OA系统管理员管理守则.docx
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OA系统管理员管理守则
伊金霍洛旗党政机关办公自动化系统
管理员手册
文件状态：
[]草稿
[√]正式发布
[]正在修改
文件标识
BJHZ-CY-10-04-TS-TF-04B
审核人
李强
当前版本
V1.0
审核日期
2010-12-23
作者
师宝龙
批准人
安国营
完成日期
2010-12-22
批准日期
2010-12-23
版本历史
版本/状态
作者
参与者
起止日期
备注
V1.0/发布
师宝龙
郭春强
2010-12-23
1引言
1.1编写目的
描述伊金霍洛旗党政机关办公自动化系统的功能和使用方法，为用户提供帮助。
1.2背景
随着伊金霍洛旗党政机关办公自动化系统项目的启动，为公务人员提供办公的系统。
在与鄂尔多斯市伊旗电子政务中心经验丰富的分析人员确定需求后，完成了办公自动化系统的定制部署。
2运行环境
2.1最低硬件需求
名称
详细要求
客户端
CPUPIII1G以上，512M内存，10G硬盘
2.2软件需求
名称
详细要求
客户端
WIN32操作系统、IE6+浏览器、Officeword2000\2003
2.3通信需求
需求名称
详细要求
局域网
接入鄂尔多斯市伊旗政务内网
通信协议
TCP/IP协议及HTTP协议
3定制工具安装
第一步：
安装oracle10gclient。
第二步：
执行定制工具安装包下面的setup.exe，并根据提示进行安装。
第三步：
配置ODBC数据源
注意：
以下的tnsname、ip地址、数据源名称仅供参考，请根据实际情况填写。
单击“开始>程序>Oracle-oraClient10g_home1>EnterpriseManagerConsole”打开数据库客户端（见下图）。
右键单击“数据库”，在弹出的上下文菜单中选择“将数据库添加到树（A）…”（见下图）。
在系统弹出窗口，填写“主机名”、“SID”和“网络服务器名”（注：
该网络服务器名称中不能有下划线等特殊字符），单击“确定”按钮（见下图）。
主机名：
10.22.177.128
端口号：
1521
SID:
yqoa
网络服务名：
yqoa
刚建立的数据库在树形表中显示。
打开“控制面板>管理工具>数据源（ODBC）”，在系统DSN中建立数据源，选择“添加”按钮，在创建新数据源中选择OracleinOraClient10g_home1，单击“完成”按钮（见下图）。
系统弹出“OracleODBCDriverConfiguration”界面，
DataSourceName：
手工输入，填写“yqoa“。
TNSServiceName：
在下拉框中选择输入或手工输入（注：
这个名称必须和oracle中建立的网络服务器名称一致）。
（选择或输入“YQOA”）
单击OK按钮即可在系统DSN中查看新建的系统数据源。
如下图：
第四步：
生成数据库访问文件
在配置好数据源后，从系统下载info.xml配置文件。
替换定制工具安装目录下的info.xml文件。
进行如上配置后，即可通过定制工具进行管理。
4定制工具界面
4.1登录
本定制工具是基于数据库的应用系统，因此在进入系统之前，需要登录所用的数据库。
双击安装目录下“joac.exe”应用程序的图标或者双击桌面“办公系统定制工具”快捷方式，启动定制工具，首先弹出系统登录界面。
在登录数据库页面中正确填写“系统登录用户名”和“系统登录密码”之后，单击“连接”按钮或直接按回车键即可登录数据库并进入系统（见下图）。
连接数据库由系统自动完成，如果连接数据库出错，将回到初始填写信息界面，重新填写正确的相应信息。
不同系统用户登录将会有不同的使用系统权限。
注：
