档案管理基本情况登记表.docx
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档案管理基本情况登记表
档案管理基本情况登记表
填报单位：
山东省青岛卫生学校
单位法人
李智成
主管部门
青岛市卫生局
职工人数
180（人）
单位性质
全额事业
地址
山东省青岛市福州路66号
邮编
266071
单位名称、隶属关系变更
单位曾用名
起止时间
隶属单位
单位沿革见附表
档案
管理
部门
名称
办公室
联系电话
85725075
档案管
理方式
综合
负责人
蓝峻峰
隶属部门
山东省青岛
卫生学校
分散
专（兼）职档案人员姓名
周骞
档案总数
700（卷）7130（件）
底图50（张）
纸质照片1560（张）
电子文件0（件）
数码照片0（件）
2006年度形成各类档案数量
管
理
类
产品
科技研究
基本建设
设备仪器
会计
干部职工
录音带
录像带
照片
电子文件
实物档案
底图
18卷
270张
库房设施设备
建筑面积
使用面积
档案橱
密集架
计算机
复印机
扫描仪
晒图机
摄像机
光盘刻录机
照相机
26
21
9
1
1
1
1
1
二OO六年度山东省档案目标管理考核达到的等级
二OO七年度申报山东省档案目标管理考核的等级
1、本单位文件材料归档范围及保管期限表
附后
2、本单位档案分类编号办法
附后
3、对下属单位年检的通报
无
4、对照检查标准，填写完成情况
序号
项目
完成情况
标准分
自查得分
备注
1
档案业务工作规范化建设
建立了各项规章制度
4
2
2
2006年度文件材料的归档整理
已完成
20
20
3
档案管理效能评估
建立制度，落实不够
20
16
4
重点建设项目档案工作
无
4
4
5
全宗卷
正在建立
2
0
6
对下属单位的监督指导
无
14
14
7
照片档案管理
已完成
6
3
8
档案信息化建设
无
30
0
5、本年度档案工作的创新点
无
填报时间:
2007年8月13日填报人:
周骞
山东省青岛卫生学校沿革示意图
国立山东大学附设
高级护士职业学校
1946年10月创办
青岛市高级医士职业
学校
1946年10月创办
青岛市中级卫生学校
1951年10月建立
青岛市青岛医院附设护士学校
1950年建立
国立山东大学医学院
附设高级护士职业学校
1949年12月更名
青岛市市立医院附设
护士职业学校
1950年10月接办建立
山东大学医学院附设
高级护士职业学校
1952年更名
青岛市市立医院
附设护士学校
1951年9月更名
山东大学医学院
附设护士学校
1953年8月更名
山东省青岛护士学校
1953年9月1日并校、建校
山东省青岛卫生学校
1956年7月并校、建校
青岛医学院附属医院护士学校
1958年8月成立
青岛市市立医院附设护士学校
1958年8月成立
青岛第一护士学校
1959年9月26日更名
青岛第二护士学校
1059年9月26日更名
山东省青岛卫生学校1962年8月并校
青岛医学专科学校1971年至1979年9月30日
青岛卫生学校1979年10月1日至1985年4月
山东省青岛卫生学校1985年4月至今
隶属青岛市卫生局
山东省青岛卫生学校
文件材料归档办法
第一条为规范本单位文件材料归档工作，丰富、完善本单位档案信息资源，依据有关规定，制定本办法。
第二条本办法所称本单位文件材料，是指本单位在生产、经营和管理活动中形成的各种形式和载体的记录。
第三条本单位各部门应当把文件材料的形成、积累、整理和归档工作，纳入本部门的职责范围，列入有关人员的岗位责任制。
第四条各部门担负文件材料积累、整理和归档业务的人员应认真执行有关规定，确保文件材料的完整、准确、规范和及时归档。
第五条档案部门应及时深入各部门了解、督促和指导有关人员做好文件材料的形成及应归档文件材料的积累、整理和归档工作。
第六条文件材料归档的基本要求
（一）归档文件的制作和书写材料应当有益于长久保存，不得使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸、热敏纸；
（二）归档文件材料应当完整、准确、签批手续完备；
（三）归档文件材料应当经部门或项目负责人审定；
（四）归档文件材料的整理应当系统、规范；
（五）音像材料（包括照片、录音、录像等）和实物要与文字说明一起归档；外文材料要与翻译材料一起归档；电子文件要与纸质文件一起归档。
第七条文件材料的归档范围
本单位各类文件材料的归档范围及保管期限表见附件。
第八条文件材料的归档时间
（一）本单位各职能部门形成的管理性文件材料，一般应在办理完毕后的第二年上半年归档；
（二）工业企业产品、非工业企业业务项目、科研课题、基建项目文件材料在项目结束后三个月内归档，时间长的项目可分阶段、分单项归档；
（三）外购设备仪器或引进项目的文件资料在开箱验收或接收后先登记，等安装调试完后，随即与安装调试中形成的文件材料一起归档；
（四）负责人和职工外出参加公务活动形成的文件材料应在公务活动结束后即时交有关人员归档；
（五）会计文件材料在会计年度终了后归档，由本单位财务会计部门保管一至三年，向档案部门移交；
（六）下列文件材料应随时归档：
1、没有及时归档的零散文件材料；
2、变更、修改、补充的文件材料；
3、机构变动或职工调动、离岗时留在部门
或个人手中的文件材料；
4、应归档的非纸质载体材料（指音像、实物等特殊载体）；
5、其它临时活动中形成的文件材料。
第九条归档文件材料的整理参照青岛市《归档文件整理规程》（文件级）进行。
第十条应归档的文件材料一般归档一份，重要的和使用频繁的文件材料可根据需要确定归档分数。
