EXCEL表格实用技巧技巧.docx
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EXCEL表格实用技巧技巧
1、快速输入大写中文数字
将光标移至需要输入大写数字的单元格中。
利用数字小键盘在单元格中输入相应的小写数字（如12345）。
右击该单元格，点击“设置单元格格式”，从弹出的“单元格格式”对话框中选择“数字”选项；然后从“类型”列表框中选择“中文大写数字”选项。
最后单击“确定”按钮，这时输入的12345就自动变成“壹万贰仟叁佰肆拾伍”。
2、多个工作表的页眉和页脚同时设置
我们有时要把一个Excel文件中的多个工作表设置成同样的页眉和页脚，分别对一张张工作表去设置感觉很烦琐。
如果用下面的方法就可以一次将多个工作表中的页眉和页脚同时设置好：
把鼠标移到工作表的名称处（如果没有给每张表取名的话，Excel自动设置的名称就是Sheet1、Sheet2、Sheet3等等），然后点右键，在弹出的菜单中选择“选择全部工作表”的菜单项，这时再进行页眉和页脚设置就是针对全部工作表了。
3、Excel单元格文字随时换行
在Excel中，我们有时需要在一个单元格中分成几行显示文字等内容。
那么实现的方法一般是通过选中格式菜单中的“单元格”下“对齐”的“自动换行”复选项，单击“确定”即可，这种方法使用起来不是特别随心所欲，需要一步步地操作。
还有一种方法是：
当你需要重起一行输入内容的时候，只要按住Alt键的同时按下回车键就可以了，这种方法又快又方便。
4、Excel中插入空白行
如果想在某一行上面插入几行空白行，可以用鼠标拖动自此行开始选择相应的行数，然后单击右键，选择插入。
如果在每一行上面均插入一空白行，按住Ctrl键，依次单击要插入新行的行标按钮，单击右键，选择插入即可。
5、Excel中消除0值
有Excel中当单元格计算结果为0时，默认会显示0，这看起来显然有点碍眼。
如果你想显示0时，显示为空白，可以试试下面的方法。
打开“工具→选项→视图”，取消“0值”复选项前的√，确定后，当前工作表中的值为0的单元格将全部显示成空白。
6、批量转换日期格式
以前在Excel中输入职工出生时间时，为了简单都输入成“yymmdd”形式，但上级部门一律要求输入成“yyyy-mm-dd”格式，那么一千多名职工出生时间肯定不能每个手工转化。
最快速的方法是：
先选定要转化的区域。
点击“数据→分列”，出现“文本分列向导”对话框。
勾选“固定宽度”，连续两次点击“下一步”按钮，在步骤三对话框的“列数据格式”中，选择“日期”，并选定“YMD”形式，按下“完成”按钮，以前的文本即转化成了需要的日期了。
7、快速选定“空白”和“数据”单元格
在Excel中，经常要选定空白单元格，逐个选定比较麻烦，如果使用下面的方法就方便多了：
打开“编辑→定位”，在“定位”窗口中，按下“定位条件”按钮；选择“定位条件”中的“空值”，再按“确定”，空白单元格即被全部选定。
如果要选定只含数据的单元格，在上面方法的“定位条件”窗口中，选择“常量”，再点“确定”，含有数据的单元格全部选定
8、防止误改有新招
在包含多个工作表的工作薄中，为了防止误修改，我们常常采取将行（列）隐藏或者设置编辑区域的方法，但是如果要防止整个工作表的误修改怎么办呢?