系统登录用户为系统管理员或单位管理员用户，密码初始统一为1234（可修改）。
4.2系统主界面
系统成功登录数据库之后，则显示系统主界面（见下图）。
本系统主要由两个主要的功能模块组成，分别是“配置管理”、“流程配置”。
系统主界面主要是由六大部分组成：
菜单栏、工具栏、管理定制工具资源管理器、系统视图列表区、属性窗口、状态栏（见下图）。
●菜单栏：
用来显示定制工具各模块的功能菜单。
●工具栏：
基本与菜单栏中的菜单一一对应，提供便捷的链接，实现系统模块功能。
●管理定制工具资源管理器：
用来管理并显示系统功能模块结构，方便快速定位系统模块，并进行相关操作。
可通过菜单栏“查看”菜单中的“管理定制工具资源管理器”来选择是否显示。
●系统视图列表区：
显示并编辑各模块功能，系统主编辑窗口。
●属性窗口：
显示并可修改各模块中相应数据的属性值，实现定制功能。
可通过菜单栏“查看”菜单中的“属性窗口”来选择是否显示。
●状态栏：
显示系统当前状态。
4.3修改登录用户密码
在菜单栏中，选择“文件>修改登录密码”。
系统弹出修改登录密码对话框（见下图）。
在“修改登录密码”界面中手工输入“原密码”、“新密码”和“确认密码”后单击“确定”按钮即可修改。
5系统配置管理
配置管理是用来管理JavaOA系统基本配置信息的模块。
5.1用户管理
用户管理模块提供以下功能：
新建、修改和删除用户信息。
具体操作说明如下：
新建用户：
新建用户可以通过三种方式实现，分别是在工具栏中选择“新用户”按钮，在管理定制工具资源管理器中选中“用户管理”模块单击右键和在系统视图列表区中单击右键，出现上下文菜单，选择“新用户”（见下图）。
新建完用户之后，即可在系统视图列表区显示一条“新用户”项。
修改用户属性：
在系统视图列表区鼠标右键点击用户列表项，在上下文菜单中选择“属性”，系统在视图列表的右边显示当前用户属性信息。
当属性窗口显示的时候，直接鼠标左键单击所要查看的用户列表项，即可直接显示选中用户的属性。
删除用户：
在系统视图列表区鼠标右键点击用户列表项，在上下文菜单中选择“删除用户”，系统将弹出删除提示：
“确定要删除用户“XXX”吗？
此操作无法撤销！
”。
单击“确定”按钮当前用户被删除，单击“取消”按钮则不删除当前用户。
上移：
选择要上移的用户，单击“?
”按钮，该用户的排序位置上移一位。
下移：
选择要下移的用户，单击“?
”按钮，该用户的排序位置下移一位。
注：
只有用户选中“排序”这一列时，排序才可以执行的上移或下移的操作。
清空密码：
右键单击用户名或在工具栏中选择“清空密码”（见下图），系统出现提示：
“确定要清除用户“XXX”的密码吗？
”单击“确定”按钮当前用户的密码被清除并恢复成初始状态密码：
1234。
单击“取消”按钮则不改变当前用户的密码。
查找用户：
在系统视图列表区鼠标右键点击用户列表项，在上下文菜单中选择“查找用户”，系统将弹出查找用户对话框，输入要查找的用户名或者登录名，单击“查找”按钮，如果找到该用户，则选中该用户并高亮显示,单击“关闭”按钮则关闭查找对话框。
（见下图）
用户属性说明：
如下图
ID：
系统自动生成。
用户排序：
该用户的排序号码。
可以手工调整用户的顺序。
姓名：
用户名。
手工输入。
登录名：
登录系统时用的名称，一般为用户名的汉语拼音。
用户状态：
分为“正常”和“禁用”两个状态可以选择。
用户状态为正常时，该用户可以登录定制工具和前台系统，用户状态为禁止时，该用户不能登录定制工具和前台系统。
电子邮件：
用户的电子邮件。
移动电话：
用户的电话。
部门：
单击部门后面的
图标，系统弹出选择部门对话框（见下图）。
在部门树状选择框中选中所需要的部门，单击中间的?
按钮，则将在“已选定的部门”中加入所选的部门。
要删除已选定部门，在“已选定部门”列表框中选中相应部门名称，单击中间的?