第十一条文件材料归档时，由承办部门填写归档材料移交清单，重要项目文件材料归时还应编写归档说明，并经过项目负责人审核签字。
交接双方（指承办部门和档案部门）根据文件材料移交清单清点，核对无误后，在《档案交接登记表》上签字，移交清单由交接双方各保留一份。
第十二条档案部门根据《档案工作考核办法》的规定，按时考核各部门立卷归档情况。
附件：
文件材料归档范围及档案保管期限表
管理类:
序号
基本范围
责任
部门
保管
期限
1
本单位年度工作计划、总结
办公室
永久
2
本单位民主生活会会议记录、纪要
党总支
永久
3
党委评先创优文件材料
党总支
长期
4
本单位机要、文秘、保密、信访工作文件材料
办公室
（1）
重要的
永久
（2）
一般的
短期
山东省青岛卫生学校
档案分类编号办法
第一条为科学地管理本单位档案，促进档案信息资源的利用与交流，制定本办法。
第二条本单位档案的分类原则是：
以本单位全部档案为对象，依据本单位职能，结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于档案的科学管理与开发利用。
第三条档案分类
（一）档案一级类目的设置
设置管理档案、科研档案、基建档案、设备档案、会计档案、照片档案、实物档案、音像档案八大类。
（其中设备档案、会计档案分别由设备科财务科保存）
（二）档案二级及二级以下类目的设置
1．管理档案二级类目按年度（文件材料形成年度）设置；三级类目按保管期限设置。
2．会计档案二级类目按其种类设置（财务报告、会计帐簿、会计凭证、其它）设置；会计帐簿、会计凭证、其它的下位类目（即三级类目）按年度设置。
3．科研档案二级类目按课题性质设置，三级类目按课题设置（项目少不需要设置三级类目的，其二级类目可直接按课题设置）。
4．基建档案二级类目按性质（或用途）设置，三级类目按建筑项目设置（项目少不需要设置三级类目的，其二级类目可直接按项目设置）。
5．设备档案
设备档案的基本分类方法是型号分类法。
根据生产组织形式和设备类型的不同，设备档案具体的分类主要有两种方法：
性质—型号分类法和工序—型号分类法
复杂的设备如以下图例；
不复杂的设备档案二级类目按性质（或工序）设置，三级类目按设备型号设置（如果本单位设备简单，可以二级类目直接按设备型号设置）。
6、照片档案
按照《青岛市照片归档与管理规范》（青档字[2005]14号）执行。
8、音像档案
音像档案二级类目按载体形式（如录音带、录像带等）设置。
9、实物档案
实物档案二级类目按实物种类（如证书、奖状、锦旗、奖杯、奖牌、废止的印章等）设置。
第四条档号编制
档号由类目号、件号组成。
（一）类目号的编制
1．一级类目采用大写汉语拼音字母编写，即GL：
管理、KJ：
会计、KY：
科研、JJ:
基建、SB:
设备、SW：
实物、YX：
音像。
2．二级及二级以下类目：
管理类二级类目为年度号，会计类、音像类、实物类二级类目采用阿拉伯数字编写；管理类的三级类目位保管期限号（永久为“1”、长期为“2”、短期为“3”），会计帐簿、会计凭证、其它的下位类目（即三级类目）为年度号；科技类档案，有代号的，一般优先采用，无代号的，可采用汉语拼音、英文字母或阿拉伯数字编写。
（二）件号的编制
1．各类档案均按照最低一级分类类目为单位编写案件（以“件”为单位的文件材料）顺序号。
2．同为阿拉伯数字或字母编写的类目层次中间用间隔号“.”隔离。
3．类目号与件号中间用间隔号“-”隔开。
第五条档号示意：
（一）管理档案
GL2007·1-12007年永久性的管理类档案第1件
GL2007·2-12007年长期的管理类档案第1件
GL2007·3-12003年短期的管理类档案第1件
（二）会计档案
KJ1-6财务报告第6件（历史以来）
KJ2·2003-82003年账簿第8件
KJ3·2003-162003年会计凭证第16件
KJ4·2003-12003年会计类其它材料第1件
（三）科研档案
KY1·1-1**性质**课题第1件
KY1·1-22**性质**课题第22件
（四）基建档案
JJ1·1-1**性质**项目第1件
JJ1·1-1266**性质**项目第1266件
（五）
SB1·1-1**性质**型号设备第1件
SB1·1-12**性质**型号设备第12件
（七）实物档案
SW1-6证书类第6件
SW2-8奖状类第8件
SW3-2锦旗类第2件
（八）音像档案
YX1-1录音带第1盘
YX1-26录音带第26盘
YX2-1录像带第1盘
YX2-22录像带第22盘
第六条本单位档案分类大纲
一级类目
二级类目
三级类目
管理类GL
年度（文件材料形成年度）
保管期限（1永久2长期3短期）
会计类KJ
1财务报告2账簿
3凭证4其它
年度（账簿、凭证、其它设置）
音像类YX
1录音带2录像带
实物类
SW
1证书2奖状 3锦旗4奖杯 5奖牌
6废止的各种印章
其它类略
第七条档案排架
本单位档案按大类分别排架：
（一）管理类的档案首先按年度排列，在各年度内，按保管期限永久、长期、短期先后排列，在同一保管期限内，按件号顺序排列。
（二）会计档案按财务报告、账簿、凭证、其它分别排架；在各个二级类目中分别按年度顺序排架。
（三）科技类档案，分别按大类、属类、项目（一个型号产品、一个课题、一项工程、一台或一个型号多台设备）排架。
（四）音像档案按载体种类分别排架。
（五）实物档案按实物种类分别排架。
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