文件管理办法1.docx

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文件管理办法1

泸州荣嘉建筑劳务有限公司

文件管理办法

第一章总则

第一条为了加强泸州荣嘉建筑劳务有限公司（以下简称公司）文件管理，规范文件管理行为，提高文件处理的工作效率，根据公司实际，特制定本办法。

第二条本办法适用于外部来文的处置和公司内部（含项目部）文件的拟定、审批、签批、发放、修改、作废、归档等环节的管理。

第三条本办法所称的文件主要包括以下几类：

1.上行文。

如请示、报告等。

2.平行文。

如函、复函等。

3.下行文。

通知、决定、批复、通报等。

4.其它行文。

如会议纪要等。

第四条文件的类别

1.绝密。

指极为重要并且不得向无关人员泄露内容的文件。

2.机密。

指次重要并且所涉及内容不能向无关人员透露内容的文件。

3.秘密。

指不宜向企业以外人员透露内容的文件。

第二章职责划分

第五条凡是以公司名义形成的各类文件和公司与外部沟通的文件由公司办公室负责管理。

第六条凡是以项目部名义形成的各类文件和项目部对外沟通的文件由项目部负责管理。

第三章文件控制

第七条文件的编号及格式

一、文件编号

公司制定的文件由办公室进行统一编号。

编号格式为：

荣嘉X字[YYYY]第Z号。

“荣嘉”表示泸州荣嘉建筑劳务有限公司的缩写；

“X”表示文件来源部门，如：

办—办公室，合—合约部，财—财务部，工—工程部；

“[YYYY]”表示年号，如：

2012、2013；

“Z”表示文件的编号，发文按发放的顺序进行流水编号。

二、文件格式

公司的文件格式及表格统一制定，使用者不得随意删减，可根据实际情况作适当的添加。

文件资料尽量做到双面打印

1.上行文

下一级给直接上级的行文。

具体要求及格式见附件一。

2.平行文

相互没有隶属关系的部门之间的行文。

具体要求及格式见附件二。

3.下行文

上级给下级的行文。

具体要求及格式见附件三。

4．其它行文。

具体要求及格式见附件四

项目部行文的格式可参照上述要求执行。

第八条文件的拟定、审批、签发

凡是以公司名义形成的各类文件和公司与外部沟通的文件由承办人或指定人拟稿并附上“文件审批表”（附表一）。

公司内部一般性文件或公司对外并且内容不重要的文件，由部门主管审批、公司分管领导签发；对外重要文件，如合同书、目标责任书、政府许可申请书等，经部门主管审核、公司分管领导审批，由总经理（必要时董事长）签发，如果是董事长委托事项可由指定者签发。

