OA自动化办公自动化系统的安装方案.docx
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OA自动化办公自动化系统的安装方案
三一重工办公自动化系统方案
一．三一重工办公自动化系统前言介绍
针对三一重工的办公流程，我们采用了以LotusDominoServer为平台所开发研制出来的乐捷OA办公自动化软件。
该套软件是我们乐捷网络应用服务有限公司基于美国IBM公司LotusDominoServer开发出来的一套办公自动化系统软件。
对于该套软件的实用性和便捷性，我们将在这里举个实际例子来生动说明：
这里讲述的是一个企业员工的日常办公......
员工每天上班打开LotusNotes，企业内或同行业发生的重要新闻一目了然；每天亟待处理的工作，系统已经给出明显的警告提示；能否按时完成，员工必须给出明确答复。
当遇到问题或困难的时候，随时可以通过“讨论园区”以寻求帮助，或“在线专家求助”寻求帮助。
新员工刚刚加入企业时，他全然不必担心对新企业的陌生，因为基于LotusNotes的办公系统会引导他了解公司的历史、制度、福利政策、内部通知、新闻等等他所关心的内容。
对于一位技术人员，他可以通过技术导航图了解企业生产的产品特性、解决方案、开发指南等；同时可以了解同行业竞争对手情况；对于疑难问题，基于企业的技术问答库中会有无数技术专家及时给出答案，提高企业客户服务质量。
对于一位员工，无论是一位管理者、还是一位技术人员或者是销售人员，都应了解他所在的职位应该达到的技术或管理上的能力，企业的员工技能管理数据库已经给出清晰的标准。
在这里可以查询到自己已经达到的目标，并且系统的优势在于能够帮助员工分析出尚需提高的地方。
员工可以通过网上虚拟学校进入企业远程培训系统，根据自己的实际水平及要求选择相应案例及在线对话进行不断的学习和自我提高。
公司内的每一个员工都是知识管理系统的读者和受益者，可以从知识管理系统中查询和浏览、利用所需要的有关知识。
这套系统的好处是员工可以根据自身的条件，随时随地学习，并且提供的交流功能能够使员工在学习过程遇到的问题得到及时应答，而测试功能可以随时检验学习的效果。
对于企业来讲，建立一个学习型企业，能够提高企业的竞争力及市场响应能力。
同时建立一个非常有效的培训系统，是吸引优秀员工的一个非常有力的办法，使得员工在一种积极向上的企业氛围中不断获得进步。
二．三一重工办公自动化系统的强大功能
日常工作中，我们经常面临的另一个问题是大量的文档、资料，需要查找、修改、流转审批。
通过LotusNotes强大的检索功能，我们可以很方便的查询出我们所需要的信息，无论它是存储在Notes数据库中、文件服务器上，还是LotusDomino.Doc，或者Internet中。
如果数据是存储在企业已有的关系型数据库或者企业的ERP系统中，通过Lotus企业集成工具LEI或者Lotus提供的相应连接件及方法，如SAPConnector、XML、Java等，可以将您要查询的信息提取过来。
企业需要关心哪些或哪类文件或数据是企业员工经常要访问或关心的。
以便企业的管理者作决策时有可供参考的依据。
对于系统管理人员，在考虑文件备份时，应注意此类信息的重要性。
当一些信息的访问量几乎接近于零时，LotusDomino.Doc可以自动将它们转存在磁介质或光介质中。
以上案例简单向我们描述了一些企业在日常办公中需要遇到的问题。
通过以上应用我们了解到，目前，办公自动化技术的内涵及外延都发生了彻底地改变，在企业信息系统中各种综合技术的引用使办公人员可以综合处理业务和办公信息，根据业务分析形成公文文档和报告或根据办公流程中的公文信息形成或修改业务系统信息。
网络的发展拓展了OA的作用范围，现代意义上的基于网络的OA已经不仅仅是提高像打字录入、编辑排版这样的个人事务处理效率，甚至也不仅仅是实现公文收发、流转、签发、归档这样的群组作业效率。
事实上，网络时代的OA是一种企业级跨部门运作的基础信息系统，可以联结企业各个岗位上的各个工作人员，可以联结企业各类信息系统和信息资源。
OA系统的运行不仅应当适应单位为提高运作效率而进行的机构调整，而且还可能促进企业资源合理配置的进程，甚至改革机构运作的流程。
也就是说，OA在模拟手工作业的同时，还将反作用于传统的办公流程。
因此，在企业信息系统的建设过程中，要改变以往以业务数据为主的管理信息系统（MIS）的观念及陈旧的办公自动化的概念，应用先进的技术及创新的理念，构造一个在企业信息系统中不可或缺的高效的办公运作系统。
企业的办公系统是所有员工与管理者都必须应用的系统，它结合有强大的通讯技术和工作流技术，它的信息多为文档是上下文关联的信息，主要面向于企业的日常运作和管理。