按钮即可。
在这里可以选择多个部门，但是已选定的部门中只能有一个部门被选中，代表用户所在的主部门。
秘书：
单击备注后面的
图标，系统弹出选择秘书对话框（见下图）。
在用户中选中秘书后单击“添加”按钮，该秘书将在已选定的用户中显示。
删除已选定的用户，在“已选定的用户”列表框中，选择需要删除的用户，单击“移除”按钮即可。
系统提供用户搜索功能，在“请输入条件…”框中输入用户姓名或登录名，单击“搜索”按钮，系统自动在用户中查找搜索的用户，并将光标选中搜索用户。
注意：
该秘书设置只供流程使用。
DN：
用来准确标识每一个用户的目录结构，系统自动生成。
是否PDA用户：
用来判断该用户是否可以使用PDA来登录系统。
备注：
单击备注后面的
图标，系统弹出填写备注对话框（见下图）。
填写完毕后，单击“确定”按钮即可。
5.2组织机构
组织机构管理模块提供以下功能：
1、新建、修改和删除组织机构信息。
每个顶级组织机构都对应一个相应的单位。
并可以为该组织机构设置管理员。
2、为组织机构添加，删除用户。
具体操作说明如下：
新建部门：
新建部门可以通过三种方式实现。
在工具栏中选择“新部门”按钮，在管理定制工具资源管理器中选中“组织机构”模块单击右键或在用户列表视图区中单击右键，出现上下文菜单，选择“新部门”（见下图）。
新建完之后，即可在系统视图列表区显示一条“新部门”项。
同一级别不能建立相同名称的部门。
为部门添加用户：
选中新建的部门，右键单击选择“添加用户”，系统出现添加用户对话框（见下图）。
在用户中选中用户后单击“添加”按钮，该用户将在已选定的用户中显示。
删除已选定的用户，在“已选定的用户”列表框中，选择需要删除的用户，单击“移除”按钮即可。
系统提供用户搜索功能，在“请输入条件…”框中输入用户姓名或登录名，单击搜索按钮，系统自动在用户中查找搜索的用户，并将光标选中搜索用户。
修改部门属性：
在系统视图列表区鼠标右键单击部门列表项，在上下文菜单中选择“属性”，系统在视图列表的右边显示当前部门属性信息。
当属性窗口显示的时候，直接鼠标左键单击所要查看的部门列表项，即可直接显示选中部门的属性。
移动到…：
在系统视图列表区鼠标右键单击部门列表项，在上下文菜单中选择“移动到…”，系统弹出移动到对话框（见下图），选择移动到的目标机构，单击“确定”按钮，该部门就会移动到目标部门下。
单击“取消”，则关闭该对话框。
删除部门：
选中要删除的部门，右键单击部门列表项，在上下文菜单中选择“删除部门”按钮即可。
上移：
选择要上移的部门，单击“?
”按钮，该部门的排序位置将上移一位。
下移：
选择要下移的部门，单击“?
”按钮，该部门的排序位置将下移一位。
注：
在部门管理中是根据部门的“编号”来进行排序的。
部门属性说明：
（见下图）
ID：
系统自动生成。
部门名称：
该部门的名称。
部门简称：
该部门的简称。
部门代字：
该部门的代字。
部门领导：
单击部门领导后面的
图标，系统弹出选择部门领导对话框（见下图）。
在部门领导中单击“添加”按钮，系统弹出“添加部门领导”人员选择对话框。
选择好部门领导后，单击“确定”按钮，该部门领导将在部门领导中显示。
单击部门领导，可以查看属性中的基本信息（见下图），类型分为主管和分管选择输入，序号手工输入。
删除部门领导：
选择要删除的部门领导，单击“移除”按钮即可。
DN：
用来准确标识每一个用户的目录结构，系统自动生成。
单位管理员：
单击管理员后面的
图标，系统弹出选择可访问角色对话框（见下图）。
在对话框中单击“添加”按钮，系统弹出“选择角色”角色选择对话框。
选择好角色后，单击“确定”按钮，该角色将在角色列表中显示。
注意：
只有顶级机构才可以设置管理员。
并且如果新建用户，必须设置用户所在的部门和角色，部门的管理员。
这样该用户才能正常登录。
备注：
单击备注后面的