需经会签的文件，由发文审批人指定会签的范围。

办公室保留原始批件，并做好记录。

凡是以项目部名义形成的各类文件和项目部对外沟通的文件，由项目部起草，项目负责人签发；需经会签的文件，由项目负责人指定会签的范围。

若按公司有关管理权限规定需上报公司确认或批准才能发文的文件，必须上报公司进行确认或批准后方可发文。

项目办保留原始批件，并做好记录。

第九条文件的下发、发送

公司下发的文件，由文件起草部门与分管领导协商确定发放范围，经总经理（必要时董事长）审批后，由办公室统一发放，文件接受人须在“发文登记表”（附表二）中签收。

一些需要邮寄或专人递交的文件，必须在发送前在“发文登记表”上做好登记并填写，并索要回复或回执。

项目部下发的文件，项目负责人确定发放范围，由项目部发放，文件接受人须在“发文登记表”（附表二）中签收。

一些需要邮寄或专人递交的文件，必须在发送前在“文件发送登记表”上做好登记并填写。

项目部收到指名或亲启的邮寄或专人递交的文件，原则上由信封上指名的人开启，其他人不得擅自启开。

第十条文件的修改和作废

文件内容需要修改时，应由提出部门说明原因，经原签发人同意后，由原文件起草部门负责修改。

文件的修改、补充、废止，均应按文件的起草发放程序办理。

第十一条外来文件的处置

公司收到的外来文件由办公室负责登记编号（附表三）。

重要的来文，由办公室填写有相关信息的“来文处理单”（附表四）并送达总经理（必要时董事长），经总经理（必要时董事长）审阅签署处理意见后交办。

急需处理的来文，由办公室及时转有关部门或人员处理（承办），同时填写“来文处理单”（附表四）并送达总经理（必要时董事长）审阅签署处理意见。

一般性的来文，由办公室直接转有关部门或人员处理（承办）。

办公室负责外来文件的催办、督办。

项目部收到的外来文件由项目部负责登记，并附上“来文处理单”（附表四）送达项目负责人，经项目负责人审阅签署处理意见后交办。

若按公司有关管理权限规定需上报公司确认或批准的，必须上报公司进行确认或批准。

第十二条文件的归档

公司文件经审核批准后，由办公室统一编号、登记、归档，并填写“文件归档登记表”（附表五）。

项目部的文件经整理、编号、登记后送公司归档。

因工作需用临时借阅已归档的文件时，须部门主管或分管领导批准，填写“文件借阅登记表”（附表六）方可借阅。

借阅人员按规定时间归还，逾期不还者，办公室负责催还。

第四章附则

第十三条本办法解释权属公司办公室。

第十四条本办法自下发之日起执行。

附件1：

上行文格式

泸州荣嘉建筑劳务有限公司文件

:

（居右空1字，联署单位签发人姓名按

先上下后左右标注，用4号仿宋体字）

（发文机关标识下空2行，居左空1字，

用4号仿宋体字）

荣嘉X字〔20YY〕Z号签发人：

×××

泸州荣嘉建筑劳务有限公司

关于××××××的请示（反线下空2行，

居中排印，用2号宋体字）

××××（主送机关在标题下空1行，左侧顶格标注，用3号仿宋体字）：

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××……（正文在主送机关下1行，每自然段左空2字，回行顶格，用3号仿宋体字）。

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××……。

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

××××××××××××××××××××××××××××××……。

当否，请批复

20××年×月×日

（成文日期用阿拉伯数字书写全称，位于正文末行下空3行，“日”字右空2个字，用3号仿宋体字。

印章加盖在日期上方）

（词目用3号小标宋体字，词目之间空1字）

主题词（居左顶格，用3号黑体字）：

×××××××××请示

泸州荣嘉建筑劳务有限公司办公室20××年×月×日印

（共印××份）

（印制版记位于公文末页，印发单位名称和印发日期左右各空半个4号字，上行文印发日期后面标“印”字，印制份数在底线下右空两个4号字，印制份数位于末行，均使用4号仿宋体字）

