行政办公室日常管理制度.docx

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行政办公室日常管理制度

目录

一、办公室管理制度3

二、考勤制度3

三、出差管理制度4

四、例会制度5

五、公文管理规定6

六、邮件收发管理制度10

七、办公室设备管理制度11

八、员工请假、休假与薪给制度12

员工休假项目12

员工法定假12

带薪假12

病假14

事假15

迟到与早退15

值班制度15

旷工16

九、档案管理制度17

公司档案范围17

公司档案管理体制18

档案管理工作18

档案借阅、利用工作19

附则20

十、接待管理制度20

接待范围20

接待程序21

接待标准及要求21

十一、印章管理规定22

一、办公室管理制度

（1）行政办公室各分办公室对自己所在办公室负责，保证办公室清洁，物品摆放整齐有序；

（2）各办公室的设备禁止外人操作，保证设备完好；

（3）行政办公室人员着装要雅致大方，举止文明，礼貌待人，集体活动时必须统一穿工作服；

（4）在公司范围内行走不准勾肩搭背，严禁串岗；

（5）办公室电脑不准用来上网玩游戏、听音乐、聊天等，做与工作无关的事情。

不准围成一团、嬉戏、打闹、闲聊；

（6）上班时间禁止吃东西；

（7）讲话要文明，有礼貌。

上门办事的要热情接待，接电话时必须说“您好、再见”，杜绝“不知道、不清楚”等词语。

如有涉及公司机密，不可告知的内容要委婉的拒绝。

二、考勤制度

（1）公司的考勤实行打卡制。

所有内勤员工应于每个工作日的早9：

00前到公司，其他上班时间按规定的正常时间为准；

（2）凡迟于上班时间到岗，早于下班时间退岗者，即为迟到、早退。

无故不到或擅自离岗一小时以上，视为旷工；

（3）请假必须填写请假条，并请直属领导签字批准。

假期结束按时上班并要提前找行政人员销假。

如果假期结束还不能上班，必须按规定续假，否则视为旷工；

（4）不准代替请假，特殊原因也必须电话请假，再补写假条；

（5）必须在当日早会前请假，否则视为迟到；

（6）无故旷工1日内由行政办公室处理，停职反省写出深刻检查，1日以上者交公司处理；

（7）每个月月底由行政人员统计考勤记录，汇总成考勤表交给财务人员；

（8）外出业务人员，需填写外出登记表。

三、出差管理制度

（1）为规范出差行为，确保出差目的的实现，确保差旅费合理使用特制订本制度；

（2）员工或部门领导出差，由上级领导直接安排，如跨级委派应先通知其直接领导；

（3）出差人员在指定的时间出发，在预定的时间到达目的地，不得借出差之机游山玩水或故意绕道延长出差天数；

（4）出差人员返回后必须提交出差报告或考察报告、会议记录、经主管领导批准后方可填写差旅费报销单；

（5）出差人员必须维护工作形象，不得参与任何影响公司形象的活动，不得接受客户宴请，不得接受客户礼物，不得私自提高食宿标准。

四、例会制度

（1）会议安排的原则为：

小会服从大会，临时会议服从例会。

各类会议的优先顺序为：

公司例会、公司临时会议、部门会议，因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限制。

除公司级例会外，会议提拟人应至少提前一天向行政部提出会议室使用申请；

（2）会议发起人或部门应在会议举行前收集和准备好会议相关资料（如《会议签到表》、会议计划、议题、提案、汇报材料、参会人提交的资料、PPT等）；

（3）行政部负责会务工作，如会场布置、仪器准备、瓜果茶水准备及会中的端茶倒水等；

（4）如会议有摄像需要，会议发起人应至少提前半天通知行政部；

（5）参会人在会议期间应将手机调至静音或震动等不打扰会议进行的模式，会间原则上不允许接听电话。

若为紧急情况，应离开会场后接听；

（6）非参会人员不得进入会场。

若紧急情况需与参会人协商，应在获得会议主持人允许后，方可离开会场进行商议。

五、公文管理规定

（1）为了规范公司各类公文的收发、审批、处理，特制定本制度；

（2）本公司公文是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题，指导或商洽工作的重要工具，由行政部实行统一管理、科学管理、保密管理，真正做到规范、准确、及时、安全；

（3）公文管理在公司分管经理的领导下，由行政部主任、秘书、文书和档案管理员负责，对上级公文的接收、阅办、整理、归档和公司内部公文的起草、核对、签发、归档进行管理，相关部门要密切配合；

