证照管理实施细则概要.docx

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证照管理实施细则概要

关于印发《山西省XXX公司

证照管理实施细则》的修订通知

公司所属各单位（部门）：

为规范公司证照管理，有效防范法律风险，特对《山西省XXXXXX证照管理实施细则》进行修订，现印发给你们，请认真遵照执行。

特此通知

附件：

《山西省XXXXXX证照管理实施细则》

附件：

《山西省XXXXXX

证照管理实施细则》

第一章总则

第一条为加强山西省XXXXXX（以下简称公司）依法取得的各类证照的管理，减少和避免风险，保障公司经营管理的顺利进行，根据国家有关法律法规制定本细则。

第二条本细则适用于公司各单位（部门）。

第三条本细则所指证照包括但不限于以下种类：

（一）建筑业企业资质

（二）营业执照（包括企业法人营业执照和其他种类营业证照）、组织代码、资信等级证、税务登记证；

（三）土地使用权证、房屋所有权证、房屋契证、产权登记证；

（四）商标注册证书、专利证书；

（五）出资证明、股权证书；

（六）生产、销售、使用许可证；

（七）各种荣誉证书；

（八）其它证照。

第四条证照管理的内容包括证照的办理、登记、备案、使用、保管、注销处置和根据经营变化需加强管理的其它内容。

第五条合同、协议、申请书、责任书、印章、依法取得的社团法人资格证书及其法定代表人证书、刊物准印证书的管理不适用本细则。

第二章管理职责

第六条公司办公室是证照管理部门，职责如下：

（一）向证照颁发机关提出办理职责范围内各种证照的申请；

（二）接受、登记备案和保管本部门或其它证照办理部门已办理的证照；

（三）对证照的借阅、复印、使用进行审查及批准后的实施；

（四）督促并协助相关部门对所办理的证照进行变更、年检、注销；

（五）对证照的管理情况进行审查、检查、监督。

第七条负责办理职责范围内有关证照或在生产经营管理过程中使用证照的部门为证照管理承办部门，具体职责是：

（一）向证照颁发机关提出办理申请，经批准后及时领取相关业务证照；

（二）将领取的证照在移交给公司档案室前进行暂时保管；

（三）按本细则规定向档案室移交证照；

（四）确保使用证照的完好、安全，并及时归还使用的证照。

其他参与证照管理部门对证照的申领、使用、保管等进行管理。

第八条公司档案室负责对公司范围内的证照管理工作进行检查、考核、指导。

公司所属各单位负责对本单位证照进行管理，但申领证照必须经证照管理部门同意。

第三章证照的办理与移交

第九条证照管理及承办部门应按照国家法律法规的规定和业务需要，及时向证照颁发机关提出办理申请。

办理证照申请时应填写《山西省XXXXXX证照申领会签表》（附件1）履行以下审批、会签程序：

（一）人力资源部，审查申领证照名称是否正式行文发的规范名称（包括简称）；

（二）办公室，审查申领的证照是否为规范的外文名称（包括简称）；

（三）企业策划部，审查申领文件是否符合国家法律法规规定；

（四）相关业务部门，审查申领文件是否符合公司现有规定及专业要求。

除专业证照由证照管理承办部门提出办理申请外，其它证照一律由证照管理部门提出办理申请。

第十条办理证照移交时，办公室和管理承办部门应分别有两人同时在场，核对证照及相关申请批准手续无误后，填写《证照移交单》一式两份（附件2），并共同在移交单上签字认可。

移交的证照（含正副本）及相关资料要齐全完整，应包括自申报到取得证照的全部资料。

第四章证照的登记和保管

第十二条证照管理部门应对本部门依法取得和管理承办部门移交的证照及时进行登记，并做好相关记录。

证照登记的内容包括：

证照名称、发证部门、取得时间、有效期限、使用和变更情况等。

第十三条档案室由专人保管依本细则第九条取得的证照。

依法或根据业务需要应在指定地点悬挂、存放保管的证照，由承办部门按照有关规定保管。

专职保管证照的人为证照保管人，应按照档案管理规定管理证照；如因职务调动或离职，必须办理保管证照移交手续。

证照管理部门和档案管理部门应依各类证照的换发、年检、使用期限、到期时间按时间顺序排列保管，定期查看。

遇证照到期，由证照管理部门负责或者提示承办部门，提前一个月做好换证、年检、重新办理的准备工作。

第十四条证照管理部门、管理承办部门、档案管理部门应妥善保管证照，防止证照丢失和损坏。

如出现损坏或丢失，应立即向证照管理部门负责人报告。

证照管理部门要立即与发证机关联系，及时办理证照的挂失和补办手续。

第五章证照的备案

第十五条公司所属各单位涉及相关证照的部门，每年均需到公司办公室对本单位正在使用的证照进行备案。

第十六条备案时应提交本单位证照管理部门负责人、保管人情况表，所使用、保管证照情况汇总表（包括证照名称、发证部门、取得时间、有效期限、保管部门、证照保管人、证照变更情况等）和证照复印件各一份。

