档案管理制度.docx

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档案管理制度

江苏省京沪高速公路路政支队档案管理制度

第一章总则

第一条为进一步加强和规范支队档案工作，提高档案管理的规范化水平，根据《中华人民共和国档案法》、《江苏省档案管理条例》及有关档案管理规范标准，结合支队工作实际情况，特制定本制度。

第二条本制度所称档案是指支队各科室在日常工作中直接形成的有保存价值的文字、图表、声像、实物、电子文件等不同形式的载体的历史记录。

第三条档案工作是支队各项职能活动的真实反映，是提高日常工作质量和工作效率的必要条件，支队各科室在日常工作中形成的全部文件材料，凡有保存价值的，均应作为档案材料，定期整理归档交送档案室，任何人不得据为已有。

第四条公文承办部门或承办人员应保证文件的系统、完整（公文上的各种附件一律不准抽存）。

文件办结后及时交专（兼）职文档人员归档。

工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

第二章归档范围

第五条支队在筹备、成立、管理及变动过程中形成的具有保存价值的文件材料应列入归档范围。

第六条归档文件材料的来源：

（一）本支队形成的文件材料。

包括正式文件、会议材料、计划总结、规章制度、机构人事、合同协议等重要材料；

（二）上级机关下发的文件是否合法

（三）各大队（科室）上报的文件材料；

（四）同级机关和非隶属机关报送的文件材料。

第七条归档的文件主要包括纸质、光盘、磁带、照片、胶片、实物等各种载体形式。

第三章文件材料的收集

第八条各部门均应指定兼职文档人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。

第九条支队各项工作活动中形成的属于归档范围的文件、图片、声像等各种载体的文件材料，由各科室兼职文档人员按照归档范围对号入座，进行整理预立卷，于次年初交综合科档案室。

第十条凡支队印发的公文（含定稿和两份打印的正件与附件，批复请示，转发文件包括被转发的原件）由综合科统一收集归档。

第十一条一项工作如由几个部门参与办理的，在工作活动中形成的文件材料，由承办部门收集归档。

第十二条支队召开的各类会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续。

第十三条支队人员外出学习、考察、调查研究、参加上级部门召开的会议等，在结束后必须将会议的主要材料向档案室办理归档手续。

第四章归档时间

第十四条管理性文件材料一般应在办理完毕后的次年上半年归档。

第十五条支队工作人员外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。

第十六条支队科研课题、工程建设、基建项目文件材料在项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。

第十七条外购设备的文件材料在开箱验收后或收后即时登记，安装调试后归档。

第十八条会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交。

第十九条电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。

第二十条磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料在工作结束后及时归档。

第二十一条下列文件材料应随时归档：

（一）变更、修改、补充的文件材料；

（二）支队内部机构变动和人员调整时留在部门或个人手中的文件材料；

（三）产权变动过程中形成的文件材料；

（四）其他临时活动中形成的文件材料。

第五章文件材料归档

第二十二条整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，并符合有关标准、规范要求。

第二十三条归档的文件材料应为原件。

因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。

第二十四条非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。

第二十五条具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。

第二十六条归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。

第二十七条归档文件材料一般一式一份。

重要的利用频繁的和有专门需要的可适增加份数。

反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。

第二十八条支队与其他单位合作完成的项目，由支队主办的，保存全套文件材料，支队协办的，保存与承担任务相关的正本文件。

第二十九条各科室的兼职档案人员应检查本科室归档文件材料的齐全、完整与准确情况，整理完毕并编制移交清册，由科室负责人签字核准后向档案室移交。

重要项目的文件材料移交时应编写归档说明。

档案室接收时应全面检查归档文件材料的质量。

第三十条交接时双方应认真对移交清册并履行签字手续，移交清册各留一份以备查考。

第六章档案统计

第三十一条档案统计是了解和掌握档案形成、管理、利用情况的重要手段，要做到准确、全面、及时。

第三十二条做好档案文件的收集、整理、鉴定、保管和利用等情况的统计工作，提高档案质量。

第三十三条做好档案的收进、移出等工作，定期对档案进行清理登记，做到随时归档，便于查找。

第七章档案借阅

第三十四条本支队职工到档案室借阅（查）利用档案者，必须遵守档案管理的有关规章制度，借阅档案必须先登记；查阅会议记录等重要档案时，须经支队领导批准。

第三十五条外单位来档案部门索取或借阅资料，一律凭单位介绍信，经支队领导同意，办理手续后方可查阅。

第三十六条查阅档案人员，一般只限在阅览室查阅，除特殊情况酌情处理，任何人不准随意拆卷、撕页、涂改、勾画、损坏，不得私自转借档案。

第三十七条档案一般不得借出档案室，确需借用原件，须经支队领导同意，履行相关手续后方可借出，须在1周内限期归还。

绝密和重要档案一律不得借出。

第三十八条机密、绝密档案指定人员进行查阅，并只能在档案室内查阅，一律不准摘抄，确因工作需要，经支队领导批准，方可借阅。

第三十九条借出档案必须保持清洁完整，特殊情况需复制必须做好登记手续。

第四十条借阅档案者不得擅自进入库房，档案室内严禁吸烟。

第四十一条职工调离单位时，须将所借档案、材料还清。

第八章档案的鉴定和销毁

第四十二条对保管期限已满的档案，由档案人员登记造册提出处理意见。

第四十三条对提出销毁的档案应进行档案鉴定。

文书档案鉴定由综合部负责人、各科室兼职档案员共同组成鉴定小组；会计档案鉴定由综合科负责人、财务负责人、财务部兼职档案员组成鉴定小组；人事档案鉴定由综合科负责人、人事劳资兼职档案员组成鉴定小组；业务（监管）档案鉴定由综合科负责人、业务（监管）科室负责人、业务（监管）科室兼职档案员组成鉴定小组；声像档案（照片档案）由综合科负责人、与被鉴定声像档案内容有关的部门负责人及兼职档案员组成鉴定小组。