而企业的信息系统（MIS、DSS、ERP等）多处于分散的、相对静态的和孤立的数据的集合，但它存储的是企业关键性的经营、管理信息。
结合两者的优势使企业的信息进行集成和有效地共享，让企业信息能被所有需要信息的管理者和员工及时、有效的获取和应用，充分发挥企业的信息的作用，支持企业的运作管理，提高企业的整体反应能力，使企业在激烈的竞争中处于有利地位。
三．三一重工办公自动化系统的技术框架
LotusDomino/NotesR5提供了强大的系统集成工具，结合Domino的一些组件，将各种企业应用集成为一个基于Internet/Intranet体系的完整的系统。
下图示给出了集成工具与集成对象的关系。
以这样的体系结构、代码技术实现的应用系统将能够完全满足用户提出的企业管理业务需求。
利用Domino/Notes提供的应用系统实现元素（Form、View、Page、Frame、Agent、Script、Servlet、Javabean等等），通过编程工具（公式语言、LSX、JavaScript、C及Java等）实现三一重工办公自动化系统。
鉴于三一重工办公自动化系统的企业应用扩展能力，本方案在构架过程中特别注重这些能力的实现。
通过下述手段可使系统具备这些能力：
•公式语言@DB函数。
经由ODBC连接至目标数据元素。
•LotusConnectorLSX，包括DB2/UDB、Oracle、Sybase、文件系统、EDA/SQL、ODBC、SAPR/3、JDEdwards、PeopleSoft、OracleApplications/Financials等。
•LotusScriptDataObject（LS:
DO）、OracleLSX、DB/2LSX、MQSeriesLSX、SAPR/3LSX等。
•LotusConnectorJavaClass对象类。
XML的本原支持，使系统可与几乎所有的应用系统（同样支持XML的系统）进行平滑地数据交换。
下图示三一重工办公自动化系统的技术实现：
Clients
Servers
∙DataBase
为了减少网络管理人员对客户端的维护量，本系统采用浏览器作为客户端，用户不需要进行任何安装操作，即可通过IE等浏览器直接访问本办公自动化系统。
四．三一重工办公自动化系统功能方案
正如在“前言”中所诉的那样，企业的办公自动化系统不同于政府机关，企业更注重于围绕生产、经营活动而展开的业务处理能力的实现。
为此，我们规划出图示针对三一重工办公自动化系统的功能方案。
4.1、内部邮件
Notes电子邮件系统是办公自动化系统的基础，用户可以通过Notes电子邮件系统与内部各部门交换信息（发送、接收文件）。
由于系统在用户进入内部邮件时会自动识别用户的ID信息，所以用户不用担心其他用户看到自己的邮件。
4.2、待办事宜
待办事宜系统是整个办公自动化系统的重要组成部分，收文系统、发文系统、会议管理等系统产生的用户信息都由“待办事宜”来完成。
待办事宜系统是办公自动化系统面向领导和具体工作人员的一个窗口，系统正常运行后，上报领导的公文、请示、信息都集中在领导的待办事宜系统中，领导转办的事项集中在办理人员的待办事宜系统中；领导只需查看、处理待办事宜系统中的文件，领导批示、审批、审阅的工作都可以完成，极大地方便了领导办公。
同时工作人员需要经常查看待办事宜，办理领导交办的事项，以免本人的待办事宜延误。
4.3、公用通讯录
本数据库的主要目的是为保存、管理您通讯所用的个人、公用信息而设计的，它内容全面、涉及面广、操作方便、查询功能强大，为您个人的信息管理提供了极大的方便，是您工作的好助手。
4.4、工作简报
您可以起草并发布不同类型的工作简报。
每一种不同类型的简报可选择不同的标志和题头；指定发布范围，您可从地址簿中选择信息的发布范围，只有您选定的人才有查看权限；信息的浏览，您可以随时浏览部门工作简报上已发布的信息，未发布的信息只有录入人自己能看到。
4.5、图书期刊管理
1）实现单位内部图书、期刊的计算机管理，使图书资料资源得到充分利用；
2）员工可以在办公系统中方便地查询图书期刊目录信息，以方便员工学习；
3）实现图书、期刊网上借阅（借阅单网上填写、提交、审核、批准、反馈），过期借阅自动催还，提高图书、期刊的使用率；
4.6、人事管理
人事管理子系统是整个办公自动化系统的重要组成部分，本系统的特点如下：
人事管理系统的主要目的是为方便单位的人事档案管理而设计，每个员工的相关个人资料都保存在本数据库中。
利用本系统可以进行公司的人事资料的浏览，查询和分析，以便于单位内部的人力资源开发。
该模块有以下功能：
1）全部资料的浏览：
将所有职员的情况都显示出来，使查询者对本单位的情况有大体的了解。