单击“格式→工作表→隐藏”，将当前的工作表隐藏，这样操作者连表格都看不到，误操作就无从谈起了。
要重新显示该表格，只须单击“格式→工作表→取消隐藏”。
要注意的是：
如果设置了工作表保护，则不能进行隐藏操作。
9、快速隐藏
在打印工作表时，我们有时需要把某些行或者列隐藏起来，可是用菜单命令或调整行号（列标）分界线的方法比较麻烦，这时笔者介绍一个简单方法：
在英文状态下，按“Ctrl+9”或“Ctrl+0”组合键，就可以快速隐藏光标所在的行或列。
平常办公中偶尔会需要打印一些标语、海报等A3、A2甚至更大幅面的文件，这靠我们办公室常用的A4打印机显然无法直接打印。
该怎么办呢？
对此笔者平常都是采用Excel进行打印的。
使用Excel可以将A3、A2等大张的图形分割成多页打印，待后再进行拼接粘贴成图，虽说多了一些接缝不过用来应应急也还可以，下面大家就和笔者一起动作操作吧。
首先启动Excel选中A1单元格，选择“插入/图片/来自文件”，插入我们处理好的图形文件。
如果是用Word设计的海报，则应选择“插入/对象…/从文件创建”（如图1），点击“浏览”按钮打开保存海报的Word文件，确定后将Word文件插入工作表中，右击插入的Word文件选择剪切，再点击菜单栏的“编辑/选择性粘贴”，选定一种图形格式，如：
图片（JPEG），即可把它转换成JPG格式的图形。
图1 海报插入Excel文件后，我们可以利用Office提供的图片编辑工具简单修饰一下海报。
右击工具栏选中“图形”和“绘图”，以显示这两个工具栏。
从“图片”工具栏中我们可以选择进行修剪、设定透明色、调节亮度对比度等（如图2）。
图形处理好后点击其中的“设置图片格式”，在大小选项卡中按所需海报尺寸直接输入图形的高度和宽度。
然后使用“绘图”工具栏中的自选图形、文字框、艺术字等工具对图形做进一步装饰。
图2
我们该为海报打印做一些设置。
选择“文件/打印预览”，点击“页边距”按钮，把鼠标光标指向表示页边距位置的虚线，当光标变成双箭头时按住左键拖动，可直接调整页边距（如图3），这也就是我们以后粘贴的边距。
点击“设置”按钮，在“页面”中选择纸张大小为A4。
对于一些特大的海报，打印出来的页数太多，要粘贴时可能不太好找，可在“页眉/页脚”中选择一种带页码的页脚格式（如图4），以便打印后区分。
注：
页边距不要设得太小，要考虑到打印机的实际可打印范围，如果页边距超出打印机的可打印范围将会使图形超出部分丢失。
同时要注意调整页脚的位置，避免页码与图形重叠。
一切搞定后，放入纸开始打印，把打印后的纸左侧和上侧多余的纸边裁掉，再用胶水粘贴拼接成一张大图就行了。
在用Excel制作相关的数据表格时，我们可以利用其强大的排序功能，浏览、查询、统计相关的数字。
下面，我们以图1所示的“员工基本情况登记表”为例，来全面体验一番Excel的排序功能。
一、快速排序
如果我们希望对员工资料按某列属性（如“工龄”由长到短）进行排列，可以这样操作：
选中“工龄”列任意一个单元格（如I3），然后按一下“常用”工具栏上的“降序排序”按钮即可（参见图1）。
小提示：
①如果按“常用”工具栏上的“升序排序”按钮，则将“工龄”由短到长进行排序。
②如果排序的对象是中文字符，则按“汉语拼音”顺序排序。
③如果排序的对象是西文字符，则按“西文字母”顺序排序。
图1
二、多条件排序
如果我们需要按“学历、工龄、职称”对数据进行排序，可以这样操作：
选中数据表格中任意一个单元格，执行“数据→排序”命令，打开“排序”对话框（图2），将“主要关键词、次要关键词、第三关键词”分别设置为“学历、工龄、职称”，并设置好排序方式（“升序”或“降序”），再按下“确定”按钮就行了。
图2
三、按笔划排序
对“姓名”进行排序时，国人喜欢按“姓氏笔划”来进行：
选中姓名列任意一个单元格，执行“数据→排序”命令，打开“排序”对话框（参见图2），单击其中的“选项”按钮，打开“排序选项”对话框（图3），选中其中的“笔划排序”选项，确定返回到“排序”对话框，再按下“确定”按钮即可。
图3
