时,仓库管理员要在现场核实油料的质量及数量。
3.5所有部门采购的大件专用设备可以不入库存放,但必须办理物品入库、出库的相关手续。
3.6采购的设备开箱后,若有技术数据和随机文件,需交客服部档案管理人员统一归档,安装和使用人员需阅用这些数据,可办理借阅手续。
4.仓储管理制度
仓储管理制度是为了确保仓库储存物品的质量和正常的周转，降低物品过期、损坏的可能性。
4.1物品在仓库内储存,应按不同种类、不同部门申购的物品分别堆放,对保质期有要求的物品尽量做到先进先出,定期盘存翻堆,当提货时可快捷提出。
4.2要节约库容,合理使用库容,对干货、温货、轻重、危险品需区分,重载物品与轻抛物品不要混堆,有挥发性物品与吸潮物品不要混堆。
4.3仓库管理员要留意仓房的温湿情况,注意防火安全,确保所有物资的安全存放。
4.4仓库管理员对仓储的物品应经常检查,对滞存在仓库时间较长的物品要主动向部门领导反映滞存情况,对仓储中发现霉变、破损或超保管期的物品应及时提出处理意见。
5.仓库管理制度
仓库管理制度是为了确保仓库储存物品的安全。
5.1仓库系物品保管重地,除仓库管理人员和因业务、工作需要的有关人员外,任何人未经许可不准入仓库。
5.2因业务、工作需要进入仓库的人员,在进入仓库时,必须办理入库登记手续,记录进入仓库的时间、人员、事由及离开时间等,进库要有仓库管理员陪同,不得独自进入,凡入库人员工作完毕,出库时应主动请仓库管理员检查。
5.3一切入库人员不得携带火种、背包和手提袋等物进入仓库。
5.4仓库周围及仓库办公地点不得会客,其它部门的职工不得围聚闲聊。
5.5仓库内堆放易燃易爆物品需采取相应的措施,符合消防规范。
仓库内不得存放私人物品。
6.工具借用制度
工具借用制度是为了确保正常使用。
工具借用按时间段可分为临时借用和长期领用,长期领用又可分个人领用和公共领用。
6.1临时借用工具,由使用人填写临时借用工具表（表1）,经批准后,向仓库管理员申请领取,并在员工工具借用登记本上登记。
在交还时,仓库管理员亦要在该表上写明交还时间并签收,签收时应检查工具及其附件是否完好无损,若发现问题立即记录,并向主管反映。
6.2个人领用工具的品种根据需要配备,由使用人提出申请,经经理/主管批准后到仓库领用（表2）,并办理领用手续,领用后个人负责使用保管,离开公司时交还,仓库管理人需作签收记录。
6.3公共领用工具由主管/领班申请,经经理/主管批准后,到仓库办理领用手续（表2）,领用后由申请人负责保管。
6.4工具调换原则上以旧换新,发生丢失或毁损,由领用人写明原因,向上一级领导报告,不属人力不可抗拒的丢失或毁损,由责任人按当时工具的价格赔偿；属长期使用正常磨损或损坏,金额在50元以内由主管批准办理报废手续（表3）,超过50元需经理批准同意方可作报损处理。
6.5工具一律不得带出小区,特殊情况经由部门领导批准同意,办理正式手续后方可借出。
7.物品领用制度
物品领用指除工具以外的备品、备件、低值易耗品及设备等领用。
7.1员工到仓库领料之前,先要填写物品领料单（表4）,注明数量、规格、名称、施工内容、安装位置等,经主管批准后到仓库领取。
7.2物品领用一般原则上以旧换新,但在实施过程中可先领后交,对无利用价值的更换物品及对易耗品的维修更换可以不予回收，若发生多领,应主动归还仓库。
8.物品报废制度
物品报废制度是为了明确物品报废程序。
8.1工程部对所有设备除加强日常运行、维修和保养等工作外,还应认真做好设备、材料的更新工作。
8.2工作人员以旧换新的旧料,如灯具、阀门和其他可回收物料等集中到一定数量作报废处理,对有回收利用价值的金属、塑料可集中送至废品回收站,所得款项交财务入帐。
8.3申请设备报废,经管理处经理／分公司总经理同意后方可报废,若设备价值超过人民币500元？
（走专项维修或公共收益）,需报业主委员会审核后方可报废。
8.4设备报废需符合下列情况之一:
8.4.1经预测,继续大修后技术性能仍不能满足工艺（工作）要求,并且大修需要费用相对更新设备较多的。
8.4.2严重影响安全,又无法改造,继续使用可能引起事故的。
8.4.3严重污染环境,危害人体健康,进行改造又不经济的。
8.4.4其它需淘汰或更换的设备。
8.4.5对仓库中发现因过期、损坏和老化不能使用的物品,仓库管理员应按年度报主管领导批准报废,价值超过500元,需报经物业经理批准,有关人员应吸取教训,在以后的采购中加以避免。
9.物品盘点制度
物品盘点制度是为了确保仓库内储存的物品与账面物品余额相符,并为后续采购提供依据。
9.1为及时反映库存物品的数量,配合编制采购计划,节约使用资金,仓库管理员应每月对库存物品盘点一次,校核实物和仓库存货记录的余额数量是否相符。
9.2仓库管理员应定期盘点库存中物品的存货情况,发现升溢或损缺,应寻找原因,并写出盘盈、盘亏报告,若差额严重,仓库管理员应承担相应的责任。
9.3仓库管理员应每月定期收集各部门采购计划，然后核对库存物品量，并根据库存情况对采购物品的数量给出意见,以避免物资积压或短缺而影响物业的维护保养。
9.4仓库内的各种物品应做到帐目与实物相符,物资的采购月结月清，本月计划采购与上月应急采购并单入库统计，财务部根据仓库提供的月度采购入库清单附送货单（红色联）安排供应商开票结算，所有未记录入库的物资材料不予确认结算。
10、关联表格
10.1《临时借用工具登记表》
10.2《公用物品领用登记表》
10.3《工具遗失/损坏报告》
10.4《临时借用工具登记表》
10.5《临时借用工具登记表》
（表1）
临时借用工具登记表
借用人：
借用日期：
经理/主管：
预定归还时间：
借用原因及内容：
归还日期：
仓库管理员：
临时借用工具登记表
借用人：
借用日期：
经理/主管：
预定归还时间：
借用原因及内容：
归还日期：
仓库管理员：
（表2）
公用物品领用登记表
领用人
部门
职务
部门主管
序号
物品名称
领用时间
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
备注
（表3）
工具遗失/损坏报告
工具名称
数量
遗失/损坏原因：
申报人姓名：
日期：
主管签名：
物业经理：
（金额大于50元）
备注：
（表4）
物品领料单
部门：
领料单编号：
日期：
时间：
领料人：
主管：
序号
材料名称
规格／型号
申请数量
实发数量
安装位置
材料用途说明
仓库管理员：
（表5）
物品入库登记表
日期
时间
物品名称
规格／型号
入库数量
有效期
凭据编号
供货商名称
单价
仓管员
签收
备注
升级会员 