（4）对于急件、急电，或是无法及时请示行政部领导批办的特殊情况下，文秘可视情况直接送分管领导批示或交由相关部门处理，再另行汇报；

（5）机、绝密文件不得自行处理，要单独造册，安全存放。

一般的函件，可由行政部转有关部门处理；

（6）业务往来的文件由行政部主任和文书根据文件内容要求经公司领导批示后，交有关部门处理；

（7）凡是写给“四川非常有效科技有限公司”且没有具体部门和姓名的函件一律由行政部拆阅。

写明部门和姓名的直接转给相关部门处理；

（8）引用的公文要写明标题、发文部门、公文编号和发文时间。

公文如有附件，则在正文后注明附件及其顺序；

（9）在使用简称时，应先用全称，再加以说明。

字体要规范，年、月、日、人名、地名、文件名称、事物名称等一般不要用简称，约定俗成的可以用简称；

（10）注意数字的写法，正式的文件中除文件编号、统计表、计划表、序号专用术语和百分比等必须用阿拉伯数字外，其他均用汉字书写；

（11）公文由行政人员根据相关会议或精神起草，由行政部主任核稿，送总经理审批，然后安排打印，行政部盖章、发送。

分送要填写文件收发登记表；

（12）核稿的重点：

看有无必要行文要素；是否符合国家的方针政策、法律法规；与本单位已发公文是否衔接、是否相互抵触；所涉及的要求和措施是否明确，切实可行；行文关系和公文格式是否符合相关规定或是习惯；文字叙述是否符合文法逻辑；标点符号是否合适等。

如发现不妥之处，必须进行修改，属于重要内容或是原则性问题，则应退回起草部门修改；

（13）专业性公文由对应部门起草，分管领导审批后按原程序进行；

（14）重大决策、规章制度、人事任免、机构设置、以及其他重要公文，由董事长签发。

一般性公文由总经理签发；

（15）签发的公文，不得做任何修改，如需要修改的需要重新送签。

公文发送的范围、份数根据其内容确定，需要的发够，无关的不发；

（16）每年总结完毕后，将一年来形成的文书，按相关档案管理规定和要求整理、分类、组卷归档，并确定保存期限；

（17）重要的会议材料，包括通知、报告、决议、总结、讲话、典型发言、会议简报、会议纪要等公司内部发文；公司对外的正式发文和与相关单位来往文书都在归档范围；

（18）公司内部的各种工作计划、总结、报告、统计报表等；与有关单位签订的重要合同、协议、意向书等；公司内部奖惩、任免等文字材料；员工工资、福利等方面的材料；大事记，反映本公司重要活动的简报，照片，其他资料也都需要归档管理；

（19）需要销毁的公文，应登记造册，写明发文单位或部门、标题、文号、份数，报主管领导批准后，方可销毁；

（20）各部门及有关人员，对公文中涉及本公司应保密的事项，必须严守机密不准随便向他人泄露；

（21）所有发文，文件原稿（经领导签字）审核稿件连同正本二份送行政部存档。

有领导指示的，还应附批复件；

（22）公司发文，一定要由行政部统一编号。

六、邮件收发管理制度

（1）为保障公司全体员工的个人信件、订阅报刊能及时收到，根据需要，特制定本制度；

（2）办公室内勤每天负责收取分发信件、报刊，并对各类信件采用不同的收发办法，并做好登记；

（3）属于挂号信、包裹单、汇款单等由办公室内勤及时通知本人或家属，收件人或其家属直接到办公室签字领取；

（4）收件人委托工作人员代收的信件或特殊信件，如：

国外或境外信件，破损信件等，工作人员要特殊收管，及时通知收件人或其家属，并直接面交收件人；

（5）一般信件，要及时通知收件人领取；

（6）查无收件人的信件，要注明情况退回；

（7）凡收到信件、报刊须及时分发，不得积压，造成信件延误或遗失按有关规定追究责任。

七、办公室设备管理制度

（1）办公室全部设备及器材均为公司资产；

（2）各类设备及器材均应有专人保管，使用前须征得保管人的同意，遇有特殊情况，须经部门主管批准方可动用；

（3）保管人不得私自出借、互换或拆御设备。

保管人对设备要定期清洁、养护、检修并做好记录，保证设备完好率；

（4）电脑、照相机等属贵重设备，确定专人使用，其它人员不得擅自动用设备；

（5）使用设备应严格遵守操作规程，及时作好使用情况记录，使用中发生异常情况或事故，应迅速报告，由办公室指定专人查明原因，进行处理，做好情况记录，属违章操作或人为事故，要追究当事人责任，并按公司有关规定处理；