小提示：
如果需要按某行属性对数据进行排序，我们只要在上述“排序选项”对话框中选中“按行排序”选项即可。
四、自定义排序
当我们对“职称”列进行排序时，无论是按“拼音”还是“笔划”，都不符合我们的要求。
对于这个问题，我们可以通过自定义序列来进行排序：
先把相应的职称序列按需要排序的顺序输入到相应的单元格区域（如N2至N18）中（图4）；执行“工具→选项”命令，打开“选项”对话框，切换到“自定义序列”标签下，在“从单元格中导入序列”右侧的方框中输入“$N$2:
$N$18”（也可以用鼠标选择输入），然后单击“导入”按钮，将相应的序列导入到系统中，确定返回。
小提示：
序列导入后，原来N2至N18区域中输入的数据可以删除，导入的序列在其他Excel文档中均可直接使用。
选中“职称”列任意一个单元格，执行“数据→排序”命令，打开“排序”对话框，单击其中的“选项”按钮，打开“排序选项”对话框（参见图3），按“自定义排序次序”选项右侧的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选中上述“导入”的序列，确定返回到“排序”对话框，再按下“确定”按钮即可。
五、用函数进行排序
有时，我们对某些数值列（如“工龄、工资”等）进行排序时，不希望打乱表格原有数据的顺序，而只需要得到一个排列名次。
对于这个问题，我们可以用函数来实现（以“工龄”为例）：
在“工龄”右侧插入一个空白列（J列），用于保存次序（图5），然后选中J2单元格，输入公式：
=RANK（I2,$I$2:
$I$101），然后再次选中J2单元格，将鼠标移至该单元格右下角成“细十字线状”时（这种状态，我们通常称之为“填充柄”状态），按住左键向下拖拉至最后一条数据为止，次序即刻显示出来（图5）。
图5
小提示：
若要升序排序，可在公式最后增加一个“非零”参数，如将上述公式改为：
=RANK（I2,$I$2:
$I$101,1）。
六、让序号不参与排序
当我们对数据表进行排序操作后，通常位于第一列的序号也被打乱了，如何不让这个“序号”列参与排序呢？
我们在“序号”列右侧插入一个空白列（B列），将“序号”列与数据表隔开。
用上述方法对右侧的数据区域进行排序时，“序号”列就不参与排序了。
小提示：
插入的空列会影响表格的打印效果，我们可以将其隐藏起来：
选中B列（即插入的空列），右击鼠标，再选择“隐藏”选项即可。
Excel的排版功能不及Word，有时为了排版的美观，可要花不少功夫啦。
比如，我们想文本倒置时（在制作示意图时常常要用到），怎样做呢？
其实很简单，我们只要在字体前加上一个“@”（不包括引号）就可以了！
A列是正常字体，B列是A列的倒置字体，即将原来的字体“宋体”改为“@宋体”。
其中第一种效果是直接在单元格输入文字，第二、三种效果是使用插入文本框的方法（如果你没有见到[插入文本框]按钮，选中“视图/工具栏/绘图”即可），第二种效果是文本框的横排，第三种效果是文本框的竖排。
[1]
工作表的打印设置
工作表在打印之前应当进行打印预览，它可以看到普通视图中看不到的内容，避免失误、提高打印质量，而且可以快速更改许多打印设置。
（>>更多软件使用技巧）
1．快速更改打印设置
如果在打印预览窗口中发现了不合适的打印设置，只需单击窗口顶部的“设置”按钮，就可以打开“页面设置”对话框，快速修改工作表的布局和打印选项，例如打印或不打印网格线、添加页码或打印标题等。
2．使工作表适应页宽
如果打印预览时发现工作表的宽度超过了页面，可以尝试以下方法使工作表适应页宽：
一是将打印方向更改为“横向”。
我们只要按上面介绍的方法打开“页面设置”对话框的“页面”选项卡，选中“方向”下的“横向”即可。
二是缩小工作表的大小以适应页面。
方式仍然是打开“页面设置”对话框的“页面”选项卡，选中“缩放”下的“调整为”，并在“页宽”框内输入“1”。
确定后即可预览页面以观察字体大小是否合适了。
三是减小页边距以及页眉（页脚）的宽度。
我们可以按上面介绍的方法打开“打印预览”窗口，单击其中的“页边距”按钮显示页边距的尺寸柄，根据需要将其拖到所需的宽度即可。
