信贷档案管理制度实施细则修正.docx

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信贷档案管理制度实施细则修正

信贷档案管理实施细则-修正

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vv农村vv银行股份有限公司

信贷档案管理实施细则

（提交vv农村vv银行股份有限公司

第一届董事会第一次会议审议）

第一章　总　则

第一条 为实现vv农村vv银行股份有限公司（以下简称“本行”）信贷业务档案管理科学化，促进信贷业务档案管理制度化，有效地保护和利用信贷业务档案，防范信贷风险，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国担保法》、《vv银行法》、《vv省农村信用社信贷业务档案管理暂行办法》等有关法律法规和信贷管理的相关规定，结合本行实际，制定本实施细则。

第二条信贷档案指本行在信贷业务的受理、调查评估、评级授信、审批、发放和后续管理过程中形成的具有法律意义及查考利用价值的资料，包括合同、文件、账表、函电、记录、图表、声像、磁盘等。

信贷档案管理是指信贷档案资料的收集、整理、立卷归档、保管、调阅、销毁的过程。

第三条信贷档案管理要遵循以下原则：

（一）分级管理原则。

本行辖内总行营业部、支行、分理处（以下简称经办行）应按属地原则保留所发生信贷业务的全部纸质档案。

总行对本级评级、授信、审查、审批（咨询）、贷后管理等相关纸质信贷档案进行收集整理，归档管理。

（二）分工负责原则。

在贷款本息结清或其他信贷业务执行完毕以前，由信贷内勤负责信贷档案移交前的收集、整理和立卷工作，并对移交前档案资料的真实、完整、有效、保密等负责；在贷款本息结清或信贷业务执行完毕以后，由信贷档案管理库管理员负责客户信贷档案移交后的整理、立卷、归档、保管和日常维护工作，并对移交后的客户信贷档案的安全管理、提供利用、销毁整理、保密等负责。

经办行应在年后一个季度内将信贷档案统一移送信贷档案管理库保管。

（三）保密性原则。

信贷档案涉及经办行和客户的vv秘密，档案管理人员、调阅人员和其他相关人员需严格执行保密制度。

第二章　信贷档案管理职责

第四条以客户为单位建立信贷档案。

经办行要设立专门的信贷档案管理库，由信贷内勤担任档案库管理员，集中管理本单位内部运作形成的信贷档案。

第五条客户经理职责。

客户经理负责收集整理所经办业务的信贷资料，将已审批或发放信贷业务的资料于月后10个工作日内交信贷内勤统一管理，不得长期留存信贷资料原件。

抵押物他项权证、产权证明书、保险单、质押权利的证明、有价单证等重要物品原件应于收件当日移交会计部门现金库管理，纳入表外科目核算。

信贷内勤在贷款本息结清或信贷业务执行完毕以前及时从客户经理处收集客户信贷档案资料并进行整理归档；在贷款本息结清或信贷业务执行完毕一个月内将档案移交信贷档案管理库。

第六条授信管理部职责。

总行授信管理部负责本级信贷档案的收集、管理，并及时移交信贷档案库。

按照“谁经办、谁负责”的要求，认真履行信贷档案管理职责，对所管理信贷档案的真实性、有效性、规范性、完整性和保密工作负责。

第七条信贷档案库管理员职责。

信贷档案库负责审核、接收相关部门（客户经理）移交管理的信贷档案资料，并对入库档案资料的规范性和完整性把关；按照信贷档案管理要求规范管理入库档案；严格执行保密规定，做好档案保密工作；负责信贷档案的各项基础管理工作。

信贷档案库管理员有权对相关机构和部门的信贷档案管理工作进行指导和监督。

第八条信贷管理系统是信贷电子档案的重要档案库，信贷管理部要严格执行信贷管理系统相关管理规定，确保信贷电子档案信息及时、准确、真实和完整，保证电子文档和纸质文档在时间和内容上的一致性。

第九条不良贷款档案资料按规定移交风险管理部，由风险管理部履行档案管理职责。

第三章　信贷档案内容

第十条信贷档案按照客户建立，一户一档，一笔（项）一卷，即一个客户除抵押物他项权证、产权证明书、保险单、质押权利的证明、有价单证等重要物品原件以外的所有档案存放在一起，一笔业务（一个项目）的档案设为一卷（一个借款合同项下分次发放的视同一笔）。

