档案资料归档中常见问题.docx
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档案资料归档中常见问题
工程档案资料归档及常见问题
水利工程验收，除了工程实体质量，最关键的就是档案资料，政府验收很大程度上取决于档案资料是否真实、完善。
对于验收项目，工程开工建设到项目法人组织的单位工程验收，参建单位归档资料的一致性至关重要。
目前存在的共性问题是，独立成块的资料相对还可以，有的甚至比较完美，但参建单位与单位之间，同一单位不同载体之间存在不一致现象，或者因为考虑不周出现错误，导致资料缺乏真实性。
这都是资料归档中必须避免的。
根据《水利工程建设项目档案管理规定》（水利部水办[2005]480号）文件规定，大中型水利工程在竣工验收前要进行档案专项验收，其他工程的档案验收应与工程竣工验收同步进行。
凡档案内容与质量达不到要求的水利工程，不得通过档案验收；未通过档案验收或档案验收不合格的，不得进行或通过工程的竣工验收。
各级水行政主管部门组织的水利工程竣工验收，应有档案人员作为验收委员参加。
水利工程在进行档案专项验收前，项目法人应组织工程参建单位对工程档案的收集、整理、保管与归档情况进行自检，自检合格后，向有关单位报送档案自检报告，并提出档案专项验收申请。
档案专项验收组由验收主持单位、国家或地方档案行政管理部门、地方水行政管理部门及有关流域机构等单位组成。
必要时，可聘请相关单位的档案专家作为验收组成员参加验收。
关于档案资料归档，以前省质量监督站进行过培训，也出过档案资料归档相关要求，但是与水利部水办[2005]480号文件不一致。
我们以往一直按照省里要求归档资料。
目前省厅主持的验收项目，对资料归档偏向于480号文件，2014年以后资料，建议执行480号文件。
根据部里稽察意见，要求档案资料形成前，项目法人必须提出工程档案资料归档范围及保管期限。
档案资料归档范围及保管期限480号文件比较详细，但归档范围都是针对大中型工程，而且有些内容也列的不全，各单位可以根据自身情况修改，并严格按照归档范围进行整理归档，档案资料可以根据具体情况连续编号。
一、工程建设前期工作文件资料
（一）规划报告书、报批文件及审批文件
每个项目整理归档资料，均应提供。
对于分年度实施项目，可以共同利用同一个基础资料。
（二）项目建议书、附件、报批文件及审批文件
一般针对大中型工程，部分中小型工程没有这部分资料。
（三）可行性研究报告书、附件、报批文件及审批文件
农村饮水安全工程可根据规划，打捆申报可研报告，按照规定可研报告批复三年后未进行初步设计申报，应重新申报、审批可研报告。
（四）初步设计报告书、附件、报批文件及审批文件
对于大中型工程，特别是重要建筑物工程，初步设计阶段设计部门可能单独做地质勘察报告，可做为附件归档。
农村饮水安全工程千吨及万人以上要求编制初步设计报告，对小于该标准的可直接编制实施方案。
（五）施工图设计文件
设计部门要提供与工程建设相适应的施工技术要求及施工图纸。
技术要求中明确施工技术方案，针对施工方法和施工工艺进行必要的说明。
施工技术要求，特别是施工图纸中必须提出或标明相关技术指标要求，包括砼强度、抗冻、抗渗等标号，土方填筑中粘性土和非粘性土填筑标准等各项指标。
需要注意的是，交叉连接建筑物设计中，填筑材料、填筑要求必须进行可靠论证。
施工图设计文件需要审批。
（六）其他
各阶段的环境影响、水土保持、水资源评价等专项报告、专项评估报告、鉴定、实验等专题报告，招标设计文件、技术设计文件针对大中型工程，对于一般中小型工程，可能没有，归档时根据实际情况确定并连续编号。
水利重点县项目，要求有三年总体建设方案，而且必须经过省厅批复。
大中型跨年度建设工程，要求编制工程建设实施方案。
