差旅费及手机话费报销管理规定.docx

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差旅费及手机话费报销管理规定

差旅费及手机话费报销管理规定

第一章总则

1、目的

为使公司员工公（出）差有章可循，合理控制费用和提高工作效率，特制定本规定。

2、适用范围

本规定适用于品牌股份有限公司全体员工，各事业部原规定与本规定不符的按本规定执行。

本规定中未予明确的部分，各事业部可自行补充报总经办备案。

3、专用语和缩略语

3.1员工因工作需要，离开工作场所外出从事公务活动，且当天能返回的视为公出。

3.2员工因工作需要，到外地从事公务活动且当天不能返回的或飞机当天往返的视为出差。

第二章细则

4、职责

各事业部/中心应根据成本效益原则，合理制定年度和月份出差计划，并将差旅费纳入年度预算。

部门负责人应对本部门的差旅费实行预算总额控制，并对出差单据的真实性进行审核；财务部门应对单据的合法合理性和真实性进行审核。

5、内容及要求

5.1公（出）差审批及报销流程。

5.1.1公事外出审批流程。

经理级及以上人员公出由上一级领导审批即可。

经理级以下人员公出由部门经理审批。

5.1.2出差审批流程：

5.1.2.1董事长、副董事长、董事、监事会主席、总经理、常务副总经理、副总经理出差可根据工作需要自行安排，行前口头或电话知会相关上级即可，无需书面审批。

5.1.2.2股份公司副总经理以下、经理级及以上人员出差由分管总监或副总审核、总经理审批；经理级以下人员出差由部门经理审核、分管总监或副总审批。

5.1.2.3出差人员统一在协同办公系统（04）上填写（出差申请单）,写明出差事由、起吃时间、线路和交通工具、预计费用等申报审批。

如需承担同行的非公司人员差旅费用的应在申请单中列明。

5.1.2.4出差的审批应于出行七日前完成，《出差申请单》经由人力部门审批通过后可作为考勤记录抵扣及差旅费报销、借款时有效附件。

5.1.3差旅费借款：

需要预借差旅费的，凭《出差申请单》填写借款单据，在《出差申请单》中的预算费用范围内经部门负责人审核、财务审批后办理借款。

借款时需提供《借款申请单》、《出差申请单》、《出差费用预算明细》。

5.1.4机票预订：

5.1.4.1为争取优惠的机票折扣，出差人员机票统一由人力行政中心统一预订。

出差人员原则上应提前七日确定行程，并将经批准后的《出差申请单》提交订票。

5.1.4.2出差人员要遵循“早出晚归”的原则，须提前三天以上订票，票务专员则依据出差人员要求的时间段，为其选择对应时间段内票价最优的航班，具体参照《飞机票订购管理规定》。

5.1.4.3出差人员若临时接到出差任务，经票务专员查询确认无票可订，可自行订票申请报销（参照5.2.2.2.2《境内出差费用标准》各级别标准据实报销）,需提供《出差申请单》、《票务申请单》（经票务专员审批确认无票可订）、机票行程单、保险费发票。

5.1.5出差人员应按照批准的出差行程出行，出差期间确因情况变化需要临时改变行程的，应通过邮件、手机短信、微信、等方式请示批准后及时提交《退改签申请》，所产生的机票/火车/动车/高铁退，改签费用由公司承担。

出差人员因个人原因产生的退、改签费用由个人承担，由其向财务自行缴费。

5.1.6差旅费报销时限：

出差人必须在返回后一周内办理报销差旅费手续，结清借款。

前款未清者不得再借。

5.1.7报销审批：

出差费用的报销参照各事业部/中心的审批权限制度执行，凡是越级享受各项出差待遇的均须经相关人员（含董事长、副董事长、董事、监事会主席、总经理、常务副总经理、副总经理）批准。

5.2差旅费报销标准

5.2.1公出的费用报销标准

5.2.1.1交通费标准：

5.2.1.1.1公出厦门市内，公司未能派车时，员工可乘坐出租车（享有公司燃油费补贴人员不报销公出本市范围内所有交通费用）,需提供《公出申请单》、《用车申请单》（经行政管理部审批确认

