银座百货店新店开业流程.docx

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银座百货店新店开业流程

百货事业部新店开业流程（讨论）

第一部分　前言

第二部分新店开业整体流程及描述　

第三部分　会议机制

第四部分说明

第一部分　　前言

为了做好新店筹备工作，进一步将新店开办模式科学化、制度化、规范化，百货事业部办公室在总结以往成功经验基础上，广泛征求和汇总各部门意见，牵头整理汇编《百货事业部新店开业流程》，以便工作之需。

本流程用于规范开店整体项目控制，确保新店项目按计划有效进行。

新店筹备工作自物业交付之日开始，至正式开店结束，筹备期共约计12个月左右。

第二部分新店开业整体流程及描述

一、新店开业整体流程图（附件一）

二、新店开业整体流程描述

节点一：

调研选址

1、节点描述：

首先确定预选点，然后对预选点进行市场商圈、竞争环境、项目规划或项目物业等方面考察和调研，形成项目考察报告。

2、参及部门及职责：

发展本部：

牵头组织项目调研、撰写项目可行性报告。

物业本部：

项目结构合理性确认、出具项目图纸调整意见、及招商本部共同调整图纸。

招商本部：

拟定项目初期经营定位意向、出具基本经营需求建议和图纸修改意见。

营运本部：

对项目外立面、招牌字、广告位、灯光照明等方面提出意见。

3、流程描述：

该节点由发展本部牵头组织，其他相关部门全力配合，按时完成。

发展本部遴选优质预选点展开调研，将项目调研情况向总经理汇报，总经理批复通过后发展本部提供新项目规划平面图，由物业本部确认基本结构合理性，并在5天内调整好平面图。

（简单调整，5天可完成，但视结构调整性质，请专业机构对调整进行评估，无法确定时间。

）招商本部在收到经调整平面图后7天内对项目进行调研，拟定项目初期经营定位意向，调研后7天内根据调研情况及项目图纸出具基本经营需求建议和图纸修改意见。

物业本部和营运本部依据招商本部提出经营需求建议，分别于5天内提出物业图纸修改意见和外立面、招牌字、广告位、灯光照明等修改意见，由发展本部协调要求开发商5日内给予反馈；依据开发商反馈，物业本部及招商规划人员共同调整图纸。

各部门意见由发展本部汇总整理，形成可行性报告。

注：

“收购类项目”由于其运作及手续特殊性，在前期介入时，需要发展、法务、财务、招商、营运、物业、人事等各职能部门协同参及，本流程不做单独说明。

该类项目将由发展本部牵头，另行制定具体流程。

4、阶段示意图

节点二：

项目立项及签约

1、节点描述：

项目可行性报告、业态定位草案等提交总经理办公会决策，若通过，则及开发商进一步谈判签约。

2、参及部门及职责：

发展本部：

组织材料上会，项目通过后根据需要准备资料走集团和国资委审批程序，审批通过后组织人员及开发商谈判、签约。

招商本部：

上会前拟定业态组合及经营定位意向草案，项目通过后确定项目经营方案草案。

物业本部：

对甲方图纸再次提出修改意见。

审计内控部：

对项目做尽职调查，并出具尽调报告；协助发展本部进行合同条款确定、及开发商谈判、签约等事项，对项目合同全面审核，出具审核意见或法律意见书。

财务信息本部：

协助筹备组进行公司注册，对项目合同中税收、发票等方面审核，并出具审核意见。

人力资源本部：

确定项目筹备组负责人和物业负责人。

办公室：

协助筹备组进行公司注册。

3、流程描述：

该节点由发展本部牵头组织，其他相关部门全力配合在确定时间内按时完成，签约前各相关部门及时了解合同内容，针对合同关键条款提出意见。

项目筹备组负责人确定后，项目逐渐由筹备组全面负责，30天完成项目管理交接。

办公会前，发展本部及招商本部、物业本部等对接，牵头整理相关调研材料、初步确定业态定位意向、出具可行性报告等；办公会通过后根据需要准备资料报集团和国资委审批。

招商本部在项目通过后5天内确定项目经营方案草案，物业本部根据草案5天内对甲方图纸再次提出修改意见，发展本部结合各部门意见继续及开发商谈判、确定签约日期。

在项目谈判过程中，必要时或需物业本部、招商本部、营运本部、财务本部等派专业人员参及谈判。

签约前各相关部门在了解合同内容基础上，提出建设性意见，确定合同条款；签约后人力资源本部在签约后1个月内确定项目筹备组负责人和物业负责人（根据项目物业施工、品牌招商等进展情况适时安排，一般项目开业日6个月前健全新店筹备组机构和人员）。