第十一条信贷业务档案归档范围包括但不限于以下内容：

一、基础资料。

包括法人营业执照、法定代表人身份证、法定代表人证书和授权代理人身份证复印件；组织机构代码证；法人开户许可证（含基本、一般帐户）；人民银行颁发的贷款卡；增值税发票、购销合同、税务登记证；评级授信资料以及应收集的其他资料。

二、财务报表资料。

包括资产负债表、损益表、现金流量表、会计报表附注和财务状况说明书以及应收集其他资料。

三、法律效力资料。

包括主合同；从合同；抵（质）押物清单；用于信用的保证、抵押、质押担保的权属资料证明和有权处分人的承诺书；查询、登记证明及相关资料；办理（签发）信用凭证；到期催款通知单；收贷收息凭证；上级批复（文）以及应收集其他资料。

四、贷后管理资料。

包括信贷管理系统维护数据；客户营销及管理方案；贷款风险预警资料；信贷业务发生后定期检查资料；各级检查整改通知书、督办意见书；经营责任移交、档案移交、抵（质）押物移交等；不良贷款认定、审批资料；管户责任（包收责任）资料以及应收集的其他资料。

第四章　信贷档案管理

第十二条信贷档案的整理、移交和归档。

一、信贷档案的整理及移交。

客户经理要按信贷档案内容的分类要求对档案资料逐笔整理、排序、组卷，编制归档目录，及时移交。

信贷档案库管理员要及时对相关部门移交的档案资料进行收集整理，归档入库；建立目录索引，记录移交的信贷档案资料，审核确认移交档案资料的规范性和完整性，并与移交人员共同在移交档案目录（一式两份，各留存一份）上签字。

二、信贷档案的归档。

档案资料归档要便于保管、查找和利用。

（一）立卷、建档要求：

档案资料要按户编号建档，专盒（夹）保管，标明客户全称和立档时间。

档内有多笔业务的，要按笔立卷，以信贷业务审批时间排列卷号。

卷内资料按照信贷档案内容的分类要求进行排序。

客户基本资料可以归集后独立组卷，作为首卷；授信、最高额抵押担保作为单笔业务立卷。

（二）目录、标注要求：

以方便检索为目的，分层次建立三级目录。

一是建立档案库客户目录，检索定位到客户层次，法人客户及个人客户分开编目。

二是以客户为单位建立档案目录,检索定位到单笔业务，档案目录应包括客户名称、卷号、卷名（包括审批时间、业务品种、金额、期限）等，并注明卷与卷之间的从属关系。

三是建立卷内目录，检索定位到具体业务资料。

（三）装订要求：

已结清信贷业务要按卷装订成册，以运作程序及资料形成时间编制页码。

（四）与房地产开发商、汽车经销商等合作批量办理的个人消费信贷业务、个人住房贷款业务，可以将合作协议项下客户归集建立总档，以客户名称、审批发放时间建立总档目录，以具体客户为单位建立分档，分档参照立卷、建档要求管理。

其他个人客户信贷业务逐户建档。

（五）贷款台账等难以逐户归档的信贷档案以及核销客户档案等重要档案另柜存档。

《贷审会审查审批意见书》、会议纪要、会议记录本等贷审会档案，由贷审会秘书以会次装订成册，逐年建档。

经办行直接经营的信贷业务，其信贷运作档案归入客户档案管理；总行贷审会审议、下级经营的信贷业务，总行信贷运作档案作为贷审会档案附件归档。

第十三条总行经办的信贷业务评级授信审批资料由授信管理部信贷内勤在业务完结后整理好信贷业务原始资料，编制好移交清单，将全部资料移交给档案管理人员，经审核后，双方签字确认，由该档案管理人员对信贷业务原始资料进行排序、编写页码、填写卷内目录。