未能派车且同意打车报销）、发票等据实报销。

5.2.1.1.2公出厦门市外，公司未能派车时，员工可乘坐动车（二等座）、大巴，若自行乘坐出租车，凭发票按大巴标准报销（费用参照12308网站）。

公出地市内交通费标准参照5.2.2.2《境内出差费用标准》。

5.2.1.1.3公出往返时由机场、火车站、长途客运站换乘市内交通工具或前往机场、火车站、长途客运站所乘坐市内交通工具的交通费，凭标明起吃地点的真实合法票据可随长途票据报销。

5.2.1.1:

4报销时需提供正规发票，平台打车需提供电子发票及行程单，特殊情况以申请审批为准。

报销单据需注明起吃地点，方能报销。

5.2.1.2伙食费补贴标准：

公出按《公出申请单》所确认的时间报销伙食费补贴，标准参照5.2.2.2《境内出差费用标准》各级别伙食费，早餐为日标准的

20%,中餐和晚餐各为日标准的40%。

5.2.1.3公司圈样会、订货会期间员工公出正常打卡，额外产生的上下班交通费不再报销（公司通勤车统一接送）,如报销市内交通费及误餐费（35元/餐，可报销中餐和晚餐）,需提供《公出申请单》

或《加班申请单》。

5.2.1.4.公司员工加班超过夜间十点可乘坐市内交通工具报销，仅

限单程（出发地为公司）,需提供《加班申请单》。

5.2.2出差的差旅费标准

5.2.2.1出差城市（地区）分类：

A类：

北京、上海、广州、深圳

B类：

A类地区以外的省会城市和地级城市、常熟、义乌

C类：

A、B类以外的地方

D类：

香港、澳门、台湾、其他境外城市

5.2.2.2费用标准表

境内出差费用标准单位：

元/日

级别

交通工具

市内交通费

住宿费

伙食费

董事长、副董事长、董事、监事会主席、总经理、常务副总经理

飞机（公务舱）

据实报销

据实报销

据实报销

火车（软卧）

动车、高铁（一等）座）

股份公司副总、事业部总经理、董事会秘书

飞机（经济舱）

据实报销

A类1000

150

火车（软卧）

B类800

动车、高铁（一等座）座）

C类600

事业部副总、高级总监、总监、副总监

飞机（经济舱）

据实报销

A类700

100

火车（软卧）

B类500

动车、高铁（一等）座）

C类420

高级经理、经理、副经理

飞机（经济舱）

上限80

A类500

100

火车（硬卧）

B类420

动车、高铁（二等座）座）

C类380

高级主管、主管

飞机（经济舱）

上限80

A类400

80

火车（硬卧）

B类320

动车、高铁（二等座）座）

C类280

专员及以下

飞机（经济舱）

上限80

A类400

80

火车（硬卧）

B类320

动车、高铁（二等座）座）

C类280

注:

1.专员级别员工出差目的地距离大于等于800公里（公里依据XX地图显示为准）,或动车车程大于8小时以上可采取经济舱出行。

2.专员级别员工出差目的地距离小于800公里可自行订机票,报销标准参照动车、高铁（二等座）,按其中较低者执行。

境外出差费用标准（D类）单位：

元/日

级别

目的地

市内交通费

住宿费

伙食费

董事长、副董事长、董事、监事会主席、总经理、常务副总经理

香港、澳门

据实报销

据实报销

据实报销

台湾

其他境外城市

股份公司副总、事业部总经理、董事会秘书

香港、澳门

据实报销

1200

据实报销

台湾

1000

其他境外城市

实际情况

事业部副总、高级总监、总监、副总监

香港、澳门

据实报销

900

160

台湾

700

其他境外城市

实际情况

高级经理、经理、副经理

香港、澳门

上限80

800

160

台湾

600

其他境外城市

实际申请

高级主管、主管

香港、澳门

上限80

700

160

台湾

500

其他境外城市

实际申请

专员及以下

香港、澳门

上限80

600

160

台湾

400

其他境外城市

实际申请

注：

1.如在境外需宴请，按申请审批金额凭票报销，除港澳台其他境外国家住宿报销金额以实际申请为准（可参考三层酒店标准）。

2.当天跨境伙食费报销标准参照项外标准。

5.3差旅费报销的若干具体规定。

5.3.1乘坐夕发朝至列车、汽车的人员，公司按100元一晚给予个人交通费补贴。

5.3.2两位以上的同性人员出差，经理级及以下人员应两人合住一间房，标准按其中较高者执行。

5.3.3出差往返时由机场、火车站、长途客运站换乘市内交通工具或前往机场、火车站、长途客运站所乘坐市内交通工具（包含县级市往返地级市）的交通费，凭标明起吃地点的真实合法票据可随长途票据报销，不在市内交通费限额之内。