项目筹备组负责人确定后，项目转交筹备组全面负责，及开发商在合同约定日期进行物业交接。

4、阶段示意图

节点三：

物业交接（7天内完成）

1、节点描述：

开发商向我方交付物业；发展本部向筹备组交代项目进展情况，交接相关文件和资料：

包括项目合同、物业图纸、物业交付标准以及预付租金费用收据。

2、参及部门及职责：

发展、招商、物业：

协助筹备组全面接收物业，并办理相关交接手续。

审计内控部：

法务人员及外聘律师协助办理交接手续。

3、流程描述：

该节点由发展本部牵头，筹备组具体负责交接事宜，物业本部、招商本部、法务部协助配合，必要时可请律师参加。

物业交接完毕3日内，由物业本部向招商本部提供其项目经理签字确认《建筑平面图纸》。

4、阶段示意图

节点四：

图纸及动线设计（180天内完成）

1、节点描述：

编定并报批《新开门店大类经营方案》、《经营布局图》、《项目施工图》、《公共区域效果图》、《楼体外立面效果图》等图纸，完成动线设计。

2、参及部门及职责：

招商本部：

组织市调，分析门店定位策略，协助筹备组确定设计公司，编制《新开门店大类经营方案》、《经营布局图》及《项目施工图》，根据经营定位，大店要协助筹备组组织招商说明会。

营运本部：

及设计公司对接外立面、总台、会员中心、VP点等部位效果图，对接《楼体外立面效果图》，制作《招商手册》，设计招商会物品。

物业本部：

协助筹备组出具《项目建设内容说明》。

（《项目建设内容说明》主要内容为根据店格确定装修标准、主要部位用材等，由筹备组负责人确认签字后报总经理批示。

）

3、流程描述：

该节点由招商本部牵头。

招商本部在接收《建筑平面图纸》后10天内组织市调，及筹备组共同分析门店定位策略，并在20天内及（日方）设计公司联络洽谈合作事宜。

编定并报批《新开门店大类经营方案》，经总经理批复后进行百货大品类布局规划，先后完成《楼层动线设计图》（及设计方签约后90天内完成）及《品类区划图》（《经营布局图》由此两图组成）。

品类区划图及门店外立面概念图确定后30日内根据经营定位，大店要组织招商说明会。

营运本部及招商本部聘请设计公司进行沟通，由其设计外立面、总服务台、会员中心、专柜间空白墙体、柱子、消防门周边空墙、VP点、休息区等部位效果图，对接《楼体外立面效果图》，确定广告位、招牌字位置、大小及外观灯光效果，在接到招商本部《品类区划图》完成通知后，30天内完成《招商手册》制作，设计招商会物品，物业本部根据《公共区域效果图》进行装修（含造型），营运本部做好后期装饰布展。

物业本部协助筹备组在《经营布局图》完成后10日内根据《租赁合同》、《经营布局图》提出《项目建设内容说明》。

之后由物业本部组织筹备组、招商本部、营运本部等部门会商，在《项目建设内容说明》完成后50天内督促由物业本部确定具有相应资质设计单位进行水电暖、室内、室外设计，完成《项目施工图》制作并组织会审。