第十四条贷后检查记录、贷款五级分类资料、企业各期财务报表、各种证书的年检证明复印件等业务后续资料，应及时移交。

即主管客户经理取得资料后，实时或批量移交给信贷内勤，双方签字确认。

信贷内勤在规定时间内审核完毕后，将全部资料移交给本级信贷档案管理库。

第十五条信贷档案的借阅。

经办行要建立信贷档案调阅登记制度。

一、内部人员借阅信贷档案。

借阅本人经办业务资料的，信贷档案库管理员负责登记借阅人员名单、时间、借阅内容和借阅用途，借阅人签字确认。

因工作需要借阅他人经办业务资料的，应由借阅人出具借条，并由借阅部门负责人和档案保管部门负责人共同签字同意方可借阅。

借阅的档案不得涂改、圈划、复制、拆散原卷册，用后必须及时归还。

二、外部人员借阅信贷档案。

信贷档案要严格保密，原则上不对外借阅。

当出现经济纠纷、案件等情况，法律、法规明确规定的有权机关依法需查阅、影印时，必须持有协助查询通知书或其他有效法律文书，以及查阅人工作证明。

查阅时，经办行应有专人在场陪同，不得将原件借出。

如遇特殊情况，确需外借的，需经档案保管部门负责人和主管档案工作的领导签字同意后，方可外借。

外借档案必须填写档案外借单，登记外借人姓名、外借日期、外借档案内容、外借原因及归还日期等。

存放在金库的权证类档案原件，一律不得外借。

第十六条档案库房建设及档案存放。

档案库房要按照当地政府档案行政管理部门的相关要求设置。

档案库应配置相应铁柜和防盗、防火、防强光、防潮湿、防虫蛀等方面的设施。

第十七条档案保管期限：

短期信贷业务到期结清的，其信贷档案再保管期限为5年；中长期信贷业务到期结清的，其信贷档案再保管期限为10年；信贷业务到期时未结清，其后以现金或以资抵债方式收回的，短期信贷档案再保管期限为10年，中长期信贷档案再保管期限为15年；信贷业务到期未结清、至今未收回的（包括已核销和已置换的信贷业务）信贷档案、各种报表的年度汇总表、档案保管及销毁清册要永久保管。

第十八条信贷档案的销毁。

保管期满的客户信贷档案要按照以下程序销毁：

一、档案管理部门提出销毁意见，编制客户信贷档案销毁清册，列明销毁档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

二、经总行主管信贷副行长同意，并在客户信贷档案销毁清册上签署意见。

三、档案管理部门和信贷业务部门共同派员监销。

监销人在销毁信贷档案前，应按照销毁清册上所列内容清点核对；销毁后，要在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告主管信贷业务部门的负责人。

政府档案行政管理部门对档案保管期限的标准以及销毁档案的程序和办法有另行规定的，应同时执行，禁止擅自销毁档案。

第十九条对于未按本规定履行职责，造成档案损毁、遗失，及擅自销毁、擅自对外提供、涂改、伪造客户信贷档案和擅自透露客户信贷档案信息的行为，视情节轻重，按有关规定对责任人给予行政处分，责令赔偿损失，构成犯罪的依法追究刑事责任。

第二十条总行授信管理部应联合办公室对辖内档案管理进行检查。

检查的主要内容包括：

一、是否安排了专（兼）职人员集中管理本单位信贷档案；

二、保管场地是否达到了防水、防火、防盗、防虫、防高温、防潮、防强光、防尘、防鼠等“九防”要求；

三、档案资料是否按规定整理、立卷、建档、编注目录，分类是否科学，编号是否有序，查阅是否方便；

四、档案资料的完整性；

五、档案资料的移交、接交手续是否完备；

六、是否存在违规借阅或借阅手续不完善现象；

七、档案保管期限是否符合规定，保管期满档案的销毁是否符合规定。

第五章 附　则

第二十一条本实施细则实施前已办理信贷业务的档案原则上要按本实施细则进行补充、整理、完善和归档；新发生信贷业务档案必须严格按照本实施细则进行管理。

第二十二条以录音、录像、扫描、缩微等方式保存的客户信贷档案也要集中到信贷档案管理库保管。

个体工商户、农户贷款档案管理比照此办法，并可适当简化。

第二十三条本实施细则由vv农村vv银行股份有限公司负责解释、修订。

第二十四条本实施细则自发布之日起施行。