图标，系统弹出填写备注对话框。
填写完毕后，单击“确定”按钮即可。
5.3系统角色
系统角色模块提供以下功能：
新建、修改和删除新角色信息。
具体操作说明如下：
新建系统角色：
新建系统角色可以通过三种方式实现。
在工具栏中选择“添加角色”按钮，在管理定制工具资源管理器中选中“系统角色”模块单击右键或在用户列表视图区中单击右键，出现上下文菜单，选择“添加角色”（见下图）。
新建完之后，即可在系统视图列表区显示一条“新角色”项。
修改角色属性：
在系统视图列表区鼠标右键单击角色列表项，在上下文菜单中选择“属性”，系统在视图列表的右边显示当前角色属性信息。
当属性窗口显示的时候，直接鼠标左键单击所要查看的角色列表项，即可直接显示选中角色的属性。
删除角色：
选择要删除的角色，右键单击角色列表项，在上下文菜单中选择“删除”即可。
系统角色属性说明：
（见下图）
ID：
系统自动生成。
名称：
手工输入。
数据类型：
分为“公用”和“私有”两种类型选择输入。
公用：
单位管理中的各单位都可以使用。
私有：
当单位管理员登录时，只能看见公有和自己拥有权限的私有角色。
角色种类：
分为“系统管理员”、“单位管理员”和“普通用户”三种选择输入。
系统管理员：
可以对所有的数据进行操作。
单位管理员：
只能对公有和自己拥有权限的私有数据进行操作。
普通用户：
没有权限登录定制工具对数据操作。
角色用户：
单击角色用户后面的
图标，系统弹出填写选择用户对话框。
选择完毕后，单击“确定”按钮即可。
系统提供用户搜索功能，在“请输入条件…”框中输入用户姓名或登录名，单击“搜索”按钮，系统自动在用户中查找搜索的用户，并将光标选中搜索用户。
组织机构：
可访问单位后面的
图标，系统弹出填写选择可访问单位对话框（见下图）。
在单位选择中选择单位名称单击“确定”即可。
备注：
单击备注后面的
图标，系统弹出填写备注对话框。
填写完毕后，单击“确定”按钮即可。
系统初始化需要定制如下角色：
×××办公室主任
×××办公室分管副主任
×××收文登记员
×××主要领导
×××分管领导
×××科室负责人
×××秘书
×××归档人员
×××读者（可以查阅已归档文件的用户）
×××机要员（可以选择使用本角色，不做特殊要求）
×××信息发布员（可以发布本单位通知、会议通知等信息类模块）
6流程定制
系统中共有三个流程，三个流程如下表所示：
序号
流程名称
办理节点
办理角色
×××发文
拟稿
×××秘书
核稿
×××办公室主任
×××办公室分管副主任
签发
×××主要领导
文印
×××文印人员
归档
×××归档人员
×××收文
收文登记
×××收文登记员
收文拟办
×××办公室主任
×××办公室分管副主任
收文转办
×××秘书
分管领导批示
×××分管领导
主要领导批示
×××主要领导
承办科室
×××科室负责人
承办人
归档
×××归档人员
6.1流程属性配制
点击流程配制，在右侧显示流程列表，点击某一流程名字，在最右侧显示流程的属性。
如下图：
主要需要修改的属性为：
编码：
一般根据流程名称填写，为流程名称拼音的第一个字母，但也可根据自已的意愿修改，
值得注意的是，每个流程的编码不能重复。
（最好不要修改）
名称：
流程名称，可以修改。
（最好不要修改）
备注：
备注里面的内容为拟稿时，拟稿人员看到的具体流程名称。
比如上图所示，备注为“伊金霍洛旗人民政府”。
拟稿人起草发文的时候看到的就是这个名称。
6.2流程标签配置
6.2.1标签属性配置
流程标签就是我们在网页上点击拟稿后进入拟稿界面，如图在拟稿纸左侧区域自上向下排列的标签就是流程标签。
新建标签
而我们在定制端中就是在，‘流程标签’下建立这些标签的。
鼠标在空白区中点击右键新建标签。
一般发文我们要建立5个标签：
拟稿单、文件正文、红头文件、附件列表、流程跟踪。