四是隐藏报表中某些不需要打印的列。
我们只需选中这些列，单击“格式→列”子菜单下的“隐藏”命令。
报表中的其他列就会占用被隐藏列的位置，从而使原本不能打印的内容能够打印出来。
此后，只要单击“格式→列”子菜单下的“取消隐藏”命令，就可以显示被隐藏的列。
3．调整垂直分页符
如果报表的数据区域远远宽于页面，上面介绍的方法也不能使工作表适应页宽。
只能调整垂直分页符，使报表的数据区域按需要分布在多页纸张上。
具体操作方法是：
打开工作表选中“视图”菜单中的“分页预览”，鼠标放到蓝色粗虚线（自动垂直分页符）的上面，根据双向箭头的指向拖至合适的位置，当其变为蓝色实线时说明它是手动垂直分页符。
这种方式使一张报表分布在几张纸上，为了了解各数据列的意义，应当按上面介绍的方法添加打印标题。
4．调整水平分页符
如果打印预览时发现工作表的长度超过了纸张，除了可以采用类似“使工作表适应页宽”的方法以外，还可以调整水平分页符，使报表的数据区域按需要分布在多页纸张上。
具体办法仍然是打开工作表，选中“视图”菜单中的“分页预览”。
分页预览窗口中的蓝色水平虚线表示Excel的自动分页符，它将工作表分为多个页面，我们只需按上面介绍的方法将其拖至需要的位置即可。
5．允许重调A4/Letter纸型
某些用户可能使用了仅仅支持信函纸型的打印机，为了能够按信函纸型大小自动调整A4工作表。
我们可以单击“工具”菜单中的“选项”命令，打开“选项”对话框的“国际”选项卡，勾选“允许重调A4/Letter纸型”复选框即可。
相对Word而言，Excel文件的打印要复杂一些。
Excel工作表不仅大小悬殊，并且一个文件的打印范围也是多种多样的。
下面笔者就以Excel2003为例，介绍Excel文件打印的一般步骤。
（>>更多软件使用技巧）增强文件的可读性
Excel文件的打印结果是各类报表，因此它的可读性显得格外重要，下面是增强可读性的几个具体措施：
1．建立页眉和页脚
工作表的页眉和页脚包含了许多有用信息，例如报表的页码或工作表标题等等，用户只需单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，打开“页面设置”对话框的“页眉/页脚”选项卡。
如果需要使用内置的页眉和页脚，就要打开“页眉”或“页脚”下拉列表，从中选择“第1页”、“第1页，共？
页”之类的内容。
如果需要自行建立自己的页眉和页脚，可以单击“自定义页眉”或“自定义页脚”打开对话框。
两者的布局和功能是完全相同的，其中间排列着十个按钮。
最左边的按钮用来设置文本的字体格式，最右边的按钮用来设置图片的大小等格式，中间从左到右的八个按钮可以插入页码、日期、时间等内容。
2．打印行或列标题
如果Excel制作的报表大小超过了一页，要保证第一页以后的各页均能看到行或列的标题，以便正确标识各行或列数据的具体含义。
办法是单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，打开“页面设置”对话框的“工作表”选项卡。
当每一页需要重复打印列标题时，请将光标插入“顶端标题行”框，然后用鼠标选中包含列标题的所有单元格即可输入引用，或者将列标题的单元格引用直接输入“顶端标题行”框。
如果每一页需要重复出现行标题（一般在A列），可以按相同方法将光标插入“左端标题列”框，然后按上面介绍的方法设置行标题的引用。
3．使所有数据可见
如果某一单元格中的文本或数字超出了列宽，那么打印出来的文本将被截断，打印出来的数字则会显示为“######”。
为此，打印之前必须确保工作表中的所有数据可见：
如果发现了某一列的宽度不够，只需将光标放到该列列标右侧的边线处，待光标变成双向光标后双击边线，即可自动增加列宽以适应数据的长度。
也可以单击“格式”菜单中的“单元格”命令。
打开“单元格”对话框的“对齐”选项卡，选中“文本控制”下的“自动换行”，即可使数据自动换行以适应列宽。
4．使用容易查看的格式