二、工程建设管理文件资料
（一）项目法人组建报批文件、审批文件
根据水利部（水建管[2001]74号）文件要求，公益性水利工程项目实施应组建项目法人。
项目可行性报告批准后（小项目在初步设计批复后），组建项目法人机构，组建必须规范，编办批准成立相应组织机构时必须明确写明项目法人机构，对于省水利厅有要求的中小河流等项目，机构人员组成应报省水利厅批准。
资料归档按照批复在前，请示在后的顺序排列。
（二）规章制度、办法
开工初期要建立健全各项规章制度和管理办法，至少应包括：
技术交底制度、质量检查制度，重大质量缺陷和质量事故处理备案报告制度，质量责任考核、追究和奖惩制度，档案资料管理制度、工程质量验收制度。
（三）质量监督手续审批文件
包括质量监督书，项目划分及外观质量评定表、评定标准的请示及确认，质量监督计划。
（四）开工报告及审批
开工备案表、工程开工情况报告（项目法人编写，包括工程基本概况、开工前各项准备、开工具备条件、开工日期等情况说明）。
（五）各类预案报批文件、批复文件
包括保证安全生产措施方案，重大质量与安全事故应急救援预案，需要报有管辖权的水行政主管部门或者其委托的水利工程建设安全生产监督机构备案。
在建工程度汛方案、超标准洪水应急预案，报批文件及防汛部门审批文件，防汛目标责任书。
（六）合同、投资、进度等控制文件
合同文件。
包括：
设计、招标代理、监理、设备采购、施工、检测等合同，项目法人与设计、监理、施工及检测单位签订的廉政合同等。
合同签字必须是项目法定代表人或委托代理人，委托代理人必须有法人单位的正式受权委托书。
设计合同必须由项目法人与设计部门签订，有些项目可能前期未组建法人，由水利局与设计部门签订；涉及这类工程，在项目法人组建后，水利局与设计部门签订终止合同，项目法人再与设计部门签订设计合同，合同中明确设计费用金额，支付方式。
监理合同除按合同范本签订外，合同中应提供监理机构组成人员名单及资格证书复印件。
签订施工合同要求中标单位必须出具履约保函或履约担保，保函或担保要求通过基本帐户取得。
检测合同按照省厅要求，施工方委托检测单位与监理方委托平行检测单位不允许为同一家，合同中要附表，详细列明检测项目名称、数量及费用金额。
目前多数单位缺少项目法人与抽样检测单位签订的抽样检测合同，这是支付抽样检测费用的依据，必须有。
投资计划文件。
除上级部门直接下达的资金计划外，基本建设项目还要求财政、发改或接到投资计划的主管部门对计划进行转下达到项目法人。
对跨年度大型工程，每年要编制实施计划，并经主管部门批复。
（七）各类检查记录，整改通知单
项目法人对设计单位现场服务体系、监理单位控制体系、施工单位保证体系建立及运行情况的检查记录；对参建单位质量行为及安全情况检查记录；对参建单位强制性标准落实情况检查记录；对原材料、中间产品、构配件及设备质量检查记录；对质量检验资料抽查记录。
质量监督站对参建单位质量管理体系、质量行为建立及运行情况核查表，对监理及施工单位履约情况考评表，在历次检查中发现问题下达的整改通知单，参建单位整改情况报告；安全监督部门下达的检查记录表、整改通知单及参建单位整改情况报告；其他上级主管部门下达的检查表、整改通知及参建单位整改情况报告等。
（八）招标文件
包括监理、施工及设备采购等招标文件、招标修改文件、招标补遗及答疑文件。
（九）投标文件
包括监理、施工及设备采购等投标书、资质资料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正文件。
（十）招标投标审批备案资料
包括监理、施工及设备采购等招标报告书、报告单、审查审计意见书、行政监察立项审批表；开标、评标会议文件；投标保证金进账单；评标报告；招投标情况总结报告；中标候选人拟任主要管理人员参保信息核对；中标通知书。