拟稿单、流程跟踪两标签在所有的流程配置中都要配置。
我们以建立发改委发文的标签为例子：
建立5个标签：
1拟稿单；2文件正文；3红头文件；4附件列表；5流程跟踪。
第1个标签拟稿单
右边的属性框中配置标签属性。
现在我们把第一个标签命名为拟稿单：
标签名称：
拟稿单；
标签类型：
流程窗体（必选）
表单列表：
我们在这里选择‘委办局发文表单’
第2个标签文件正文
标签名称：
文件正文；
标签类型：
正文窗体（必选）
是否选择系统操作：
否。
第3个标签红头文件
标签名称：
红头文件；
标签类型：
红头文件（必选）
是否选择系统操作：
否。
第4个标签附件列表
标签名称：
附件列表；
标签类型：
附件列表（必选）
是否选择系统操作：
否。
第5个标签流程跟踪
标签名称：
流程跟踪；
标签类型：
流程跟踪（必选）
是否选择系统操作：
否。
6.2.2标签操作配置
6.2.2.1操作是什么
比如说我们在网页中点击‘拟稿纸’这个标签，那么标签就会显示发文的登记稿纸。
在稿纸的最上方就会出现一排操作按钮。
如：
办理完毕，输入意见等这就是我们能够进行的操作。
点击不同的标签，在每个标签所对应界面的上方都会出现相应的操作按钮，如单击文件正文，那么在文件正文的界面上方就出现了显示痕迹、新建正文、保存修改、隐藏痕迹，这几个操作按钮能够实现的功能就是我们对标签进行的操作。
6.2.2.2配置标签操作按钮
现在我们双击第一个标签：
拟稿单。
大家注意属性中的‘是否显示系统操作’选的是‘是’
6.2.2.2.1配置发文单的操作按钮
下面是双击‘拟稿单’后进入的界面
下面的红色框中的这些操作是可以在‘拟稿单’中的上方显示出来的按钮，当然这还不全，我们可以根据需要，从右侧的“可用操作”里面选取，双击要选择的操作即可。
（现在大家先加这几个操作以后熟悉了权限的配置就可以自行的选择需要的操作按钮了）
大家都注意到了在显示这列下部分是‘√’，在这里要提示大家在上面的列名如：
输出、显示、编辑、扩展等他们是没有什么现实意义的，我们可以把他们看成是不同种类的集合。
现在我们把需要用到的按钮勾选如图（希望大家勾选同样的位置下面会介绍详细的意义）
6.2.2.2.2配置文件正文的操作按钮
单击标签‘文件正文’,右边的‘是否显示系统操作’我们选为‘否’
双击标签‘文件正文’，进入‘标签操作--文件正文’
大家注意到中间那个大的区域中没有任何按钮的名称，我们需要在右侧的红色区域中选择文件正文需要的操作。
文件正文需要的按钮是：
显示痕迹、隐藏痕迹、保存修改。
我们双击右侧红色区域中的按钮即会选择。
选择之后他就会出现在中间的区域中。
现在我们把显示痕迹、隐藏痕迹、保存修改这三个按钮勾选一定的集合如下图。
这样文件正文中按钮包括的集合就勾选完毕了。
6.2.2.2.3配置红头文件的操作按钮
下面我们点击红头文件
红头文件需要的按钮是：
保存修改、生成红头。
我们双击右侧红色区域中要选择的按钮。
照下图选择按钮的集合。
附件列表、流程跟踪不需要为按钮选择集合。
现在流程标签就配置完毕。
6.3流程节点配置
如果我们流程的节点需要有权限限定，就需要对节点进行权限配置。
如下图：
如对拟稿节点进行权限配置，首先请点击“拟稿”节点，然后看一下右侧该节点的权限。
上图中，办理类型分为：
单人办理、多人并行、多人顺序。
单人办理：
该节点只允许一个人办理。
多人并行：
多个人可以同时办理。
多人顺序：
允许过个人办理，但办理过程有先后顺序。
在拟稿节点，我们选择单人办理，因为此节点只能有一个人拟稿，而不是多个人同时拟稿。
然后，点击“办理人（角色）“属性后面的按钮，选择我们事先定义好的角色。
如下图：
在弹出页面中，点击添加按钮，弹出如下页面：
左侧显示的为定义的角色，点击某一角色，然后点击右侧的添加按钮，即可将角色添加其中。
然后点击确定按钮回到当初页面。
点击确定按钮，完成权限配置。