（6）新到设备开机前必须熟读说明书，掌握使用方法和操作规程，否则不可使用，验收设备的技术人员有责任向使用人员介绍新设备的性能及使用方法；

（7）私人不得借用办公室的设备、仪器。

八、员工请假、休假与薪给制度

为维护公司正常的工作秩序，严肃劳动纪律，根据《中华人民共和国劳动法》、《中华人民共和国劳动合同法》等有关法律法规，结合我公司实际情况，特制定本办法。

员工休假项目

包括：

法定休假、带薪假、病假和事假等。

员工法定假

（1）公司实行5天工作制，周六、周日属公休日；

（2）法定休假日指元旦、春节、“五一”劳动节、国庆节等法律规定的假日；

（3）法定休假日的休假天数依照公司和当地政府规定为准。

带薪假

（1）婚假

员工达到法定结婚年龄（男22周岁、女20周岁）结婚，可一次性连续休假3天；晚婚员工（男25周岁、女23周岁）可一次性连续休假7天（包括公休假日）。

员工婚假期间享有100%基本工资。

（2）产假

凡在公司工作满一年的劳动合同制女员工符合人口与计划生育有关规定生育或者终止妊娠的，享有一百二十天的产假期，并享有生育津贴,公司不再为其发放工资。

生育津贴低于女职工生育或者实施计划生育手术前工资水平的，差额部分由公司补足。

凡在公司工作满一年的劳动合同制男员工的妻子生育的，可享受3天护理假，并享受100%的基本工资。

（3）丧假

员工直系亲属去世、可给予3天丧假，丧假期间享有100%基本工资。

（4）工伤假

员工因工负伤，需要暂停工作接受工伤医疗的，医疗期限一般不超过12个月，经市级劳动保障部门认定为工伤的，可按照《工伤保险条例》享受相应工伤待遇。

病假

公司员工因患病或非因工负伤，需要停止工作进行医疗时，经定点医疗机构医师诊断，按出具的医疗病例证明请病假，并根据本人实际参加工作年限和在本单位工作年限，给予3个月到24个月的医疗期：

（1）实际工作年限10年以下的，在本单位工作年限5年以下的为3个月；5年以上的为6个月；

（2）实际工作年限10年以上的，在本单位工作年限5年以下的为6个月；5年以上的至10年以下的为9个月；10年以上至15年以下的为12个月；15年以上至20年以下的为18个月；20年以上的为24个月；

（3）医疗期三个月的按六个月内累计病休时间计算；六个月的按十二个月内累计病休时间计算；九个月的按十五个月内累计病休时间计算；十二个月的按十八个月内累计病休时间计算；十八个月的按二十四个月内累计病休时间计算；二十四个月的按三十个月内累计病休时间计算；

（4）员工病假期间按请假天数扣发奖金和各类补贴，并根据当月基本工资地20%按天数扣发，员工请病假扣发后的待遇不少于当地最底工资的80%。

事假

员工因办理私事不能正常上班者，必须例行请假手续。

（1）员工请事假一日（含一日）以内的由直属领导批准，并报行政部备案；请事假一日以上三日（含三日）以内的，由部门负责人审核，总经理签批，行政部备案；

（2）事假当月按实际请假天数扣发工资，事假超过十五日的，本人持书面申请上报行政部，公司结合实际情况以实际上班天数每日发放10元生活补助为基准，核定当月工资发放数额。

迟到与早退

（1）公司工作时间为9：

00-11：

30、13：

00-17：

30；

（2）迟到一次，罚款20元，月度连续迟到三次（含三次）以上者，每次罚30元；

（3）每天早上指纹签到，晚上不能签到由部门经理统一提供外出证明。

值班制度

值班人员须按值班时间准时到岗，超过5分钟未到者做为迟到，每迟到一次扣20元；

值班脱岗超过一小时罚款20元，无故不到者罚款50元。

有急事不能按时来值班者一定要提前做好调换，并告知行政部。

旷工

员工既不例行请假手续，又不到岗位上班者视为旷工。

员工旷工3天以下扣当月薪酬50％；连续旷工3天以上（含3天）者，扣当月薪酬100％。

员工经批评教育无效，连续旷工时间超过7天，或者一年以内累计旷工时间超过15天，公司将给予以纪律处分并有权终止劳动合同。

（1）员工休任何假都须经有关领导审批，否则按旷工处理，员工休假期间必须保持电话等通讯工具畅通（因电话不畅通影响工作者按事假处理），员工休假完毕须到行政部进行销假；