4、阶段示意图

节点五：

跟踪审计及工程预算编制（50天内完成）

1、节点描述：

确定跟踪审计单位，编制完成工程预算并报总经理审批，工程预付款项支付到位。

2、参及部门及职责：

审计内控部：

牵头及集团对接，落实跟踪审计单位，组织中介单位编报工程预算。

物业本部：

分解施工内容，确定施工单位，协调施工单位共同参及工程预算编制。

财务信息本部：

预算备案、支付工程预付款。

筹备组：

编制报批项目投资概算。

3、流程描述：

该节点由审计内控部牵头，在施工图纸经过会审后，筹备组填报新项目申请表，审计内控部报集团确定跟踪审计单位（10天）。

筹备组编制提报项目投资概算，报总经理审批立项，财务信息本部、物业本部、审计内控部分别备案（10天）。

物业本部确定施工单位，分解施工内容，细化施工方案及细部图纸（10天）。

物业本部、审计内控部、施工单位、中介审计机构共同参及完成工程预算编制，并报总经理签批（20天）。

工程预算报总经理签批后，筹备组根据确定预算签订设备采购及施工合同，财务信息本部支付工程预付款。

4、阶段示意图

节点六：

施工阶段（90天内完成）

1、节点描述：

施工单位进场施工。

2、参及部门及职责：

物业本部：

组织施工单位进场施工，完成施工工作。

审计内控部：

及跟踪审计单位对1000万以上项目进行跟踪审计。

营运本部：

制定招牌字、导视系统、环境装饰、工装等各类方案。

招商本部：

确定门店招商政策标准，拟定《门店品牌落位方案》并及供应商初步洽谈，完成《品牌落位图》并报批，通知供应商进行复尺。

人力资源本部：

协助筹备组制定招聘方案，确定招聘人数，制定员工培训实习工作方案，实施招聘。

3、流程描述：

该节点由物业本部牵头，工程预付款支付之日起，组织施工单位进场施工，90天内完成施工工作。

审计内控部及跟踪审计单位对项目进行跟踪审计。

招商本部在《经营布局图》完成后10日内确定门店招商政策标准，招商说明会结束后10日内拟定《门店品牌落位方案》并进行初步洽谈工作，3至50天内完成《品牌落位图》报批。

边厅货区分割图确定后，物业本部项目部根据要求组织施工单位对边厅吊顶区域安装工程施工及调整。

在中岛货区分割图确定之后，项目部组织施工单位开始吊顶工程、地面工程施工。

筹备组跟进物业施工，在通道铺贴完成之后告知招商本部，由招商本部通知供应商进行复尺，30天内完成复尺工作。

施工期内，营运本部制定招牌字、导视系统、环境装饰、工装等各类方案。

物业本部在施工时，协同营运本部对接做好招牌字、导视系统电源预留事宜及公共区域基础造型装修。

人力资源本部根据门店经营面积及商场架构协助筹备组制定招聘方案，确定招聘人数，制定员工培训实习工作方案，实施招聘，开业前60天完成招聘工作。

4、阶段示意图

节点七：

各部门预算编制（开业前30天完成）

1、节点描述：

各部门编报开店预算，总经理审批，各类款项支付到位。

2、参及部门及职责：

各部室、筹备组：

编制各自部门开店预算、审核归口部门预算。

财务信息本部：

汇总、审核、报批各归口管理部门审核后预算。

3、流程描述：

开业前40天，各部室配合筹备组完成开店预算编制并提交归口管理部门对接、审核预算。

开业前30天，财务信息本部完成汇总、审核各归口管理部门审核后预算并报总经理审批。

按照总经理审批意见进行款项支付。

4、阶段示意图

节点八：

品牌进场及装修（60天内完成）

1、节点描述：

及供应商签订正式合同并组织其进场装修。

2、参及部门及职责：

物业本部：

安装风口、灯具等设施，在达到品牌进场标准时通知招商本部。

招商本部：

根据品牌落位、实际货区面积复尺情况对品牌公司发图，签定合同并组织进场装修。

审计内控部：

审核招商本部报送合同。

财务信息本部：

自收到招商本部报送符合公司规定标准文本合同之后，3个工作日内审核并录入生效。

营运本部：

筹备制作导视、收款台、花缸、印刷品、促销用具等各类开业物品。

人力资源本部：

安排员工培训实习，营业员返聘厂家；协助筹备组建立人事软件系统，对接“薪资、保险、公积金”等项目发放及申报。

3、流程描述：

该节点由筹备组牵头，在风口、灯具、烟感接头安装完成后，物业本部应及时告知招商本部施工标准，由筹备组负责通知供应商具体要求及装修期限，督促和监督装修进度和质量，在60天内完成装修，商场组织人员验收并进行后续整改工作。