（十一）环保、水保、档案等专项验收的请示、批复文件
档案自检报告请示部分应附项目法人档案自检报告，监理单位对项目档案整理情况的审核报告。
档案自检报告内容在档案验收管理办法人有具体要求。
（十二）工程建设大事记
包括项目立项、审查、批复，法人组建请示、批复，重要审查会议，投资计划下达，招投标手续办理、公告发布、开标、中标通知书下达、招标备案，质量监督书及开工报告备案审批，各类合同签订、合同项目开工，技术交底，项目划分及外观质量评定请示、确认，施工单位检测、监理单位平行检测、质量抽验、重要隐蔽工程、分部工程、单位工程及合同工程验收，水行政主管部门、安全监督部门、质量监督部门等上级有关部门检查等重大事项，必须记全。
其中与监理及施工单位自签订合同开始，项目实施及验收等重叠事项，大事记时间和内容必须完全相符。
会议及相关检查，参加人员姓名、单位、职务要写全称。
三、监理文件材料
（一）监理部组建及批复文件
有监理部正式组建文件，包括人员构成、资格证书复印件，项目法人批复文件。
（二）监理规划、实施细则等审批文件
规划、实施细则编制人及审批人应签字，内容要求根据工程具体情况具有可操作性，并报项目法人审批。
监理单位应根据施工单位检测项目编制平行检测计划，报项目法人审批，并按照规范规定及检测计划进行平行检测。
（三）监理检查、复检、实验记录、报告
包括监理单位对施工单位质量保证体系情况检查记录，对存在问题书面意见及落实情况记录；对施工单位执行规程规范检查记录；对施工单位自检行为检查记录；对工程材料检查、复检、实验记录、报告；质量跟踪检测、平行检测、抽查记录。
跟踪检测是在施工单位进行试样检测前，对检测人员、仪器设备及拟定的检测程序和方法进行审核，在施工单位对试样检测时实施全过程监督，确认其程序和方法的有效性及检测结果的可信性，并对检测结果确认。
跟踪检测委托的检测机构没有要求，不一定有国家规定的资质条件，但检测数量必须达到规范要求。
平行检测是在施工单位对试样自行检测的同时，监理机构独立抽样进行检测，核验施工单位检测结果。
平行检测要求必须委托具有国家规定的资质条件，且在省水利厅备案，检测数量要满足规范要求，检测费用由发包人承担。
自2013年7月开始，与施工单位不允许委托同一家检测单位。
（四）监理日记、监理日志
要对施工过程中的各类会议，技术交底，分部工程及单位工程开工完工，重要隐蔽工程、分部工程、单位工程及合同工程验收、上级有关部门检查等进行记载，且必须与施工日记完全一致。
监理日记所记载的天气情况与施工日记中应基本一致，所记载施工部位，施工内容应一致。
在监理合同标准文本中有旁站项目，对重要隐蔽工程、工程关键部位、砼浇筑工序等合同规定实施旁站的建设内容，监理必须有旁站记录。
（五）监理大事记
包括招投文件购买（或网上下载）、投标、中标通知书，监理合同、廉政合同、平行检测合同签订，监理部组建及人员调整请示、批复，技术交底，合同项目开工完工、主要分部工程开工完工，项目划分及外观质量评定请示、确认；重要隐蔽工程、分部工程、单位工程及合同工程验收，重要会议，水行政主管部门、安全监督部门、质量监督部门等上级有关部门检查等重大事项，时间要与项目法人、施工单位一致。
对于会议及相关检查，参加人员姓名、单位、职务要写全称。
（六）其他问题
施工图、合同项目开工令等必须由总监理工程师签字，现场监理工程师不能替代签字，监理员不能在评定表等相关资料上签字。
四、施工文件材料
（一）项目部组建及批复文件
施工单位有正式项目经理部组建文件，项目法人批复文件。
（二）施工图纸
设计部门必须盖章、履行签字手续，总监理工程师必须在每张施工图上签发意见。
工程技术交底、纪要。
应有培训记录、技术及安全交底记录、签字表。
（三）施工组织设计等报批及批复文件