“办理人（部门）“和”办理人（人员）“的定义基本与此相同，在此不再赘述。
6.4流程路由配置
有些时候，仅仅节点权限的配置并不能满足我们的需要，因此，我们就需要对路由的权限进行配置，路由的权限配置，主要是控制路由的流向权限。
如何配置路由权限呢，首先点击我们要配置的路由，如下图：
选中“送核稿“路由，然后在路由上点击右键，在弹出的菜单中选择关系定义菜单，如下图：
点击关系定义以后，弹出如下页面：
首先选择集合关系，如下图：
集合关系分为：
交集和并集。
他们主要是为了控制和节点权限的关系。
交集：
路由权限和节点权限的交集。
并集：
路由权限和节点权限的并集。
在这里，我们选择交集。
选择以后，我们需要选择人员属性，点击人员属性后面的
按钮，弹出如下选项：
人员属性分为两种：
当前办理人和流程启动者。
当前办理人员：
定义的关系是与当前办理人员的关系。
流程启动者：
定义的关系是与流程启动者的关系。
在此，我们选择“当前办理人员“。
最后，我们要选择“关系“，如下图：
在右侧的“关系“中，选择我们需要的关系，然后点击
按钮，将关系添加到左侧。
在此我们选择上一节点办理人。
点击确定按钮，关闭窗口，定义完毕。
6.5流程权限配置
6.5.1标签权限
6.5.1.1配置当前主办人的标签权限
我们先配置当前主办人的标签权限，像候选人，已办理人员我们在第四部分再做详细介绍。
（单击）流程权限->（双击）标签权限，首先双击当前主办人。
单击下拉框选择‘拟稿’节点。
配置拟稿人的标签权限。
在某个节点我们需要哪个标签我们就：
单击标签名称，然后点击
将这个标签选择到左边的区域中。
现在我们为每个标签勾选他们包括的集合（发文单标签操作配置要和当前主办人标签权限设置形成交集）：
在这里大家请注意下图这幅图，我将标签操作中‘拟稿单’的操作按钮的截图引用了过来。
在上面标签权限配置中，拟稿这个节点的发文单包括了‘输出、显示、编辑’这三个集合，这下面的标签操作中的那些操作按钮包括的集合相对应。
简单的说如果我在配置标签权限的时候‘拟稿单’包括‘输出、显示、编辑’这三个集合，那么标签操作配置中，包括了‘输出、显示、编辑’这三个集合标签操作按钮就会在网页中显示出来。
现在大家在这里先照着我的配置定制。
其他节点的也这样为每个标签勾选他们需要的集合。
各个节点标签的权限配置可以参考‘拟稿’节点‘拟稿纸’的配置。
同理，我们还需要对核稿、签发、文印、归档进行相同的配置。
特别需要说明的是，对阅读者和结束还需要进行个性设置。
（开始结点已设置好，无须进行设置）
当前办理人在结束节点的标签权限：
所有标签的属性勾选‘显示’即可
6.5.1.2配置已办理人员的标签权限
除了开始以外所有的节点（包括结束）都需要配置。
点击已办理人员，选者节点->选择节点需要用到的标签。
所有的标签的权限勾选显示即可。
已办理人在结束节点的标签权限：
所有标签的属性勾选‘显示’即可
6.5.2字段权限
6.5.2.1配置当前主办人的字段权限
大家看到下面的截图中用红色框框起的区域就是我们要在网页填写内容的地方。
我们现在要做的就是在后台定义这个网页。
我们先配置当前主办人的字段权限
当一个发文流程流转到一个节点的时候，当前节点的办理人员就会有权限对这个发文进行修改编辑。
当前节点的办理人员对于流程的修改就是修改流程发文纸中内容，修改文件正文，上传附件删除附件等。
比如说：
在拟稿这个节点我们对发文纸中的字段赋予权限。
点击当前办理人,节点选择拟稿，标签选择拟稿单。
这个意思就是说拟稿这个节点的当前办理人在拟稿单上对那些字段有编辑的权限。
我们现在为当前办理人赋予权限：
节点：
拟稿
标签：
拟稿单
这样我们就可以为当前办理了赋予权限，定义他们在拟稿这个节
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