开业前3天装修完成后组织上货、打码及陈列，并组织对陈列效果进行现场培训及调整。

在品牌装修期内，营运本部筹备制作导视、收款台、花缸、印刷品、促销用具等各类开业物品；人力资源本部合理安排员工培训实习，将招聘到营业员转入厂家工作；协助筹备组建立人事软件系统，并及门店对接“薪资、保险、公积金”等项目发放及申报。

4、阶段示意图

节点九：

设备调试（7天内完成）

1、节点描述：

在相关物业设施、网络设施安装完毕后，对其进行调试（及品牌装修同步进行）。

2、参及部门及职责：

物业本部：

组织施工单位及其他相关单位对已完工安装工程进行设备调试。

营运本部：

在具备施工条件下，对招牌字、导视系统等营运系统设施进行安装，授予门店会员系统登录相应前台、后台管理权限。

财务信息本部：

对网络设备、收款机、清磁设备等进行调试。

3、流程描述：

该节点由筹备组牵头，物业本部协助，及营运本部、财务信息本部对接，调试相关设备，对调试中出现问题提出建议并及时改进。

4、阶段示意图

节点十：

消防检测及验收（40-50天内完成）

1、节点描述：

电检、消检及消防验收。

（电检、消检及品牌装修同步进行）

2、参及部门及职责：

筹备组、物业本部：

组织消防检测，提请消防部门消防验收。

3、流程描述：

该节点由筹备组及物业本部牵头组织，设备调试完毕后，协调相关部门组织消防检测，在所有内外装修完成后5日内，提请当地消防部门进行消防验收。

4、阶段示意图

节点十一：

开业仪式（开业前30天筹备）

1、节点描述：

筹备、举行开业仪式。

2、参及部门及职责：

营运本部：

及筹备组对接，择选庆典公司，制定开业庆典整体方案，筹备开业庆典。

招商本部：

提报庆典赞助名单。

办公室：

协助筹备组邀请参加开业庆典领导、嘉宾。

3、流程描述：

该节点由营运本部牵头，开业前30天及筹备组对接，择选庆典公司，制定开业庆典整体方案，进行开业庆典筹备，组织举行开业仪式。

招商本部或筹备组在开业前15天向营运本部提报庆典赞助名单。

办公室在开业前5天协助筹备组邀请参加开业庆典领导、嘉宾，并协助门店组织好仪式文稿、流程安排等。

4、阶段示意图

节点十二：

后评价（开业后1个月进行，时间1个月）

1、节点描述：

对开业运行质量进行评估，总结开店过程中经验教训。

2、参及部门及职责：

办公室：

组织召开新店项目评估会，汇总形成《新店开店总结评估报告》，报总经理审阅。

各部室、门店：

总结开店问题，提出改进措施。

3、流程描述：

该节点由办公室牵头。

新店开业1个月后，办公室负责召开新店店总、总部各相关部门参加新店项目评估总结会，将工程、设备、商品、促销、营运、人员等准备工作、开业预算执行情况等提交讨论，总结开店准备过程中存在重要问题，并提出改进措施，形成《新店开店总结评估报告》，报总经理审阅。

4、阶段示意图

第三部分　会议机制

开业筹备期间需召开总经理办公会和新店开业协调会两级会议。

一、总经理办公会

1、时间安排：

总经理办公会例会或总经理临时召集。

2、参加人员：

公司班子成员，各本部副本部长级以上人员及相关人员。

3、会议组织：

办公室负责会议组织，负责形成会议纪要，纪要由总经理签发，通过办公网下发，会议决议事项由办公室督办。

4、会议主持：

总经理。

5、主要议题：

对展店项目以及其他投资发展项目作出决策。

二、新店开业部门协调会

1、时间安排：

新店项目筹备班子确定后一周内及遇到相关部门认为需两个以上部门协调解决事件时。

2、参加人员：

各部室负责新店开业相关人员、新店项目筹备组相关人员。

3、会议组织：

办公室负责会议组织，负责形成会议纪要及会议决议督办。

4、会议主持：

办公室主要负责人。

5、主要议题：

按照开业流程要求负责组建项目筹备组，在筹备组负责人统一协调下，各相关部门负责各自工作、资源共享、控制进度、协调开业筹备相关问题。

第四部分说明

本流程自下发之日起执行，由总经理办公室负责解释。