第四十四条档案室填报经鉴定后的销毁清册，写出申请销毁报告，注明鉴定意见、鉴定日期，鉴定小组组长签字，经支队领导批准并报上级主管部门备案后，方可销毁。

第四十五条销毁档案材料，必须严格遵守保密制度。

由二人以上在指定地点监销，并在销毁清册上签字，注明销毁日期，然后将销毁清册归入全宗卷保存。

第四十六条销毁的档案，须在相应有《案卷目录》、《档案登记簿》和《案卷目录登记簿》上注明“销毁”字样。

第九章保密要求

第四十七条严格执行国家《保密法》等有关规定，任何人不得泄漏档案机密，不得随意摘抄和私藏档案。

第四十八条秘密、机密、绝密、内部控制的档案资料存放在有保密设施的文件柜内，不能存放在档案库房以外的地方，个人不得保存秘密级以上文件、资料、图纸等。

第四十九条不准带秘密级以上文件资料到与工作无关的场所，不在公共场所谈论或交接秘密级以上文件资料。

第五十条机密文件未经领导同意，不得自行扩大传阅范围，不得向规定范围以外的人员泄露。

第五十一条发现档案有失密、泄密和不安全因素以及可疑迹象，要及时报告，认真查找，同时采取防范措施，造成档案损毁、丢失、泄密的人员按规定给予行政处理或追究刑事责任。

第十章库房管理

第五十二条库房应具有防盗、防火、防水、防潮、防光、防尘、防有害生物、防霉、防鼠、防虫等措施。

第五十三条档案室内严禁存放食品、易燃易爆物品，非工作人员不得进入档案室，库房内禁止吸烟、吃食物。

第五十四条库房要保持一定的温度和湿度，温度保持在14-18℃，相对湿度50-65%。

温度高，可采用通风、吸热等措施，温度低可采用增温措施；湿度过大，可利用天气的有利时机进行通风和密闭、放吸水剂、用去湿机等办法降低湿度，湿度小，可用湿布拖地板、洒水、放盛水容器等方法增加湿度。

第五十五条档案室由专人负责管理，保持库房内整洁卫生，档案架排列整齐，编号规范，柜内案卷排放有序，钥匙妥善保管。

第五十六条定期对库存档案进行检查，做到帐物相符，发现问题及时处理，并向领导汇报。

第十一章附则

第五十七条本办法由综合科负责解释。

第五十八条本办法自印发之日起执行。

附件1：

文书档案归档范围及保管期限表

附件2：

归档文件目录（式样）

附件3：

归档文件目录封面（式样）

附件4：

备考表（式样）

附件1：

江苏省京沪高速公路路政支队文书档案

归档范围及保管期限表

序号

归档范围

保管期限

永久

30年

10年

1

综合类

1.1

本支队工作会议、文件材料

1.1.1

请示、批复、通知、名单、报告、总结、决议、纪要等

√

1.1.2

代表发言材料、典型交流材料等

√

1.2

上级机关、领导检查时形成的文件材料

1.2.1

（1）重要的；

（2）一般的

（1）

√

（2）

√

1.2.2

本支队汇报材料

√

1.3

日常管理中形成的文件材料

1.3.1

大事记、组织沿革

√

1.3.2

情况反映、工作信息

√

1.3.3

日常管理工作制度、程序、规定文件材料

√

1.3.4

年度和年度以上工作计划、总结、统计材料

√

1.3.5

年度以下的工作计划、总结、统计材料

√

1.3.6

房产、土地所有权和使用权的文件材料

√

1.3.7

与外单位签订的合同、协议等材料：

（1）重要的；

（2）一般的

（1）

√

（2）

√

1.3.8

支队财务预算

√

1.3.9

机关物资（办公设备、用品、车辆等）采购计划、审批手续、购置文件，机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料

√

1.3.10

固定资产管理（交接、登记、清查等）文件材料：

（1）重要的；

（2）一般的

（1）

√

（2）

√

1.3.11

上级机关制发的属于本支队主管业务的文件材料：

（1）重要的；

（2）一般的

（1）

√

（2）

√

1.3.12

上级机关制发的非本支队主管业务但要贯彻的文件材料

√

1.3.13

上级机关制发的关于本机关机构设置、领导人任免、人事编制等文件材料

√

1.3.14

同级的或不相隶属的机关制发的材料

√

1.3.15

大队（科室）报送的材料：

（1）重要问题报告；

（2）年度和年度以上的工作计划、总结

（1）

√

（2）

√

2

业务类

2.1

业务文件材料

2.1.1

支队制定的方针性、政策性业务文件材料

√

2.1.2

支队的请示和上级机关的批复、批示：

（1）重要业务问题的；

（2）一般业务问题的

（1）

√

（2）

√

2.1.3

同级或下级的来函、请示与本支队的复函、批复等文件材料：

（1）重要业务问题的；

（2）一般业务问题的

（1）

√

（2）

√

2.1.4

联合行文由本支队主办的：

（1）重要业务问题的；

（2）一般业务问题的

（1）

√

（2）

√

2.1.5

联合行文由本支队协办的：

（1）重要业务问题的；

（2）一般业务问题的

（1）

√

（2）