国内的各种报表习惯设置网格线，我们可以打开“页面设置”对话框的“工作表”选项卡，选中“打印”下的“网格线”即可。
也可以选中需要设置网格线的所有单元格，单击Excel“格式”工具栏中的“边框”下拉按钮，打开对话框从中选择需要的边框样式。
另外，屏幕显示效果良好的格式不一定有好的打印效果。
如果工作表的文字或表格边框设置为彩色，但是使用黑白打印机进行报表打印，最好使用对比度较高的颜色，否则打印出来的内容就不够清晰。
另外，也可以打开“页面设置”对话框的“工作表”选项卡，选中“打印”下的“单色打印”，从而提高彩色打印的清晰度。
5．使报表居中
如果使用的打印纸能够容纳整个报表，就可以设置水平居中或垂直居中。
前者可以打开“页面设置”对话框的“页边距”选项卡，选中“居中方式”下的“水平”复选项，后者可以选中“居中方式”下的“垂直”复选项。
两者同时选中时，报表会在纸张上同时使用水平居中和垂直居中
6．调整报表四周的空间
Excel报表的四周包括页边距和上、下的页眉、页脚六个部分。
如果我们需要改变页边距或页眉和页脚，可以打开“页面设置”对话框的“页边距”选项卡，改变其中上、下、左、右和“页眉”、“页脚’的数值。
也可以单击Excel工具栏中的“打印预览”按钮，打开预览窗口单击“页边距”按钮，显示页面的页边距的尺寸柄，根据需要拖动至需要的宽度为止。
说起用Excel打印表格，朋友们都能说出一大堆使用的技巧来，可笔者介绍的却是我们平时使用过程中不起眼的一些技巧，即如何根据我们的实际需要来设置打印参数，从而有效地节约我们的办公成本。
目前环保已经成为大家的共识，作为积极提倡环保的我们来说，这就叫环境保护，从我做起，从身边的每一件小事做起。
1．设置打印缩放比例
如果对打印内容要求不是太高，可进行表格的压缩打印，即选择在一张纸上打印几页容量的表格。
设置时只需打开“页面设置”对话框的“页面”选项卡，选中“缩放比例”单选框，输入需要缩放的比例如“50%”就可以了。
2．压缩打印内容调整到一页
如果要打印的表格内容超过一页，且第二页中的记录数只有几行，可选择将第二页中的内容打印到第一页上，这样既美观又节约了纸张，何乐而不为呢。
方法是将页面设置调整为“1页宽1页高”就可以了。
3．打印草稿表格
如果仅仅是将表格打印出来校对，除了可综合运用上述两种技巧外，还可以使用“单色”打印和“按草稿方式”打印，这样既能提高打印速度又能节约打印耗材。
该方法特别适合彩色喷墨打印机。
如果需要同时打印行号和列标，只需勾选“行号列标”复选框就可以了。
Cico提示：
若要对多个工作表设置相同的这些页面参数，可在打开“页面设置”对话框前按住Ctrl键先将这些工作表选定，然后再进行相应的设置就可以了。
、在VF中导入Excel数据
广大中小学教师已经习惯了利用Excel来进行数据的输入和处理，但是我们经常碰到这种情况，上级主管部门为了进行统考，往往会用VF编写一套软件，要求下属学校统一上报成绩的格式，上报的文件需是DBF格式。
而在VF中输入成绩又没有Excel方便，能否在Excel中输入成绩，然而将数据导入VF中呢？
笔者经过一番实践，找出了一套切实可行的方法。
（>>更多软件使用技巧）一、将Excel文件另存为Excel4.0格式
因为在VF中，要求导入数据的类型可以是Excel2.0到Excel5.0格式，所以先将Excel文件另存为Excel4.0格式。
二、在VF中导入Excel数据
1.设定源文件和目标文件：
启动VF，执行“Tools→Wizards→Import”，出现导入向导，将“FileType”设为MicrosoftExcel4.0格式，将“SourceFile”设为Excel4.0格式的文件。
在DestinationFile处，指定转换后文件的位置和名称（请见图1）。
图12.设定数据的格式：
指定需要转换工作簿中的哪一个工作表，指定将Excel工作表中的哪一行作为数据库中的字段名（一般将第一行作为数据库的字段名），指定从Excel工作表中的哪一行开始导入（请见图2）。
图2