包括施工计划、技术、工艺、安全措施等施工组织设计报批及审批文件；各类预案的报批、批复文件；原材料、砼试件、土方干密度等检测计划及报审、批复文件。
（四）施工定位
设计单位对水准点、导线点、基准点、控制点等交桩记录，施工单位测量、复核记录。
（五）建筑材料、中间产品，试块、试件检测、试验报告
包括砂浆及砼配合比试验报告，建筑材料出厂证明、质量鉴定、复验单及试验报告，砼试块、试件检测报告等，量测设备检验报告或合格证，土方碾压试验报告。
施工单位委托的检测单位必须在省水利厅公布的目录中，检测数量必须满足规范要求，且必须在项目法人或监理单位监督下现场见证取样送检。
现场使用测量设备等必须经有关部门检验合格；土方填筑工程必须做现场碾压试验，出具碾压试验报告。
（六）隐蔽工程验收资料
重要隐蔽工程验收前应提前通知质量监督机构，验收要履行签字手续，并签署意见，附件必须齐全，主要包括：
地质编录，即由设计部门形成的工程地质描述、记录等书面意见，测绘人员和复核人员签字；测量成果，即平面图、纵横断面图、原始测量手簿、测量计算成果等；检测试验报告，即地基岩芯试验报告、岩石超声波检测报告、软基承载力试验报告、结构强度试验报告等；影像资料，即照片、图像、影像光盘等；其他原材料检测等资料。
（七）单元工程质量评定相关材料
包括报验申请及批复表、单元工程施工质量验收评定表、单元工程中所含工序或（检验项目）验收检验评定资料，各项实体检验项目的检验、检测数据记录，单元工程施工检验记录备查表。
往来文件中，接收文件方签署的意见一定要手写，不能直接打印，此外，自2013年开始，砼单元工程评定应在单元工程施工28天砼试块检测合格后。
单元工程评定优良，要求单元工程各工序施工质量全部合格，其中优良工序应达到50%及以上，且主要工序达到优良标准。
单元（工序）工程施工质量合格标准应按照《单元工程评定标准》或合同约定的合格标准执行，当达不到合格标准时，应及时处理，处理后的质量等级按下列规定确定：
全部返工重做的，可重新评定质量等级；经加固补强并经设计和监理单位鉴定能达到设计要求时，其质量评为合格；处理后部分质量指标仍达不到设计要求时，经设计复核，项目法人及监理单位确认能满足安全和使用功能要求，可不再进行处理，或经加固补强后，改变外形尺寸或造成永久性缺陷的，经项目法人、监理及设计确认能基本满足设计要求，其质量可定为合格，但应按规定进行质量缺陷备案。
水利水电工程
表4.1.1基面清理工序施工质量验收评定表
单位工程名称
工序名称、编号
分部工程名称
施工单位
单元工程名称、编号
施工日期
年月日～年月日
项次
检验项目
质量标准
检查（测）记录或备查资料名称
合格数
合格率
主控项目
1
表层清理
堤基表层的淤泥、腐殖土、泥炭土、草皮、树根、建筑垃圾等应清理干净
观察
全面检查
2
堤基内坑、槽、沟、穴等处理
按设计要求清理后回填、压实，并符合SL634-2012中5.0.7条的要求
3
结合部处理
清除结合部表面杂物，并将结合部挖成台阶状
观察
全面检查
土料摊铺工序施工质量验收评定表
单位工程名称
工序名称、编号
分部工程名称
施工单位
项次
检验项目
质量标准
检查（测）记录或备查资料名称
合格数
合格率
主控项目
1
土块直径
符合表5.0.5-2的要求
观察、量测，全数检查
施工单位
自评意见
主控项目检验点100%合格，一般项目逐项检验点的合格率%，且不合格点不集中分布。
工序质量等级评定为：
监理机构
复核评定
意见
经复核，主控项目检验点100%合格，一般项目逐项检验点的合格率%，且不合格点不集中分布。
工序质量等级评定为：
水利水电工程
表4.2.2土料碾压工序施工质量验收评定表
单位工程名称
工序名称、编号
项次
检验项目
质量标准
检查（测）记录或备查资料名称
合格数
合格率
主控项目
1
压实度或相对密度