第十七条对未能通过年检或未经有关部门核准的证照，备案时应附书面说明。

第六章证照的使用

第十八条因故需借阅、抄录、携带、复印证照时，应由使用部门确定一专责人负责，即使用人。

由使用人详细填写《证照使用审批单》（附3），经所在部门领导审核，送办公室审查同意后，呈公司分管领导、法定代表（负责）人审批。

《证照使用审批单》中应明确记载所使用证照的名称、用途、份数、原（复印）件，使用时间，有效期限，归还日期，使用人等情况。

第十九条使用人在向办公室送审时，应同时附送相关全部资料，主动、如实介绍需要使用证照的有关情况，并预留适当的审查时间。

第二十条证照使用审批权属于公司分管领导、法定代表（负责）人，其中：

公司分管领导负责分管范围内查阅、复印、抄录相关证照的审批；携带外出使用证照必须经公司法定代表（负责）人审批。

第二十一条使用人持使用审批单到办公室办理证照使用。

需要急用的证照，如有权审批人不能及时审批时，使用人可电话或传真请示。

在得到同意的明确指示后，使用人持书面指示材料（若为电话记录须由记录人员签名）或先办理使用手续，并将此材料交存办公室，事后使用人及时补办审批手续。

第二十二条使用证照复印件的，由办公室复印后提供，并在该复印件上标明使用范围、有效期限，加盖公司公章。

其它部门不得擅自复印。

第二十三条对于需携带外出使用的证照，在外期间应同时有两名本单位人员共同在场，以便相互监督，防止发生证照丢失、损毁和转借等行为。

第二十四条证照使用完毕归还时，由证照保管人与使用人对证照共同查验无误后，将证照交证照保管人，使用人和证照保管人同时在《证照使用审批单》签名，并标注归还时间。

第二十五条公司市场发展部所管理的证照，只适用于投标，不得提供它用。

第七章证照的变更和注销

第二十五条证照管理部门负责办理本单位证照的变更、注销，相关法定事项出现，应按照国家法律规定对证照进行变更或注销时，并及时办理其它相关手续。

办理过程中，证照管理部门应按照使用证照的管理规定，指派专人（不少于二人）负责，严格执行交接手续，保证证照的完好无损。

第二十六条证照因变更或注销失效后，除依法应由颁发证照机关收缴的证照外，其它证照应先由证照保管人或档案管理部门保管，但不得继续使用。

经报请发照机关同意销毁的，由管理部门填写《证照销毁清单》（见附4），经公司法定代表人或授权人批准后，由专人（二人）予以销毁。

第二十七条证照管理部门应对销毁的过程或失效证照登记造册备查，并保留复印件。

第二十八条因机构撤并、清算等原因，致使证照无效的，撤并机构的负责人为第一责任人，必须保证撤并单位所有证照按时上交，由上级证照管理部门或清算组接收，相关证照的移交必须履行交接手续，防止证照流失、毁损。

第二十九条接收证照的机构必须依据实际情况的变化，对证照进行变更、注销，不得继续使用；如因特殊情况需使用撤并单位证照的，须公司法定代表（负责）人或清算组组长批准，方可使用。

第八章考核与奖惩

第三十条证照管理部门对各单位证照使用、保管、变更、注销等工作进行考核检查，对违反本办法相关规定的单位和个人提出考核建议，计入单位或个人绩效考核。

第三十一条检查考核主要标准为：

（一）证照有效、合法、年检及时；

（二）证照保管专人负责、安全可控；

（三）证照使用审批程序健全，台帐记录完整；

（四）证照备案及时、真实、全面；

（五）不发生因证照使用、保管不当引发的纠纷。

第三十二条有关人员在证照管理、使用过程中未恪尽职守，存在下列情形之一，未给公司造成损失和不良社会影响的，给予批评教育；造成不良社会影响或直接经济损失的，按照有关规定给予相应的纪律处分并追究经济责任；涉嫌犯罪的，移送司法机关追究其法律责任。

（一）申请办理人、证照使用人在履行审核、审查、审批等手续过程中，故意隐瞒真实情况或不完整提供相关资料的；

（二）未经批准，擅自出示、复制、出借证照的；

（三）将证照挪作它用的；

（四）保管、使用不当，造成证照损毁、遗失或盗用的。

第九章附则

第三十四条本细则执行中如与国家、上级单位颁布的新规定相矛盾，以国家、上级单位颁布的规定为准。

第三十五条本细则由山西省XXXXXX办公室负责解释，所属单位（部门）遵照执行。

第三十六条本细则自发之日起施行。

附1：

证照申领会签表

附2：

证照移交单

附3：

证照使用审批单

附4：

销毁证照申请单

附1：

山西省XXXXXX证照申领会签表

申领证照名称

简称

英文名称

简称

申请单位

审批机关

申

请

事

由

人力资源部门意见

签字：

年月日

证照管理部门意见：

签字：

年月日

相关职能部门意见：

签字：

年月日

经理工作部意见：

签字：

年月日

法定代表人（负责人）意见：

签字：

年月日

附2：

山西省XXXXXX证照移交单

移交时间：

年月日编号：

移交部门

移交人

移交人

接收部门

接收人

接收人

移交证照情况

证照名称、编号

份数

其它情况说明

移交资料情况

证照名称、页号

份数

其它情况说明

备

注

移交部门（签章）：

接收单位（签章）：

移交人（签字）：

接收人（签字）：

附3：

山西省XXXXXX证照使用审批单

编号：

申请使用部门

专责人

使用证照名称

使用证照用途

使用时间

年月日——年月日

归还日期

年月日

使用方式

申请部门意见

年月日

证照管理部门

审查意见

年月日

分管领导意见

年月日

公司法定代表

（负责）人意见

年月日

附4：

山西省XXXXXX销毁证照申请单

编号：

申请部门

销毁

证照

资料

情况

证照名称

证照编号

份数

资料名称

页数

销毁日期

年月日

销毁方式

申请部门意见

年月日

证照管理部门

审查意见

年月日

公司法定代表

（负责）人意见

年月日

销毁人（签字）：

销毁人（签字）：