2）在花名册视图中系统提供了按编号、按部门、按年龄、按性别、按学历、按政治面貌、按状态等七类分类方法，使查询者可以依自己的需要来选择不同的角度,以便能方便、快速地得到想要得到的资料。
3）在花名册视图、表单界面中都提供了人员的增加、删除、查找等按钮，使操作更方便、容易。
4）在职员记录视图中，详尽地记载了职员的个人记录情况，包括个人评估文档、奖励记录、受惩记录、转正登记表和薪金调整等情况。
5）在离职人员记录视图中，详尽地记载了离职职员的个人档案和个人记录情况以及离职原因等记录。
4.7、办公用品管理
1）实现单位内部办公及相关用品领用申请、审批流程；
2）实现单位内部办公及相关用品出入库登记、查询；
3）实现单位内部办公及相关用品库存查询，避免盲目购买，减少库存成本；
4）每月底各部门做好下月办公用品需求计划，经审核后由办公室汇总后。
5）办公室根据办公用品汇总情况制定采购计划，进行采购，并完成办公用品入库、领用登记；
6）办公用品系统根据办公用品出、入库登记自动实现库存信息动态更新。
4.8、规章制度
规章制度系统用来管理与本部门有关的各种法律法规及政策，信息内容由专人录入供所有人员查询,支持字符、图片等各种格式。
4.9、学习园地
学习园地系统用来管理与本部门有关的各种培训资料，信息内容由专人录入供所有人员查询,支持字符、图片等各种形式。
您可以起草并发布不同类型的文章，选择不同类型的标志和题头。
系统自动将文章发送给公用通讯录中的每一位用户。
4.10、请示报告
请示报告是各部门经由办公室（或别的职能部门）向单位领导请示、报告工作的途径。
请示报告系统的主要目的是利用计算机网络辅助办公室对各部门的请示报告进行登记、提交、信息反馈、查询、统计工作；实现各部门请示报告的生成、部门意见的签署、办公室拟办意见的签署和领导批示等全过程的网上作业，实现流程的实时监控，保证请示报告单的安全、快速运转。
本系统采用和待办事宜配合使用的方法，使流程更加直观。
一般用户只需经常查看并办理待办事宜即可进行日常办公。
本系统具有完善的流程跟踪和控制。
系统对请示报告单审批的整个流程进行跟踪，详细记录请示报告的当前状态、请示报告审核的过程和领导审签意见。
4.11、公告牌
主要完成公告牌的录入、发布，您可以起草并发布不同类型的电子公告，每一种不同类型的公告可选择不同的标志和题头；用户可根据情况决定是否将公告送与领导批示；系统对公告牌的整个流程进行跟踪，详细记录公告的当前状态、公告牌审核的过程和领导审签、签发意见。
4.12、日常信息
日常信息系统为网上用户提供了列车时刻表、航班时刻表、长途区号、邮政编码等信息服务。
建立了列车时刻表、航班时刻表、长途区号、邮政编码等信息的资料库；网上用户可以方便地查询、管理列车时刻表、航班时刻表、长途区号、邮政编码等信息，以便实现公司内部市场信息共享的目的。
方便录入,避免信息的无谓的重复录入。
4.13、网上论坛
本数据库的主要目的是为公司或者企业的所有人员提供发表自己看法和建议,开展广泛的、不拘一格的讨论的园地.它内容全面、涉及面广、操作方便、查询功能强大，为您的和其他人进行信息交流提供了极大的方便。
用户可根据情况自由的增加/删除栏目。
您可以起草并发布不同类型的文章，每一种不同类型的文章可选择不同的标志和题头。
4.14、通讯录
在本系统便捷操作条上的“通讯录”适于您的整个公司的办公系统相联系的，并保持同步的通讯录，在这个通讯录中所出现的人员名称都是该系统的使用者的名称，也就是说，他们与您都处于同一个网络系统中，只有管理员可以添加新的人员名单，其实质上是是新用户注册的过程。
4.15、日程安排
这个数据库功能十分强大，它保存着您现在的日历安排。
包括您现在的会议安排，您的纪念日，您的所有可用日历形式表现出来的文档。
当您新建了一个日历安排，您就可以在您的日历视图中查找您今天要干什么，有利于您的时间安排。
充分利用您的时间。
查看您的任务完成情况。
使您不必再花精力用于记忆，每一天只要您查一下您的日历安排，您就绝对不会耽误您的事情。
日历安排文档只有您个人有权限编辑，您可以指定可以阅读您的文档的人。
在这里您还可以建立群组日历。
4.16、收文管理
主要完成收文所涉及的一系列操作：
公文上报、登记、拟办、中转、转发、处室拟办、领导审核、承办单位办理、归档、相关单位查询公文等。
在系统中特别注重数字化数据的一次性录入，减少重复劳动，提高办公效率。
本系统流程灵活，用户可根据情况自行定制。
系统采用了完善的流程跟踪和控制。
系统对收文的整个流程进行跟踪，详细记录公文的当前状态、办理的过程和拟办、批示意见以及办理结果。
4.17、文档管理
主要对从收发文系统归档过来的文档进行管理,和查询的权限控制.同时也使具有权限的用户直接录入新的文档.