符合设计要求和本标准5.0.7条的规定
填实测数值
合格量
百分率
一般项目
1
搭接碾压宽度
平行堤轴线方向不小于0.5m；垂直堤轴线方向不小于1.5m
方法：
观察、量测
检测数量：
全数检查
施工单位
自评意见
主控项目检验点100%合格（应为符合设计要求和本标准5.0.7条的规定），一般项目逐项检验点的合格率%，且不合格点不集中分布。
工序质量等级评定为：
监理机构
复核评定
意见
经复核，主控项目检验点100%合格（应为符合设计要求和本标准5.0.7条的规定），一般项目逐项检验点的合格率%，且不合格点不集中分布。
工序质量等级评定为：
序号
上堤土料
堤防级别
压实度
相对
密度
压实度或相对密度合格率（%）
新筑堤
老堤加高
防渗体
1
粘性土
1级
≥94
—
≥85
≥85
≥90
2级和高度超过6m的3级堤防
≥92
—
≥85
≥85
≥90
3级以下及低于6m的3级堤防
≥90
—
≥80
≥80
≥85
2
少粘性土
1级
≥94
—
≥90
≥85
—
2级和高度超过6m的3级堤防
≥92
—
≥90
≥85
—
3级以下及低于6m的3级堤防
≥90
—
≥85
≥80
—
3
无粘性土
1级
—
≥0.65
≥85
≥85
—
2级和高度超过6m的3级堤防
—
≥0.65
≥85
≥85
—
3级以下及低于6m的3级堤防
—
≥0.60
≥80
≥80
—
表5.0.7土料填筑压实度或相对密度合格标准
（八）分部工程验收鉴定书及相关材料
包括分部工程验收报验申请及批复表；分部工程验收鉴定书及施工单位施工方面汇报材料；分部工程质量评定表，中间产品等核查表。
1、分部工程质量评定表。
施工单位申报表提出日期和质量评定表中的评定日期一致，建议验收日期在延后10个工作日以内；
监理在申报表上的批复日期延后几天，与质量评定表中监理复核签字日期一致；项目法人认定日期为分部工程正式验收日期；质量监督机构核备、核定日期在验收之日或延后几天。
项目法人应在分部工程验收通过之日后10个工作日内将验收结论和相关资料报质量监督机构核备（核定），监督机构在收到之日20个工作日内反馈项目法人。
分部工程量是指主要工程量，对单元工程量的汇总，要核定准确；分部工程质量等级评定是根据单元工程评定情况推定的，表中单元工程种类或类别，按项目划分确认的单元填写，有些工程质量监督站确认的为单元组，可按单元组名称填写，这样便于直观看到单个小项目质量情况；施工单位质检部门评定人由质检负责人签字，就是投标书中约定的质检员。
分部工程评定合格，除要求单元工程全部评定合格外，原材料、中间产品及砼等试件质量全部合格，金属结构及启闭设备、机电产品质量合格。
对于分部工程评定等级优良，2007年以前老规程规定，所含单元50%以上达到优良等级，重要隐蔽单元工程和关键部位全部优良，砼拌和质量优良；新规程规定单元优良达到70%以上，重要隐蔽单元工程和关键部位优良率达到90%以上，砼试块质量优良（试件组数小于30时，质量可以为合格）。
以前年度工程未验收，在检查资料时需要注意时间节点，2007年及以前的工程，分部工程质量评定采用老规程数据，2008年以后实施的项目，必须按新规程。
2、分部工程验收鉴定书。
验收鉴定书后附分部工程质量评定表。
分部工程验收鉴定书内容根据水利水电建设工程验收规程提纲编制，其中需要注意的有三部分。
一是前言部分的验收过程，主要写：
听取施工单位工程建设和单元工程质量评定情况的汇报（与单位工程验收不同）；现场检查工程完成情况和工程质量；检查单元工程质量评定及相关档案资料；经充分讨论形成**分部工程验收鉴定书。
二是拟验工程质量评定部分，除描述施工单位自评、监理单位复核单元工程质量情况外，要对原材料、中间产品及砼等试件，金属结构及启闭设备、机电产品质量情况进行描述，最后下分部工程质量等级评定意见。