3.定义导入的字段，依次定义各字段的名称、类型、宽度和小数位数（字段的宽度一定要大于或等于该字段中现实数据的最大宽度，否则会丢失数据）。
三、在VF中修改字段的类型如果对当前转换的DBF文件的结构还需进一步修改，可以在VF的命令窗口中，利用“ModiStru”修改数据库的结构，也可以利用Insert、Delete命令来增加或删除字段。
至此，就将Excel文件转换成了DBF文件。
在实践中，笔者还发现：
一定要将Excel中的数据设置为左对齐，因为当数据宽度不一样时，必然有不同数目的前导空格，在设置字段的宽度后，很容易造成某些数据位的丢失。
Excel是教学中常用的一款软件，也是一款非常很出色的软件，能进行多种函数计算，帮助老师进行多种数学教学，其实Excel不仅是教学时的行家，也是文字处理的行家。
不要只以为Word能处理教案，Excel也同样可以。
你也许从不用Excel编写教案，或进行文字教学，但你肯定在Excel工作表中遇到过一些文字处理的情况，因此，如何将文字内容安排妥当，是一个非常重要的工作，在进行教案处理时，要注意以下几点。
（>>更多软件使用技巧）1．教案内容强行换行
在同一单元格内，有些教案内容或条列式内容必须强行换行才能对齐。
具体的操作方法是将光标移到需要换行的位置上，同时按下“Alt+Enter”组合键。
2．数字上下标的输入
在单元格内输入数字，如带上标或下标的字符（数学教学中经常遇到），具体的操作步骤是：
首先，按文本方式输入教学数字，然后，用鼠标在编辑栏中选定要设为上标或下标的字符，选中“格式”菜单的“单元格”命令，产生“单元格格式”对话框，在“字体”标签中选中“上标”对话框（如图1所示），最后单击[确定]按钮。
即可完成教学中的上标设置。
图13．教案自动换行
当一个单元格的教案内容超过所设定的列宽时，可以要求其自动换行。
具体操作方法是，选中欲设定自动换行的教案单元格，选择“格式”菜单的单元格命令，在“单元格格式”对话框中选择“对齐”标签，确认“自动换行”对话框后（如图2所示），单击[确定]按钮即可。
图2
4．教案中的文字旋转
工作表有时需要直排或旋转教案内容的方向。
具体操作方法是在“单元格格式”对话框中选择“对齐”标签，再在“方向”框中选中所要的格式（如图3所示）。
图3
5．教案中数字的输入
教案中的数字都需要当成文本输入。
常见的方法有两种：
一是在输入第一个字符前，键入单引号；二是先键入等号，并在数字前后加上双引号。
学会了这些方法，你也可以在Excel中轻松编写教案了。
最近，小蔡的上司交给他一项艰巨的任务——在一张Excel工作表中，将许多行和列移动到新的位置。
由于小蔡在菜单中没有找到“移动行”和“移动列”命令，把他给难为坏了，于是来请教我。
其实这个问题并不难，通过以下方法即可解决：
1.选定需要移动的行或列。
2.在常用工具栏上，单击“剪切”按钮。
3.选择要移动选定区域的下方或右侧的行或列。
4.在“插入”菜单上，选择“剪切单元格”命令即可实现行或列的移动。
在数据统计与分析过程中，由于记录的添加、删除以及数据表的合并等原因，经常会在表格中出现一些空行（如图1）。
这些空行的存在既不美观，同时也影响了数据分析的结果。
如果一行一行地删除，费时费力，笔者这里总结了以下三种方法，让你轻松删除Excel表格中的空行。
图1Excel数据表格
一、定位删除法
利用Excel中提供的“定位”功能，一次性定位表格中的所有空行，然后将其“一网打尽”。
依次选择“编辑→定位”菜单命令，在出现的“定位”对话框中单击“定位条件”按钮，在接着弹出的“定位条件”对话框中点选“空值”单选项（如图2），最后单击“确定”按钮，这样就可以将表格中所有的空行全部选中了。
然后鼠标右击选中区域，在弹出的快捷菜单中依次选择“删除→整行”命令即可。
图2“定位条件”对话框Cico提示：
使用该方法删除时要确保其他非空行中的所有单元格内均填有数值，否则会出现误删除记录的现象。
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