县级市往返地级市除上述情况外若乘坐出租车或自驾车，按大巴标准报销（费用参照12308网站）,不在市内交通费限额之内，市内交通费在限额内凭票报销。

5.3.4借出差之便就近探亲访友的需事先报经批准，因绕道而产生的费用由个人承担。

5.3.5参与业务招待或由对方招待用餐的，不得报销当餐的伙食补贴（早餐按日标准的20%,中餐和晚餐各按日标准的40%）。

5.3.6出差地为出差人员的家庭所在地，不得报销住宿费用。

5.3.7到分公司、办事处或相关单位出差，对方提供住宿的，不得报销食宿费用。

5.3.8参加会议或相关活动，由举办方免费提供食宿或会议费中已含食宿费用的，不得报销食宿费用。

5.3.9出差期间需要发生业务招待费的，应事先按审批权限报经批准，临时情况难以取得书面批示的，应通过邮件、手机短信、微信、等形式请示批准后及时提交《公务按约申请单》,股份公司副总经理及以上人员无需批准。

5.3.10差旅费报销必须取得符合税务和财务规定的真实合法单据。

若因未取得合法单据面由公司补交的个人所得税和企业所得税，公司有权向出差人个人扣缴。

报销时需提供《报销申请单》、《费用报销明细》、关联出差单与借款单，出差住宿需提供住宿清单，随住宿发票报销。

所有票据（除专用发票抵扣联）应按日期和时间顺序粘贴整齐、背面签字，如报销标准低于票面金额的，注明实报金额。

平台打车需提供电子发票及行程单。

5.3.11出差补贴未超出标准规定的，无需提供相应的报销票据，超出标准部分需要另外申请。

5.3.12报销所开具的发票必须为公司抬头的发票，个人抬头的发票不予报销。

5.3.13境外出差报销时，均以人民币进行报销。

结算汇率以费用发生国家外汇管理局公布的人民币汇率中间价为准。

若是刷人民币信用卡或银行兑换外币，以水单上的实际结算汇率为准。

5.3.14出差住宿办理酒店会员卡原则上不予报销，若可证明会员价与会员卡单价两者总价相较原价明显降低，可随住宿发票报销。

5.4手机话费报销标准：

5.4.1公司相关人员的手机话费实行限额内按比例报销的方式管理，具体标准如下：

级别

报销比例

日常月度报销限额

出差报销

备注

董事长、副董事长、董事、监事会主席、总经理、常务副总经理

100%

无

无

T为当月出差天数

股份公司副总、事业部总经理、董事会秘书

100%

500元/月

10T

事业部副总、高级总监、总监、副总监

100%

400元/月

10T

高级经理、经理、副经理

90%

300元/月

10T

高级主管、主管

80%

150元/月

10T

其他工作需要的岗位

80%

80元/月

10T

注：

1.主管级（行政职）、经理级（行政职）、总监级（含）以上人员入职时配发公司统一手机卡，根据上表日常月度报销额度报销日常话费。

若未领取手机卡，则不出差不报销，出差按上表标准报销（一人仅限报销一张手机卡费用）。

2.境外出差人员，在境外产生的手机通讯费用，按实际消费金额凭票报销。

5.4.2手机话费实报金额计算方法：

若实际话费金额*报销比例小于限额，则按实际话费金额*报销比例所得数额报销。

5.4.3报销凭据必须是正式话费发票，不能以充值单据代替发票报销。

报销手机话费人员的手机必须24小时处于正常开机状态。

第三章附则

6、附则

6.1本制度由人力行政中心负责制订、解释、修改补充和组织实施。

6.2品牌股份有限公司依法设立的分公司，子公司（全资、控股）,可结合本单位具体情况，制定本单位的差旅费及手机话费报销管理规定，报备股份公司人力行政中心。