三是结论部分，叙述单元工程全部完成，达到合格标准，中间产品等合格，无质量事故发生，验收工作组一致同意***通过分部工程验收。
（八）单位工程验收鉴定书及相关材料
包括单位工程验收报验申请及批复表；单位工程验收鉴定书；项目参建单位（设计、监理、施工、建设管理、设备安装、运行管理等）汇报材料；单位工程质量评定表。
1、单位工程质量评定表。
对应日期及备案要求同分部工程质量评定表，施工单位评定人为投标书中约定的质检员。
单位工程质量评定是根据分部工程质量等级推定的，需要注意的是：
合格标准对外观质量得分率要求是必须达到70%以上；对于优良标准，2007年以前老规程规定，所含分部工程50%以上达到优良等级，主要分部工程达到优良标准，外观质量得分率达到85%以上。
新规程规定所含分部工程优良达到70%以上，主要分部及外观质量要求没有变化。
2、外观质量评定表。
外观质量评定表应附外观检测表，评定得分划分为四级，填写的分值为实际检测合格点得分率乘以该项目标准分值（规范附的说明不准确，为该项标准分×90％等），填写到相应级别栏内，得分小数点后保留一位小数。
枢纽建筑物外观评定表中括号内数字为工作量大时的标准分，填表时需将不需要的的分数用“/”划去。
砼表面缺陷指表面的蜂窝、麻面、挂帘、裙边、小于3厘米的错台、局部不平及表面裂缝等，如果没有，得分率100%，缺陷面积超过总面积的5%，该项得分为0。
表A.2.3外观质量等级与标准得分
评定等级
检测项目测点合格率（％）
各项评定得分
一级
100
该项标准分
二级
90.0～99.9
该项标准分×90％（应为前项合格率）
三级
70.0～89.9
该项标准分×70％（应为前项合格率）
四级
＜70.0
0
水利水电工程
表0.2.2枢纽工程水工建筑物外观质量评定表
单位工程名称
施工单位
主要工程量
评定日期
年月日
项次
项目
标准分
（分）
评定得分（分）
备注
一级
100%
二级
90%
三级
70%
四级
0
1
建筑物外部尺寸
12
2
轮廓线顺直
10
3
表面平整度
10
4
立面垂直度
10
5
大角方正
5
6
曲面与平面联结
9
7
扭面与平面联结
9
8
马道及排水沟
3（4）
9
梯步
2（3）
10
栏杆
2（3）
3、单位工程验收鉴定书。
单位工程验收鉴定书内容根据水利水电建设工程验收规程提纲编制，其中需要注意的有三部分。
一是前言部分的验收过程，主要写：
听取参建单位工程建设有关情况汇报；现场检查工程完成情况和工程质量；检查分部工程验收有关文件及相关档案资料；经充分讨论形成**单位工程验收鉴定书。
二是第四部分单位工程质量评定中单位工程质量等级评定意见：
根据分部工程质量评定、外观质量评定、工程检测结论情况，单位工程质量等级评定为合格或优良。
三是结论部分，所有分部工程达到合格标准；无质量事故发生；外观质量得分率；检测部门检测达到合格标准，单位工程质量评定结论；单位工程施工质量检验与评定资料基本齐全；单位工程观测资料分析结果符合国家和行业技术标准及合同约定的标准要求（用于大型工程）。
验收工作组一致同意****通过单位工程验收。
（九）合同工程完工验收鉴定书及相关材料
合同工程完工验收申请及批复文件，验收鉴定书，合同完工证明，完工证书。
当合同工程仅包含一个单位工程（分部工程）时，可与单位工程（分部工程）验收合并进行。
工程项目质量评定表。
2007年以前老规程规定，单位工程50%以上达到优良等级，主要单位工程达到优良标准，新规程规定单位工程优良率达到70%以上。
（十）施工日记
对正常施工内容进行完整记录、包括天气情况、施工部位
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