附件2：

平行文格式

泸州荣嘉建筑劳务有限公司

下空2行，居中排印，用4号仿宋体字）

荣嘉函〔20YY〕Z号

—————————————————————————————

泸州荣嘉建筑劳务有限公司

关于×××××的函（划线下空2行，居中

排印，用2号宋体字）

××××（主送机关在标题下空1行，左侧顶格标注，用3号仿宋体字）：

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××（正文用3号仿宋体字）。

×××××××××××××××××××××××××

××××××××××××××××××××××××××××

××××××××××××××××××××。

×××××××××××××××××××××××××

××××××××××××××××××××××××××××

××××××××××××××××××××××××××××

××××××××××××××××××××××××××××

××××××××××××××××××××××××××××

××××××××××××××××××××。

附件：

1、×××××××××××

2、×××××××××××

20××年×月×日

（成文日期用阿拉伯数字书写全称，位于正文末行下空3行，“日”字右空2个字，用3号仿宋体字。

印章加盖在日期上方）

（词目用3号小标宋体字，词目之间空1字）

主题词（居左顶格，用3号黑体字）：

×××××××××函

泸州荣嘉建筑劳务有限公司办公室20××年×月×日印发

（共印××份）

（印制版记位于公文末页，印发单位名称和印发日期左右各空半个4号字，印制份数在底线下右空两个4号字，印制份数位于末行，均使用4号仿宋体字）

附件3：

下行文格式

泸州荣嘉建筑劳务有限公司文件

（下空2行，居中排印，用4号仿宋体字）

荣嘉X字〔20YY〕Z号

泸州荣嘉建筑劳务有限公司

关于××××××的通知（反线下空2行，

居中排印，用2号宋体字）

××××（标题下空1行，左侧顶格标注，用3号仿宋体字）：

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××……。

一、×××××××××××（第一级标题用3号黑体字）

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××……。

（正文用3号仿宋体字）

（一）××××××××××（第二级标题用3号楷体字）

××××××××××××××××××××××××××××××××……。

附件：

1、×××××××××××

2、×××××××××××

（附件在正文下不空行，左空2字标注，用3号仿宋体字，附件序号用阿拉伯数字，附件名称后不加标点称号）

20××年×月×日

（成文日期用阿拉伯数字书写全称，位于正文末行下空3行，“日”字右空2个字，用3号仿宋体字。

印章加盖在日期上方）

（词目用3号小标宋体字，词目之间空1字）

主题词（居左顶格，用3号黑体字）：

×××××××××通知

泸州荣嘉建筑劳务有限公司20××年×月×日印发

主送（左空半个4号字，用4号仿宋体字）：

××××，××××，××××，××（回行与冒号后的抄送机关对齐，最后1个抄送机关不用标点符号

抄送（左空半个4号字，用4号仿宋体字）：

××××，××××，×××（回行与冒号后的抄送机关对齐，最后1个抄送机关不用标点符号

（共印××份）

（印制版记位于公文末页，印发机关名称和印发日期左右各空半个4号字，下行文印发日期后面标“印发”2字，印制份数在底线下右空两个4号字，印制份数位于末行，均使用4号仿宋体字）

附件4：

其它格式

会议纪要

（×××）（期号位于发文机关标识下空1行，

期号用中文，外加括号）居中排印，用3号仿宋体字，

（期号下空1行，左空半个4号字，用4号仿宋体字）（右空半个4号字，用阿拉伯数字书写

全称，用4号仿宋体字）

泸州荣嘉建筑劳务有限公司20××年×月×日

—————————————————————————————

××××年×月×日，××公司×××同志主持召开×××××会议，××公司×××、×××，××公司×××、×××……参加了会议。

会议研究了以下议题：

1、×××××；2、×××××；3、×××××。

（正文在反线下空1行，用3号仿宋体字）。

一、×××××（第一级标题用3号黑体字）

（一）×××××××（第二级标题用3号楷体字）

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××（正文用3号仿宋体字）。

（二）×××××××

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

（二）×××××××

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

……

……

20××年×月×日

（成文日期用阿拉伯数字书写全称，位于正文末行下空3行，“日”字右空2个字，用3号仿宋体字。

印章加盖在日期上方）

主送（左空半个4号字，用4号仿宋体字）：

××××，××××，××××，××（回行与冒号后的抄送机关对齐，最后1个抄送机关不用标点符号

抄送（左空半个4号字，用4号仿宋体字）：

××××，××××，×××（回行与冒号后的抄送机关对齐，最后1个抄送机关不用标点符号

（共印××份）

（印制份数在底线下右空两个4号字，印制份数位于末行，使用4号仿宋体字）

会议纪要范本如何使用的说明：

1.将会议纪要的内容进行分类，列出分类标题（依照上面所列明的标题），明确会议达成的共识或确定事项。

2.会议所提出的事项，进入会议纪要的要求全部有结论或处理结果。

3.全部处理结果要列出督办人和完成责任人和时间。

4.不能列出分类标题全部用“会议决定的其他事项”标题。

5.总之，会议的内容要清晰易懂，责任人、完成时间清楚，容易理解和执行。

6.避免纪要出现“张三讲：

。

。

。

。

”和叙述性没有结论的用语等。

附表一：

泸州荣嘉建筑劳务有限公司

文件审批表

编号：

密级：

缓急：

签发：

年月日

会签

会签人

意见

签字

日期

拟稿人：

年月日

审核人：

年月日

审批人：

年月日

标题：

附件：

主送：

抄送：

打字：

年月日

校对：

年月日

打印份数：

发文日期：

年月日

附表二：

泸州荣嘉建筑劳务有限公司

发文登记表

编号：

文件名称：

文件编号：

发文部门：

发文时间：

页数共页

序号

收文部门

份数

签名

收文时间

备注

附表三：

泸州荣嘉建筑劳务有限公司

来文登记表

第页共页

序号

文件名称

来文部门

签字

来文时间

备注

附表四：

泸州荣嘉建筑劳务有限公司

来文处理单

编号：

来文单位

联系电话

收文日期

年月日

文件名称

文

号

拟办意见

年月日

董事长

阅示

年月日

总经理

阅示

年月日

承办结果

年月日

传阅人

签字

退还时间

年月日

年月日

年月日

年月日

附表五：

泸州荣嘉建筑劳务有限公司

文件归档登记表

文件名称

文件编号

文件总页数

归档编号

归档存放处

说明：

归档日期

送文人

接收人

变更修改记录

修改日期

送交人

接收人

存档变更记录

附表六：

泸州荣嘉建筑劳务有限公司

文件借阅登记表

编号：

第页共页

序号

文件名称

借阅期限

借阅日期

归还日期

借阅人签名

备注