（2）年度累计请事假超过14天者，请病假超过30天者，取消本年度一切评先资格；年度累计请事假超过20天者，请病假超过45天者，次年公司将有权给予调换岗位。

九、档案管理制度

公司档案范围

公司建档范围：

（1）公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料；

（2）财务、会计及其管理方面的文件材料；

（3）经营管理方面的文件材料；

（4）仪器、设备方面的文件材料；

（5）教育培训方面的文件材料；

（6）其他具有利用和保存价值的文件材料。

以上文件材料包括决议、决定、条例、规章制度等法规性文件，各类会议文件、重要记录、工作计划、工作规划和工作总结。

公司档案还包括声像资料：

（1）照片档案：

原版、翻版底片、照片、文字说明构成；

（2）影片档案：

原版底片、拷贝及文字说明；

（3）录音档案：

录音带；

（4）录像档案：

文娱、广告活动。

公司档案管理体制

（1）公司档案工作，实行集中与分散管理相结合的体制

由人事专员负责档案的管理，并对其他部门的档

案管理工作进行督促和指导；

（2）根据有关档案法规规定精神，各部门形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档，并定期向公司档案部门移交保管。

档案管理工作

档案材料的收集：

（1）建立、健全归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限；

（2）对遗缺不全的档案，采取不同措施，积极收集齐全；

（3）及时办理完毕的文件上交回收，在次年检查齐全后整理归档。

档案的保管：

（1）防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全；

（2）做好档案的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作。

档案的鉴定：

（1）从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面鉴别档案的价值。

；

（2）确定各类档案的保存期限表。

其中财务档案见财务档案保存期限表。

公司档案保管期限分永久、长期、短期三种。

介于两种保管期限的，保管期限从长。

档案的销毁：

（1）对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，该清册永久保存；

（2）办理销毁手续，经总经理批准，方能销毁；

（3）销毁时要有二人以上监销，并在清册上签字。

档案借阅、利用工作

（1）凡需使用档案者，均须填写文件借阅单，依据借阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能借阅；

（2）借阅期限不得超过三个星期，到期归还；如需再借，应办理续借手续；

（3）借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。

借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导；

（4）外单位借阅档案，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离档案室。

其抄摘内容也须总经理同意且审核后方能带出。

附则

（1）档案部门积极采用电脑信息系统对档案进行管理，提高管理效率。

（2）本办法由行政部解释、补充，由公司总经理批准颁行。

十、接待管理制度

为加强公司对外接待工作的管理，促进对外接待工作规范化，本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待、严格标准、统一管理”的原则，制定本制度。

接待范围

（1）来访接待；

（2）会议、培训和其他重大活动。

接待程序

坚持先请示后接待原则：

（1）各部门向公司领导报告来客人数及事由；

（2）公司领导同意；

（3）办公室核实后，按规定标准安排或配合有关部门接待。

接待标准及要求

（1）本公司接待人员由公司领导根据情况确定，安排客饭，并由相关领导作陪；

（2）凡临时性接待或迎检工作需要烟、水果等物品的，应事先报公司领导同意后由行政部统一安排；

（3）就餐后原则上不安排与工作无关的其他活动；

（4）确需超标准超范围接待的，需经请示公司领导同意后方可安排；

（5）因工作需要安排住宿的，请示公司领导同意后，由行政部具体负责安排客房。

（6）业务洽谈需用会议室的，应提前与行政部联系说明，并负责安排；

（7）因工作接待需送礼品的，由公司领导安排，公司行政部核实人数、按程序领取、发放。

十一、印章管理规定

（1）为规范公司印章使用，以利于公司发展，特制定本制度；

（2）本规定所指印章是在公司发行或管理的文件以及凭证文书等与公司权利义务有关的文件上，需以公司名称或有关部门名义证明其权威作用而使用的印章。

主要是指印鉴：

法人私章、合同章、财务专用章等具有法律效力的印章；部门章；刻有公司部门名称的印章，不具备对外法律效力；

（3）公司印章的制定、改制与废止需经董事长批准后由行政部发文颁布，同时，如有需要更换或废止的印章应由印章管理使用部门迅速将印章交还行政部入档；

（4）公司印章遗失、损毁、被盗的情况下，印章管理者应迅速向行政部递交原因报告书，行政部根据情况依本制度有关规定的手续予以处理；

（5）行政部应建立印章登记台帐。

每个印章的起印、废止、使用部门与管理者等详细情况均应登记入台帐，并将此台帐永久保存；

（6）每次盖章（公章）必须有主管领导的批准，行政部根据情况填写印章使用登记表，每次用印必须都有登记，写明文件名、使用时间、批准人、经办人等。

代理使用要在备注中说明。

董事长、总经理的私章使用要经本人同意方可用印，并在备注中特别注明；

（7）公司印章的使用原则上由印章管理人负责。

印章使用人必须严格控制用印范围，并仔细核实印章使用是否获准。

用印完毕应将用印情况予以记录。

代理实施用印的人在用印后应将用印申请表交印章管理人审查，同时用印申请表上应有代理人签字；

（8）公章主要用于上报或下发的文件、员工外出的介绍信、证明、信函等；各部门上报的月度、年度计划、报表，财务处信贷业务相关资料等；

（9）用印必须遵循正确的方法：

公司印章应盖在文件正面。