4.18、会议管理
会议管理子系统是整个办公自动化系统的重要组成部分，本系统的特点如下：
l.建立了会议议题库；会议起草部门可以方便地查询、组织会议议题，确保议题尽快得到处理。
2.提供了领导审核会议议题的功能；每次起草会议安排前可以通过待办事宜系统请主管领导审核会议议题安排，然后根据主管领导的审核意见起草会议安排。
3.提供了对会议通知单反馈信息的实时跟踪；系统通过待办事宜系统发出会议通知单，用户对会议通知单的反馈信息包括：
查看、反馈，这些宝贵的实时信息有助于管理者对会议安排动态掌握。
4.全文搜索功能。
在系统中提供了功能强大的全文搜索功能，无论系统中存有成千上万的海量信息，您都能在几秒内找到需要的信息
4.19、发文管理
主要完成发文所涉及的一系列操作：
处室拟稿、领导审签、文字初审、文字复审、领导签发、文书印发等。
在系统中特别注重数字化数据的一次性录入，减少重复劳动，提高办公效率。
本系统流程灵活，用户可根据情况自行定制,在“系统设置”中的“流程定制”中有详细介绍。
系统对发文的整个流程进行跟踪，详细记录公文的当前状态、发文审核的过程和领导审签、签发意见；并且系统还提供强大的痕迹保留功能。
五．三一重工办公自动化系统的应用系统扩展性
5.1办公自动化（OA）的扩展
由于方案提供方所提供的是基于DOMINO系统的业务自动化（OA）系统的核心业务处理（工作流程）开发工具，因此方案实施方（或用户方自己）可在用户方系统中无限制地开发出适合用户需求的业务自动化应用。
5.2电子商务应用扩展
我们对电子的商务的看法是：
Ø技术不是在商务策略形成后才产生的，是技术导致商业策略的改变，它改变了我们作生意的方式。
Ø与产品制造相比，信息的整合与控制更有效，因为它能带来更多我们难以看到的价值：
如品牌推广、客户关系、供应商整合、关键信息的整合等等。
Ø通过技术为客户提供更多的价值（优质的服务，全新的购物经验），在速度、方便、价格、个性化及满意程度等等方面。
Ø无论从技术研发的角度还是商业推广的角度去看，都必须以客户为中心，将为客户提供方便、及时、贴身的服务为电子商务的重要目标。
Ø将企业应用、商业流程及技术组合等整合起来。
下图列出了基于domino和websphere的电子商务方案示意图，用户可以在未来需要时选用。
基于DOMINO的图示方案一
基于WebSphere的图示方案二
六．三一重工办公自动化系统的安装及培训
8.1安装：
为了使三一重工办公自动化系统对三一重工企业的整体适用性达到最大，于是在安装调
试过程中以满足三一对该系统的具体要求。
时间两天左右，包括硬件和基本软件的安装；
8.2软件应用培训：
对三一企业内部的管理人员和员工进行培训，以便能顺利、便捷的使用该系统。
我们将
采用两种不同的模式。
●员工培训：
采取以点带面培训的模式，技术培训为期1天，目标：
能保证部门积极员工掌握系统要点，及日常故障处理，带动员工正常使用系统；操作培训为期三天。
●技术维护人员培训：
开设该办公自动化系统针对三一重工企业的部门信息主管必要的课程，以满足系统将来的扩展、升级和系统的内部维护。
课程时间设置为1天。
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